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1、會議室使用管理制度 第1章 總 則 為了規(guī)范公司的會議管理，加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好，提高會議管理工作效率、會議質量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。 第2章 適用范圍 第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。 第二條 本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。 第3章 會議的類型及使用原則 第3條 公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。 第4條 會議室使用原則： 1、 會議室使用需遵循先登記先使

2、用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調整使用，但不可影響后續(xù)其他預約情況； 2、 會議組織部門根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》； 3、 如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據(jù)實際情況協(xié)調會議室使用，事后補辦有關登記； 4、 部門應在所預約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權由行政部另作安排； 5、 如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢，若后續(xù)時間無

3、其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。 第4章 會議準備 第5條 會議組織部門應根據(jù)會議類型、與會人員級別等內容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經(jīng)行政部審批。 第6條 所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。 第7條 會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容： 1、 明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀要； 2、 涉及接待重要領導或貴賓的會議

4、，需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項； 3、 會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。 第8條 行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內容： 1、 應于會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作； 2、 涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。 第5章 會中服務和會議要求 第9條 會場服務 會場服務主要由行政部負責。 1、 引導座位：會議組織方或人力行政人員應于會前準備好座位名牌，可引導與會人員 盡

5、快就座，特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置； 2、 茶水服務：會議開始后，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔15-20分鐘添加茶水，根據(jù)與會人員飲水情況，自行調整添加茶水間隔時間； 3、 維護會場秩序：保證會場內外安靜，注意會場周圍無關人員大聲喧嘩或闖入會場內，影響會議正常進行； 4、 內外聯(lián)系、傳遞信息：做好內外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會議進行中領導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。 第10條 會議要求 1、 請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退； 2、 會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員； 3、

6、 會中，與會人員應及時關閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽。 第6章 會后工作 第11條 會議結束后，各部門應做好收尾工作。 1、 會場清理：各部門使用后要及時關閉投影儀，視頻等設備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設備，保證會場內設備完好。會議室使用完畢后，隨時關閉門、窗和全部設施、設備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作； 2、 會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，并成文由與會人員簽字確認； 3、 貴賓接待工作：涉及會后接待用餐或接待用車，由責任部門陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結束

7、。 第7章 會議室的管理 第12條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內設備。會議室內的設備、工具、辦公用品未征得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。 第13條 會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。 第14條 如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應做到門窗關閉、電源關閉，遙控器等小件物品應及時收納，做好防火、防盜安全工作。 第8章 附 則 第15條 本制度由行政部指定，經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批，報批集團通過后生效。 第16條 本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。 第17條 其他內容 附件一：《會議室預約使用登記表》 附件二：《會議接待需求表》