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《采購制度》華為采購專家團(tuán)運(yùn)作制度

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1、華為采購專家團(tuán)運(yùn)作制度(試行) 第一章總則 一、目的 為規(guī)范華為采購(含行政物品采購與服務(wù)采購)專家團(tuán)的運(yùn) 作,明確職責(zé),加強(qiáng)流程執(zhí)行的有效性,貫徹專家團(tuán)的民主決策、權(quán) 威管理制度,提高效能,特制定本運(yùn)作制度。 二、性質(zhì) 本制度對(duì)專家團(tuán)的設(shè)置、職能、運(yùn)作及管理具有強(qiáng)制性規(guī)范和 指導(dǎo)作用。 三、范圍 本制度所涉及的范圍:華為采購總部所屬所有的專家團(tuán)及其相關(guān) 秘書機(jī)構(gòu)。 第二章運(yùn)作細(xì)則 一、專家團(tuán)組織制度 1、專家團(tuán)分組: 依據(jù)行業(yè)或工藝(生產(chǎn))相關(guān)性的特點(diǎn),組建對(duì)應(yīng)于不同行業(yè) 的、基于通用物品的物料族,覆蓋華為公司100%的物料(注:后文所 提及的“物料”均包括

2、生產(chǎn)物料和行政物品與服務(wù))需求;同時(shí),根 據(jù)公司研發(fā)、生產(chǎn)以及內(nèi)部其他需求的特點(diǎn),相應(yīng)建立若干采購專家 團(tuán),分生產(chǎn)物料專家團(tuán)和行政物品(含服務(wù))專家團(tuán)兩大類,專家 團(tuán)的分組將隨公司的發(fā)展而作相應(yīng)的調(diào)整。 2、專家團(tuán)的組成: 一個(gè)典型的專家團(tuán)是由一個(gè)全職的領(lǐng)導(dǎo)和若干兼職成員組 成。由于所負(fù)責(zé)的物料管理跨度較大,可以適當(dāng)增設(shè)1-2個(gè)全職工作 人員協(xié)助其領(lǐng)導(dǎo)工作。每個(gè)團(tuán)的常任成員規(guī)模應(yīng)視其所管理的物料的 具體情況而不同,但原則上應(yīng)是短小精悍。專家團(tuán)的成員是來自采 購、研發(fā)、生產(chǎn)、品質(zhì)、法律、商務(wù)等不同業(yè)務(wù)口、下屬企業(yè)或不同 地域的業(yè)務(wù)代表(或?qū)<遥? 3、專家團(tuán)成員的產(chǎn)生:

3、(1)可由公司各業(yè)務(wù)部門、下屬企業(yè)推薦,提交采購總部審議,各 專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)的成員人選具有評(píng)議權(quán),審議結(jié)果最終報(bào)公司總裁 批準(zhǔn); (2)或由公司總裁直接任命; 新增成員的產(chǎn)生也遵循這一規(guī)則。 專家團(tuán)專職的領(lǐng)導(dǎo)或成員經(jīng)任命后,一般直屬采購總部的行 政領(lǐng)導(dǎo)。兼職的成員,必須認(rèn)真履行對(duì)專家團(tuán)工作的承諾,積極參與專家團(tuán)的業(yè)務(wù),其與專家團(tuán)相關(guān)的工作直屬采購總部領(lǐng)導(dǎo)。公司各 產(chǎn)品線的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)視為相應(yīng)專家團(tuán)的當(dāng)然委員,有責(zé)任為各專家 團(tuán)的物料選取決策作出貢獻(xiàn),推動(dòng)研發(fā)器件選型的標(biāo)準(zhǔn)化,加強(qiáng)產(chǎn)品 成本的控制。 4、專家團(tuán)成員的新增或更換: 認(rèn)證中心/各專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求情況,

