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1、word 第一章 緒論 會議的定義： 會議是指三人以上的群體為了研究問題、交流信息、獲取知識、統(tǒng)一思想等目的中的一個或者數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點(diǎn)、圍繞一定的主題、按照一定的規(guī)如此所進(jìn)展的演講、發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達(dá)成一定結(jié)論的活動。 會議的特征 一個可以稱作為會議的活動必須具備如下特征： 1， 有明確的目的 2， 有明確的主題和各種議題 3， 有一定的結(jié)果 4， 人數(shù)不少于三人 5， 有主持人 6， 遵循一定的規(guī)如此 7， 是一種短暫性的行為 會議的本質(zhì)屬性 1，會議的信息性 會議的最本質(zhì)的屬性就是信息傳遞、信息交流與信

2、息創(chuàng)造功能。 2，會議的社會性 會議是一種社會活動 會議的社會性正是電視會議、會議、網(wǎng)絡(luò)會議等無法取代一般會議的根本原因所在。 3，會議的積聚性 會議會帶來人流、信息流、物流和資金流的積聚。 ICCA統(tǒng)計(jì)國際會議的標(biāo)準(zhǔn) 1， 固定性會議 2， 至少3個國家輪流舉行 3， 與會人數(shù)至少50人 UIA統(tǒng)計(jì)國際會議的標(biāo)準(zhǔn) 1， 與會人數(shù)至少300人。 2， 國外人士占與會人數(shù)40%以上。 3， 與會者來自至少5個國家 4， 會期至少3天 中國國際會議推展社團(tuán)組織為國際會議確定的標(biāo)準(zhǔn)： 1， 參加會議的國家〔含主辦國〕至少在兩國以上 2，

3、 與會人數(shù)需達(dá)50人以上 3， 外國與會人數(shù)需占與會人數(shù)20%以上 4， 以年會、展覽或獎勵旅游形式均可。 我國的國際會議標(biāo)準(zhǔn) 按我國有關(guān)文件的規(guī)定，國際會議是指來自3個或3個以上的國家和地區(qū)〔不含港澳臺地區(qū)〕的代表參加、以交流為主要目的研討會、報告會、交流會、論壇以與國際組織的行政會議，而對參加會議的國外代表人數(shù)和時間長短沒有具體的要求，這就可以認(rèn)為是我國衡量國際會議的標(biāo)準(zhǔn)。 凡參加國家或地區(qū)數(shù)或來自國外的與會者人數(shù)占出席會議總?cè)藬?shù)的比例達(dá)不到國際會議標(biāo)準(zhǔn)的會議均稱國內(nèi)會議。 按會議的主辦者來劃分會議可分為： 1， 社團(tuán)會議 2， 企業(yè)會議 3， 政府會議 4

4、， 教育會議 會議的作用 1， 會議可以傳遞、交流并創(chuàng)造信息 會議所帶來和創(chuàng)造的信息〔知識、觀念、思想等〕首先使會議目的地受益。 2， 會議經(jīng)所在城市或國家的會議產(chǎn)業(yè)帶來直接收益。 會議中心或會議賓館和會議主辦者與直接為會議服務(wù)的PCO首先獲得直接收益。 3， 會議為所在城市或國家的旅游業(yè)、商業(yè)服務(wù)業(yè)帶來間接收益。 4， 會議可能提升會議目的地的知名度。 5， 會議可以促進(jìn)會議目的地的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)開展。 6， 會議是社會某某的重要手段。 7， 會議可以幫助人們消除隔膜、促進(jìn)和平。 8， 會議可以促進(jìn)會議目的地社會文明程度的提高。 第二章 會議市場 會議市場：

5、 所謂會議市場，是對會議服務(wù)企業(yè)而言的，指那些主辦會議的機(jī)構(gòu)和參加會議的人們所組成的消費(fèi)群體。 按照會議的主辦者可以對會議市場進(jìn)展如下細(xì)分： 1， 社團(tuán)會議市場 2， 企業(yè)會議市場 3， 政府會議市場 4， 工會會議市場 5， 教育會議市場 6， 某某會議市場 社團(tuán)會議市場 社團(tuán)是指具有共某某趣、愛好或目標(biāo)的人群所組成、為實(shí)現(xiàn)成員的共同目標(biāo)、按照其章程開展活動的非營利性社會團(tuán)體組織。 世界上國際性的社團(tuán)數(shù)不勝數(shù)，僅列入UIA出版物《國際組織年鑒》〔yearbook of international organizations〕的國際性的社團(tuán)就達(dá)4.9萬個。 據(jù)統(tǒng)計(jì)

