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股東大會會議工作流程 (1)

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1、股東大會會議工作流程 (內(nèi)部適用) 時間 工作安排 注意事項(xiàng) 完成情況 10 收集會議議題 確定會議議題、制作議案 本月工作總結(jié)、上報(bào)本月工作計(jì)劃及預(yù)算 預(yù)定會議室 根據(jù)可能參加會議的人數(shù),預(yù)定合適的會議室。 預(yù)約見證律師、保薦機(jī)構(gòu) 提醒律師,股東大會需由兩名律師見證。 董事會審議通過關(guān)于召開股東大會會議的通知 對外公告會議通知和議案 通常和董事會決議一起公告; 會議通知應(yīng)確定股權(quán)登記日及會議登記日。 安排制作會議禮品或紀(jì)念品(如需要) 申請截止日的股東名冊 在股權(quán)登記日之前向中登公

2、司申請 15 參會人員的會前提醒 1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦人會議的時間、地點(diǎn); 2、確定出席會議的股東、董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦機(jī)構(gòu)等人員; 3、將議案發(fā)給律師,并提醒律師準(zhǔn)備好法律意見書的簽字蓋章頁(兩名見證律師及事務(wù)所負(fù)責(zé)人簽字,加蓋公章)。 提前安排外地股東、董事、高管行程 1、給在外地的股東、董事、高管預(yù)定機(jī)票、酒店、安排接送司機(jī)(如需要); 2、確定在外地的股東、董事、高管的行程,并提醒做好相關(guān)接待及后勤工作;將相關(guān)安排通知外地股東、董事、高管。 20 停牌申請 通過業(yè)務(wù)專區(qū),向交易所提交停牌申請

3、 會議資料準(zhǔn)備 1、制作會議PPT;準(zhǔn)備股東名冊; 2、準(zhǔn)備簽字筆、紙、名牌。 準(zhǔn)備以下會議資料: 1、會議通知; 2、會議議案、附件資料; 3、會議議程、規(guī)則; 4、簽到表; 5、表決票; 6、會議決議(草稿); 7、會議紀(jì)要(草稿); 8、公告(草稿)。 會議準(zhǔn)備、會議室提前調(diào)試 1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn); 2、領(lǐng)取瓶裝水; 3、準(zhǔn)備投票箱。 調(diào)試會議室:調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀、電子牌。 25 會場布置、會議安排 提醒司機(jī)接送參會人員(如需要) 1、打開空調(diào)、音響、投影儀、電子牌; 2、擺放好會議資料、茶點(diǎn)、水果、水。

4、 資料準(zhǔn)備 會前資料準(zhǔn)備:PPT、通知、議程、表決票、決議、紀(jì)要的簽名頁。 股東簽到 1、仔細(xì)核對身份證和股東代碼卡; 2、授權(quán)委托的,需核對營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。 統(tǒng)計(jì)到會股東人數(shù)及股份數(shù)額 會議開始前統(tǒng)計(jì)完成股東人數(shù)、持股數(shù)、持股比例等并提交給主持人宣布 分發(fā)表決票 將表決票發(fā)給參會股東 紀(jì)要 紀(jì)要股東發(fā)言要點(diǎn) 收取表決票 投票箱 計(jì)票、監(jiān)票、統(tǒng)計(jì)票數(shù) 注意股東簽到人數(shù)和表決票數(shù)及總股份數(shù)是否相符 完成決議、紀(jì)要、法律意見書 完成會議決議、紀(jì)要、法律意見書 主持人宣讀決議并詢問股東是否

5、有異議 見證律師宣讀法律意見書 董事在決議、紀(jì)要上簽字 仔細(xì)檢查簽字文件,看是否存在漏簽 會場清理 刪除重要電子文件等 26 會后重要事項(xiàng) 完成公告,并上傳至交易所。 27 會議資料整理歸檔 會議資料內(nèi)容包括: 1、會議審批單;通知郵件;非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表; 2、會議通知; 3、會議議案、附件資料; 4、簽到表; 5、表決票;表決票統(tǒng)計(jì)表; 6、會議決議(6份); 7、會議紀(jì)要(2份); 8、法律意見書(2份); 9、股東資格的相關(guān)資料(身份證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、股東卡復(fù)印件以及法人代表證明書) 10、授權(quán)委托資料(身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書,如有)。 決議執(zhí)行情況跟蹤 1、制作會議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表; 2、將會議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人,并由其在決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表上簽收。 1、跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度; 2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。 特別注意事項(xiàng): 1、 議案名稱與投票順序應(yīng)保持一致; 2、 提醒所有董事、監(jiān)事、高級管理人員必須參加會議;

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