4、提出增加或減 少各專家團(tuán)人員規(guī)模的建議,報(bào)公司批準(zhǔn)。當(dāng)專家團(tuán)成員因故不再擔(dān) 任與專家團(tuán)相關(guān)的工作時(shí),應(yīng)按公司的規(guī)定完成交接或延續(xù)兩個(gè)月后 由新任成員承接。 專家團(tuán)數(shù)目的增減,由采購總部根據(jù)公司與采購業(yè)務(wù)發(fā)展情 況,提出有關(guān)建議,報(bào)公司審批。 5、專家團(tuán)成員的資格審查: 對(duì)專家團(tuán)成員進(jìn)行資格審查,是為了確認(rèn)入選專家團(tuán)的人員是 否勝任專家團(tuán)的工作,保證專家團(tuán)成員的素質(zhì)和有效參與,確保專家 團(tuán)的有效運(yùn)作,審查的要素如下: (1)對(duì)公司的組織、戰(zhàn)略與發(fā)展、目標(biāo)/使命、產(chǎn)品/運(yùn)作、核心價(jià) 值/文化以及采購業(yè)務(wù)等的理解程度; (2)領(lǐng)導(dǎo)管理技巧:遠(yuǎn)見性、創(chuàng)新性、職權(quán)的運(yùn)用、團(tuán)隊(duì)合作

5、等: (3)溝通/協(xié)調(diào)/談判技能:人際間/跨團(tuán)隊(duì)的/業(yè)務(wù)間的溝通協(xié)調(diào)、 合同談判/管理/發(fā)展等; ( 4)解決問題的技能:財(cái)務(wù)與技術(shù)技能的運(yùn)用、市場(chǎng)/計(jì)劃分析能力、 決策能力、行業(yè)分析能力等; ( 5)業(yè)務(wù)能力:物料成本、物料器件專業(yè)技術(shù)、產(chǎn)品成本目標(biāo)/產(chǎn)品 設(shè)計(jì)選擇/器件或系統(tǒng)的規(guī)格規(guī)范、單一或跨產(chǎn)品的器件種類、測(cè)試 需求、供應(yīng)商的最新技術(shù)與產(chǎn)品/物料供應(yīng)的多項(xiàng)來源/供應(yīng)商選擇與 管理、物料/服務(wù)表現(xiàn)等; ( 6)其他要求。 具體的審查內(nèi)容與審查的執(zhí)行由采購總部或其授權(quán)部門執(zhí)行。 二、認(rèn)證中心/專家團(tuán)職責(zé) 1、認(rèn)證中心:是專家團(tuán)運(yùn)作的協(xié)調(diào)與監(jiān)督機(jī)構(gòu),協(xié)助采購總裁,授

6、 權(quán)統(tǒng)一負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)專家團(tuán)的運(yùn)作并實(shí)施監(jiān)督。 罰對(duì)采購專家團(tuán)的工作目標(biāo)、計(jì)劃、及運(yùn)作進(jìn)行審查。 罰組織供應(yīng)商評(píng)審,推動(dòng)各專家團(tuán)進(jìn)行評(píng)審工作。 罰授權(quán)組織對(duì)專家團(tuán)業(yè)績(jī)的考評(píng)。 罰對(duì)沒有對(duì)應(yīng)專家團(tuán)的大宗采購項(xiàng)目,負(fù)責(zé)專項(xiàng)專家團(tuán)的組建工作。 罰對(duì)專家團(tuán)的運(yùn)作中需要的公共資源和信息處理,提供的統(tǒng)一的技 術(shù)層面的支持。 2、專家團(tuán)(CEG) 專家團(tuán)的功能是連接內(nèi)部用戶和供應(yīng)商的橋梁,負(fù)責(zé)聯(lián)系、協(xié)調(diào) 華為內(nèi)部用戶和供應(yīng)商,保證華為在物料成本、可達(dá)性、功能性等方 面具有優(yōu)勢(shì),使用標(biāo)準(zhǔn)化器件/物品,避免對(duì)唯一供應(yīng)商的依賴。華 為公司采取集中認(rèn)證的方式,由專家團(tuán)統(tǒng)籌管理全公司的物料選取。 煟

