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1、 【MBAA資料】會(huì)會(huì)議管理理 目 錄 引言2 第1章有有效利用用會(huì)議22 1.1你你需要開開會(huì)嗎？？2 1.2明明確會(huì)議議的目的的3 1.3非非正式會(huì)會(huì)議4 1.4正正式會(huì)議議5 1.5革革新中的的交流方方式6 1.6會(huì)會(huì)議類型型7 1.7不不要離題題8 第2章準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)議議10 2.1邀邀請與會(huì)會(huì)者100 2.2準(zhǔn)準(zhǔn)備議程程11 2.3確確定地點(diǎn)點(diǎn)12 2.4安安排座位位15 2.5準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)議議用品117 第3章出出席會(huì)議議18 3.1積積極參與與18 3.2外外表與講講話199 3.3傾傾聽發(fā)言言20 3.4處處理問題題21 3.5做做

2、備忘錄錄23 評估與會(huì)會(huì)技巧224 第4章主主持會(huì)議議24 4.1了了解職責(zé)責(zé)25 4.2研研究出席席者266 4.3掌掌握會(huì)議議節(jié)奏227 4.4控控制會(huì)議議28 4.5維維持秩序序30 4.6結(jié)結(jié)束會(huì)議議32 4.7運(yùn)運(yùn)用正規(guī)規(guī)程序334 4.8解解決正式式會(huì)議上上的問題題36 主持能力力自測337 會(huì)議管理理 若想成功功地管理理會(huì)議，你你要學(xué)習(xí)習(xí)這些技技巧：從從構(gòu)劃和和準(zhǔn)備議議程，到到建立正正式程序序，以及及處理易易爆局面面?！稌?huì)會(huì)議管理理》不僅僅教你全全面主持持會(huì)議以以及充分分參與會(huì)會(huì)議，而而且為你你提供實(shí)實(shí)用方法法使會(huì)議議達(dá)到預(yù)預(yù)定目的的。生動(dòng)動(dòng)有力的的

3、提示幫幫助你處處理實(shí)際際工作中中發(fā)生的的情況，并并掌握一一流的會(huì)會(huì)議管理理技巧，從從而使你你大大提提高管理理會(huì)議的的效率及及果斷性性。 蒂姆·欣欣德爾（TTim Hinndlee）是倫倫敦商業(yè)業(yè)語言咨咨詢機(jī)構(gòu)構(gòu)“Workkingg Woordss”的創(chuàng)創(chuàng)建人。。作為編編輯顧問問和作者者，他完完成了許許多著作作，其中中包括《袖袖珍經(jīng)理理手冊》、、《袖珍珍MBAA》和《袖袖珍金融融手冊》、、19779年以以來一直直是《經(jīng)經(jīng)濟(jì)學(xué)家家》雜志志的撰稿稿人，119944-19996年年任《歐歐洲商務(wù)務(wù)》雜志志的編輯輯。 引 言言 會(huì)議商務(wù)務(wù)的一個(gè)個(gè)重要部部分，全全球每天天要舉行行數(shù)百萬萬次會(huì)議議

4、，《會(huì)會(huì)議管理理》會(huì)幫幫助你———不論論是作為為出席會(huì)會(huì)議的與與會(huì)者，或或者是會(huì)會(huì)議的主主席———提高這這些會(huì)議議的效果果和效率率。不論論是正式式會(huì)議還還是非正正式會(huì)議議，本書書將提供供給你相相關(guān)的各各種實(shí)用用建議，例例如如何何作好基基本的準(zhǔn)準(zhǔn)備，如如何進(jìn)行行恰當(dāng)?shù)牡淖话舶才?，如如何保持持預(yù)定計(jì)計(jì)劃，如如何結(jié)束束仁義等等。散見見于全書書的1001個(gè)簡簡明的提提示將進(jìn)進(jìn)一步為為你達(dá)到到目的提提供重要要信息。。自我評評估練習(xí)習(xí)使你能能系統(tǒng)地地評估你你的進(jìn)步步及明確確以后的的努力方方向。如如果你能能不斷地地應(yīng)用本本書所提提供的寶寶貴建議議，你就就可以非非常自信信并且成成功地管管理會(huì)議議。 第

5、1章 有效效利用會(huì)會(huì)議 開會(huì)要花花費(fèi)寶貴貴的時(shí)間間和金錢錢，因此此只有在在必要時(shí)時(shí)才召開開會(huì)議，并并確保會(huì)會(huì)議簡短短而富有有建設(shè)性性。 1.1你你需要開開會(huì)嗎？？ 大多數(shù)經(jīng)經(jīng)理人員員對花費(fèi)費(fèi)在開會(huì)會(huì)上的時(shí)時(shí)間之多多感到有有壓力。。可是究究竟有多多少會(huì)議議能真正正解決問問題？如如果你考考慮過會(huì)會(huì)議真正正的代價(jià)價(jià)，你安安排和出出席的會(huì)會(huì)議就會(huì)會(huì)少得多多。 1.1..1定義義會(huì)議 商業(yè)會(huì)議議由若干干人參加加，他們們聚到一一起是為為了解決決問題或或做出決決定。幾幾個(gè)同事事在走廊廊里偶然然相遇，也也可以說說是一個(gè)個(gè)會(huì)議。。然而，大大多數(shù)工工作會(huì)議議比較正正式，有有預(yù)先確確定的時(shí)時(shí)間和地

6、地點(diǎn)。這這些會(huì)議議可以是是與高級級經(jīng)理、、同事或或客戶一一對一的的會(huì)議，但但通常有有兩人以以上參加加。典型型的會(huì)議議有一個(gè)個(gè)明確的的目標(biāo)，并并概括于于方程（一一張議事事清單）上上，議程程預(yù)先在在與會(huì)者者中傳閱閱。 1.1..2考慮慮成本 成功的會(huì)會(huì)議通過過將合適適的人聚聚集在一一起，使使其共同同為某個(gè)個(gè)目標(biāo)貢貢獻(xiàn)他們們的才智智，因此此能夠節(jié)節(jié)約大量量的時(shí)間間和金錢錢。然而而，有許許多會(huì)議議沒有必必要召開開，例如如小組會(huì)會(huì)議。開開始時(shí)小小組會(huì)議議曾有一一個(gè)明確確的目標(biāo)標(biāo)，然而而后來成成為一個(gè)個(gè)慣例，或或者被看看成從各各自的工工作中解解脫出來來休息一一下的機(jī)機(jī)會(huì)。殊殊不知這這是一種種代價(jià)昂

7、昂貴的奢奢侈。任任何會(huì)議議最大的的成本通通常是與與會(huì)者的的時(shí)間———從閱閱讀議程程，準(zhǔn)備備材料，到到出席會(huì)會(huì)議。如如果與會(huì)會(huì)者還需需長途施施行，這這個(gè)時(shí)間間也必須須計(jì)算在在內(nèi)。最最后還有有“機(jī)會(huì)成成本”，即這這些與會(huì)會(huì)者若不不出席會(huì)會(huì)議，他他們能做做些什么么，為他他們的公公司創(chuàng)造造多少價(jià)價(jià)值？召召集會(huì)議議之前，必必須考慮慮所有這這些成本本。 1.1..3把成成本加起起來 要計(jì)算出出一個(gè)會(huì)會(huì)議的總總成本，首首先計(jì)算算全部出出席人員員的總薪薪金，加加上他們們每年在在各自單單位的日日常開支支，然后后將其和和除以一一年中的的工作小小數(shù)（每每周工作作時(shí)數(shù)乘乘以每年年工作周周數(shù)）。。另外還還需計(jì)算

8、算召開會(huì)會(huì)議每小小時(shí)所需需的雜項(xiàng)項(xiàng)支出，如如房租。。兩項(xiàng)之之和是會(huì)會(huì)議每小小時(shí)的成成本。會(huì)會(huì)議達(dá)成成的最終終結(jié)果是是否真正正值這么么多錢？？可能值值得的，但但你經(jīng)常常要考慮慮的是如如何用盡盡量少的的成本，而而事半功功倍地達(dá)達(dá)到同樣樣的效果果。 1.1..4正在在舉行會(huì)會(huì)議 一個(gè)部門門的成員員和董事事總經(jīng)理理聚在一一起開會(huì)會(huì)，以解解決一個(gè)個(gè)問題。。他們的的年薪合合計(jì)18800000英鎊鎊，年管管理費(fèi)合合計(jì)10000000英鎊鎊，另外外還有各各種雜項(xiàng)項(xiàng)費(fèi)用。。按此計(jì)計(jì)算，這這個(gè)會(huì)議議每小時(shí)時(shí)的費(fèi)用用是1778英鎊鎊。 銷售經(jīng)理理聯(lián)系各各種情況況提供補(bǔ)補(bǔ)充信息息 銷售代表表提出報(bào)報(bào)告