6、，中國科協(xié)系統(tǒng)所屬的各個機(jī)構(gòu)每年組織的國內(nèi)會議就有上萬個。 對于各種社團(tuán)來說，會議極其重要，因?yàn)闀h是其重要的收入來源。 社團(tuán)會議的類型 1，年會 年會是幾乎每個社團(tuán)不可或缺的會議，它是社團(tuán)存在的象征，它是會員聚集的方式。 典型的年會包括全體會員都可以參加的大會和一些小型會議。 許多年會都會與相關(guān)的會議附設(shè)展覽一起舉行。 展位費(fèi)是年會收入的重要組成局部。 2，地區(qū)年會 一個全國性的社團(tuán)在各個地區(qū)的分會也會舉行年會，只是規(guī)模較小，會期較短。 3，理事會和委員會會議 社團(tuán)理事會和委員會成員往往定期召開會議，人數(shù)視社團(tuán)大小從10人至200人不等。這種會議不一定在社團(tuán)

7、總部所在城市召開，常常在有吸引力的地方〔如風(fēng)景旅游城市、度假勝地、歷史文化名城〕舉行，以鼓勵理事會成員參加。 4，專業(yè)性會議和專題討論會 這種會議往往需要一個大的會議室和假如干個小會議室。 5，專題〔學(xué)術(shù)〕研討會議，研修會 6，培訓(xùn)課程 7， 其他會議 社團(tuán)會議的特點(diǎn) 1， 會議舉辦頻率有規(guī)律 2， 大會籌備時間長 3， 會員自愿參加 4， 與會者常常帶有陪同人員 5， 會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要 6， 會議主辦者事先并不很清楚與會者的具體情況 7， 會議地點(diǎn)經(jīng)常變換 8， 會議人數(shù)確定得比擬晚 9， 會議組織者通常不直接與會議供給商接觸。

8、 社團(tuán)會議的平均會期 社團(tuán)會議的平均會期最常見的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均會期1天和超過5天的就很少見了。 不管對何種會議，會議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量，食品服務(wù)質(zhì)量，可協(xié)商的餐飲與房間價格都是社團(tuán)會議策劃者在選擇會議中心或賓館時所考慮的最重要的三大因素。 如何找到社團(tuán)與其會議 1， 國際性的社團(tuán)可以從UIA的出版物或中尋找，當(dāng)然也可以借助、Google和百度等搜索引擎尋找。 2， UIA出版物《國際組織年鑒》〔YEAR OF INTERNATIONAL ORGANIZATIONS〕是尋找國際性社團(tuán)的理想去處。 3， 中國全國性的社團(tuán)、跨省〔自治區(qū)、直轄市

9、〕社團(tuán)以與涉外〔港澳臺〕社團(tuán)可以從民政部的社團(tuán)登記處查找。 4， 地區(qū)性的社團(tuán)可以通過各地民政部門的社團(tuán)登記處尋找。 5， 也可以通過各類搜索引擎搜尋。 UIA的出版物《國際會議日歷》〔International Congress Calendar〕是尋找國際會議尤其是社團(tuán)國際會議的重要途徑。 企業(yè)會議的類型 1， 新產(chǎn)品推介會 這是企業(yè)很重要的會議，它直接關(guān)系到企業(yè)生意的好壞。 2， 銷售會議 企業(yè)召開銷售會議的目的主要是總結(jié)銷售工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，鼓舞銷售人員的士氣，或者為即將舉行的新產(chǎn)品發(fā)布會作準(zhǔn)備。 3， 管理會議 4， 培訓(xùn)課程 培訓(xùn)會議的人數(shù)大多在35人左

10、右，10-20人也較多，一般不超過50人，持續(xù)時間1-3天。 5， 專業(yè)/技術(shù)大會 6， 股東會議 7， 學(xué)術(shù)的研討會 8， 獎勵旅行 獎勵會議對會議的地點(diǎn)有著特殊的要求。 企業(yè)會議的特點(diǎn) 1， 會議舉行頻率多無規(guī)律 除了年度股東大會、年度銷售會議和獎勵旅游會議的頻率較有規(guī)律〔一般是一年一次〕外，其他類型的企業(yè)會議根本沒有什么規(guī)律，主要根據(jù)企業(yè)需要而定。 2， 會議籌備時間較短 3， 有關(guān)員工心須參加會議 4， 會議人數(shù)確定早 5， 不需要通過促銷吸引人們參加 6， 沒有各種委員會 7， 會議組織者事先就了解與會者的具體情況 8， 會議資金由企業(yè)全額支付。