7、制定成文的企業(yè)物料選擇戰(zhàn)略,這一戰(zhàn)略應(yīng)得到來自總部和各 下屬企業(yè)的開發(fā)、生產(chǎn)、采購部門的一致支持。 罰經(jīng)過協(xié)調(diào),制定一個(gè)適應(yīng)全公司范圍的物料技術(shù)認(rèn)證流程。 罰負(fù)責(zé)占金額80%的關(guān)鍵物料的認(rèn)證工作,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新供應(yīng)商進(jìn) 行跨部門的評(píng)估,管理對(duì)供應(yīng)商的承諾。 罰議定一個(gè)單一的、涵蓋與供應(yīng)商合作的所有核心要素的合同。 罰將供應(yīng)商選擇的指導(dǎo)規(guī)則分發(fā)給采購組,監(jiān)控實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行,根 據(jù)情況修正供應(yīng)商選擇的指導(dǎo)規(guī)則。 罰制定有關(guān)供應(yīng)商報(bào)告的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)重與報(bào)告頻度。 罰監(jiān)控供應(yīng)商行為,解決重大問題。 罰管理與供應(yīng)商的總的關(guān)系。 (1)專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo): 泛確保對(duì)所負(fù)責(zé)的物料,其供應(yīng)商選擇的運(yùn)作

8、是成功的。 罰指導(dǎo)公司供應(yīng)商選擇戰(zhàn)略的實(shí)施。 罰制定并實(shí)施專家團(tuán)的運(yùn)作與供應(yīng)商選擇的戰(zhàn)略計(jì)劃。 罰研討并建立與戰(zhàn)略性供應(yīng)商長(zhǎng)期的契約性的協(xié)議。 罰對(duì)所負(fù)責(zé)的物料提供職業(yè)性的、專業(yè)性咨詢建議。 罰領(lǐng)導(dǎo)并協(xié)調(diào)專家團(tuán)團(tuán)隊(duì)。 罰監(jiān)控和測(cè)評(píng)由專家團(tuán)所做的決定及其結(jié)果。 罰考評(píng)專家團(tuán)成員的工作績(jī)效。 (2)專家團(tuán)成員: 1支持專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)制定并實(shí)施專家團(tuán)的運(yùn)作和供應(yīng)商選擇戰(zhàn)略計(jì) 劃。 罰參與新產(chǎn)品的開發(fā),以便使采購盡早地介入。 罰立足于華為總體最佳利益,代表各業(yè)務(wù)部門(需求)以達(dá)成一致 的集體意見。 罰在業(yè)務(wù)部門中實(shí)現(xiàn)專家團(tuán)的決定。 罰與采購部領(lǐng)導(dǎo)緊密合作。 罰代表公司和專家

9、團(tuán)與供應(yīng)商談判。 罰分析用戶的需求、安排和對(duì)外合同。 三、專家團(tuán)工作目標(biāo) 專家團(tuán)是一個(gè)具有自我驅(qū)動(dòng)力的團(tuán)隊(duì),其工作目標(biāo)是:制定公 司物料選擇戰(zhàn)略,保證供應(yīng)的連續(xù)性與最優(yōu)品質(zhì),確保華為在器件成 本、可達(dá)性、功能性方面獲得采購競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)(PCA,最終達(dá)到公司 總體成本的節(jié)約。(“總體成本”與“采購競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)”的觀念請(qǐng)參見 舊鬧制的“采購業(yè)務(wù)改善研究最終報(bào)告”) 業(yè)界市場(chǎng)價(jià)格下降率指標(biāo)(可稱Benchmark),可由采購運(yùn)作 支持部統(tǒng)一提供,由認(rèn)證中心組織各專家團(tuán)審議,同時(shí)根據(jù)公司及采 購總部提出的總體成本節(jié)約目標(biāo),確定以獲得各類物料的采購競(jìng)爭(zhēng)優(yōu) 勢(shì)為核心的年度工作目標(biāo),報(bào)采購總部

