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1、第三章賬務(wù)處理系統(tǒng)應(yīng)用原理,本章的學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握日常賬務(wù)處理的基本操作程序; 掌握憑證管理的基本內(nèi)容; 掌握賬簿的各項(xiàng)管理和分析; 掌握賬務(wù)的期末處理等內(nèi)容。,第一節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)概述,一、賬務(wù)處理系統(tǒng)的概述 賬務(wù)處理系統(tǒng)主要是用來處理企事業(yè)單位的賬務(wù)核算業(yè)務(wù),它是以憑證為數(shù)據(jù)處理起點(diǎn),主要完成憑證處理和記賬功能。它是會計(jì)核算中一個基礎(chǔ)部分,是會計(jì)系統(tǒng)一個必不可少的環(huán)節(jié)。賬務(wù)處理系統(tǒng)除了具有憑證處理和記賬功能外,同時(shí)還具有賬簿管理、月末處理等功能。,二、賬務(wù)處理的主要功能,1.賬務(wù)處理初始設(shè)置 2.憑證管理 3.賬簿管理 4.期末處理,三、手工賬務(wù)處理系統(tǒng)的處理,(一)手工會計(jì)賬務(wù)處理流程,1.
2、記賬憑證賬務(wù)處理核算形式 2.日記總賬賬務(wù)處理核算形式 3.科目匯總表賬務(wù)處理核算形式 4.匯總記賬憑證賬務(wù)處理核算形式 5.多種日記賬賬務(wù)處理核算形式 6.憑單日記賬賬務(wù)處理核算形式,(二)手工環(huán)境下會計(jì)賬務(wù)處理的缺陷 1.數(shù)據(jù)處理重復(fù) 2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差 3. 數(shù)據(jù)提供不及時(shí) 4.工作強(qiáng)度大,四、電算化會計(jì)賬務(wù)處理,(一)電算化會計(jì)賬務(wù)處理流程 1.初始設(shè)置 2.日常管理 3.期末管理,(二) 電算化會計(jì)賬務(wù)處理流程與手工會計(jì)賬務(wù)處理流程的比較 1.數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)不同 2.記賬的含義不同 3.數(shù)據(jù)處理的方式不同 4.數(shù)據(jù)存儲方式不同 5.對賬的方式不同 6.數(shù)據(jù)處理的終點(diǎn)不同 7.數(shù)據(jù)查詢更
3、為方便,四、賬務(wù)處理系統(tǒng)的特點(diǎn),1記賬方法和原則具有很強(qiáng)的規(guī)范性 2信息具有較高的綜合性 3信息準(zhǔn)確性高,第二節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始設(shè)置,一、會計(jì)科目期初數(shù)據(jù)錄入 1.年初建賬數(shù)據(jù)錄入 2.年中建賬數(shù)據(jù)錄入 3.數(shù)據(jù)錄入的規(guī)則,二、憑證參數(shù)設(shè)置,1.憑證類型 2.憑證編號方案 3.憑證限制科目 4.憑證處理規(guī)則,三、賬簿參數(shù)設(shè)置,賬簿或試算平衡表等輸出資料中,科目余額的借貸方向有兩種方式:根據(jù)余額正負(fù)自動調(diào)節(jié),余額數(shù)值都是正數(shù)或零;與科目余額方向保持一致,余額數(shù)值可以有負(fù)數(shù)。,賬簿排列順序可以有多種方式:按日期、憑證字號排列,按日期、順序號排列,按憑證字號、日期排列,按憑證字號、順序號排列等。
4、其他的參數(shù)項(xiàng)目有:在賬簿中顯示總發(fā)生額和余額都為零的記錄,多欄式明細(xì)賬中顯示數(shù)量信息等。,第三節(jié) 賬務(wù)處理系統(tǒng)的憑證管理,一、憑證參數(shù)項(xiàng)目構(gòu)成 1.憑證日期 2.憑證字號 3.摘要 4.會計(jì)科目 5.金額 6.附件張數(shù) 7.制單人,二、憑證管理的內(nèi)容,(一)會計(jì)憑證錄入及修改 會計(jì)憑證錄入的內(nèi)容包括制單日期、憑證號、摘要、科目及金額等。,(二)會計(jì)憑證審核 審核憑證即由審核人員按照會計(jì)制度規(guī)定,對制單人輸入的會計(jì)憑證與原始憑證進(jìn)行認(rèn)真核對,核對金額計(jì)算是否有誤、會計(jì)科目使用是否準(zhǔn)確、借貸方向是否正確、憑證類型和附件張數(shù)等欄目是否正確等 憑證審核的目的在于防止輸入人員有意或無意的錯誤操作,最好由
5、非憑證輸入人員使用憑證審核功能,以便形成牽制關(guān)系,(三)會計(jì)憑證記賬,會計(jì)憑證的記賬也稱過賬或登賬,是把已審核過的會計(jì)憑證數(shù)據(jù)資料記入到相關(guān)的賬簿中,在憑證上標(biāo)上記賬符號,同時(shí)還對各科目的本月發(fā)生額進(jìn)行累加,產(chǎn)生各科目最新的本月發(fā)生額和累計(jì)發(fā)生額。,1會計(jì)憑證記賬前的準(zhǔn)備工作 (1)選擇憑證范圍,進(jìn)行合法性檢查。 (2)憑證和賬簿的備份。,2不允許記賬的情況 (1)期初試算不平衡的,不允許記賬; (2)不平衡憑證,不允許記賬; (3) 未審核的憑證,不允許記賬; (4)上月未結(jié)賬,本月不允許記賬。,(四)會計(jì)憑證錯誤的處理 1記賬前發(fā)現(xiàn)錯誤 2記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤 3憑證的作廢 4憑證刪除,(五
6、)會計(jì)憑證查詢和打印 1憑證查詢 2憑證打印,(六)會計(jì)憑證的匯總 憑證匯總之前應(yīng)先選擇匯總條件,按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。,第四節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的賬簿管理,賬簿管理的主要內(nèi)容是對各基本賬和明細(xì)賬的查詢和打印。 (一)出納賬及相關(guān)的管理 1.現(xiàn)金、銀行賬的查詢 2.資金日報(bào)表的查詢,3.支票登記簿的管理 (1)領(lǐng)用支票登記的基本信息,以便了解領(lǐng)用支票的目的。 (2)支票登記信息的修改和刪除。 (3)支票登記信息的查詢和打印。,4.銀行對賬的管理 (1)銀行對賬的啟用。 (2)計(jì)算機(jī)自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。 (3)銀行存款余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出。,(二)總賬的查詢和打印