9、董事總經(jīng)經(jīng)理主持持會(huì)議 銷售總監(jiān)監(jiān)向銷售售團(tuán)隊(duì)提提出問題題 秘書作記記錄 1.2明明確會(huì)議議的目的的 可以為許許多不同同的原因因召開會(huì)會(huì)議，主主席和與與會(huì)者必必須預(yù)先先明了確確切目的的，這樣樣才能使使會(huì)議取取得成功功。 小提示11：從一一開始就就要明確確會(huì)議目目的 小提示22：如果果不開會(huì)會(huì)也能解解決問題題，就取取消會(huì)議議。 1.2..1考慮慮目的 大多數(shù)會(huì)會(huì)議的目目的屬于于下列幾幾種之一一。要預(yù)預(yù)先決定定所要召召開會(huì)議議的目的的屬于其其中的哪哪一種，并并確保全全體與會(huì)會(huì)者明了了。 ● 透露住處處信息或或提供意意見； ● 發(fā)布指示示； ● 提出申訴訴和仲裁裁； ●

10、做出決定定或貫徹徹決定 ● 激發(fā)創(chuàng)意意； ● 提了建議議，進(jìn)行行討論，并并做出最最終決定定； 1.2..2考慮慮細(xì)節(jié) 如果你已已決定一一個(gè)會(huì)議議的主題題，就可可開始考考慮其他他細(xì)節(jié)。。想一下下這個(gè)會(huì)會(huì)議要開開多長，哪哪幾個(gè)問問題需要要講座以以及必須須分配給給每個(gè)問問題的時(shí)時(shí)間是多多少。注注意留點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間用用于委派派任務(wù)，也也留點(diǎn)時(shí)時(shí)間給予予會(huì)間休休息及會(huì)會(huì)議總結(jié)結(jié)。一定定要安排排好會(huì)議議，以確確保恰恰恰相反當(dāng)當(dāng)?shù)摹⒂杏斜匾獧?quán)權(quán)威性的的與會(huì)者者能夠出出席。如如果他們們不能來來，那就就重新安安排一個(gè)個(gè)更合適適的時(shí)間間。對于于例行會(huì)會(huì)議，應(yīng)應(yīng)每隔一一段時(shí)間間檢查一一下這些些會(huì)議是是否仍符符

11、合一個(gè)個(gè)實(shí)用目目的而不不是浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間。。 1.2..3自我我提問 Q每個(gè)人人都明確確開會(huì)的的目的嗎嗎？ Q是否需需要每個(gè)個(gè)人都出出席整個(gè)個(gè)會(huì)議？？ Q是否有有比開會(huì)會(huì)更好的的方法不不提出問問題？ Q是否有有其他人人，他通通常不出出席你的的會(huì)議，但但可能會(huì)會(huì)在這一一次會(huì)議議上提出出有益的的意見？？ Q使用各各種視覺覺輔助手手段是否否有利于于會(huì)議？？ 1.2..4評估估個(gè)人的的目的 無論你主主持會(huì)議議或者只只是出席席會(huì)議，應(yīng)應(yīng)事先考考慮會(huì)議議規(guī)定的的目標(biāo)以以及你的的個(gè)人目目標(biāo)，例例如，你你可能對對議程式式上的某某些項(xiàng)目目特別感感興趣，你你要起清清楚你愿愿意接受受什么樣樣的結(jié)果果

12、，然后后可以開開始做相相應(yīng)的準(zhǔn)準(zhǔn)備。另另一個(gè)需需要考慮慮的問題題是你能能否減少少花費(fèi)在在會(huì)議上上的時(shí)間間。如果果你不需需要參加加整個(gè)會(huì)會(huì)議并已已決定只只出席其其中的一一部分，則則應(yīng)預(yù)先先通知會(huì)會(huì)議主席席。 1.2..5保密密事宜 如果會(huì)上上要講座座保密事事宜，應(yīng)應(yīng)讓全體體與會(huì)者者在會(huì)議議的開始始階段就就知道，因因?yàn)檫@會(huì)會(huì)影響與與會(huì)者的的態(tài)度。。所有保保密事項(xiàng)項(xiàng)需要恰恰當(dāng)?shù)靥幪幚聿⑶仪以跁?huì)外外出應(yīng)獲獲得足夠夠的重視視。如果果議和內(nèi)內(nèi)兼有機(jī)機(jī)密和非非機(jī)密的的事項(xiàng)，則則應(yīng)預(yù)先先確保全全體與會(huì)會(huì)者明白白每個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目相應(yīng)應(yīng)的情況況。 小提示33：仔細(xì)細(xì)考慮什什么能促促進(jìn)會(huì)議議成功舉舉行，什什么會(huì)

13、使使會(huì)議失失敗。 1.2..6強(qiáng)調(diào)調(diào)目標(biāo) 如果你主主持會(huì)議議，在會(huì)會(huì)議開始始時(shí)做飯飯就要概概述這個(gè)個(gè)會(huì)議的的目的和和目標(biāo)，這這樣就能能使全體體與會(huì)者者在整個(gè)個(gè)會(huì)議期期間都能能牢記不不忘。提提醒與會(huì)會(huì)者何時(shí)時(shí)必須做做出何種種決議以以及需傳傳遞何種種信息，并并且———如果他他們偏離離這點(diǎn)———提醒醒他們注注意分配配給每個(gè)個(gè)問題的的討論時(shí)時(shí)間。如如果你僅僅是會(huì)議議的參與與者，你你要確保保你已為為詳盡討討論淤泥泥特別有有關(guān)的事事項(xiàng)作好好了充分分的準(zhǔn)備備。 小提示44：考慮慮一下，如如果一個(gè)個(gè)例行會(huì)會(huì)議沒有有如期舉舉行，會(huì)會(huì)有什么么后果。。 1.2..7你的的重要途途徑 目的未明明確，

14、你你就無法法確定需需要舉行行哪種會(huì)會(huì)議。首首先確定定會(huì)議的的目的及及需花時(shí)時(shí)間，然然后邀請請與會(huì)者者。 確定會(huì)議議目的 決定定會(huì)議需需要多少少時(shí)間 保證證有關(guān)人人員出席席 1.3非非正式會(huì)會(huì)議 非正會(huì)議議可以有有多種不不同的形形式，并并且可以以采取討討論會(huì)的的形式。。非正式式會(huì)會(huì)議議無論是是偶然進(jìn)進(jìn)行的，或或者是按按通常的的方式如如口頭方方式召集集起來的的，都提提供了一一些機(jī)會(huì)會(huì)來簡單單地解決決問題。。 小提示55：記住住，高層層經(jīng)理的的在場可可能會(huì)妨妨礙討論論。 小提示66：要遠(yuǎn)遠(yuǎn)離你的的辦公室室召開會(huì)會(huì)議，這這樣你就就可以輕輕易地離離開會(huì)議議。 1.3..1布置置環(huán)

15、境 盡管性質(zhì)質(zhì)比較隨隨意，非非正式會(huì)會(huì)議的成成功仍然然得益于于精心挑挑選的環(huán)環(huán)境，如如果與會(huì)會(huì)者感覺覺不 服服，或者者要他們們在開放放式的辦辦公室里里討論一一項(xiàng)保密密事宜，那那么就很很難進(jìn)行行富有成成效討論論。選擇擇合適的的環(huán)境，可可以幫助助你得到到所尋求求的結(jié)果果。 1.3..2解決決問題 利用一個(gè)個(gè)臨時(shí)的的會(huì)面，例例如與同同事在走走廊里交交談，立立刻解決決一個(gè)問問題。 1.3..3臨時(shí)時(shí)會(huì)議 只有簡短短的通知知并且是是順便或或立即召召集的會(huì)會(huì)議，稱稱為“臨時(shí)會(huì)會(huì)議”。這些些臨時(shí)會(huì)會(huì)議對于于坦誠地地討論問問題以及及不受大大量其他他人員的的影響而而迅速地地做出決決定是很很理想

16、的的。不多多于三至至四人參參加的臨臨時(shí)會(huì)議議在解決決一些小小問題時(shí)時(shí)具有最最佳效果果。另外外，可以以利用臨臨界時(shí)會(huì)會(huì)議發(fā)布布緊急通通告。在在同事之之間，臨臨時(shí)會(huì)議議傾向于于以非正正式的語語言風(fēng)格格和輕松松的身體體語言為為特征。。建立一一種非正正式的氣氣氛，有有助于你你在會(huì)議議中理解解其他人人的反應(yīng)應(yīng)。注意意面部表表情：因因?yàn)榕c會(huì)會(huì)者可能能走神，他他們的面面部表情情會(huì)真實(shí)實(shí)地告訴訴做你這這一點(diǎn)。。 1.3..4小型型非正式式會(huì)議 策劃小型型非正式式會(huì)議是是為了通通過討論論不解決決問題，提提供反饋饋，因此此與臨時(shí)時(shí)會(huì)議不不同，它它應(yīng)該有有準(zhǔn)備的的時(shí)間。。即使舉舉行一個(gè)個(gè)只有二二三個(gè)人人參加