10、批準(zhǔn)。各專家團(tuán)根據(jù)年度目標(biāo) 和公司每年各時(shí)期的業(yè)務(wù)需求,確定具體的工作目標(biāo)與計(jì)劃。 四、專家團(tuán)工作方式與紀(jì)律 1 、專家團(tuán)工作方式: 根據(jù)職責(zé),各專家團(tuán)依照各自的工作目標(biāo),決定專家團(tuán)的工 作方式,主要工作方式有:各類辦公會(huì)議、考察供應(yīng)商、與供應(yīng)商談 判、招投標(biāo)及其他方式選擇供應(yīng)商的評(píng)議會(huì)、新器件選型和產(chǎn)品評(píng)審 會(huì)、供應(yīng)商評(píng)審、參加行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)或技術(shù)研討班等;交流的形式 可以以面對(duì)面或電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等形式聯(lián)系溝通。 原則上,每個(gè)專家團(tuán)每月應(yīng)召開月度例會(huì),集體審議供應(yīng)商 選擇等重要事情的處理等。為了更有效地處理專家團(tuán)的工作,應(yīng)更多地進(jìn)行面對(duì)面的交流,尤其在專家團(tuán)建設(shè)的初期。

11、 2 、專家團(tuán)工作紀(jì)律: 專家團(tuán)的成員應(yīng)遵守公司規(guī)章制度,遵循《采購業(yè)務(wù)行為準(zhǔn)則》 和《采購手冊(cè)》的原則,執(zhí)行專家團(tuán)/認(rèn)證中心的工作要求與任務(wù), 專家團(tuán)的具體工作紀(jì)律要求如下: 3 1)月度例會(huì)的參與程度計(jì)入個(gè)人業(yè)績(jī)考評(píng): 煤因故不能參加月度例會(huì)者,應(yīng)事先向?qū)<覉F(tuán)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假,說明正當(dāng)理由; 熠兩次未參加月度例會(huì)者,由相應(yīng)的專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)向其及其所在部門 主管發(fā)出書面通告,并計(jì)入個(gè)人考核成績(jī); 熠三次不能參加月度例會(huì)者,相應(yīng)的專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)向認(rèn)證中心提 出終止其在專家團(tuán)工作的建議,由采購總部重新審查并決定其在專家 團(tuán)的任職資格; 熠在情況需要的時(shí)候,可以邀請(qǐng)非專家團(tuán)的相關(guān)人員列

12、席有關(guān)會(huì)議, 列席人員必須遵守公司、專家團(tuán)等的各項(xiàng)規(guī)定,嚴(yán)守專家團(tuán)秘密,違 者按規(guī)定懲罰。 4 2)首次不能按時(shí)完成專家團(tuán)/認(rèn)證中心指派的任務(wù)者,必須說 明正當(dāng)理由,同時(shí)盡快完成;兩次未完成者,將會(huì)受到書面通告;三 次不完成者,采購總部將重新審查并決定其在專家團(tuán)的任職資格。 5 3)違反《采購業(yè)務(wù)行為準(zhǔn)則》和《采購手冊(cè)》中條例者(包括 列席人員),則根據(jù)規(guī)定由公司或采購總部給予相應(yīng)的處罰。 五、專家團(tuán)業(yè)績(jī)考評(píng) 專家團(tuán)業(yè)績(jī)考評(píng),主要依據(jù)各專家團(tuán)制定的工作目標(biāo)與計(jì)劃 以及個(gè)人業(yè)務(wù)承諾(PBC,綜合考慮各方面的工作完成情況,來評(píng) 價(jià)專家團(tuán)以及專家團(tuán)成員個(gè)人的業(yè)績(jī)。由認(rèn)證中心根據(jù)

