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1、第8章 做好行政臺賬，內部管理井然有序 第8章 做好行政臺賬，內部管理 井然有序 2．文件收發(fā)記錄 行政收發(fā)文件管理相關記錄表格，見表8-2～表8-7。 表8-2 文件投遞單 年 月 日 文 件 類 型 密 級 件 數(shù) 收件部門/收件人 備 注 收件人： 表8-3 受控文件發(fā)放編號管理表 序 號 分 發(fā) 編 號 派 發(fā) 對 象 序 號 分 發(fā) 編 號 派 發(fā) 對 象 1 01 總

2、經理 8 08 倉管部 2 02 管理者代表 9 09 行政人事部 3 03 ISO辦公室 10 10 采購部 4 04 生產部 11 11 銷售部 5 05 工程部 12 12 咨詢公司 6 06 質量部 13 13 認證機構 7 07 財務部 表8-4 收文登記表 編號： 年度： 收文號 收文日期 來文 單位 來文 字號 文件

3、 標題 附件 份數(shù) 密級 緩急 承辦 單位 簽收人 復文號 歸卷 日期 歸入 卷號 備注 月 日 填表： 審核：

4、 表8-5 收文處理單 編號： 來文單位 日期 字號 內容摘要 附件 主辦部門 擬辦意見 領導批示 辦理結果 歸卷日期 歸入卷號 填表： 審核： 表8-6 發(fā)文登記表 編號： 年度：

5、 發(fā)文 序號 日期 發(fā)文 部門 文件 類別 文件標題/ 事由 收文 部門 份數(shù) 印章 用印人 批準 歸卷 日期 歸入 卷號 備注 月 日 填表： 審核： 表8-7 公文會簽單 編號： 發(fā)文單位

6、 發(fā)文文號 發(fā)文日期 年 月 日 時限 □普通件 □急件 □特急件 密 級 □普通 □秘密 □機密 □絕密 內容 （續(xù)） 會簽 順序 單位 接文時間 交文時間 行政部轉呈時間 1 月 日 時 月 日 時 月 日 時 2 月 日 時 月 日 時 月 日 時 3 月 日 時 月 日 時 月 日 時 備注 397 3．會議文件及記錄 企業(yè)會議臺賬的相關表格，見表8-

7、8～表8-18。 表8-8 會議計劃表 編號： 年度： 月份 會議相關信息 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 …… 12月 會議名稱 會議性質 開會地點 （續(xù)） 月份 會議相關信息 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月

8、 …… 12月 開會日期 會議時間 參會部門 預計人數(shù) 主持人 會議宗旨及議題 根據(jù)公司當月情況進行規(guī)定 審核人： 表8-9 會議議程安排表 編號： 會議主題 會議類型 會議主辦單位 會議負責人 會議主持人 會議摘要： 會議議題/內容 議題1 議題名稱： 序號 時間 內容 發(fā)言

9、人 議題2 名稱： 序號 時間 內容 發(fā)言人 出席人員 會議記錄員 會議注釋： 表8-10 會議通知單 通知日期： 年 月 日 接收部門 發(fā)文部門 會議名稱 會議時間 會議地點 會議聯(lián)系人 會議參加人員名單： 會議注意事項： 1． 2． 會議聯(lián)系人： 會議聯(lián)系電話： 簽章處： 通知回執(zhí)聯(lián) 會議通知已收到，內容詳細了解，□能 □不能 屆時參加。謝謝! 簽名： 年

10、 月 日 表8-11 會議程序表 編號： 會議程序 會議時間： 年 月 日 會議地點： 1．記錄出席人姓名 2．統(tǒng)計缺席人姓名（附理由） 程 序 內 容 發(fā) 言 人 1 入座，宣布開會 2 闡述經營理念 3 會議最高職位人致詞 4 說明議題、議案 5 補充說明、報告 6 討論問題（質疑應答） 7 決議事項確認 8 下次會議討論事項確認 9 散會致詞 10 會議結束 — （續(xù)） 主管審核：