11、 企業(yè)會議的會期 較多的企業(yè)會議〔如管理會議、股東會議〕1天就開好了。 少數(shù)企業(yè)會議〔如獎勵旅游會議〕可能持續(xù)5天甚至更多，但多數(shù)企業(yè)會議的會期是3天。 企業(yè)會議策劃者在選擇會議中心或賓館時所考慮的最重要的三大因素是： 食品服務(wù)質(zhì)量 會議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量 可協(xié)商的餐飲與房間價格，與社團(tuán)會議策劃者根本一樣，只是前兩個因素調(diào)換了次序。 獎勵旅游會議策劃者在選擇會議中心或賓館時所考慮的最重要的三大因素是： 休閑娛樂設(shè)施 當(dāng)?shù)貧夂? 觀光景點(diǎn)和文化資源等吸引物，與社團(tuán)會議策劃者和企業(yè)其他會議策劃者完全不同。 如何找到到企業(yè)會議 查黃頁號薄，然后一家一家企業(yè)打或上門

12、推銷，這也許會找到一些企業(yè)會議，但效率太低。 最好的方法是讓開會的企業(yè)來找你?？梢栽诖笃髽I(yè)喜歡看的媒體或會展專業(yè)媒體上刊登廣告或作宣傳。 社團(tuán)會議市場與企業(yè)會議市場的比擬 社團(tuán)會議和企業(yè)會議是會議市場中最重要的兩市場。 從會議數(shù)量來說，企業(yè)會議所占的市場份額比社團(tuán)會議大得多，從會議總?cè)藬?shù)比擬，參加企業(yè)會議的總?cè)藬?shù)也比參加社團(tuán)會議總?cè)藬?shù)要多得多。 從會議的總花費(fèi)上來說，社團(tuán)會議所占的市場份額要比企業(yè)會議大得多，前者是后者的一倍還要多，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因通常是社團(tuán)會議的舉辦時間比擬長，會議期間安排的各種活動也比擬多。 由此可見，對會展公司和會議賓館來說，爭取到一個社團(tuán)會議比

13、爭取到好幾個企業(yè)會議的收益都要大。 教育/研究機(jī)構(gòu)會議市場 通常各個國家的教育機(jī)構(gòu)和研究機(jī)構(gòu)是嚴(yán)密相關(guān)的，因此不管是二者中的哪一方舉辦會議，往往都會有另一方的人參加。 這個會議市場的消費(fèi)能力雖然不是很強(qiáng)，但其舉行會議的時間卻很好，很多是在夏季，正是會議市場的淡季，正好可以補(bǔ)充會議客源。 政府會議市場 政府會議的類型： 1， 代表大會 2， 全體大會 3， 培訓(xùn)會議 4， 咨詢會 政府會議的參加對象 1， 政府官員 2， 政治活動家 3， 官方和半官方組織成員 4， 超國家組織〔如聯(lián)合國、世界衛(wèi)生組織等〕 5， 政治黨派黨員 6， 工會組織 7， 專

14、家、學(xué)者 政府會議的特點(diǎn) 1， 會議籌備時間短 2， 會議籌備過程政治色彩濃厚〔如會議地點(diǎn)的選擇、會議服務(wù)等〕 3， 會議的目的往往是磋商問題、作決策或傳達(dá)、貫徹上級指示 4， 一般不需要社交節(jié)目 5， 公款支付會議的費(fèi)用 6， 會議特別講究規(guī)格 某某會議市場 某某會議市場是一個很好的市場，因?yàn)樗话悴慌c社團(tuán)會議、企業(yè)會議或政府會議在時間上發(fā)生沖突，由于與會者大多是自費(fèi)參加，某某團(tuán)體對價格很在意，會議策劃者往往選擇會議淡季或平季、每周中會議中心或賓館接待會議較少的日子〔如周末〕召開會議。 會議市場的統(tǒng)計(jì)分析 國際社團(tuán)聯(lián)盟對進(jìn)入其國際大會日歷〔INTERNATION

15、AL CONGRESS CALENDAR〕的與會者涉與180個國家的9400個會議活動進(jìn)展了統(tǒng)計(jì)分析，得出很多有用的數(shù)據(jù)： 統(tǒng)計(jì)顯示，超過63%的會議之人數(shù)在500人以下，這說明那些比擬小的會議目的地有很大的機(jī)會獲得舉辦的機(jī)會。 會議的平均會期 所統(tǒng)計(jì)會議的平均會期是3.8天。 會議活動的旺季是9月份、10月份、5月份和6月份，這4個月的會議活動占了全年會議活動總數(shù)的50%強(qiáng)。 淡季是1月份、2月份和12月份。 但12月份和1月份卻是中國企業(yè)會議的頂峰期。 人們舉辦會議的目的 1， 樹立、提高自己的學(xué)術(shù)地位 2， 促進(jìn)展業(yè)內(nèi)的信息交流，跟上不斷前進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù) 3，