13、公司人力資源 政策,組織對(duì)各專家團(tuán)及其成員進(jìn)行考評(píng)。 兼職的專家團(tuán)成員,其業(yè)績(jī)表現(xiàn)由采購總部書面通知該成員 所在業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo),占其全部業(yè)績(jī)的比例,根據(jù)其年初的個(gè)人業(yè)務(wù)承 諾確定。原則上,兼職成員承諾參與專家團(tuán)的工作量,一般為其本人 全部工作的20%左右,但最低不得少于10%,多則不限。專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)側(cè) 重其組織、管理、協(xié)調(diào)與決策方面的成績(jī),專家團(tuán)成員側(cè)重考核其業(yè) 務(wù)方面的貢獻(xiàn)??荚u(píng)的最終結(jié)果報(bào)采購總部和公司人力資源部審定。 六、專家團(tuán)決策方式 焚對(duì)供應(yīng)商選擇及其他須專家團(tuán)決策的事項(xiàng),一般由專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)負(fù) 責(zé)召集成員討論;如有必要,可由1/3以上的成員要求,通過專家團(tuán) 領(lǐng)導(dǎo)或其臨

14、時(shí)指定人召集; 熠討論方式由召集人確定,采用會(huì)議方式或其他交流形式;涉及專 家團(tuán)的重大事件,建議采用面對(duì)面的會(huì)議方式; 熠各專家團(tuán)的任何決議必須有該團(tuán)2/3以上的成員集體參加表決,且 占2/3以上成員通過,其結(jié)果才視為有效決議。 煟對(duì)任何須集體表決的事項(xiàng),專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事先通知所有應(yīng)參加人 員,知會(huì)表決目的、議題或若干解決方案和所需準(zhǔn)備的資料;因故不 能出席者,應(yīng)書面申明理由,并提交書面發(fā)言;同時(shí),專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或 臨時(shí)召集人必須規(guī)定最終形成決議的時(shí)間限制。 煟表決形式為集體評(píng)議方式,最終必須形成書面的決議或意見,由 專家團(tuán)集體會(huì)簽。當(dāng)集體評(píng)議在限定時(shí)間內(nèi)不能取得一致的意見時(shí),

15、 可以采取投票方式?jīng)Q定。 煟專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)與一般成員具有同等的投票(決定)權(quán);專家團(tuán)領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)專家團(tuán)以任何方式集體形成的決議,具有最終的否決權(quán)(應(yīng)附有充 分的解釋理由),但不具有最終的決定權(quán)。 煟任何專家團(tuán)成員對(duì)專家團(tuán)形成的最終結(jié)論可以保留不同意見,可 以書面形式附在最終決議之后提交上級(jí)部門作評(píng)審參考,也可以越級(jí) 反饋,并闡明其適當(dāng)?shù)睦碛伞? 煟最終未能形成有效決議的,須重新評(píng)議或提交采購總部/認(rèn)證中心 評(píng)審。 七、工作方法: 1、認(rèn)證程序: 認(rèn)證程序是成為華為供應(yīng)商的必經(jīng)的認(rèn)證過程,根據(jù)供應(yīng)商 通過的層次和華為新的BO標(biāo)準(zhǔn)體系的要求,劃分供應(yīng)商的適用等 級(jí)(臨時(shí)、后備、合

16、格等)。 專家團(tuán)的職責(zé)是制定認(rèn)證程序中每一步驟的具體標(biāo)準(zhǔn),參 與、評(píng)審并監(jiān)控認(rèn)證程序的執(zhí)行,對(duì)供應(yīng)商的適用等級(jí)的合法性 及其認(rèn)證等級(jí)的升降擁有最終的決定權(quán)。認(rèn)證程序是專家團(tuán)管理 供應(yīng)商的主要手段(生產(chǎn)類供應(yīng)商的認(rèn)證須采用下表的認(rèn)證程序, 非生產(chǎn)供應(yīng)商的認(rèn)證程序?qū)⒃谧裱@一程序的原則前提下作適當(dāng) 的調(diào)整;這兩種認(rèn)證程序的詳細(xì)規(guī)則將另行規(guī)定)。 步驟流程 第一步1,供應(yīng)商調(diào)查 認(rèn)證2,商務(wù)評(píng)審 (在與其作業(yè)務(wù)之前)3,實(shí)地考察 第二步 認(rèn)證 4, 5, 6, 提出品質(zhì)改善計(jì)劃 首批樣品評(píng)審 批量評(píng)審 (可以開始大量生產(chǎn))第三步認(rèn)證(全面認(rèn)證) 7, 建立供