17、的的小型非非正式會(huì)會(huì)議，也也要記住住會(huì)議的的目的和和時(shí)間限限制。恰恰當(dāng)?shù)乜乜刂茣?huì)議議，你就就能讓主主要的事事情進(jìn)行行下去，并并且能使使與會(huì)者者之間進(jìn)進(jìn)行坦誠誠的討論論。通過過保持目目光接觸觸這種身身體語言言中具有有表達(dá)性性的方式式，來鼓鼓勵(lì)與會(huì)會(huì)者。 1.3..5討論論爭議 如果你在在領(lǐng)導(dǎo)一一次討論論，你一一定要多多多運(yùn)用用大量鼓鼓勵(lì)性的的目光接接觸，來來幫助你你保持對對會(huì)議的的控制。。 1.3..6交流流思想 小型的頭頭腦風(fēng)暴暴會(huì)議是是一個(gè)分分享創(chuàng)意意的良好好論壇。。如果你你正在主主持一個(gè)個(gè)頭腦風(fēng)風(fēng)暴會(huì)議議，安排排專人記記下與會(huì)會(huì)者提出出的想法法，這種種書面記記錄常常常能夠啟

18、啟發(fā)出其其他建議議。 1.3..7頭腦腦風(fēng)暴會(huì)會(huì)議 利用非正正式的頭頭腦風(fēng)暴暴會(huì)議來來產(chǎn)生新新的想法法，或者者得出靈靈活的創(chuàng)創(chuàng)意，用用于解決決問題。。為了得得到最好好的效果果，事先先說明會(huì)會(huì)議的目目的和時(shí)時(shí)間限制制，以便便與會(huì)者者能有所所準(zhǔn)備。。由一小小群各具具特長的的人參與與的頭腦腦風(fēng)暴會(huì)會(huì)議最為為有效，所所以必須須要求每每個(gè)人輪輪流發(fā)言言。會(huì)議議期間避避免評論論或批評評任何想想法，因因?yàn)檫@會(huì)會(huì)妨礙提提出建議議；會(huì)后后再判斷斷這些想想法的可可行性。。 1.4正正式會(huì)議議 不同類型型的正式式會(huì)議都都有不同同的程序序規(guī)則。。一些會(huì)會(huì)議，如如年度全全休會(huì)議議，必須須依法召召開；其其他的

19、會(huì)會(huì)議則是是自定的的，是為為了做出出一個(gè)特特殊的決決定或討討論一個(gè)個(gè)問題而而召開。。 小提示77：讓自自己熟悉悉各種正正式會(huì)議議的程序序。 1.4..1正式式會(huì)議 會(huì)議類型型 特點(diǎn) 會(huì)議類型型 特點(diǎn) 董事會(huì)會(huì)會(huì)議由公公司的董董事們參參加———董事會(huì)會(huì)通常由由董事組組成。有有些國家家的法律律規(guī)定董董事會(huì)必必須共同同行使權(quán)權(quán)力。 ·董事會(huì)會(huì)通常定定期召開開會(huì)議，也也許一個(gè)個(gè)月一次次，來討討論公司司事務(wù)。。會(huì)議通通常在董董事會(huì)的的會(huì)議室室舉行———這是是一個(gè)設(shè)設(shè)有一張張大桌子子的正式式場合。。 ·董事會(huì)會(huì)會(huì)議由由董事會(huì)會(huì)主席主主持，他他是根據(jù)據(jù)公司章章程被選選舉出來來的 大會(huì)

20、 在大會(huì)上上，通常常就一個(gè)個(gè)主題作作幾個(gè)報(bào)報(bào)告。有有些大會(huì)會(huì)對公眾眾開放，另另一些只只限某些些人參加加，如公公司雇員員。 ·這類會(huì)會(huì)議適用用于大量量人員在在短時(shí)期期內(nèi)交流流信息 ·雖然有有時(shí)發(fā)言言人會(huì)留留有“回答提提問”這一段段時(shí)間，借借鑒于大大會(huì)的規(guī)規(guī)模，計(jì)計(jì)論和聽聽眾參與與是很有有限的。。 常務(wù)委員員會(huì)會(huì)議議 常務(wù)委員員會(huì)是公公司董事事會(huì)下屬屬的一個(gè)個(gè)小組，它它可能是是對經(jīng)常常性的事事情負(fù)責(zé)責(zé)，如一一位總經(jīng)經(jīng)理的薪薪金和業(yè)業(yè)績的年年度評審審。 ●常務(wù)委委員會(huì)定定期召開開會(huì)議來來履行授授權(quán)給它它的任務(wù)務(wù)。 ●公司董董事會(huì)可可以授權(quán)權(quán)常務(wù)委委員會(huì)代代為采取取行動(dòng)。。 ●常務(wù)

21、委委員會(huì)要要先向公公司董事事會(huì)報(bào)告告，然后后采取必必要的行行動(dòng)。 外部會(huì)議議 一個(gè)外部部會(huì)議包包括某個(gè)個(gè)組織內(nèi)內(nèi)的一群群人和組組織外的的另一群群人，例例如來訪訪的行業(yè)業(yè)工會(huì)談?wù)勁写肀怼? ●在外部部會(huì)議上上，保守守機(jī)密是是一個(gè)重重要問題題。與會(huì)會(huì)者應(yīng)仔仔細(xì)思考考哪些信信息必須須保密；；為了達(dá)達(dá)到目的的哪些信信息可以以在會(huì)上上披露。。 ●外部會(huì)會(huì)議可以以在中立立地點(diǎn)進(jìn)進(jìn)行。 專門委員員會(huì)會(huì)議議 公司董事事會(huì)可以以建立一一個(gè)專門門委員會(huì)會(huì)，研究究一個(gè)需需要特別別注意的的問題。。與整個(gè)個(gè)董事會(huì)會(huì)相比，這這個(gè)小組組會(huì)更加加頻繁地地召開會(huì)會(huì)議。 ●必要時(shí)時(shí)，專門門委員會(huì)會(huì)可以開開會(huì)討論

22、論專業(yè)性性特別強(qiáng)強(qiáng)的特殊殊問題，或或詳細(xì)分分析復(fù)雜雜問題。。 ●許多公公司董事事會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)難以在在一個(gè)月月內(nèi)召開開一次以以上的會(huì)會(huì)議，而而專門委委員會(huì)可可以定期期召開會(huì)會(huì)議，而而且只涉涉及必要要的人員員。 年會(huì)（AAGM） 年會(huì)一年年一次，常常常是規(guī)規(guī)定的，召召集公司司董事與與股東討討論過去去一年的的事務(wù)和和未來的的計(jì)劃。。 ●年會(huì)允允許股東東向公司司董事提提問，并并要求他他們京公公司的業(yè)業(yè)績做出出解釋。。 ●董事們們利用這這個(gè)機(jī)會(huì)會(huì)尋求年年度決算算的批準(zhǔn)準(zhǔn)，重新新任命審審計(jì)師，并并討論未未來的計(jì)計(jì)劃和策策略。 公眾會(huì)議議 公眾會(huì)議議對任何何人都開開放。這這種討論論的形式式可被地地

23、方政府府或私人人活動(dòng)小小組所采采用，用用來與公公眾討論論各類事事項(xiàng)，或或?yàn)楣舅舅捎糜?，以討討論未來來的發(fā)展展。 所有的成成員被邀邀請出席席公眾會(huì)會(huì)議。通通常事先先在當(dāng)?shù)氐厣缃恢兄行?、公公共圖書書館及地地方報(bào)紙紙或雜志志上通告告。 公眾會(huì)議議的議程程通常只只有一項(xiàng)項(xiàng)供討論論的主要要議題。。 臨時(shí)股東東大會(huì)（EEGM）如如果為了了立該采采取行動(dòng)動(dòng)而需獲獲得股東東的批準(zhǔn)準(zhǔn)，則可可召開臨臨時(shí)股東東大會(huì)。。臨時(shí)股股東大會(huì)會(huì)可以在在兩次年年會(huì)之間間的任何何時(shí)候召召開。 ●應(yīng)提前前一些時(shí)時(shí)間向股股東們發(fā)發(fā)出臨時(shí)時(shí)股東大大會(huì)的通通知，提提前多少少時(shí)間則則隨國家家而異。。 ●臨時(shí)股股東大會(huì)會(huì)的操作

24、作規(guī)則通通常與年年會(huì)一樣樣。 1.4..2遵守守規(guī)則 管理正式式會(huì)議的的規(guī)則可可能是復(fù)復(fù)雜的，并并且隨國國家和組組織的不不同而異異。規(guī)則則能決定定會(huì)前必必須發(fā)了了通知的的數(shù)量，與與會(huì)者的的權(quán)利，表表決工作作應(yīng)當(dāng)遵遵循的程程序。如如你參加加一個(gè)正正式會(huì)議議，應(yīng)事事先了解解應(yīng)當(dāng)遵遵循的一一些規(guī)則則。 小提示88：注意意正式會(huì)會(huì)議中的的一切法法律要求求。 1.5革革新中的的交流方方式 計(jì)算機(jī)和和通訊技技術(shù)（統(tǒng)統(tǒng)稱為信信息技術(shù)術(shù)，或IIT）的的快速發(fā)發(fā)展，使使面對面面的會(huì)議議數(shù)量大大大減少少。你可可利用這這些高科科技工具具減少出出席會(huì)議議的時(shí)間間。 小提示99：在會(huì)會(huì)議前，打打電話給給