16、保持正確的銷售目標(biāo) 4， 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神 5， 激勵和獎勵優(yōu)秀員工 6， 開發(fā)人力資源，提高員工素質(zhì) 7， 營利 8， 貫徹精神與統(tǒng)一思想 9， 溝通、管理和決策 10 溝通思想，商討、解決問題，尋求合作。 11，公關(guān)關(guān)系需要 12, 傳播教義 13，擴(kuò)大城市的知名度，樹立城市的形象 不同類型的會議舉辦者具有不同的目的，有時，人們召開會議的目的可能同時具有以上兩個或數(shù)個。 人們參加會議的目的 了解人們參加會議的目的，對于從事會議工作的人非常重要。因?yàn)闀h服務(wù)與管理工作的主要目標(biāo)就是幫助與會者實(shí)現(xiàn)參加會議的目的。 正式目的：進(jìn)展信息交流，啟迪智慧、開拓思路，滿

17、足決策需要，謀求集體利益，承受繼續(xù)教育。 非正式目的：顯示身份、地位、名望，促進(jìn)事業(yè)開展，尋求職業(yè)機(jī)會，獲取同行承認(rèn)，與人交往、旅游。 第三章 會議產(chǎn)品要素 會議產(chǎn)品就是指參加者從會議所得到的信息、服務(wù)、物質(zhì)等方面的東西。它屬于服務(wù)性的產(chǎn)品，與一般的物質(zhì)性產(chǎn)品有很大的不同。 會議主題與議題 會議議題是圍繞會議主題而設(shè)立的一個擬討論的問題，它是會議主題的具體化。 一般來說，一個會議只有一個主題，但議題可以有假如干個。大型的會議還可以把議題分為主議題幾子議題。 選好會議的主題是會議成功的重要因素，因?yàn)闀h中所有節(jié)目、活動都是緊緊圍繞會議主題安排的。 擬好會議的議題也很重

18、要，它可以幫助人們更好地討論問題。 會議演講人 會議演講人是指在會議上演講、發(fā)言、做報告講話的人。 演講人是會議的的最重要的賣點(diǎn)之一 會議的舉辦者應(yīng)盡量邀請高級別的會議演講人到會。主也因?yàn)檫@個原因，主要或重要的會議演講人參加會議的注冊費(fèi)應(yīng)當(dāng)免除，有些會議也將其參加會議的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等各種費(fèi)用都由會議主辦者支付。 會議演講人的挑選 會議演講人一般由會議主辦者挑選，大型會議由會議程序委員會挑選。挑選的途徑主要有： 1， 挑選相關(guān)行業(yè)和專業(yè)方面的專家、權(quán)威做會議演講人。 2， 從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會議演講人。 會議演講人須知事項(xiàng)： 1， 講話時

19、口與話筒保持30公分的距離 2， 不要說得太快 3， 安排好發(fā)言的內(nèi)容，遵守會議規(guī)定的時間 4， 熟悉投影儀等會議根本設(shè)施、設(shè)備 5， 提前到達(dá)會議場所，作好演講準(zhǔn)備。 會議通知 如果是國際組織的大型國際會議，籌備時間長達(dá)6-8年，一般可發(fā)4至5輪公告，目前我國多數(shù)會議僅發(fā)放兩輪通知，在電子商務(wù)廣泛使用的一些專業(yè)，例如計(jì)算機(jī)和自動化專業(yè)，僅僅只發(fā)一輪通知。 為減少郵寄費(fèi)用，會議組織者經(jīng)常利用上一屆會議的開會時間，將會議的預(yù)通知帶到會上散發(fā)，即為會議第一輪通知。 會議發(fā)出的第二輪通知為征文通知書。會議發(fā)出的第三輪通知一般為注冊通知書。 籌備時間僅為兩年左右的中小型國際會

20、議一般只發(fā)放兩輪通知，征文通知即為第一輪通知，注冊通知如此為第二輪通知。 第一輪通知至少應(yīng)包括以下內(nèi)容： 1， 會議的目的、主題與議題 2， 會議的日期 3， 會議的地點(diǎn) 4， 會議聯(lián)系途徑，如會議秘書處通訊地址、、 、等 如果會議只發(fā)兩輪通知，那么，第一輪通知要包含征文公告。 第二輪通知 如果會議有三輪以上的通知，那么，第二輪通知主要是關(guān)于論文征集的，所以也叫論文征集通知。 論文征集通知書的主要內(nèi)容有： 1， 大會主席的邀請信 2， 會議組織機(jī)構(gòu) 3， 會議主題與議題 4， 征文要求 5， 會議初步日程 6， 初步旅游線路 7， 會議秘書處聯(lián)系方法