11、 年 月 日 領導審批： 年 月 日 表8-12 會議記錄表 編號： 填寫日期： 會議時間 地點 主持人 記錄人 會議名稱 參 加 者 會議議題 會議過程 會議決策 記錄審核人 審核結果 表8-13 會議紀要表 編號： 會議主題： 會議主席 會議主持 會議記錄人 核準 頁

12、數(shù) 列席人員名單： 出席人員名單： 會議決議內容 序號 決議事項 負責人 決議提出人 完成時間 表8-14 會議用品明細表 使用日期： 年 月 日 會議名稱： 會議主持人： 參加單位： 參加人員： 會議必備用品 名 稱 單 位 數(shù) 量 規(guī) 格 備 注 文具 筆 支 便條紙 本 一般設備 桌子 張 椅子 個 黑板 面 黑板架 個

13、 講臺 個 茶杯 個 煙灰缸 個 會議特定用品 電器 錄音機 臺 錄像機 臺 音響 臺 投影機 臺 電影放映機 臺 幻燈機 臺 麥克風 個 特定會議用品相關說明： 表8-15 決議事項確認表 決議事項 決議內容 達到目標 所需支持 執(zhí)行措施 執(zhí)行負責人 備注 表8-16 決議事項實施表 會議名稱： 決議事項 決議日期 決議負責人 部 門

14、 執(zhí)行負責人 實 施 目 標 實施進度等 評 價 各部門每個月的實施檢查表 月 份 實 施 進 度 評 價 月 份 實 施 進 度 評 價 1 4 2 5 3 6 表8-17 會議室使用申請表 填寫日期： 使用日期 使用時間 會議名稱 具體地點 參會人數(shù) 所需設備 備注 申請使用單位 管理單位 名稱 填表人 主管

15、 管理人 主管 經理 表8-18 會議記錄目錄臺賬 年度： 會議日期 會議形式 會議主題 內容摘要 頁碼 記錄人 備注 4．檔案管理工作臺賬 檔案管理臺賬的相關表格，見表8-20～表8-28。 表8-20 檔案檢索工具統(tǒng)計表 編號： 年 度 數(shù)量 （本） 項 目 案卷目錄 歸檔文件目錄 會計檔案目錄 科技檔案目錄 照片檔案目錄 聲像檔案目錄 業(yè)務檔案目錄

16、 表8-21 卷內目錄 檔號： 順序號 文號 責任者 題名 日期 頁號 備注 表8-22 卷內備考表 單位名稱 立卷時間 案卷目錄號 案卷號 立卷人 監(jiān)督人 本卷內的文件張數(shù) 本卷內需說明的情況 表8-23 案卷索引表 序號 案卷號 案卷題名 建檔日期 儲存位置 保存期限

17、 表8-24 分類文件目錄表 順序號 案卷號 文件號 文件標題（文件內容） 責任人 歸卷日期 備注 表8-25 檔案調閱申請單 編號： 申請部門 部門負責人 調卷人/經辦人 檔案名稱及代碼 用途 是否設密及密級 調閱時間 行政部經理審批 總經理審批 歸檔記載 管檔人 表8-26 檔案索引表 編號：

18、序號 檔案號 檔案名稱 建檔日期 儲存位置 檔案內容 處理 表8-27 檔案明細表 編號： 全宗號 目錄號 案卷號 移 出 歸 還 日期 單位名稱 經手人姓名 管理人員簽字 日期 管理人員簽字 表8-28 檔案調閱單 編號： 填寫日期：

19、 年 月 日 類 別 調卷部門 調卷人 文件內容摘要 調閱用途 調閱期限 自 年 月 日起至 年 月 日止，計 日 原收文編號 借出日期 檔 號 歸還日期 備 注 保管人簽章 5．辦公用品管理臺賬 辦公用品管理臺賬的相關表格，見表8-29～表8-47。 表8-29 辦公用品采購清單 編號： 部門 辦公用品 數(shù)量 單位 規(guī)格 備注 總經理室

20、 研發(fā)部 業(yè)務部 財務部 人事部 辦公區(qū) …… 填表： 審核： 表8-30 辦公用品需求計劃表 部門： 月份： 年 月 個人領用

21、類（每人每月50元） 業(yè)務領用類 辦公用品品名 代號 部門 單價 數(shù)量 金額 辦公用品品名 代號 部門 單價 數(shù)量 金額 小 計 小 計 預算金額 實際金額 部門主管： 經理： 經辦人： 表8-31 辦公用品采購申請單