25、與會(huì)者者，讓他他集中到到議題上上來。 小提示110：對對信息要要有選擇擇性地吸吸取，避避免信息息超載。。 1.5..1虛擬擬通訊 數(shù)字技術(shù)術(shù)正在革革新交換換信息的的傳統(tǒng)方方法，大大大減少少了旅行行的必要要性。電電話會(huì)議議、實(shí)時(shí)時(shí)視頻在在線會(huì)議議、電子子郵件和和因特網(wǎng)網(wǎng)通訊這這些數(shù)字字技術(shù)正正替代著著面對面面的會(huì)議議。在召召集各地地人員開開會(huì)之前前，考慮慮以上這這些選擇擇。 1.5..2視頻頻會(huì)議 現(xiàn)在，利利用實(shí)時(shí)時(shí)音頻和和視頻連連接的視視頻會(huì)議議是一種種被廣泛泛應(yīng)用的的、對用用戶友好好程度正正在提高高的開會(huì)會(huì)方法。。假如你你那里已已具備這這種技術(shù)術(shù)，你可可以利用用這類會(huì)會(huì)議，

26、像像電話會(huì)會(huì)議，聯(lián)聯(lián)絡(luò)在世世界各地地的人。。視頻會(huì)會(huì)議的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)是能能顯示身身體語言言和面部部表情，這這常常是是有效溝溝通的關(guān)關(guān)鍵因素素。 小提示111：組組織和舉舉行電話話會(huì)議時(shí)時(shí)，考慮慮世界各各地的時(shí)時(shí)差。 出席視頻頻會(huì)議 將傳統(tǒng)的的和新的的方法結(jié)結(jié)合起來來，為你你所用。。例如，讓讓無法來來會(huì)議現(xiàn)現(xiàn)場的代代表通過過視頻設(shè)設(shè)備來出出席會(huì)議議。 小提示112：通通過設(shè)定定一個(gè)時(shí)時(shí)間限制制來優(yōu)化化在線會(huì)會(huì)議。 小提示113：當(dāng)當(dāng)你在電電話會(huì)議議中發(fā)表表講話時(shí)時(shí)，不斷斷重復(fù)你你的姓名名。 1.5..3文化化差異 跨文化化商務(wù)交交流中的的常見障障礙包括括語言的的不同、、時(shí)區(qū)差差

27、異和國國與國之之間旅行行時(shí)間的的不同，以以及文化化期望的的不同。。然而信信息技術(shù)術(shù)正使得得這些困困難減小?。弘娮幼余]件提提供一種種現(xiàn)成的的通訊渠渠道而與與地點(diǎn)和和時(shí)區(qū)無無關(guān)。英英語的廣廣泛使用用，會(huì)在在正式交交往中妨妨礙其母母語不是是英語的的發(fā)言者者，在電電子郵件件中這就就是一個(gè)個(gè)小問題題了，因因?yàn)榘l(fā)送送的信息息是相對對簡短并并且是非非正式的的，較少少需要熟熟練的語語言運(yùn)用用。 1.5..4電子子郵件 電子郵件件（e--maiil）可可使你以以很快的的速度與與頻率通通過因特特網(wǎng)發(fā)送送和接收收書面信信息。這這相當(dāng)于于另一種種形式的的會(huì)議延延續(xù)幾天天甚至幾幾星期，因因?yàn)榕c會(huì)會(huì)者聚在在一個(gè)“

28、虛擬的的”會(huì)議地地點(diǎn)評論論當(dāng)前的的議題和和問題，或或者討論論一些事事情。在在組織之之內(nèi),電子郵郵件能使使來自不不同部門門和不同同地點(diǎn)的的大量雇雇員代表表參加討討論，而而不會(huì)遇遇到真實(shí)實(shí)會(huì)議中中的麻煩煩和花費(fèi)費(fèi)。然而而非必要要的信息息會(huì)快速速地積累累。盡量量保持全全部信息息簡短扼扼要_這這將有助助于限制制“會(huì)議＂＂的議程程。 有效的聯(lián)聯(lián)系 視頻會(huì)議議讓你們們充分交交流，即即使在你你們不能能見面時(shí)時(shí)。首先先準(zhǔn)備好好設(shè)備，包包括書面面材料和和整套身身體語言言。 1.6會(huì)會(huì)議類型型 有多種類類型的會(huì)會(huì)議-正正式的和和非正式式的，每每一種類類型適合合于一種種特定的的目的，因因此在你你開始安安

29、排會(huì)議議和通知知與會(huì)者者之前，決決定哪種種類型的的會(huì)議最最能達(dá)到到你和目目的。 小提示114：仔仔細(xì)地思思考你需需要舉行行的會(huì)議議的類型型。 小提示115：使使會(huì)議規(guī)規(guī)模盡可可能小些些，盡量量避免分分散注意意力。 1.6..1需考考慮的因因素 一旦你已已經(jīng)決定定召開一一次會(huì)議議，下一一步就需需要考慮慮一系列列的因素素，例如如會(huì)議的的緊迫性性，即是是否必須須立即召召開？誰誰參加？？你想從從會(huì)議中中得到什什么？牢牢記這些些問題和和你的主主要目標(biāo)標(biāo)，然后后選擇最最合適的的會(huì)議類類型。例例如一對對一的會(huì)會(huì)議或正正式的委委員會(huì)會(huì)會(huì)議通常常最合適適做出決決定，而而頭腦風(fēng)風(fēng)暴會(huì)議議對于交交流想法

30、法是非常常有益的的。 1.6..2決定定會(huì)議規(guī)規(guī)模 會(huì)議的目目的會(huì)影影響其理理想的規(guī)規(guī)模。大大會(huì)或小小會(huì)都有有其優(yōu)缺缺點(diǎn)：大大群人可可提出各各種意見見，但是是這些成成員可能能會(huì)分成成派系；；小群人人一起行行動(dòng)可能能會(huì)更有有效，但但是思路路比較狹狹窄。通通常的會(huì)會(huì)議有六六至九人人參加。。這樣的的規(guī)模既既不太大大，也較較容易控控制；也也不太小小，可以以激起辯辯論。這這樣規(guī)模模的會(huì)議議能鼓勵(lì)勵(lì)人們出出席會(huì)議議，因?yàn)闉榕c會(huì)者者知道他他們的意意見能引引起他與與會(huì)者的的注意。。 小提示116：在在一個(gè)顯顯著的位位置上放放一塊表表或一只只鐘，以以便掌握握時(shí)間。。 1.6..3會(huì)議議目的和和類

31、型相相符合 目的 需要考慮慮的事項(xiàng)項(xiàng) 會(huì)議類型型 處理信息息 例如聽取取報(bào)告，發(fā)發(fā)布指令令，宣布布或解釋釋程序上上的變化化 最多涉及及三個(gè)人人 非正式的的 小及四個(gè)個(gè)人以上上，或一一個(gè)團(tuán)隊(duì)隊(duì) 正式的 要求反饋饋度討論論 非正式或或正式的的 讓公司董董事了解解最新形形勢 正式的 涉及股東東 年會(huì)或臨臨時(shí)股東東大會(huì) 要告知公公司外盡盡可能多多的人，包包括媒體體。 公開的 涉及提供供信息的的發(fā)言人人 新聞發(fā)布布會(huì) 解決問題題 例如應(yīng)付付不滿。。 僅涉及一一人 一對一 需要幾個(gè)個(gè)人或一一個(gè)團(tuán)隊(duì)隊(duì)的投入入 專門委員員會(huì) 涉及緊急急問題 臨時(shí)的 做出

32、決定定 例如做出出選擇，獲獲得授權(quán)權(quán)，承諾諾采取行行動(dòng) 需要立即即討論，或或涉及非非典型的的商務(wù)問問題 監(jiān)時(shí)的 涉及反復(fù)復(fù)出現(xiàn)的的商務(wù)問問題 正式的 要求一個(gè)個(gè)組織的的最高層層進(jìn)行討討論或授授權(quán) 董事會(huì) 要求公司司的股東東們授權(quán)權(quán) 年會(huì)或臨臨時(shí)股大大會(huì) 激發(fā)創(chuàng)意意 例如形成成創(chuàng)造性性的解決決方法 需要討論論創(chuàng)新的的想法 非正式的的 需要迅速速地產(chǎn)生生全新思思想 頭腦風(fēng)暴暴 需要對有有關(guān)事宜宜的報(bào)告告進(jìn)行考考慮、討討論或準(zhǔn)準(zhǔn)備 正式的 1.7不不要離題題 會(huì)議未能能達(dá)到目目的可能能有各種種原因：：與會(huì)者者可能帶帶有相互互沖突的的目的，會(huì)會(huì)議可能能迷失了了方向

33、，或或者議題題太多，時(shí)時(shí)間不夠夠。事先先商定會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)有助于于實(shí)現(xiàn)這這些目標(biāo)標(biāo)。 小提示117：傳傳閱議程程及所有有的相關(guān)關(guān)材料。。 小提示118：會(huì)會(huì)前爭取取來自可可能的同同盟者的的支持。。 1.7..1思考考在前 會(huì)議之前前，考慮慮周到并并詳細(xì)計(jì)計(jì)劃是非非常重要要的，這這樣可以以保證會(huì)會(huì)議順利利進(jìn)行。。首先，傳傳閱一份份清晰的的議程。。確保會(huì)會(huì)議有充充足的時(shí)時(shí)間，避避免匆匆匆掠過議議程上的的主要項(xiàng)項(xiàng)目而結(jié)結(jié)束會(huì)議議。辨認(rèn)認(rèn)出那些些可能試試圖搶奪奪會(huì)議控控制權(quán)的的與會(huì)者者，并估估計(jì)他們們的論點(diǎn)點(diǎn)。找出出那些與與你有同同樣觀點(diǎn)點(diǎn)的人，并并鼓勵(lì)他他們支持持你的論論點(diǎn)。 1.7