21、 8， 重要日期 9， 論文摘要表 10， 反響表 第三輪通知 注冊通知書的主要內(nèi)容有： 1， 邀請信 2， 組織機(jī)構(gòu) 3， 會議主題和學(xué)術(shù)題目 4， 一般信息，如舉辦城市的介紹、護(hù)照和簽證、保險、貨幣、交通 會議專業(yè)活動 會議的核心內(nèi)容就是進(jìn)展交流，因此會議專業(yè)活動主要是圍繞著各種演講進(jìn)展的，演講主要包括三種形式，即大會演講、分組演講和X貼演講。另外，會議專業(yè)活動還包括專業(yè)參觀。 大會演講 目前只有借舉辦國際社團(tuán)的國際會議時，才最有可能將這些學(xué)科帶頭人邀請到我國來。 特邀的大會演講時間通常定為25分鐘，2分鐘的回答如下問題時間。一小時可安排2個演講。

22、 主持人一般應(yīng)由該學(xué)科領(lǐng)域中最有威望的前輩學(xué)者擔(dān)任，也要在最終日程上寫明每個大會演講的主持人的某某、單位、職務(wù)。 分組會演講 分組演講會的報告時間一般為10-15分鐘，提問5分鐘，一個小時安排3到4位報告人。與會者并不是始終固定在某一個會場。 X貼演講 X貼演講是指會議演講人把論文X貼在會議現(xiàn)場供與會者觀看的演講形式。 確定X貼演講的原如此主要是按照論文作者本人的要求。 X貼演講的時間安排有兩種，一種是在X貼演講數(shù)量較少時，可從會議開始到會議閉幕，整個會議期間始終X貼。另一種是在X貼演講比擬多時，可安排幾個單元時間，報告作者只能在指定時間、指定地點(diǎn)去X貼自己的論文，到時要

23、自行撤換。不管采用哪種形式，會議都要安排專門的時間，組織與會人員閱讀X貼演講，屆時論文作者要在自己的論文旁，與與會者交流。 專業(yè)參觀 專業(yè)參觀的目標(biāo)場所應(yīng)在會議策劃時就選擇確定好。選擇時一定要注意與會議的目標(biāo)和主題密切相關(guān)，并具有較強(qiáng)的代表性。 會議場地與會議室 會議場地包括： 1， 主會場與其他各種大小會議室 2， 休息處 3， 大廳 4， 注冊臺 5， 辦公室 6， 展覽場地 7， 存儲區(qū) 會議室的布置 會議室布置的根本模式： 1， 劇場〔禮堂〕形 這種會議室布置形式就像劇場那樣，最前面是主席臺，主席臺有假如干個座位。 2， 中空圓〔正方、多

24、邊〕形 這種布置模式通常用于會議人數(shù)不是很多、規(guī)格較高、與會者身份都重要的討論會，尤其是國際性的討論會，表現(xiàn)出與會各方平等的身份與地位。其中圓形布置適用于不具有談判性質(zhì)的會議，正方形和多邊形適用于具有多邊會談或多邊談判性質(zhì)的會議。 3， 中空橢圓〔長方〕形 這種布置形式雖然主席臺與與會者桌子緊緊相連，但表現(xiàn)出主次之分，不像中空圓〔正方、多邊〕形那樣表現(xiàn)出與會者或與會各方完全平等。 4， 董事會長方〔橢圓〕桌形 這種布置形式使與會者之間的距離比擬近，可用于召開董事會、管理等類似形式的會議。 5， U形與馬蹄形 主席臺與與會者距離很近，感覺更隨意些。主席臺在U形或馬蹄形開口處上方。同

25、時配有投影屏幕，用于講解。 6， 疊層U形〔馬蹄形〕 它可以比單層U形布置形式安排更多的與會者。 7，E教室形 與U形布置類似，但可以安排更多的與會者。 8， T形 與U形布置形式類似，當(dāng)與會者人數(shù)很少時可以采取這種形式。 9， 教室形 1 0， 宴會形 這種布置形式很像舉行宴會時的布置形式，很方便進(jìn)展分組討論，也顯得比擬隨意，有利于調(diào)動與會者參與的積極性。這種布置形式多用于與酒會、飲食結(jié)合在一起的會議。 1 1， 混合形 當(dāng)上述十種布置形式不能滿足會議需求時，可以采用把不同的布置形式混合在一起的方式來解決這個問題。 目前，計(jì)算機(jī)投影儀

