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1、檔案管理基礎知識一、檔案 （一）涵義 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 1、檔案的來源：過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人;檔案又來源于形成者自身的實踐活動 2、檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉化來的 3、檔案的形式是多樣的 4、檔案是原始的歷史記錄 （二）、檔案的種類 1、按歷史時期分：中華人民共和國成立前 、 中華人民共和國成立后 2、按檔案的內容、性質分： 文書檔案：反映黨務、行政管理活動的紙質文件材料 科技檔案：企事業(yè)單位和國家機關、社會組

2、織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料 專門檔案：指各種專門業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料 3、按檔案載體形式分： 甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案 4、按檔案所用文字分： 漢語言文字檔案、滿文檔案、藏文檔案、蒙文檔案、外文檔案 二、檔案工作 （一）內容 管理檔案和檔案事業(yè)的活動： 狹義：管理檔案 檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研 廣義：管理檔案事業(yè) 檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學技術研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。 三、機

3、關檔案工作 （一）涵義：機關檔案工作就是管理機關檔案和機關檔案事業(yè)的工作。 （二）機構的設置和人員的配備 1、機關要設置綜合檔案室 機關檔案管理機構就是對本單位不同門類、不同載體的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理的機構，即我們平常所講的機關綜合檔案室。 2、檔案人員的配備 （三）、機關檔案工作各項規(guī)章制度的內容 1、歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。 2、檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準手續(xù) 3、檔案人員崗位責任制：包括檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什么，人員多少不同，職責分工不同。 4、檔案保管制度：

4、包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。 5、檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。 6、檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機構、人員配置及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交等內容?？梢灾贫ǔ梢粋€各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。 （四）、檔案保管的基本物質條件 兩個方面： 一是有適宜保存檔案的庫房；庫房的選擇： 1、承重負荷要符合要求，地面、墻壁要堅固、平整、光滑 2、庫房的門窗要小、少，密封要好。 3、庫房應遠離火源。庫房中的電器、照明導線應采用芯導線，并用鐵管保護暗敷。庫房不要靠近鍋爐房。 4、不能選擇在水房旁，也不能選在

5、無地下室或防潮結構不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案數(shù)量的增加，有條件的機關檔案室還應設立專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內設置防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響。 5、庫內照明使用白熾燈，不用日光燈。 6、要做好庫房清潔衛(wèi)生工作。 7、放置防蟲、鼠藥劑 8、要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。 二是檔案保管所必須的設施設備： 檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調節(jié)和空氣處理設備、吸塵器、防火裝置（含防火報警器和滅火裝置）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護欄、計算機、錄音機、掃描儀、光

6、盤、刻錄機、復印機、打印機等設施設備。 庫房中的檔案柜、架應排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫房，裝具應與窗垂直排放，以便通風和防止陽光直射；柜架不應緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。 所有裝具應統(tǒng)一編號。在一間庫房內，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。 四、文件材料的歸檔 （一）涵義 文件材料的歸檔，就是將具有保存價值的文件材料移交檔案機構

7、保存。 （二）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見文件） （三）歸檔的要求 1、歸檔份數(shù) 各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當增加歸檔份數(shù)，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關單位、專業(yè)檔案館報送的需要，歸檔可適當多幾份。新型文件材料的歸檔份數(shù)按有關規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。 2、歸檔的質量要求 （1）歸檔的文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)必須齊全、完整、保證內容的準確性、完整性、原始性、真實性，能正確反映本單位各項活動的基本面貌和歷史過程。 （2）歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，經(jīng)過系統(tǒng)分類，

8、整理編目，以件或立成案卷均可，質量要符合規(guī)范要求。 （3）、歸檔的文件材料應符合形成過程中的質量要求，以利長久保存。 A、公文格式必須符合規(guī)定格式 B、發(fā)文卡的格式要符合發(fā)文稿紙格式（GB80289）中的規(guī)定。 C、公文用紙主要技術指標 D、字跡材料要耐久 3、歸檔的時間 機關文書在形成的第二年六月底前歸檔，科技檔案在任務完成或告一段落后歸檔。會計檔案在會計年度終了后暫由會計部門保管一年，期滿后歸檔，照片檔案沖洗加工后及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項目結束后轉換成標準格式及時歸檔。 4、歸檔（接收）手續(xù) 歸檔手續(xù)包括： 第一，編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交

9、時按目錄或移交清單點交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。 第二，歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料，以備日后查閱。 在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問題，但在檔案工作人員調動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。歸檔文件的整理 根據(jù)國家檔案局2000年12月發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則，山西省檔案局在2002年3月印發(fā)了山西省歸檔文件整理規(guī)則實施細則，歸檔文件的整理是文書檔案整理的又一方法，其實質是以件為單位整理檔案，是對機關文書立卷的重大改革。 一、基本概念 (一)歸檔文件 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應作為文書檔案保存的各種

10、紙質文件材料。這里的歸檔文件有特指，并不是所有的文件。首先是指辦理完畢，即完成了其文書處理程序或是一組具有邏輯聯(lián)系的文件完成了其邏輯關系之后。其次它是指紙質文書材料，暫不涉及科技檔案、會計等專門檔案及聲像、電子等特殊體載體材料的整理。 (二)歸檔文件的整理 歸檔文件的整理指對歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化的過程。 （三）件 件是歸檔文件的整理單位。一般指一份文件，即每份文件的正本與定稿、正件與附件、原件與復印件、轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，統(tǒng)計報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。 二、歸檔文件整理的質量要求 （一）歸檔文件的整理要符合其整理原則 歸檔文件的

