《公司采購流程管理制度》
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1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制訂本制度。 一、請(qǐng)購及其規(guī)定 1.請(qǐng)購的定義 請(qǐng)購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。 2.請(qǐng)購單的要素 完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括一下要素: (1)請(qǐng)購的部門; (2)請(qǐng)購物品所屬項(xiàng)目; (3)請(qǐng)購的用途; (4)請(qǐng)購的物品名; (5)請(qǐng)購的物品數(shù)量; (6)請(qǐng)購的物品規(guī)格; (7)請(qǐng)購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;
2、(8)請(qǐng)購的物品的需求時(shí)間; (9)請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注; (10)請(qǐng)購單填寫人; ?。?1)請(qǐng)購部門主管; (12)請(qǐng)購單審核人; (13)采購副總審核; (14)財(cái)務(wù)審核人; (15)公司總經(jīng)理。 3.請(qǐng)購單及其提報(bào)規(guī)定 (1)請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門; (2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào); (3)其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請(qǐng)表.)的格式填寫提報(bào); (4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào); (5)請(qǐng)購部門在提
3、報(bào)請(qǐng)購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請(qǐng)購部門備份; (6)涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交; (7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請(qǐng)示,征得同意后提報(bào)采購部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 (8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請(qǐng)購部門必須作出書面說明。 (9)請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。 4.公司物資請(qǐng)購單的提報(bào)部門 (1)公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào); (2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室
4、提報(bào); (3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 二、請(qǐng)購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請(qǐng)購的接收要點(diǎn) (1)采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批; (2)接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則; (3)通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有庫存; (4)對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門。 2、請(qǐng)購單的分發(fā)規(guī)定 (1)對(duì)于請(qǐng)購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理; (2
5、)對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理; (3)無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門; (4)重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 (1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天; (2)單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購,采購周期不應(yīng)超過15天; (3)單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購,采購周期不應(yīng)超過40天; (4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo),采購周期不應(yīng)超過60天; (5)請(qǐng)購部門
6、應(yīng)按照以上(1)-(4)條中規(guī)定的時(shí)間提前提包請(qǐng)購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因; (6)遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略; 三、詢價(jià)及其規(guī)定 1.詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通; 2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購; 3.對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理; 4.所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià); 5.對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品; 6.遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采
7、購金額大于10萬的采購情況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況,按照附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書; 7.詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià); 8.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購;單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購,比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo); 9.比價(jià)采購或招
8、標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力; 10.比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價(jià)表)的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià); 11.在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價(jià)、議價(jià) 1.對(duì)廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn); 2.對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出; 3.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格; 4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地
9、考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等; 5.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 1.比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總; 2.比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核; 3.如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1.合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同
10、指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。 (1)合同正文應(yīng)包含的要素 1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn); 2) 采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分; 3) 包裝要求; 4) 合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明; 5) 付款方式; 6) 工期; 7) 質(zhì)量保證期; 8) 質(zhì)量要求及規(guī)范; 9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法; 10) 雙方的公司信息; 11) 其他約定。 (2)合同簽訂及其規(guī)定 1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注