26、已成為了會議使用的主要設(shè)備。 會務(wù) 會議印刷品包括： 1， 會議內(nèi)容摘要 2， 會議資料匯編 3， 最終程序手冊和程序指南 4， 其他會議印刷品 制作和使用會議名卡時須知事項(xiàng) 1， 名卡上的字要足夠大，使會議安全人員或其他工作人員從很遠(yuǎn)處就可以看清楚。 2， 名卡應(yīng)選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應(yīng)以能在鐳射打印機(jī)上打印為準(zhǔn)。 3， 不同類型的人員的名卡最好不用不同的顏色區(qū)分。 辦理住宿預(yù)訂 會議注冊費(fèi)中一般不包含住宿費(fèi)，與會者住宿需另外付費(fèi)。 與會者住房表 大型會議，需準(zhǔn)備兩種與會者住房表。一種是把所有與會者的按一定的順序〔如字母A, B…Z順序〕排列

27、，在名字后面寫上房間號。另一種是按房間順序〔101、102……201〕排列的住房表，在每個房間后面寫上與會者的某某。 目前由于通訊手段的改善，也由于人們注意了個人的隱私，大多數(shù)會議不公布與會者提住房表。 總賬戶和個人賬戶 會議組織者在住宿的賓館可以開設(shè)兩種賬戶，一種是總賬戶，一種是個人賬戶。 餐飲活動 餐飲種類 1， 早餐 2， 茶歇/咖歇 3， 會議午餐 4， 招待宴會、酒會 5， 服務(wù)式晚餐 6， 自助式晚餐 7， 主題宴會 會議餐飲活動安排須知 1， 餐飲活動與會議預(yù)算的關(guān)系 一般情況下，餐飲活動總是在預(yù)算的嚴(yán)格控制下進(jìn)展的，不能超出預(yù)算。 2

28、， 明確負(fù)責(zé)餐飲的人員 餐飲活動既然在整個會議中具有重要的作用，會議組織方和會議餐飲服務(wù)方都應(yīng)該指定專門人員負(fù)責(zé)。 3， 餐飲活動預(yù)訂事項(xiàng) 內(nèi)容應(yīng)該包括如下內(nèi)容： ① 日期 ② 時間 ③ 場地 ④ 形式 ⑤ 價格 ⑥ 菜單 菜單設(shè)計(jì)須知事項(xiàng) a) 男女有別 b) 飲食禁忌 c) 飲食營養(yǎng)與健康 ⑦ 酒水，預(yù)訂酒水首先要確定酒水的種類，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采用兩種，一種是按實(shí)際消費(fèi)付費(fèi)，另一種是按餐飲活動價格的比例付費(fèi)，酒水費(fèi)用占整個餐費(fèi)的1/3是常用的比例。 ⑧ 預(yù)訂人數(shù) ⑨ 主桌 ⑩ 音響設(shè)備 ? 付款方式 ? 簽字負(fù)責(zé)人， 餐飲預(yù)訂單

29、要經(jīng)過雙方負(fù)責(zé)人的簽字，并對雙方都具有約束力。 社會活動 會議的社會活動包括： 1， 會議開幕式 2， 歡迎招待會 歡迎招待會的食品以涼菜為甜品為主，因此有時也稱為冷餐招待會。 3， 茶歇/咖歇 4， 雞尾酒會 5， 體育、休閑活動 6， 參觀、游覽活動 7， 歡送/閉幕宴會 會議附設(shè)展覽 安排會議附設(shè)展覽的作用 1， 對會議主辦者的好處 ① 增加會議收入 ② 可以增加預(yù)先籌款 ③ 增加會議產(chǎn)品的價值 ④ 有助于會議產(chǎn)品的促銷，增加參會人數(shù) 2， 對與會者的好處 ① 市場導(dǎo)向，直接接觸目標(biāo)市場 ② 可以在短時間內(nèi)與潛在的顧客進(jìn)展信息交流

30、③ 獲得向潛在的顧客進(jìn)展產(chǎn)品展示的機(jī)會，從而獲得商機(jī) ④ 可以通過得到的會議論文了解本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)世界上最新技術(shù)和未來開展動向 ⑤ 參展商還可以了解到同領(lǐng)域競爭者的產(chǎn)品性能和銷售方式，以便與時調(diào)整自己企業(yè)的生產(chǎn)和銷售策略。 會展附設(shè)展覽會與商業(yè)性展覽會的不同 1， 觀眾面不同 2， 組織觀眾所花工夫不同 3， 展覽主辦者收入來源不同 商業(yè)性展覽會主辦者的展覽收入有來自參展商的展位費(fèi)和向參觀者收取門票費(fèi)。會議附設(shè)展覽主辦者的展覽收入只有來自參展商的展位費(fèi)，觀眾參觀通常是免費(fèi)的，主辦者沒有門票收入。 安排會議附設(shè)展覽項(xiàng)目注意點(diǎn) 1， 會議附設(shè)展覽主題要與會議主題保持一致，與