34、..2避免免陷阱 通過良好好的準(zhǔn)備備和全體體與會(huì)者者的參與與，會(huì)議議上出現(xiàn)現(xiàn)的大多多數(shù)陷阱阱是可以以避免的的。必須須確保：： ● 研究會(huì)前前傳閱的的全部會(huì)會(huì)議材料料； ● 準(zhǔn)時(shí)開始始會(huì)議，準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束束會(huì)議；； ● 嚴(yán)格并認(rèn)認(rèn)真地按按照議程程進(jìn)行會(huì)會(huì)議； ● 如果主持持會(huì)議，盡盡可能讓讓更多的的人提出出問題和和回答；； ● 保證與會(huì)會(huì)者充分分了解已已經(jīng)做出出的決定定。 當(dāng)議程上上最后一一項(xiàng)（通通常標(biāo)以以”其他事事宜”）開始始進(jìn)行時(shí)時(shí)，與會(huì)會(huì)者可能能會(huì)在底底下相互互交談，提提出一些些小問題題。如果果你主持持會(huì)議，讓讓每個(gè)人人有秩序序地獲得得發(fā)言機(jī)機(jī)會(huì)。 小提示119：確確保在會(huì)會(huì)議

35、之前前就會(huì)議議目的取取得一致致。 小提示220：當(dāng)當(dāng)與會(huì)者者偏離議議程時(shí)提提醒他們們。 1.7..3舉行行會(huì)議 積極的的行為 消消極的行行為 會(huì)議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個(gè)問題的意見 果斷而積極地開始 與會(huì)者遲到 把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會(huì)者有效地提出建議 與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 各種意見都探討過 概括要點(diǎn)并取得一致 會(huì)議沒有結(jié)果 允許其繼續(xù)爭吵 爭吵以僵局告終 商討折衷辦法 轉(zhuǎn)

36、入目標(biāo) 做出決定 結(jié)束會(huì)議 第2章 準(zhǔn)備備會(huì)議 花費(fèi)在準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)議議上的時(shí)時(shí)間很少少會(huì)浪費(fèi)費(fèi)。確保保會(huì)議在在恰當(dāng)?shù)牡臅r(shí)間和和地點(diǎn)舉舉行，由由合適的的人參加加，快捷捷且戲院院有做出出正確的的決定。。 2.1邀邀請與會(huì)會(huì)者 選擇恰當(dāng)當(dāng)?shù)娜顺龀鱿瘯?huì)議議可以決決定會(huì)議議是否能能達(dá)到目目的。每每一個(gè)被被邀請者者都應(yīng)當(dāng)當(dāng)出席，因因?yàn)樗麄儌兡芴岢龀龈髯蕴靥厥獾囊庖庖?，否否則會(huì)議議就不能能充分利利用與會(huì)會(huì)者們的的時(shí)間。。 小提示221：考考慮與會(huì)會(huì)者在一一個(gè)小組組環(huán)境中中如何工工作。 小提

37、示222：排排定會(huì)議議時(shí)間表表之前要要考慮旅旅行時(shí)間間。 2.1..1選擇擇出席者者 當(dāng)你考慮慮邀請誰誰時(shí)，可可能某些些人是當(dāng)當(dāng)然的出出席對象象。例如如，如果果討論一一個(gè)貸款款項(xiàng)目，你你應(yīng)當(dāng)邀邀請有權(quán)權(quán)同意貸貸款數(shù)額額的人參參加。另另一些人人可以提提供專門門的技巧巧或建議議。邀請請那些有有良好溝溝通技巧巧的人參參加會(huì)議議。他們們能夠幫幫助小組組卓有成成效地工工作。，并并達(dá)到預(yù)預(yù)定的目目標(biāo)。若若某些與與會(huì)者只只需參加加會(huì)議的的某一部部分，應(yīng)應(yīng)告訴他他們有關(guān)關(guān)事項(xiàng)的的開始和和結(jié)束時(shí)時(shí)間，這這樣可以以節(jié)約這這些與會(huì)會(huì)者的時(shí)時(shí)間，并并使會(huì)議議易于控控制。 2.1..2評估估貢獻(xiàn) 當(dāng)你列

38、出出了與會(huì)會(huì)者的初初步名單單時(shí)，依依次確認(rèn)認(rèn)每個(gè)人人可能做做出的貢貢獻(xiàn)： ● 他們是否否有可供供分享的的信息？？例如，一一位銷售售經(jīng)理報(bào)報(bào)告客戶戶的反應(yīng)應(yīng)。 ● 他們能否否提供特特殊的意意見或信信息？例例如，一一位生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)理。。 ● 他們的專專業(yè)身份份是否有有用？例例如，處處理合同同爭議的的律師。。 ● 他們能否否實(shí)施已已獲得同同意的行行動(dòng)？例例如，在在一個(gè)預(yù)預(yù)算會(huì)議議上的一一位財(cái)務(wù)務(wù)主管。。 2.1..3考慮慮參與者者 提供信息息：邀請請公司某某一部門門成員，例例如生產(chǎn)產(chǎn)或銷售售部門成成員，為為公司其其他人員員提供有有關(guān)他們們部門的的進(jìn)展情情況。 提供意見見：某些些人因?yàn)闉?/p>

39、正在參參與某一一特定事事件，或或者因?yàn)闉橛薪?jīng)驗(yàn)驗(yàn)，因而而有資格格向其他他成員提提供有用用的意見見。 提供特特殊的專專長：具具有特殊殊技能的的專家，或或是來自自公司內(nèi)內(nèi)部，或或者來自自公司之之處，他他們的出出席都可可能促進(jìn)進(jìn)討論。。 授權(quán)行動(dòng)動(dòng)：尤其其是財(cái)務(wù)務(wù)方面的的決定，如如簽署或或談判一一個(gè)新的的合同，可可能要求求一位財(cái)財(cái)務(wù)主管管在場授授權(quán)這個(gè)個(gè)行動(dòng)。。 小提示224：議議程的每每個(gè)項(xiàng)目目旁列出出發(fā)言者者的姓名名 2.1..4通知知與會(huì)者者 組織會(huì)議議最困難難的部分分之一是是確定一一個(gè)時(shí)間間，以適適合你的的全體與與會(huì)者。。有時(shí)，確確定會(huì)議議時(shí)間的的最簡單單的方法法是。

40、把把會(huì)議安安排在由由同一批批與會(huì)者者參加的的另一個(gè)個(gè)會(huì)議之之后，否否則電子子郵件或或電話要要來來往往往直到到至確定定會(huì)議日日期。如如果有人人不能按按所提出出的時(shí)間間出席會(huì)會(huì)議，在在重新安安排會(huì)議議時(shí)間之之前，考考慮下下下如果沒沒有他參參加，會(huì)會(huì)議是否否仍可舉舉行。通通常需要要就會(huì)議議的時(shí)間間和地點(diǎn)點(diǎn)作書面面的確認(rèn)認(rèn)。 要點(diǎn) ● 必須明確確通知與與會(huì)者關(guān)關(guān)于會(huì)議議的日期期、時(shí)間間、地點(diǎn)點(diǎn)和會(huì)議議的目的的。 ● 與會(huì)者應(yīng)應(yīng)當(dāng)明白白他們將將對會(huì)議議做出哪哪些貢獻(xiàn)獻(xiàn)。 ● 會(huì)前向全全體與會(huì)會(huì)者提供供書面的的背景材材料。 ● 會(huì)議場所所必須有有適當(dāng)?shù)牡脑O(shè)備，會(huì)會(huì)場大小小適宜。。 2.2準(zhǔn)準(zhǔn)備

41、議程程 使與會(huì)者者明確會(huì)會(huì)議目標(biāo)標(biāo)的最好好方法是是，預(yù)先先發(fā)給他他們一份份明確的的議程。。準(zhǔn)備議議程有幾幾種方法法，選用用一個(gè)適適合你目目的的方方法。 小提示225：避避免在一一天的情情緒低落落時(shí)段內(nèi)內(nèi)開會(huì)，例例如緊接接在午餐餐之后。。 2.2..1編排排議程 會(huì)議議程程是需要要提出度度討論的的問題或或項(xiàng)目的的清單。。它應(yīng)當(dāng)當(dāng)簡潔、、一目了了然。首首先匯集集所有的的有關(guān)信信息，然然后搜尋尋出哪些些項(xiàng)目需需要確定定細(xì)致程程度。你你會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)與其他他會(huì)者商商計(jì)是有有用的。。若有許許多的問問題要討討論，就就給每一一項(xiàng)目分分配一個(gè)個(gè)時(shí)間限限度，以以保證你你不會(huì)超超過規(guī)定定的時(shí)間間。在會(huì)會(huì)前多