22、 編號： 填單日期： 年 月 日 物品名稱 規(guī)格 用途 單位 數(shù)量 需用日期 估計價值 簽注 總經理批準 年 月 日 辦公室主任意見 年 月 日 請購部門負責人意見 年 月 日 表8-32 辦公用品入庫登記表 編號：

23、 年 月 日期 用品名稱 數(shù)量 采購人員 收貨人員（保管員） 備注 填表： 審核： 表8-33 庫存物品分類記錄表 編號：

24、 類別： 品名 單位 數(shù)量 入庫日期 出庫日期 領用單號 當前庫存 填表： 審核： 表8-34 庫存記錄卡 編號：

25、 填表日期： 物品名稱 庫存參考號 單位數(shù)量 最大庫存量 最小庫存量 再訂貨量 具體項目記錄 日期 接收 發(fā)放 余額 數(shù)量 發(fā)票號 供應商 數(shù)量 申請?zhí)? 個人部門 記錄人： 表8-35 辦

26、公用品申領單 編號： 日期： 年 月 日 項次 辦公用品品名 規(guī)格 單位 數(shù)量 金額 特殊要求 1 2 3 4 …… 合計 保管員： 領用部門經辦人： 部門主管： 表8-3

27、6 辦公用品發(fā)放領用臺賬（登記表） 編號： 年 月 物品名稱 部門 數(shù)量 規(guī)格 領用人 領用日期 備注 合計 保管人員： 表8-37 辦公用品配發(fā)一覽表 編號：

28、 填寫日期： 年 月 日 品名 數(shù)量 姓名 備注 合 計 行政部主管： 辦公用品保管員： 填表人： 表8-38 部門辦公用品統(tǒng)計表 編號：

29、 部門： 填表日期： 年 月 日 名稱 規(guī)格/型號 數(shù)量 金額 存放地點 負責人 備注 審核人： 填表人： 表8-39 辦公用品盤點報告表 編號：

30、 盤點日期： 年 月 日 編號 名稱 規(guī)格 單位 單價 上期結存 本期 購進 本 期 發(fā)放數(shù) 本期結存 備注 數(shù)量 金額 數(shù)量 金額 財務主管： 行政主管： 保管員： 表

31、8-40 工服配置管理表 編號： 品名/類別 規(guī)格 編號 購入日 購入價格 配發(fā)日 配發(fā)對象 上交日 換發(fā)日 換發(fā)負責人 審核人： 復核人： 填表人： 表8-41 員工工服領取單 編號： 填表日期：

32、 年 月 日 領取人 姓名 工作證號 所屬部門 職別 入司日期 領取原因 □新員工 □職位調動 □原工服破損 □原工服丟失 工服明細 品名/類別 規(guī)格型號 編號 領取數(shù)量 備注 審批記錄 行政部經理 行政主管 部門負責人 工服庫管員 申領人 表8-42 辦公用品一覽表 辦公用品名稱 規(guī)格 單位 單價 （元） 代號 辦公用品名稱 規(guī)格 單位 單價 （元） 代號

33、 表8-43 辦公用品使用情況登記表 使用部門： 管理部門： 名稱 編號 規(guī)格 廠名或牌號 構造 附屬設備 存放地點 耐用年限 原價 增加價值 日期 摘要 憑證號數(shù) 單位 數(shù)量 增加 減損 結存 填表：

34、 審核： 表8-44 辦公用品耗用統(tǒng)計表 年 月 （單位：元） 部門 上月耗用金額 本月耗用金額 差異額 差異率（％） 人數(shù) 說明 代號 名稱 主管：

35、 經辦人： 表8-45 辦公設備故障登記表 編號： 年 月 故障日期 設備名稱 故障情況 故障報告人 采取的措施 維修日期 主管：

36、 經辦人： 表8-46 辦公設備故障維修記錄 編號： 年度： 設備 名稱 所在 位置 購買 日期 單價 供應商 生產商 故障 類型 損壞 記錄 維修 協(xié)議 維修 費用 使用 人員 經辦人

