公司采購(gòu)流程管理制度 為了提高公司采購(gòu)效率
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1、公司采購(gòu)流程管理制度 為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本,滿足工公司 對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制 訂本制度。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定 1請(qǐng)購(gòu)單的要素 完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括一下要素:(1)請(qǐng)購(gòu)的部門;(2)請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目;(3)請(qǐng)購(gòu)的用途;(4)請(qǐng)購(gòu)的物品名;(5)請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量;(6)請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格;(7)請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等;(8)請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間;(9)請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注;(10)請(qǐng)購(gòu)單填寫人;(11)請(qǐng)購(gòu)部門主管;(12)請(qǐng)購(gòu)單審核人;(13)財(cái)務(wù)審核人;(14)公司總經(jīng)理。3請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定(1)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照
2、要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu) 部門;(2)固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一(固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提 報(bào);(3)其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二(物資采購(gòu)申請(qǐng)表.)的格式 填寫提報(bào);(4)日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三(物資采購(gòu)審批單)的格式 填寫提報(bào);(5)請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份;(6)涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交;(7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其 他形式請(qǐng)示,征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。(8)如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)
3、廠家及品牌的產(chǎn)品,請(qǐng)購(gòu)部門必須作 出書(shū)面說(shuō)明。(9)請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。4 公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門(1)公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門 提報(bào);(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦 公室提報(bào);(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)(1)采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批;(2)接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu),名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu),圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu),庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不
4、采購(gòu)的原則;(3)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存;(4)對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定(1)對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;(2)對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;(3)無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門;(4)重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定(1)常規(guī)商品采購(gòu)周期在 7 天,(2)遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略,緊急采購(gòu) 商品周期在3 天時(shí)間;三、詢價(jià)及其規(guī)定 1詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技 術(shù)要求,遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通;2屬于相同
5、類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu);3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;4所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不通過(guò)其代 理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià);5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替 代品;6遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于 10 萬(wàn)的采購(gòu)情況,詢 價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況,按照附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書(shū);7 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià);8除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在 1 萬(wàn)元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu);單次采購(gòu) 金額預(yù)算金額在 1 萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)
6、目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià) 或招標(biāo)采購(gòu),比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與;單次采購(gòu)金額預(yù) 算價(jià)格在 20 萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單 次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在 100 萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī) 構(gòu)代理招標(biāo);9比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供 或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力;10比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價(jià)表)的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià);11在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價(jià)、議價(jià) 1 對(duì)廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);2 對(duì)于合格
7、供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;3 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議 價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;4 重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的 進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 1比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;2比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列 出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照 一定順序逐一審
