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公司采購流程管理制度

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1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源 的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制訂本制度。 一、 目的 為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場工作的物資需要,提高采購工作的質(zhì)量管理,特制 定本管理規(guī)程。 二、 范圍 各部門工作所需的生產(chǎn)材料和輔料、小型機(jī)械和設(shè)備、備品備件、辦公設(shè)備、辦公用 品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標(biāo)牌以及設(shè)備維修所需的配件、材料等 三、 職責(zé) 1. 熱愛本職工作,勤于學(xué)習(xí)新技術(shù),了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。 2. 廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀(jì),勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。 3

2、. 負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。 4. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。 5. 堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。 6. 大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)工作,其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。 7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況,早知道,早處理。 8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進(jìn)行付款。 9. 做到每周一小結(jié),每月一總結(jié),每年一審核。 10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 四、 人員配置及崗位分工 1, 人員配置 采購部長一人,采購員二人,內(nèi)勤一人。 2, 分工 計劃分為板材材料采購一人,墊片材料采購一人,零星及設(shè)備、模具采購一人

3、,內(nèi)勤 一人(基礎(chǔ)資料管理、體系、賬務(wù)處理等) 五、程序 采購部在公司生產(chǎn)經(jīng)營中擔(dān)負(fù)著不可推卸的重要責(zé)任,采購工作的好壞,直接影響公 司產(chǎn)品的質(zhì)量、交期、成本等。建立高效、實(shí)用、完善的采購工作流程是提高采購效率, 降低成本最有效的方法。在整個采購過程中,采購部需要生產(chǎn)、技術(shù)、控制、財務(wù)、質(zhì)檢 等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī) 劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻(xiàn)。 (一)請購及其規(guī)定 1 .請購單要填寫完整,具體應(yīng)包括以下要素: (1) 請購的部門; (2) 請購物品所屬項(xiàng)目; (3) 請購的用途; (4

4、) 請購的物品名; (5) 請購的物品數(shù)量; (6) 請購的物品規(guī)格; (7) 請購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料(技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用要求)等; (8) 請購的物品的需求時間(使用時間); (9) 請購如有特殊需要請備注; (10) 請購單填寫人; (11) 請購部門主管; (12) 請購單審核人; (13) 倉庫保管員; (14) 公司總經(jīng)理。 2. 計劃單及其提報規(guī)定 (1) 計劃單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部; (2) 固定資產(chǎn)申購按照(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報; (3) 日常零星采購按照公司印制的(月份材料使用計劃)的格式

5、填寫提報; (4) 請購部門在提報計劃單時,應(yīng)要求采購部簽字接收人,請購部門備份; (5) 涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔 也需一并提交; (6) 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請示,征 得同意后提報采購部門,并在計劃單上寫上說明。 (7) 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明。 (8) 計劃單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 3. 公司物資計劃單的提報部門 (1) 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資由生產(chǎn)安全部提報材料需求計劃(每月26日),期間如材料需求 有變化

6、,需加報材料使用追加計劃。 (2) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、設(shè)備維修等零星材料,需使用部報月材料使用計 劃; (3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 (二)請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、 請購的接收要點(diǎn) (1) 采購部在接收計劃單時應(yīng)檢查計劃單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查計劃 單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批; (2) 接收計劃單時應(yīng)遵循無計劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖片或詳細(xì)參數(shù) 資料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則; (3) 無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購; (4) 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、 計劃單

7、的分發(fā)規(guī)定 (1) 對于計劃單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理; (2) 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理; (3) 無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門; (4) 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 (1) 常規(guī)商品采購周期在7天時間; (2) 遇到緊急采購,應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略,緊急采購商品周期在3天 時間; (三)詢價及其規(guī)定 1. 詢價應(yīng)認(rèn)真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數(shù)量,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及 時的與請購部門溝通; 2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購; 3. 對于緊急請購項(xiàng)目

8、應(yīng)優(yōu)先處理; 4. 所有采購項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價,原則不能通過中間商詢價; 5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品; 6. 遇到重要的物資、設(shè)備或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況,詢價前應(yīng)先向公司 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報,并說明基本情況; 7. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價; 8. 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購;單次采購金額預(yù)算金額 在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購,比價或招標(biāo) 項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采 購部組織

9、招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項(xiàng)目由 公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo); 9. 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所 需物資和項(xiàng)目的能力; 10. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 (四) 比價、議價 1. 對供應(yīng)商的供應(yīng)能力,交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn); 2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合 條件更加突出; 3. 收到供應(yīng)單位報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,設(shè)定目標(biāo)或理想價格; 4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行

10、驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn) 行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等; 5 .參考目標(biāo)或理想價格與合作單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。 (五) 合同的簽訂及其規(guī)定。 1. 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同, 受法律保護(hù)。 (1) 合同正文應(yīng)包含的要素 (2) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn);采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合 同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;包裝要求; 合同總額應(yīng)含 稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價,特殊情況應(yīng)注明;付款方式;交貨日期;質(zhì)量保證期;質(zhì)量 要求及規(guī)范;違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;雙方的公司信息;其他約定。 (

11、3) 合同簽訂及其規(guī)定 1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任; 2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低; 3) 為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù),采購時要求供貨方提供報價清單; 4) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期; 5) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求; 6) 針對不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款, 調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等; 7) 與初次合作的單位合作時,應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款; 8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體; 9) 比價完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作

12、; 10) 合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行巡簽審查; 11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效; 12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔; (七)付款及合同執(zhí)行 1 .付款規(guī)定 (1) 所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款; (2) 按照進(jìn)度付款的采購物資必須確保質(zhì)檢合格方可付款; (3) 按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件時,該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款; (4) 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇 特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2. 合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由

13、采購部負(fù)責(zé)采購人員負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問 題,采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施,并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo); (2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時掌握材料情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時履 約; (3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合 同; (八)驗(yàn)收與入庫 1. 報驗(yàn) (1) 供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同,材料進(jìn)廠時采購部應(yīng)及時的通知保管員進(jìn)行驗(yàn)收; (2) 對材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行; (3) 達(dá)到質(zhì)檢和報驗(yàn)條件的材料應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收; (4) 質(zhì)檢部門在接到報驗(yàn)通知

14、后應(yīng)及時報驗(yàn),并出具報驗(yàn)結(jié)果證明書,對于質(zhì)檢不及時延 誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任; (5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2. 入庫 (1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收; (2) 材料在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知保管員,由保管員及時安排卸貨與搬運(yùn); (3) 質(zhì)檢部門未及時驗(yàn)收的材料,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受; (4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫,并及時出具入庫清單; (5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫; (6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。

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