31、會議的主題密切相關(guān)，并符合會議的總目標(biāo)。 2， 最好交由PEO(PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZATION,專業(yè)展覽組織者)安排操作。 第四章 會議供給機(jī)構(gòu) 專業(yè)會議組織者定義: 專業(yè)會議組織者英文全稱是Professional Conference Organization，縮寫為PCO，是指通過客戶組織、經(jīng)辦會議而攻取收入的專業(yè)的會議組織機(jī)構(gòu)。 PCO的工作 PCO應(yīng)能為會議提供全方位的服務(wù)。這樣的好處是會議主辦者可將會議只委托給PCO一家來完成，既可簡化了機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地方便了參加會議的代表。 概括起來，PCO

32、在幫助社團(tuán)組織、企業(yè)等機(jī)構(gòu)安排、組織會議時，主要做以下工作： 1， 會議的促銷宣傳、新聞報道工作 2， 各種印刷品的制作安排 3， 會議地點(diǎn)和會議地所的選擇 4， 會議住宿〔賓館〕的安排 5， 會議餐飲的安排 6， 會議預(yù)先注冊和現(xiàn)場注冊工作 7， 會議財(cái)務(wù)管理工作，包括會議預(yù)算、會議資金籌措、會議本錢控制、會議現(xiàn)金管理等。 8， 會議臨時員工的招聘和培訓(xùn)、管理工作 9， 會議翻譯〔口譯和筆譯〕人員的安排 10，會議技術(shù)設(shè)備和人員的安排 11 會議社會活動、學(xué)術(shù)訪問活動的安排 12，會議旅行、游覽等活動的安排 13，會議附設(shè)展覽活動的安排 14，幫助會議主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)展

33、國際會議的審批和申辦。 15，按我國外事規(guī)定協(xié)助參加國際會議的國外代表辦理入境簽證事宜。 16，協(xié)調(diào)、處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門的關(guān)系。 PCO的收費(fèi)方式： 1， 包價式 2， 根本費(fèi)+參會者人頭費(fèi) 3， 參會者人頭費(fèi) 4， 按小時收費(fèi) PCO除了按照上述四種方式中的某一種收取會議費(fèi)用外，還可以從有關(guān)會議供給機(jī)構(gòu)那里獲取一定的傭金作為正常收入的補(bǔ)充。 會議中心 會議中心是一個專門為會議客戶提供會議場地、會議設(shè)施、設(shè)備和會議服務(wù)而獲取收入的企業(yè)。 根本會議地場地、設(shè)施和服務(wù) 一個會議中心必須具備如下根本的會議場地、設(shè)施和服務(wù)： 1， 具有

34、固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場、禮堂式大會會議廳。 2， 有各種大小的隔音性強(qiáng)的中小型會議室 3， 會議廳、室具有照明、空調(diào)等根底設(shè)施、設(shè)備 4， 會議廳、主要會議室擁有話筒、音響、放映設(shè)備、投影銀幕等必需的會議技術(shù)設(shè)備。如果是國際會議中心，還須擁有同聲翻譯設(shè)備。 5， 擁有大堂和其他公共區(qū)域。 6， 具有適當(dāng)?shù)牟惋媹龅?、設(shè)施設(shè)備和服務(wù)能力。 7， 有可供會議組織者辦公使用的辦公室 8， 有可以提供水、電、互聯(lián)網(wǎng)接口的展廳 9， 在存放展品的儲藏室 10 有展品裝卸場地和設(shè)備 11，有貴賓休息室 12，有充足的停車場 其他方面的要求 會議組織者對會議中心還有其他方面

35、的要求： 1， 良好的可進(jìn)出性 2， 有效的導(dǎo)向系統(tǒng) 3， 訓(xùn)練有素的專業(yè)會議服務(wù)與管理人員 4， 周圍和附近有足夠的住宿和餐飲場所 5， 配套服務(wù)設(shè)施齊全 6， 配有符合標(biāo)準(zhǔn)的安全、消防設(shè)施、設(shè)備，會議其間有充足的安全保衛(wèi)人員。 會議管理結(jié)構(gòu) 會議組織者最希望賓館有一個人能幫他協(xié)調(diào)賓館的各個部門，為會議提供與時的服務(wù)，這個人我們稱之為會議經(jīng)理。這需要會議賓館在接待會議期間要臨時改變管理結(jié)構(gòu)，把平時垂直管理結(jié)構(gòu)變?yōu)榭缭讲块T界限、全力協(xié)作共同為會議提供高效服務(wù)的管理結(jié)構(gòu)。 提供會議客戶需要的信息 會議組織者在挑選會議賓館時需要了解如下情況： 1， 每個會議室的面積