42、久久開始準(zhǔn)準(zhǔn)備議程程決定于于需要多多少準(zhǔn)備備時(shí)間。。 小提示226：保保證將議議程的任任何改變變都通知知會(huì)議主主席。 2.2..2編寫寫議程 在為類似似會(huì)議編編寫議程程時(shí)，可可把這份份簡單的的議程作作為模板板。給每每一項(xiàng)標(biāo)標(biāo)出號碼碼，并給給每一項(xiàng)項(xiàng)分配一一個(gè)開始始時(shí)間，以以有利于于那些不不需參加加整個(gè)會(huì)會(huì)議的與與會(huì)者。。 小提示227：議議程應(yīng)盡盡可能簡簡短。 例如：委委員會(huì)會(huì)會(huì)議議程程 7月6日日上午111點(diǎn) 格林?德德雷 飯飯店 （議程開開頭為會(huì)會(huì)議日期期、時(shí)間間與地點(diǎn)點(diǎn)） ⒈（111：000）任命命一位會(huì)會(huì)議主席席 ⒉（111：100）為缺缺席致 ⒊（111

43、：155）批準(zhǔn)準(zhǔn)上次會(huì)會(huì)議備忘忘錄 ⒋（111：300）上次次會(huì)議提提出的事事項(xiàng) ⒌（111：455）討論論聯(lián)絡(luò)司司宜 (每項(xiàng)編編號、每每項(xiàng)均有有一個(gè)起起紿時(shí)間間) （12：：00）會(huì)會(huì)間休息息 ⒍（122：155）財(cái)務(wù)務(wù)事項(xiàng) ⒎（122：455）特別別事項(xiàng) ⒏（133：000）其他動(dòng)動(dòng)議 ⒐（133：155）其他他事宜 ⒑（133：355）下次次會(huì)議細(xì)細(xì)節(jié) （下次會(huì)會(huì)議細(xì)節(jié)節(jié)寫在議議程的未未尾） 小提示228：試試將議程程限于一一頁紙 要點(diǎn) ● 議程包括括會(huì)議日日期、時(shí)時(shí)間、地地點(diǎn)和目目的等細(xì)細(xì)節(jié)。 ● 議程中關(guān)關(guān)于會(huì)議議的主要要目的應(yīng)應(yīng)盡量明明確 ● 全體

44、與會(huì)會(huì)者需要要確切知知道會(huì)議議對他們們的要求求 ● 分配給每每一項(xiàng)的的時(shí)間應(yīng)應(yīng)體現(xiàn)出出它們的的優(yōu)先次次序 ● 時(shí)間。無無人會(huì)介介意提早早結(jié)束會(huì)會(huì)議，但但是會(huì)議議超過預(yù)預(yù)定時(shí)間間是令人人不快的的。 2.2..3構(gòu)想想議程 當(dāng)你撰寫寫會(huì)議議議程時(shí)，盡盡量按邏邏輯排列列主題，并并把類似似的議題題放在一一起，這這樣可以以避免同同一領(lǐng)域域談了一一遍又一一遍的情情況出現(xiàn)現(xiàn)。你的的議程可可以從常常規(guī)事情情開始，如如指定一一位會(huì)議議主席，為為缺席致致 ，然然后轉(zhuǎn)入入批準(zhǔn)上上次會(huì)議議（若相相關(guān)）備備忘錄并并聽取前前次會(huì)議議上接受受任務(wù)者者的報(bào)告告。會(huì)議議的下一一個(gè)議程程應(yīng)當(dāng)是是就當(dāng)前前的問題題，例如

45、如最新的的財(cái)務(wù)會(huì)會(huì)計(jì)及銷銷售情況況，進(jìn)行行大量的的討論。。最后是是其他事事宜，并并計(jì)劃確確定下次次會(huì)議的的日期、、時(shí)間和和地點(diǎn)。。 小提示229：早早些討論論最重要要的問題題，此時(shí)時(shí)與會(huì)者者最有精精神。 2.2..4分發(fā)發(fā)議程 一旦你草草擬了一一份議程程，就將將其發(fā)送送給與會(huì)會(huì)者，供供評論、、補(bǔ)充或或征求同同意。如如果你希希望在一一份已經(jīng)經(jīng)正式批批準(zhǔn)的議議程上增增加或刪刪除項(xiàng)目目，必須須征得與與會(huì)者的的同意。。與增加加項(xiàng)目相相比，他他們可能能會(huì)更喜喜歡減少少一些項(xiàng)項(xiàng)目，除除非他們們對你希希望加上上去的項(xiàng)項(xiàng)目有特特殊的趣趣。當(dāng)與與會(huì)者抵抵達(dá)會(huì)議議時(shí)給他他們一份份修改的的議程，這這種做法

46、法是不能能接受的的，除非非因臨時(shí)時(shí)事件而而必須這這樣做，例例如主席席生病，或或財(cái)務(wù)情情況的突突然變化化。盡可可能在會(huì)會(huì)議之前前預(yù)先分分發(fā)最后后決定的的議程。。 2.2..5要做做的事 ⒈決定需需要在會(huì)會(huì)上提出出的問題題。 ⒉將議程程初稿發(fā)發(fā)給全體體與會(huì)者者，征求求他們關(guān)關(guān)于其他他項(xiàng)目的的建議。。 ⒊將建議議匯總到到下一個(gè)個(gè)草案中中。 ⒋重新在在全體與與會(huì)者中中傳閱議議程，征征求他們們的同意意并定稿稿。 2.3確確定地點(diǎn)點(diǎn) 選擇會(huì)議議地點(diǎn)對對于會(huì)議議的成功功是極為為重要的的，這不不僅此是是一個(gè)舒舒適的問問題，而而且要使使與會(huì)者者感覺到到這個(gè)場場所是適適合于這這個(gè)會(huì)議議的。對對所

47、有會(huì)會(huì)議都這這們，無無論小會(huì)會(huì)或大會(huì)會(huì)，正式式會(huì)議或或非正式式會(huì)議。。 小提示330：為為那些需需作長途途旅行者者考慮所所要花費(fèi)費(fèi)的時(shí)間間 小提示331：為為殘疾與與會(huì)者提提供必要要的設(shè)備備。 2.3..1認(rèn)清清你的需需要 會(huì)議地點(diǎn)點(diǎn)應(yīng)與會(huì)會(huì)議目的的相適合合。若會(huì)會(huì)議的目目的之一一是讓兩兩部分人人進(jìn)一步步相互了了解，一一種寬松松的郊外外氣氛是是合適的的。同樣樣的道理理，不要要在一個(gè)個(gè)亂糟糟糟的開放放式辦公公室如開開正式會(huì)會(huì)議。對對于你本本部門的的會(huì)議，仍仍有一個(gè)個(gè)選擇問問題，你你必須決決定家中中、中立立處或外外地哪個(gè)個(gè)最適合合你的需需要。 2.3..2選擇擇會(huì)議地地點(diǎn) 如果

48、你在在安排一一個(gè)會(huì)議議，要租租用會(huì)場場及其他他設(shè)備，你你應(yīng)比較較一下價(jià)價(jià)格，尤尤其在預(yù)預(yù)算緊張張的情況況下更應(yīng)應(yīng)該這種種做。你你可能發(fā)發(fā)現(xiàn)你能能談成一一個(gè)折扣扣。大城城市中心心地段可可能適合合于大多多數(shù)與會(huì)會(huì)者，并并且公共共交通服服務(wù)良好好，但是是市中心心地段肯肯定比稍稍不位于于中心的的地段要要昂貴一一些。城城外會(huì)議議場所對對與會(huì)者者吸引力力較小，但但如果會(huì)會(huì)議持續(xù)續(xù)一天以以上那是是值得的的。另一一方面，一一個(gè)城市市的愉快快舒適可可能有助助于吸引引人來參參加持續(xù)續(xù)幾天的的會(huì)議。。衡量你你的優(yōu)先先順序，挑挑選合適適的會(huì)議議地點(diǎn)。。 2.3..3法律律方面考考慮 根據(jù)法律律，必須須邀請某某

49、些人參參加某種種會(huì)議，如如公司的的股東年年會(huì)—雖然有有一些不不道德的的公司找找一個(gè)不不合適地地點(diǎn)或時(shí)時(shí)間召開開會(huì)議以以通過不不得人心心的提議議。給年年會(huì)設(shè)定定一個(gè)使使股東無無法投票票的日期期和地點(diǎn)點(diǎn)，這是是不合法法的。將將公眾會(huì)會(huì)議放在在難于接接近的地地點(diǎn)也是是不合法法的。 2.3..4評估估環(huán)境 在任何會(huì)會(huì)議中，物物理因素素起著重重要的作作用。不不論什么么場合，注注意使與與會(huì)者足足夠舒適適以集中中精力開開會(huì)，但但不要讓讓他們舒舒服得想想打瞌睡睡。檢查查并使外外面噪聲聲保持在在最低小小水平，取取曖和通通風(fēng)有益益于工作作，但不不要過分分。大飯飯店里的的房間常常有很好好的空調(diào)調(diào)但缺少少自然