37、 主管： 經辦人： 表8-47 辦公設備檢修記錄表 編號： 年 月 檢修日期 設備名稱 檢修項目 檢修原因 檢修結果 檢修員 備注 主管：

38、 經辦人： 6．行政辦公費用清單 行政辦公管理臺賬的相關表格，見表8-51～表8-60。 表8-51 辦公費用明細表 編號： 年 月 序號 日 期 辦公用品 通信費 業(yè)務接待費 差旅費 交通車管費

39、 會務費 裝修費 廣告費 其他 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 名 稱 金 額 填表：

40、 審核： 表8-52 行政費用申請單 編號： 部門： 填寫日期： （單位：元） 費用類別 金 額 用途說明 附件張數(shù) 合計 人民幣（大寫） 報銷人： 審核人： 主管領導： 表8-53

41、 各部門行政費用統(tǒng)計表 年度： 統(tǒng)計日期： （單位：元） 序號 部門 人員 差旅費 交通費 燃油費 通信費 備注 1 銷售部 2 填表： 審核： 表8-54 購

42、置禮（贈）品清單 編號： 業(yè)務名稱 物品名稱 購買數(shù)量 單價 規(guī)格 備注 填表： 審核： 表8-55 禮（贈）品領取登記表 編號： 物品名稱 總數(shù)量 單價 領取人 領取數(shù)量 領取時間 禮品用途 備注 合計

43、 填表： 審核： 表8-56 業(yè)務招待費用申請表 部門： 申請日期： 年 月 日 （單位：元） 申請人 部門 職務 被接待主要人員情況說明 我司陪同人員 姓名 職務 備注 共 人 接待事由說明 預

44、計金額費用項目 合計 總經理 部門經理 行政經理 業(yè)務 經辦 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 表8-57 辦公電話安裝申請表 編號： 申請日期： 年 月 日 申請人 部門 職務 申請理由 申請數(shù)量 用途說明 備注 申請人：

45、 部門經理： 行政經理： 表8-58 電話充值卡領用登記表 編號： 序號 領用人 領用部門 數(shù)量 面額 上次領用時間 本次領用時間 充值號碼 填表： 審核：

46、 表8-59 員工出差申請表 編號： 申請日期： 出差人姓名 部門 職務 費用預算 出差起止時間 年 月 日至 年 月 日 長途交通費 陪同人員 住宿費 地點與事由 業(yè)務招待費 其他 合計 擬定借款金額 萬 仟 佰 拾 元 角 分 長途交通工具 部門：

47、 申請日期： 年 月 日 表8-60 公司車輛出行記錄表 編號： 序號 駕駛員 出行時間 初始地點 目的地點 行駛里程 用途 燃油費用 備注 填表： 審核：

48、 7．工作人員報銷記錄 員工報銷管理臺賬的相關表格，見表8-63～表8-73。 表8-63 報銷記錄表 編號： 序號 日期 報銷人 報銷內容 金額（元） 確認簽名 填表： 審核： 表8-64 報銷單據(jù)記錄臺賬 編號： 日

49、 期 序 號 內 容 金 額 備 注 1 有票 2 無票 總計 填表： 審核： 表8-65 報銷票據(jù)接收記錄 編號： 序號 交票日期 姓名 返還日期 簽收人 票據(jù)份數(shù) 票據(jù)金額 本人簽字 備注

50、 總計 填表： 審核： 表8-66 費用報銷申請單 編號： 填報日期： 年 月 日 姓 名 部門 職務 附件 張 費用

51、項目 內容說明 費用金額 千 百 十 萬 千 百 十 元 角 分 金額（大寫） 合計 財務審批 部門主管審批 財務復核 部門審核 經辦人 報銷人 表8-67 差旅費用報銷單 編號：

52、 填報日期： 年 月 日 （單位：元） 姓名 職務 出差事由 附 件 張 部門 起止日期 年 月 日～ 年 月 日，共計 天 備注 交通費用 日期 起止 地點 交通費 住宿費 餐費 補助 其他 費用 金額合計 十 萬 千 百 十 元 角 分 ～ ～