11、意保密責(zé)任; 2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低; 3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單; 4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn); 5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期; 6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求; 7)針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款,調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等 8)與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款; 9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體; 10)比價(jià)/招標(biāo)匯
12、總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作; 11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查; 12)合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效; 13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1.付款規(guī)定 (1)所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購付款及報(bào)銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; (2)按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款; (3)按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單),該審
13、批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款; (4)財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。 2.合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo); (2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約; (3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同; 七、報(bào)驗(yàn)與入庫 1.報(bào)驗(yàn)
14、 (1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收; (2)對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; (3)達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收; (4)質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn),并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書,對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任; (5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2.入庫 (1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收; (2)合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門,由請(qǐng)購部門及
15、時(shí)安排卸貨與搬運(yùn); (3)質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受; (4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫,并及時(shí)出具入庫清單; (5)外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫; (6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。 附表一 固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表 企業(yè)名稱: 編號(hào): 申請(qǐng)部門 申請(qǐng)時(shí)間 購置資產(chǎn)名稱 購置數(shù)量 預(yù)算單價(jià) 預(yù)算金額 購置原因: 購置后效益分析: 部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo)
16、 分管財(cái)務(wù)副總 總經(jīng)理 年 月 日 附表二 采 購 申 請(qǐng) 表 申請(qǐng)部門: 填報(bào)日期: 年 月 日 采購類別:□設(shè)備 □材料 □工程 □服務(wù) □低值易耗 □其他 購置原因: 序號(hào) 名稱 規(guī)格型號(hào) /工程概況 數(shù)量 /工程量 估價(jià)(總價(jià)) 交貨期 /工期 備注 1 2 3 4 5 6 7
17、 8 備注: 編制人: 部門經(jīng)理: 分管副總: 采購副總: 財(cái)務(wù)副總: 總經(jīng)理: 附表三 物資采購審批單 部門名稱 年月日 序號(hào) 項(xiàng)目名稱 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價(jià) 金額 審批 備注 總經(jīng)理: 財(cái)務(wù)副總
18、 分管副總: 財(cái)務(wù)審核: 合計(jì)金額大寫: ¥: 經(jīng)辦人: 部門負(fù)責(zé)人: 復(fù)核人: 序號(hào) 投標(biāo)單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績(jī)情況 聯(lián)系人 電話/傳真 手機(jī) 電子郵箱 備注 1 2 3 4 5 附表四 擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單 單位名稱:
19、 填報(bào)日期: 年 月 日 經(jīng)辦人: 采購部: 技術(shù)副總: 采購副總: 財(cái)務(wù)副總: 總經(jīng)理: 附表五 材料(設(shè)備)詢價(jià)表 日期:年 月 日 需求單位: 序號(hào) 材料名稱 規(guī)格型號(hào) 單 位 數(shù)量 單價(jià) 小 計(jì) 備 注 1 2 3
20、 4 5 6 7 合計(jì): 供方 信息 報(bào)價(jià)單位(蓋章): 供貨 周期 付款方式 聯(lián)系人 電話 傳真 郵箱 公司網(wǎng)址 辦公地址: 需方 信息 公司名稱: 聯(lián)系人 商務(wù): 電話 傳真 技術(shù): 郵
21、箱 公司網(wǎng)址 辦公地址: 郵 編: 備注:1.本報(bào)價(jià)含17%的增值稅,含運(yùn)費(fèi); 2.本單只做詢價(jià)用,非正式訂單。 附表六 比價(jià)/招標(biāo)匯總表 企業(yè)名稱: 制表時(shí)間: 年 月 日 物料 名稱 規(guī) 格 單位 包裝 標(biāo)準(zhǔn) 公司名稱 一次報(bào)價(jià) 二次報(bào)價(jià) 工期 付款 方式 聯(lián)系人 選定
22、廠家 采購部意見: 經(jīng)辦人: 采購部: 技術(shù)副總: 分管副總: 財(cái)務(wù)副總: 總經(jīng)理: 備注: 附表七 合同審查批準(zhǔn)單 合同編號(hào): 合同名稱: 合同標(biāo)的物: 產(chǎn)品(承攬)單價(jià)/合同總額: ¥:
23、 元(人民幣: 元整)。 招(評(píng))標(biāo)情況: 詳見報(bào)價(jià)及合同。 合同洽談人: 公司律師意見: 技術(shù)副總意見: 分管副總意見: 分管財(cái)務(wù)副總意見: 公司總經(jīng)理意見: 附表八 資金支出審批單 部門名稱 年 月 日 序號(hào) 項(xiàng)目名稱 支付依據(jù) 合同金額 已付金額 申請(qǐng)金額 審批 備注 總經(jīng)理: 財(cái)務(wù)副總
24、 分管副總: 財(cái)務(wù)審核: 合計(jì)金額大寫: ¥: 經(jīng)辦人: 部門負(fù)責(zé)人: 復(fù)核人: 附表九 付款申請(qǐng)審批單 合同編號(hào): 合同名稱: 付款依據(jù): 合同金額、已付款額:申請(qǐng)付款方式、付款金額: 合同金額:¥ 元; 已付款額:¥ 元; 申請(qǐng)付款金額:¥ 元; 質(zhì)保金: ; 本次申請(qǐng)付款大寫: 合同洽談人: 分管副總意見: 財(cái)務(wù)副總意見: 總經(jīng)理意見: — END —
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