8、核;3如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素 1)2)合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總 額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;包裝要求;合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明;付款方式;工期;質(zhì)量保證期;質(zhì)量要求及規(guī)范;違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;3)4)
9、5)6)7)8)9)10)雙方的公司信息;11)其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定 1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;3)為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù),打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng) 報(bào)價(jià)清單;4)遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái) 場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn);5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期;6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;7)針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗(yàn)收款,調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付 款條件等 8)與初次合作的單
10、位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;10)比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽 審查;12)合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效;13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定(1)所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司修造船公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷 流程 V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;(2)按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫
11、附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單),該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù) 部付款;(4)財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督,如出現(xiàn)問(wèn)題,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及 公司領(lǐng)導(dǎo);(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約;(3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié) 商并簽訂補(bǔ)充合同;七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù) 1 報(bào)
12、驗(yàn)(1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn) 收;(2)對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行;(3)達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗(yàn)收;(4)質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn),并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明 書(shū),對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé) 任;(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫(kù)(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門的 檢驗(yàn)或驗(yàn)收;(2)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門,由請(qǐng)購(gòu)部門及 時(shí)安排卸貨與搬運(yùn);
13、(3)質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受;(4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù),并及時(shí)出具入庫(kù)清單;(5)外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫(kù);(6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù)。附表一 固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表企業(yè)名稱:申請(qǐng)部門 購(gòu)置資產(chǎn)名稱 預(yù)算單價(jià) 編號(hào):申請(qǐng)時(shí)間 購(gòu)置數(shù)量 預(yù)算金額 購(gòu)置原因:購(gòu)置后效益分析:部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo) 分管財(cái)務(wù)副總 總經(jīng)理 年 月 日 附表二 附表 二 采 購(gòu) 申 請(qǐng) 表申請(qǐng)部門:填報(bào)日期:服務(wù) 年 月 日 采購(gòu)類別:設(shè)備 材料 工程 購(gòu)置原因:序 號(hào) 名稱 規(guī)格型號(hào)/工程概況 數(shù)量/工程量 低值易耗 其
14、他 估價(jià)(總價(jià))交貨期/工期 備注 1 2 3 4 5 6 7 8備注:編制人:部門經(jīng)理:分管副總:采購(gòu)副總:財(cái)務(wù)副總:總經(jīng)理:附表三 附表 三 物資采購(gòu)審批單部門名稱序號(hào)項(xiàng)目名稱 規(guī)格 單位 年月日數(shù)量 單價(jià) 金額 審批 備注 總經(jīng)理:財(cái)務(wù)副總 分管副總:財(cái)務(wù)審核:合計(jì)金額大寫:經(jīng)辦人:部門負(fù)責(zé)人:¥:復(fù)核人:附表四 擬報(bào)價(jià)/擬報(bào)價(jià)/招 標(biāo)單位名單單位名稱:填報(bào)日期:年 月 日 序號(hào) 1 2 3 4 5 投標(biāo)單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績(jī)情況 聯(lián)系人 電話/電話/傳真 手機(jī) 電子郵箱 備注 經(jīng)辦人:采購(gòu)部:技術(shù)副總:采購(gòu)副總:財(cái)務(wù)副總:總經(jīng)理:附表五 附表 五材料(設(shè)備)材料(設(shè)備)詢價(jià)表日期:年
15、 月 日序號(hào)1 需求單位:規(guī)格型號(hào) 單 位 數(shù)量 單價(jià) 小 計(jì) 備 注 材料名稱 2 3 4 5 6 7 合計(jì):報(bào)價(jià)單位(蓋章):供貨 周期 供方 信息 聯(lián)系人 郵箱 辦公地址:公司名稱:商務(wù):聯(lián)系人 需方 信息 郵 箱 辦公地址:郵 技術(shù):電話 電話 付款方式 傳真 公司網(wǎng)址 傳真 公司網(wǎng)址 編:備注:1.本報(bào)價(jià)含 17%的增值稅,含運(yùn)費(fèi);2.本單只做詢價(jià)用,非正式訂單。附表六 附表 六比價(jià)/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱:物料 名稱 規(guī) 格 單 位 包裝 標(biāo)準(zhǔn) 公司名稱 制表時(shí)間:一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià) 年 月工期 日付款 方式 聯(lián)系人 選定 廠家 采購(gòu)部意見(jiàn):采購(gòu)部意見(jiàn):經(jīng)辦人:采購(gòu)部:技術(shù)副總:分管副總
16、:財(cái)務(wù)副總:總經(jīng)理:備注:附表七 附表 七 合同審查批準(zhǔn)單合同編號(hào):合同名稱:合同標(biāo)的物:產(chǎn)品(承攬)單價(jià)/合同總額:¥:元(人民幣:元整)。招(評(píng))標(biāo)情況:詳見(jiàn)報(bào)價(jià)及合同。合同洽談人:公司律師意見(jiàn):技術(shù)副總意見(jiàn):分管副總意見(jiàn):分管財(cái)務(wù)副總意見(jiàn):公司總經(jīng)理意見(jiàn):附表八 附表 八 資金支出審批單部門名稱序號(hào) 項(xiàng)目名稱 支付依據(jù) 合同金額 已付金額 申請(qǐng)金 額 年 月審批 日備注 總經(jīng)理:財(cái)務(wù)副總 分管副總:財(cái)務(wù)審核:合計(jì)金額大寫:經(jīng)辦人:部門負(fù)責(zé)人:¥:復(fù)核人:附表九 附表 九 付款申請(qǐng)審批單合同編號(hào):合同名稱:付款依據(jù):合同金額、已付款額:申請(qǐng)付款方式、付款金額:合同金額:¥已付款額:¥申請(qǐng)付款金額:¥本次申請(qǐng)付款大寫:元;元;元;質(zhì)保金:;合同洽談人:分管副總意見(jiàn):財(cái)務(wù)副總意見(jiàn):總經(jīng)理意見(jiàn):
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