53、 金額（大寫） 財務審批 部門主管審批 財務復核 行政部審核 經辦人 報銷人 表8-68 外勤費用報銷單 編號： 填表日期： 年 月 日 員工姓名 所屬部門 報銷時間 備注 序號 費用類別 大寫 小寫 0001 交通費 0002 資料費 0003 交際費 0004 補貼費

54、 0005 其他費用 合 計 財務審批 部門主管審批 財務復核 部門審核 經辦人 報銷人 表8-69 車輛費用報銷單 編號： 填表日期： 年 月 日 駕駛員 部門 車號 預支期間 年 月 日～ 年 月 日 車型 項目 張數(shù) 金額 （單據(jù)粘貼處） 合計 金額（大寫） 財務審批

55、 部門主管審批 財務復核 部門審核 經辦人 報銷人 表8-70 通信費用報銷單 編號： 填表日期： 年 月 日 部 門 使用人 通信工具類別 □固定電話 □移動電話 □其他 號 碼 費用（合計） 大寫 費 用 明 細 總經理（簽字） 主管領導（簽字） 審核（簽字） 表8-71 電話費用報銷統(tǒng)計臺賬 姓 名 所 屬 部 門 崗

56、 位 報 銷 金 額 備 注 表8-72 招待費用報銷單 編號： 填表日期： 年 月 日 姓名 職務 招待事由 附 件 張 部門 招待對象 招待人數(shù) 客人 人，陪同 人 備注 日期 招待 地點 餐飲費 住宿費 禮品 禮金 其他 費用 金額合計 十 萬 千 百 十 元 角 分

57、 金額（大寫） 合計 財務審批 部門主管審批 財務復核 部門審核 經辦人 報銷人 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 表8-73 部門費用報銷明細表 編號： 填表日期： 年

58、 月 日 序號 報銷時間 報銷人員 所屬部門 費用類別 入額（元） 出額（元） 余額（元） 備注 1 2 3 …… 8．印章使用及管理記錄 企業(yè)印章管理臺賬的相關表格，見表8-74～表8-80。 表8-74 用印登記簿 編號： 用印日期 文件名稱 發(fā)文號 印章類別 蓋章次數(shù) 使用人 批準人 用印事由

59、 填表： 審核： 表8-75 印章使用審批表 編號： 編號 用章部門 蓋章時間 印章類別 蓋章次數(shù) 文件發(fā)文號 文件名稱 備注 用章人（簽章） 批準人（簽章） 注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途 表8-76 印章使用申請單 編號： 部 門 申請日期

60、 年 月 日 用印類別 用印份數(shù) 文件名稱 文件說明 申 請 人 核準人 表8-77 印章管理登記表 編號： 種類 區(qū)分 名 稱 印章內容 管理責任人 辦理責任人 備注 公司印章 名印 公司名印 公司全稱 行政部經理 行政部經理 部門印章 部門印 行政部印 公司名、部門名 行政部經理 行政事務主管 分店工廠名 分店印 公司名、分店名 ××分店經理 分店行政科長 職務印章 董事、經理 職務名稱 行政部經理 行政事務主管 金屬制 部長印 財務部經理印 （銀行專用

61、） 公司名、職務名 財務部經理 財務主管 填表： 審核： 表8-78 印章使用范圍表 種類 區(qū) 分 公司 債券 支票及 銀行兌現(xiàn) 憑證 合同及 其他重要 文件 訂貨單及 日常業(yè)務 文件 各類 對外 文件 辭 令 請 示 收 據(jù) 人事 關系及 有關證明 員工 存款 賬目 委 任 狀 公 司 名 稱 印 章 公司名章

62、 股份公司專用 部門名章 分公司名章 職 務 名 章 董事長名章 董事 （股份公司專用） 名章 其他高級職員名章 財務部經理名章 分公司經理章 表8-79 印章銷毀申請表 年 月 日 印章種類 報備機關 事由 審批機關 印章信息 印章文字 銷毀日期 制發(fā)日期 印章模式 申請人 主管 表8-80 印章目錄 編號： 序號 印章名稱 制發(fā)機關 啟用時間 廢止時間 上交部門 收入時間 數(shù)量 交接人簽名 備注