11、整理原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。這一原則與立卷的原則是一致的，操作時體現(xiàn)在分類時將同一年度、機構形成的文件保管期限相同的相對集中，不能取消分類，排列時按事由排列，保管期限長的還要重點整理。 （二）、歸檔文件應齊全完整 第一、按照歸檔范圍應歸檔的文件全部歸檔，不能少一份一件一頁。 第二、對破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件附有復制件或作耐久處理后與原件保存在一起。第三、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長久保管的要求。 三、歸檔文件的整理方法 （一）裝訂 1、歸檔文件裝訂以件為單位，因此首先要按照前述中件

12、的概念來確立整理單位件。需要注意的是閱文卡要與正文作一件，復制件與原件作一件。 2、文件修整 （1）修裱。對破損的永久、長期保存的文件要使用粘合劑和特定的紙張（宣紙）進行修補、托裱。 （2）復制。對于字跡褪變、模糊不清的文件要采用復印或字跡固定液等方法進行加固。 （3）去除金屬物。文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理時需去除這些易銹蝕的金屬物，已裝訂成冊的刊物、書籍可保持原冊封。 （4）超大紙張折疊。公文用紙幅面規(guī)格包括A4型和16開型兩種。實際工作

13、中，某些特殊形式的文件，如報表等紙張幅面大于上述兩種規(guī)格，整理時可統(tǒng)一折成A4幅面大小，折疊時注意盡量減少折疊的次數(shù)，折痕處盡量位于文件、圖表字跡之外。 3、件內排序 件內排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；中文本在前，外文本在后；閱文卡在前，文件在后。 4、編制頁號 歸檔文件按件逐頁編制頁號，以固定件內材料的順序和位置。頁號用阿拉伯數(shù)字在有文字正面的右下角，背面的左下角標注；已有頁碼的報表、圖冊可不再重新編制頁碼。 5、裝訂 歸檔文件修整、排序、編制頁號完畢后，要采用三孔一線、縫紉、不銹鋼夾等符合檔案保護要求的裝訂材料、方法在左側

14、重新加以裝訂，裝訂時可加封面。已經(jīng)成冊的報表、圖冊保持原冊封。 （二）分類 歸檔文件數(shù)量較少的單位可按年度保管期限進行分類。 1、按年度分類 按年度分類，就是將文件根據(jù)形成和處理的年度分類。正確地判定文件的日期并歸入相應年度，是決定年度分類的關鍵。一般文件以簽發(fā)日期（落款日期）為準，包括計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、法規(guī)性文件等?？缒甓刃纬傻奈募y(tǒng)一歸入辦結年度，如會議、案件，請示、批復。幾份文件作一件時，以裝訂時排在前面的日期為準。 2、按保管期限分類 按保管期限分類就是將文件按其劃定的不同保管期限進行分類。保管期限目前仍為永久、長期、短期三種，如果國家修訂為永久、定期（可定30年、1

15、5年等）則分為永久、定期兩類。 （三）排列 歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、關于同一事由的來文與復文等成套性文件應集中排列。 “事由”可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。通過強調事由、界定事由，使密切相關、參照性強的文件從實體上相對集中，可以進一步體現(xiàn)出最低一級類目內歸檔文件之間的有機聯(lián)系，方便檢索利用。 “最低一級類目”指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目，例如按照“年度保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級類目。 具體排列方法，在同一事由內的歸檔文件，按文件時間順序排；不同事由的歸檔文件排列，即事

16、由排列，也可按事由的時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表集中排列。如有機構分類，機構按習慣順序排。保管期限按永久、長期、短期排。 （四）編制檔號 歸檔文件編制檔號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章由全宗號、類目號、件號、頁數(shù)、保管期限等項目組成。 1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號 2、類目號：分類方案中類目的標識符號 3、件號：按年度保管期限分類的，文件在同一年度同一期限內依事由結合時間順序編號。整理歸檔文件只編室編件號。 4、頁數(shù)：指每一件歸檔文件的頁數(shù)。 5、保管期限：根據(jù)國家規(guī)定劃定的文件的保管期限。 歸檔章可直接印制在封面上，沒有封面的加

17、蓋在歸檔文件的首頁上端。 （五）編制目錄 1、歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目 件號：填寫室編件號。 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。 文號：文件的發(fā)文字號，要照實登錄。 題名：文件標題，沒有標題或者標題含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容，應根據(jù)文件內容重新擬寫或補充標題，外加“ ”號。 日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如2002年3月15日標注為20020315。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。 備注：注釋文件需說明的情況。 2、歸檔文件目錄應裝訂成冊（目錄本）并編封面。歸檔文件目錄與分類方案可以一致也可

18、以不一致，可以按末級類目編制，也可按上一級類目編制。 如按照年度保管期限分類的目錄編制可以有兩種方法：一是可以每個年度裝訂一本目錄，二是每個年度按永久、長期、短期裝訂三本目錄。 （六）將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊及備考表。 1、檔案盒 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310220mm（長寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置20mm,30mm、40 mm等幾種規(guī)格。 檔案盒脊設全宗號、類目號、室編件號、館編件號等項目。件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“”號連接，不按組織機構分類的單位，組織機構項空置不填。 2、裝盒方法 注：以下所述方法不適用于事業(yè)單

19、位登記管理機關業(yè)務檔案，專指業(yè)務檔案以外的其它文書檔案的裝盒方法；事業(yè)單位登記管理機關業(yè)務檔案仍按一單位一盒的方法裝盒。 （1）嚴格按件號順序裝盒。 （2）不同年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。 （3）不同保管期限的文件不應放入同一檔案盒。 （4）分類中設置機構層次的，不同機構的不應放入同一檔案盒。 （5）同一事由的文件不一定必須裝入同一檔案盒。 3、備考表 備考表置于盒內文件之后，項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 （1）盒內情況說明：填寫盒內文件的檔案及文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 （2）整理人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 （3）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 （4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。