50、光光，而自自然光對對于維持持一種活活躍的氣氣氛是重重要的。。 小提示332：確確定電話話已被移移出會(huì)議議室。 2.3..5考慮慮各種類類型的會(huì)會(huì)議場所所 會(huì)議場所所 考慮的因因素 你的辦公公室 你的工作作位置或或一張會(huì)會(huì)議桌，外外加幾把把椅子。。 ● 你的全部部參考資資料在手手邊。 ● 你的權(quán)威威性可能能得到加加強(qiáng)。 ● 可能會(huì)有有電話干干擾，或或者有人人打擾。。 下級的辦辦公室 一位下級級的工作作處。 ● 可能提高高一位下下級的地地位和士士氣 ● 如果工作作處狹小小，可能能會(huì)使雙雙方都感感不適 單位會(huì)議議室 供員工使使用的公公司會(huì)議議室 ● 避免由于于使用

51、個(gè)個(gè)人辦公公室而引引起的公公司等級級問題 ● 處人可能能同與會(huì)會(huì)者接觸觸而打擾擾會(huì)議 外面的會(huì)會(huì)議室 在你公司司之外的的一個(gè)中中立的會(huì)會(huì)議室。。 ● 保證設(shè)有有任何一一方占地地主優(yōu)勢勢。 ● 如果保密密是重要要的，這這類會(huì)議議室很有有用。 ● 可能昂貴貴，并且且每人個(gè)個(gè)人都不不熟悉。。 會(huì)議中心心 一個(gè)大的的聚會(huì)場場所，例例如在一一所大學(xué)學(xué)里。 具有開大大會(huì)的設(shè)設(shè)備。 需要時(shí)能能夠提供供技術(shù)支支持和安安全 保保衛(wèi)。 可能缺少少非正式式的小規(guī)規(guī)模聚會(huì)會(huì)的機(jī)會(huì)會(huì)。 城外的會(huì)會(huì)議場所所 異地的一一間辦公公室、會(huì)會(huì)議室或或飯店。。 如果與會(huì)會(huì)者來自自全世界界，那是是合適的的

52、。 在某種場場合增加加幾分的的力。 旅途、時(shí)時(shí)間和食食宿花費(fèi)費(fèi)很多。。 2.3..6避免免陷阱 有幾個(gè)個(gè)原因（有有的明顯顯，有的的不太明明顯）使使會(huì)議場場所選擇擇得不好好。當(dāng)你你尋找和和預(yù)訂會(huì)會(huì)議場所所時(shí)，應(yīng)應(yīng)預(yù)計(jì)避避免下列列常見的的陷阱：： ● 參加會(huì)議議的人比比預(yù)計(jì)的的要多———房間間不夠大大，人們們感到不不舒服。。 ● 出席人數(shù)數(shù)比預(yù)計(jì)計(jì)的少得得多，空空蕩蕩的的房間令令人 。 ● 空調(diào)不合合適，房房間悶熱熱，或氣氣溫太高高，難以以調(diào)節(jié)。。 ● 會(huì)議室中中的燈光光開關(guān)或或插頭未未作檢查查和標(biāo)記記，出現(xiàn)現(xiàn)技術(shù)問問題。 ● 會(huì)議地點(diǎn)點(diǎn)或附近近缺少服服務(wù)部門門

53、，如咖咖啡廳或或銀行。。 小提示333：把把有潛在在問題的的會(huì)議安安排在中中立地點(diǎn)點(diǎn)。 要點(diǎn) ● 會(huì)前對于于不熟悉悉的會(huì)場場至少訪訪問一次次。 ● 房間最好好有窗，可可以打開開或關(guān)上上以調(diào)節(jié)節(jié)溫度。。 ● 發(fā)言者需需要知道道空調(diào)器器和燈光光開關(guān)的的位置。。 ● 洗室及其其他設(shè)備備應(yīng)清楚楚地標(biāo)明明。 ● 椅子應(yīng)試試坐十分分鐘，檢檢查是否否舒適。。 小提示334：要要求你的的助手檢檢查當(dāng)?shù)氐毓步唤煌ㄟ\(yùn)輸輸?shù)目衫们闆r況，時(shí)間間表和季季節(jié)性變變化。 2.3..7案例例研究 隨著公司司的發(fā)展展，會(huì)計(jì)計(jì)部門與與銷售人人員合作作時(shí)產(chǎn)生生了問題題，所以以會(huì)計(jì)經(jīng)經(jīng)理在一一個(gè)方便

54、便于銷售售部門的的房間里里召開一一個(gè)會(huì)議議，討論論一起工工作的方方法。 然而，房房間太小小，椅子子不夠，有有些人得得站著，擋擋住了別別人的視視線，致致使他們們不能看看到經(jīng)理理。 正在翻動(dòng)動(dòng)的圖表表?？照{(diào)調(diào)無效，窗窗也未開開，所以以室內(nèi)悶悶熱；一一扇門開開著，但但這讓辦辦公室外外面的噪噪聲進(jìn)入入。財(cái)務(wù)務(wù)經(jīng)理被被電話叫叫走，然然后有幾幾個(gè)人生生氣地走走了。經(jīng)經(jīng)理回來來詢問建建議，但但幾 沒沒有什么么響應(yīng)，結(jié)結(jié)果未獲獲得實(shí)際際的解決決辦法。。 選擇了錯(cuò)錯(cuò)誤的會(huì)會(huì)議場所所：這個(gè)個(gè)事例指指出，盡盡管有完完好的意意圖，卻卻選擇了了一個(gè)不不好的會(huì)會(huì)議場所所，實(shí)際際上是損損害而不不是改善善了兩個(gè)個(gè)部門之

55、之間的關(guān)關(guān)系。在在一個(gè)沒沒有打擾擾且有足足夠空間間容納參參加討論論的全部部成員的的中立處處，兩部部門的聚聚會(huì)可能能會(huì)獲得得更積極極的結(jié)果果。 2.3..8關(guān)注注音響效效果 一個(gè)構(gòu)建建良好的的會(huì)議室室并不保保證能有有一個(gè)好好的會(huì)議議，但是是它可顯顯著增加加這種機(jī)機(jī)會(huì)。記記住你的的會(huì)議目目標(biāo)。大大多數(shù)會(huì)會(huì)議的主主要目的的是與別別的與會(huì)會(huì)者口頭頭交談來來分享信信息，所所以優(yōu)良良的音響響效果是是必需的的。即使使在一個(gè)個(gè)小房間間里只有有少數(shù)人人進(jìn)行交交流也會(huì)會(huì)有這種種問題，而而音響效效果對于于有眾多多與會(huì)者者參加的的會(huì)議尤尤其重要要。如果果運(yùn)用視視覺因素素，例如如使用視視覺輔助助裝置，視視聽效果

56、果都必須須良好，所所有椅子子的安放放位置都都不能有有礙視線線。 小提示335：找找一個(gè)肯肯定不會(huì)會(huì)受到打打擾的會(huì)會(huì)議場所所。 2.3..9在良良好的氛氛圍中開開好會(huì)議議 好的設(shè)備備有助于于氣氛，如如良好的的音響裝裝置、適適宜的照照明以及及舒適的的座位。。如果聽聽眾注意意力不分分散，就就能集中中在發(fā)言言者身上上。發(fā)言言者會(huì)由由此受到到鼓勵(lì)而而講得更更好。 2.3..10案案例研究究 一家廣告告公司安安排會(huì)見見一個(gè)潛潛在的客客戶，討討論一項(xiàng)項(xiàng)宣傳活活動(dòng)。這這個(gè)客戶戶的工作作場所相相當(dāng)遠(yuǎn)，是是一個(gè)小小型的開開放式辦辦公室，所所以廣告告公司建建議利用用一家鄰鄰近客戶戶且有會(huì)會(huì)議設(shè)備備

57、的飯店店。 會(huì)前一周周，廣告告公司的的一名成成員來飯飯店檢查查會(huì)議室室，看到到一套多多媒體系系統(tǒng)和一一張大桌桌子。他他要求把把桌子搬搬走，并并要求安安置一套套標(biāo)準(zhǔn)的的視聽設(shè)設(shè)備，因因?yàn)樗雷约杭汗镜牡恼故臼鞘鞘褂眠@這種設(shè)備備來準(zhǔn)備備的。開開會(huì)那天天，廣告告公司的的執(zhí)行人人員提早早到來測測試影響響強(qiáng)度，并并將座位位安排成成半圓形形，調(diào)整整了窗簾簾和空調(diào)調(diào)，并定定好了點(diǎn)點(diǎn)心。會(huì)會(huì)議進(jìn)行行得很順順利，廣廣告公司司贏得了了這個(gè)新新的客戶戶。 提供完善善的會(huì)議議場所：：正如這這個(gè)事例例所表明明的，每每件事均均須預(yù)先先組織，并并有一個(gè)個(gè)試運(yùn)作作過程，這這樣這個(gè)個(gè)廣告公公司能預(yù)預(yù)先排除除潛在的的問

