檔案管理,目錄,一、檔案的定義,二、檔案的分類,三、為什么要進(jìn)行檔案管理,四、如何進(jìn)行檔案管理,五、檔案管理相關(guān)文件,一、檔案的定義,中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作基本術(shù)語對檔案的定義表述是：“國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！?檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！?一、檔案的定義,檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件,檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。,基本含義,1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。,2、檔案來源于文件,3、檔案的本質(zhì)屬性,二、我司檔案的分類,公司文件,外來文件,體系文件（質(zhì)量手冊、環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表單）、樣品投產(chǎn)相關(guān)資料（定型資料、樣品及風(fēng)險單資料）、基本制度、業(yè)務(wù)制度、公司批文等等。,法律法規(guī)，供應(yīng)商相關(guān)文件，客戶相關(guān)文件，外部檢測及審核機構(gòu)相關(guān)資料，社區(qū)資料，與相關(guān)方簽訂的合同，政府批文等等。,公司,供應(yīng)商,客戶,公司檔案分類,三、為什么要進(jìn)行檔案管理,檔案記憶著公司的發(fā)展歷程，沒有檔案，公司的經(jīng)驗和知識就不能延續(xù)。檔案是公司文化的載體，可以說公司的發(fā)展是建立在檔案的基礎(chǔ)之上。,檔案的建立則使各項生產(chǎn)活動有序開展，使我們的工作有章可循,有利于提高生產(chǎn)效率。,公司發(fā)展過程中難免會有人員的更替，如果沒有檔案，一切都要重頭開始，公司的文化就沒有辦法傳承下去。,檔案是公司發(fā)展的基礎(chǔ),檔案使公司各項活動有章可循,檔案使公司文化得以傳承,檔案的作用,三、為什么要進(jìn)行檔案管理,部位崗位沒有文件指導(dǎo)，無章可循,文件資料常有丟失，回收困難,文件資料查找困難，工作效率低下,我司檔案管理的現(xiàn)狀,四、如何進(jìn)行檔案管理,收發(fā)有登記,取放有專人,借閱有手續(xù),存放有專柜,四、如何進(jìn)行檔案管理,借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。未經(jīng)過文件管理員允許不能把文件帶走，不允許拆卷和在文件上亂寫亂畫。 文件的發(fā)放、回收、遞送、保管、借閱要進(jìn)行編號登記，嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。 保管文件，要按不同種類分別登記、編號或按原有的順序號排列。,四、如何進(jìn)行檔案管理,文件管理員要經(jīng)常檢查文件的閱讀和保管情況，及時解決存在的問題。 對多余、重復(fù)、超過保存期限和無價值的文件，管理員要定期清理登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)銷毀時，才能辦理銷毀手續(xù)，管理員不得擅自銷毀文件。 文件管理員要對所管理的文件進(jìn)行保密，不得將文件內(nèi)容任意泄露。,四、如何進(jìn)行檔案管理,文件點收文件歸檔時，依如下原則點收： 1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)立即追查歸入。 2.文件如經(jīng)抽取部分者，應(yīng)有管理部門文員的簽字確認(rèn)。 3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。 4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 5.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一,四、如何進(jìn)行檔案管理,檔案分類 1.檔案應(yīng)按部門組織、文件內(nèi)容、業(yè)務(wù)項目等因素進(jìn)行分類。先以部門區(qū)分，部門之后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 2.同一類文件以裝訂于同一文件夾為原則，如文件較多，一個文件夾不夠時，可分兩個以上的文件夾裝訂，并設(shè)“卷次”編號(第1卷,第2卷)，以便查找。 3.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“文件目錄”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一本文件一個“文件目錄”編號為原則。,四、如何進(jìn)行檔案管理,檔案名稱及編號 1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示文件內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 2.各級分類、卷次及目錄的編號，均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示； 3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類用數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增加時，隨時進(jìn)行增補。,四、如何進(jìn)行檔案管理,歸檔與檔案清理 1.歸檔文件，應(yīng)按目錄順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并在相應(yīng)頁面上標(biāo)出與目錄對應(yīng)的頁碼，以便查閱。 2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含文件的分類編號及名稱， 文件夾應(yīng)按公司6S制度標(biāo)識清楚.以便查檔。 3、文件管理員應(yīng)隨時擦拭檔案架/文件柜，維護(hù)檔案清潔。,五、我司檔案管理相關(guān)文件,程序文件,文件控制程序 記錄控制程序,管理規(guī)定,作業(yè)指導(dǎo)書,樣品及資料發(fā)放回收管理規(guī)定 臨時文件管理規(guī)定,程序文件編寫導(dǎo)則 文件運行控制規(guī)定,程序文件編寫導(dǎo)則,五、我司檔案管理相關(guān)文件,樣品及資料發(fā)放回收管理規(guī)定,臨時文件管理規(guī)定,文件運行控制規(guī)定,記錄控制程序,文件控制程序,謝謝!,Q&A,