17、應(yīng)商考核指標(biāo) 8, 首三月評(píng)估 9, 定期的供應(yīng)商表現(xiàn)評(píng)審 2、認(rèn)證方法 認(rèn)證方法是選擇供應(yīng)商時(shí)所采用的具體方法,以下三種 方法是經(jīng)過華為公司批準(zhǔn)的合法的認(rèn)證方法,專家團(tuán)、采購組以 及被授權(quán)認(rèn)證供應(yīng)商的部門、個(gè)人必須采用其中一種或多種方法, 未經(jīng)采購總部另行的、事先的書面批準(zhǔn)而采用這三種方法以外的 手段,則視為違軌行為,根據(jù)規(guī)定進(jìn)行處罰。 認(rèn)證中心/專家團(tuán)的職責(zé)是根據(jù)采購總部授權(quán),監(jiān)控和評(píng) 審公司對(duì)供應(yīng)商認(rèn)證時(shí)采用的方法的合理性與合法性。 煟競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估: 對(duì)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的整體評(píng)估,是基于一些非價(jià)格因素:如 品質(zhì)、成本趨勢(shì)、貨期、彈性(柔性)、技術(shù)能力等。 煟分析方

18、法: 對(duì)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的整體評(píng)估,是基于一些可達(dá)的數(shù)據(jù):如 價(jià)格的比較,以選擇供應(yīng)商;或根據(jù)良好的支持性的情報(bào)資料來決定 公平的價(jià)格。這一方法應(yīng)該由一個(gè)團(tuán)隊(duì)而不是一個(gè)人來完成。 煟競(jìng)爭(zhēng)性投標(biāo): 對(duì)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的整體評(píng)價(jià),是基于來源于潛在供應(yīng)商正 式的報(bào)價(jià)方案。一個(gè)正式的競(jìng)爭(zhēng)性投標(biāo),最少需要三個(gè)可接受的響應(yīng) 者來構(gòu)成。 一般地,專家團(tuán)、采購組運(yùn)用上述經(jīng)公司批準(zhǔn)的的方法應(yīng)選擇 多家供應(yīng)商(對(duì)應(yīng)某一ITEM),只有在以下情況下才可能認(rèn)證單一供 應(yīng)商,專家團(tuán)有責(zé)任對(duì)單一供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審與管理: 只有一位已知的供應(yīng)商如果只能找到一家供應(yīng)商,能夠提供特定的產(chǎn)品和服務(wù),這時(shí), 應(yīng)該采

19、用價(jià)格比較分析和成本構(gòu)成分析法。 在有時(shí)間限制時(shí),采購訂單或合同可根據(jù)預(yù)計(jì)的承諾數(shù)量下單, 時(shí)間限制但采購人員必須在下單以后的60天內(nèi)對(duì)物料的真實(shí)價(jià)值進(jìn)行評(píng) 估。 如果供應(yīng)商的選擇已經(jīng)在申購人的需求說明中有效地確定,而采 由申購人選擇的供應(yīng)商購部門并不認(rèn)同這個(gè)唯一由申購人員指定的供應(yīng)商的合法性時(shí), 可以不下單,直至雙方達(dá)成共識(shí)。 3、供應(yīng)商選擇流程 供應(yīng)商選擇流程,是專家團(tuán)工作的主要流程,應(yīng)依據(jù)公司的質(zhì)量 體系文件執(zhí) 行。在向新模式過渡時(shí)期,供應(yīng)商選擇應(yīng)按照過渡時(shí)期有效的流程運(yùn) 作。 八、專家團(tuán)制度執(zhí)行的監(jiān)督 由采購總部授權(quán)認(rèn)證中心負(fù)責(zé)會(huì)同運(yùn)作支持部全面監(jiān)督專家團(tuán)運(yùn) 作的秩序。 第三章附則 制度自批準(zhǔn)之日起實(shí)施。本制度的制定、解釋和修改權(quán)屬公司采購總 部。 一九九九年四月十二日

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