58、題，從從而能集集中在他他的展示示工作上上。另外外，這里里廣告公公司做了了一個(gè)明明智的決決定，拒拒絕了現(xiàn)現(xiàn)代化硬硬件，而而使用較較老式的的但更恰恰當(dāng)?shù)脑O(shè)設(shè)備。 2.4安安排座位位 與會(huì)者座座位的安安排對會(huì)會(huì)議的成成功有很很大的影影響。預(yù)預(yù)先考慮慮座位安安排，如如果必要要，設(shè)計(jì)計(jì)一個(gè)座座位安排排方案，給給會(huì)議創(chuàng)創(chuàng)造一個(gè)個(gè)良好機(jī)機(jī)會(huì)來達(dá)達(dá)到目的的。 小提示336：考考慮多個(gè)個(gè)安排座座位的方方案，然然后選擇擇其中最最恰當(dāng)?shù)牡囊粋€(gè)。。 2.4..1一對對一會(huì)議議 在一個(gè)一一對一的的會(huì)上，兩兩人的座座位安排排可決定定會(huì)議的的格調(diào)，并并影響討討論的進(jìn)進(jìn)程。如如果你正正在主持持會(huì)議，可可通過適適

59、當(dāng)安排排座位來來影響會(huì)會(huì)議的正正式程度度。一對對一會(huì)議議有三種種座位安安排：支支持性的的、合作作性的和和面對面面的。為為了解與與會(huì)對方方對會(huì)議議氣氛的的感受，可可在桌子子四周放放四把椅椅子，在在他到會(huì)會(huì)前你先先坐下，再再看他坐坐在哪里里。 支持性的的：如果果你希望望是支持持性的，可可與另一一個(gè)人在在桌角兩兩邊就座座，這有有助于消消除障礙礙且可進(jìn)進(jìn)行目光光接觸。。 合作性的的：坐在在另一個(gè)個(gè)人旁邊邊表示合合作，這這種安排排提示觀觀點(diǎn)的相相似性。。 面對面的的：坐在在桌子的的對面，使使自己與與另一人人保持距距離，這這個(gè)位置置能使不不一致的的觀點(diǎn)表表達(dá)得更更自在一一些。 小提示337：在在非

60、正式式的會(huì)議議上用圓圓形會(huì)議議桌。 2.4..2就座座分組 大型會(huì)議議的目的的決定會(huì)會(huì)議安排排。圍繞繞一張桌桌子安排排一群人人就座時(shí)時(shí)，用兩兩種形狀狀的桌子子有三種種基本的的選擇。。如有談?wù)勁谢驅(qū)沟目煽赡苄?，選選一張長長方形的的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。對于較非正式、不分等級的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對主席。 2.4..5文化化差異 等級在某某些文化化中顯得得特別重重要。在在亞洲許許多地區(qū)區(qū)，年齡齡有很大大的

61、份量量，所以以最年長長者在會(huì)會(huì)議上往往往就座座于地位位最高的的座位。。另一些些文化中中，重要要性與職職位相聯(lián)聯(lián)系，所所以一個(gè)個(gè)資力較較低的副副總裁決決不會(huì)被被安排在在比總裁裁更重要要的座位位上。 面對面就就座：當(dāng)當(dāng)你在討討論問題題或試圖圖做出決決定時(shí)，安安排持相相反觀點(diǎn)點(diǎn)的兩派派成員坐坐在長桌桌的相對對的兩邊邊。主席席坐在團(tuán)團(tuán)隊(duì)成員員之間。。 顯示等級級：如果果你希望望顯示等等級，讓讓主席坐坐在長方方桌子的的頂端，其其他與會(huì)會(huì)者座位位按資力力遞降順順序就座座。主席席坐在長長桌的頂頂端，資資力最淺淺者坐在在離主席席最遠(yuǎn)處處。 自由討論論：如果果坦誠的的討論比比與會(huì)者者的地位位更值得得關(guān)注，

62、在在會(huì)議中中用一張張圓桌。。主席可可坐在任任何一個(gè)個(gè)座位上上 小提示338：確確保任何何與會(huì)者者能互相相看到。。 2.4..6運(yùn)用用策略來來排座 主席坐的的位置決決定了其其他座位位的意義義。習(xí)慣慣上主席席位置在在長桌的的頂端，其其右手座座位是最最優(yōu)先的的位置。。但并不不一定要要這樣排排座。 策略性排排座是以以與會(huì)者者會(huì)受其其鄰座的的影響這這個(gè)假設(shè)設(shè)為基礎(chǔ)礎(chǔ)的。明明確你想想從會(huì)議議得到什什么，然然后通過過安排座座位幫助助你達(dá)到到目的。。對于有有爭議的的問題，通通過座位位安排把把派系分分散開，避避免讓觀觀點(diǎn)相反反或觀點(diǎn)點(diǎn)十分相相似的人人相鄰而而坐，這這樣做，使使觀點(diǎn)涇涇渭分明明，并防防

63、止討論論離題。?？筛鶕?jù)據(jù)你了解解和分析析的與會(huì)會(huì)各人對對所要討討論問題題的觀點(diǎn)點(diǎn)，來構(gòu)構(gòu)劃座位位安排圖圖。目光光接觸對對于向自自己團(tuán)隊(duì)隊(duì)的成員員表示下下一步將將做什么么是很重重要的。。想一想想誰應(yīng)該該能夠與與誰進(jìn)行行目光接接觸，相相應(yīng)地安安排人們們的座位位。 小提示339：安安排座位位時(shí)，使使就座者者相互間間保持一一臂間距距。 小提示440：不不要讓與與會(huì)者就就座于直直射的陽陽光下。。 2.4..7分散散對抗 畫一張座座位安排排表，以以與會(huì)者者對即將將討論的的最有爭爭議的問問題的觀觀點(diǎn)為依依據(jù)，這這會(huì)有助助于分散散與會(huì)者者在這一一事項(xiàng)上上的對抗抗性。 圖例 主席 意見未定定者

64、 支持者 反對者 視線 意見未定定者看著著主席尋尋求引導(dǎo)導(dǎo) 反對者坐坐在主席席對面，在在討論中中起很大大作用 意見未定定的與會(huì)會(huì)者可清清楚地看看到和聽聽到全部部觀點(diǎn) 動(dòng)議的支支持者坐坐在其他他支持者者的斜對對面，可可以直接接看到其其他支持持者 動(dòng)議的反反對者被被支持者者的座位位隔開 支持者在在這個(gè)位位置上有有利于把把情況傳傳給意見見未定的的出席者者 主席與大大部分與與會(huì)者尤尤其是意意見未定定者保持持目光接接觸 反對者坐坐在主席席旁邊以以“平衡”會(huì)議桌桌 支持者可可以影響響那些反反對者 2.4..8觀察察座位安安排 如果會(huì)議議沒有正正式排座座，可觀觀察別的的與會(huì)者

65、者坐的位位置，相相應(yīng)地選選擇你自自己的座座位。某某人坐的的位置可可能顯示示他對所所討論的的問題的的感覺以以及他想想在會(huì)上上起什么么作用。。強(qiáng)硬的的反對者者可能會(huì)會(huì)選擇靠靠近主席席的位置置向全體體與會(huì)者者發(fā)號施施令。坐坐在中間間可能提提示希望望充分參參與或?qū)?huì)議桌桌那邊的的討論起起支配作作用。如如果你是是主席，盡盡力勸說說聲音最最響、最最直言不不諱的人人坐在你你的正對對面。 小提示441：要要求與會(huì)會(huì)者關(guān)閉閉移動(dòng)電電話或傳傳呼機(jī)。。 2.4..9解讀讀就座模模式 會(huì)議桌周周圍的每每一個(gè)座座位你都都能有所所獲，這這決定于于你想得得到什么么。試著著從其他他與會(huì)者者坐的位位置“讀”出他們們

66、的目的的。 坐這個(gè)位位置有良良好的視視線，可可以看到到全體與與會(huì)者 桌子中央央位置能能讓與會(huì)會(huì)者在會(huì)會(huì)議上發(fā)發(fā)揮積極極作用 沒有什么么意見的的與會(huì)者者選擇這這個(gè)位置置，希望望不被卷卷入 強(qiáng)有力而而且自信信的發(fā)言言者取與與主席正正面相對對的位置置 與自信心心很強(qiáng)的的發(fā)言者者觀點(diǎn)相相同的與與會(huì)者坐坐這個(gè)位位置 主席的右右邊是傳傳統(tǒng)的優(yōu)優(yōu)先位置置 主席或主主要發(fā)言言者為控控制會(huì)議議選擇的的強(qiáng)有力力的位置置 小提示442：不不要用太太舒適的的椅子，它它們會(huì)使使與會(huì)者者感到懶懶洋洋。。 2.4..10陳陳述你的的理由 你的情況況介紹會(huì)會(huì)受到你你與聽眾眾之間座座位安排排的影響響。巧妙妙地安排排別人的的座位，可可使你更更容易達(dá)達(dá)到目標(biāo)標(biāo)。讓聽聽眾坐在在你的周周圍，意意味著合合作性與與非正式式的討論論，但它它可能無無助于你你左右別別人的觀觀點(diǎn)。站站在離你你的聽眾眾有一段段距離的的位置，坐坐在臺(tái)上上或坐在在桌子后后邊，會(huì)會(huì)提高你你的權(quán)威威性和風(fēng)風(fēng)度，但但可能阻阻撓雙向向討論，并并且也較較難評估估他們的的態(tài)度。。 2.5準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)議議用品 大多數(shù)會(huì)會(huì)議的成成功在很很大程度度上依賴