7、 1總賬的查詢和打印 2科目發(fā)生額與余額表的查詢 (1)按月匯總 (2)按條件定義匯總,(三)明細(xì)賬的查詢和打印 一般的軟件提供了三種明細(xì)賬的查詢格式:普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。也可以按科目名稱、月份、摘要、日期范圍、金額范圍、憑證范圍、甚至制單人、復(fù)核人等條件進(jìn)行組合查詢,(四)輔助賬的管理 1.個人往來賬的管理 (1)個人往來賬的查詢。 (2)個人往來賬的清理。 (3)個人往來賬齡分析。 2.項(xiàng)目核算管理,第五節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的期末處理,一、期末調(diào)匯 (一)期末調(diào)匯步驟 (1)期末調(diào)匯匯率的確定。 (2)指定匯兌損益科目。 (3)匯率調(diào)整表的編制。 (4)編制調(diào)匯憑證。,
8、(二)匯率調(diào)整表及調(diào)匯憑證的編制,二、損益結(jié)轉(zhuǎn),(1)首先要在系統(tǒng)所列科目中選擇所要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。 (2)確定憑證的內(nèi)容和格式。 (3)生成方式的選擇可以是生成一張憑證,也可以生成多張憑證。 (4)可以對生成的憑證進(jìn)行預(yù)覽。,三、通用轉(zhuǎn)賬,(一) 通用轉(zhuǎn)賬的特點(diǎn) (1)通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)大多數(shù)都在各個會計(jì)期末進(jìn)行。 (2)通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)大多數(shù)要從會計(jì)賬簿中提取數(shù)據(jù),因此轉(zhuǎn)賬前要確保有關(guān)的憑證全部入賬,若有未記賬憑證,用戶先記賬再轉(zhuǎn)賬。 (3)系統(tǒng)自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證為只讀憑證,不能對其修改,以確保賬賬相符與賬表相符。 (4)有些相關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)有一定的時(shí)序要求。有些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須要依賴另一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的數(shù)
9、據(jù)。 (5)通常每種轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)每月只需結(jié)轉(zhuǎn)一次,因漏輸了憑證,允許再轉(zhuǎn)賬,但應(yīng)提示用戶注意。,(二)通用轉(zhuǎn)賬的參數(shù)設(shè)置 1轉(zhuǎn)賬名稱的設(shè)置 2轉(zhuǎn)賬執(zhí)行周期的設(shè)置 3憑證格式的設(shè)置 4確定轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的科目 5.科目借貸方向的確定 6.取數(shù)公式的設(shè)置,(三)通用轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容 (1)費(fèi)用分?jǐn)?、分配的結(jié)轉(zhuǎn),如制造費(fèi)用、工資的結(jié)轉(zhuǎn)等 (2)提取費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn),如福利費(fèi)等。 (3)稅金的計(jì)提,如所得稅等。 (4)未分配利潤的結(jié)轉(zhuǎn)及盈余公積的提取等。,(四)通用轉(zhuǎn)賬的注意事項(xiàng) (1)在同一張轉(zhuǎn)賬憑證上,轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出的科目都必須存在,且借貸方向相反。 (2)轉(zhuǎn)入的科目必須是末級科目,轉(zhuǎn)出的科目可以是上級科目或使用通配符。
10、 (3)轉(zhuǎn)出的科目可以是一個或多個,通常為多個,轉(zhuǎn)出方定義轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)的來源,設(shè)置計(jì)算公式。如果轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)要在幾個賬戶或部門項(xiàng)目中按比例分配,則所有比例系數(shù)之和必須為1。 (4)轉(zhuǎn)入的科目可以是一個或多個,一般為一個,轉(zhuǎn)入金額是該憑證所有轉(zhuǎn)出分錄的金額之和。 (5)如果結(jié)轉(zhuǎn)的科目涉及輔助賬核算,則定義中必須提供有關(guān)輔助賬信息,如指定部門代碼、項(xiàng)目代碼等,否則不予接受。,四、期末結(jié)賬,(一)結(jié)賬的步驟 1清空數(shù)據(jù) 2.結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù),(二)結(jié)賬前注意事項(xiàng) (1)檢查本期發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否都已編制成了記賬憑證,并進(jìn)行了記賬;檢查自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證是否都已入賬;檢查上月是否結(jié)賬,若上月未結(jié)賬,則本月將不能進(jìn)行結(jié)賬。 (2)結(jié)賬前要進(jìn)行試算平衡,即借方發(fā)生額貸方發(fā)生額。 (3)做好結(jié)賬前的備份工作。 (4)年終結(jié)算時(shí),用戶必須做強(qiáng)制備份。,,,