36、 2， 每個展覽場地的平面圖 3， 會議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會人數(shù) 4， 可以使用的技術(shù)設(shè)施、設(shè)備 5， 所有會議場所、設(shè)施、設(shè)備和服務(wù)的價目表 6， 專業(yè)會議服務(wù)員工數(shù)量與其服務(wù)經(jīng)歷 旅行社 會議組織者一般都要安排與會者到會議舉辦地或其附近參觀、游覽風(fēng)景名勝，這個活動往往是尋找適宜的旅行社來合作安排。 會議組織者和旅行社談好會議旅游活動的內(nèi)容以后，一定要簽訂合作協(xié)約，明確雙方的責(zé)任、義務(wù)與權(quán)利，對雙方也是一種約束，以免出現(xiàn)變故影響會議旅游活動的正常進(jìn)展。 交通運(yùn)輸商 大型的會議，尤其是大型的國際會議，往往要挑選交通運(yùn)輸商作為會議的指定交通運(yùn)輸商。這

37、種做法對會議組織者和指定交通運(yùn)輸商雙方都是可以帶來收益的，雙方可以通過談判、合作達(dá)到雙贏的結(jié)果。 對指定交通運(yùn)輸商的好處 1， 會議給其帶來大量的客源，提高其交通工具的利率。 2， 其名字被放入會議的各種宣傳促銷資料中，會議組織者幫其作了免費(fèi)廣告，提高其知名度，樹立其在社會公眾中的良好形象 3， 使用其交通工具的會議參加者都可以列入其客戶檔案，成為其未來促銷對象。 對會議組織者的好處 1， 可以從指定交通運(yùn)輸商那里獲得一定數(shù)量的免費(fèi)或折扣交通工具使用權(quán)。 2， 可以通過指定交通運(yùn)輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具作促銷宣傳。 翻譯公司 國際會議所需要的翻譯人員有兩類四種

38、：第一類是書面翻譯人員。第二類是口頭翻譯人員。 口頭翻譯人員分三種，分別是段落性口頭翻譯人員，公共同聲傳譯人員和一對一同聲傳譯人員。一般來說書面翻譯人員最容易找，一對一同聲翻譯人員和段落性口譯人員也不難找，公共同聲傳譯人員魏難找。 兼職翻譯人員的來源主要有以下幾個： 1， 高校中外語專業(yè)教師。 可以勝任主題比擬大眾化的國際會議翻譯工作，會議主題比擬專業(yè)時也會感到力不從心。 2， 高校其他專業(yè)中精通外語的教師。幾個專業(yè)都有自己的專業(yè)詞匯和術(shù)語，專業(yè)外的人很難翻譯準(zhǔn)確。 3， 科研機(jī)構(gòu)中精通外語的科研人員和企事業(yè)單位中精通外語的專業(yè)人員?？蒲袡C(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位中不乏既精通專業(yè)又精通外語

39、的人才。 會議局 1895年成立的底特律會議局〔CB, CONVENTION BUREAU〕是美國第一個會議局，也是世界上第一個會議局。 目前我國還沒有一個明確的會議開發(fā)管理機(jī)構(gòu)。 會議局是一個非營利性的組織機(jī)構(gòu)。 會議局可以是一個政府機(jī)構(gòu)，也可以是一個非官方機(jī)構(gòu)或半官方機(jī)構(gòu)。 會議局的特點(diǎn)： 1， 非營利性 2， 中立性 3， 以會議客戶為中心 會議局的工作 1， 對所在城市或國家的會議業(yè)進(jìn)展行業(yè)管理 2， 代表所在城市或國家政府參加相關(guān)的國際會議組織，加強(qiáng)與各國會議組織機(jī)構(gòu)如國際大會協(xié)會的聯(lián)系。 3， 規(guī)劃、投資和管理所在城市或國家的會議根底設(shè)

40、施，塑造會議目的地良好的整體環(huán)境。 4， 制作所在城市或國家會議業(yè)的整體促銷宣傳資料，為所在城市或國家的會議業(yè)進(jìn)展整體宣傳促銷，展示會議目的地的美好形象。 5， 支持所在城市或國家的會議企業(yè)或會議主辦者針對潛在的會議參加者的宣傳促銷活動。 6， 為所在城市或國家爭取會議在那里舉行。 7， 把爭取到會議客戶介紹給所在城市或國家的PCO、會議中心或其他會議供給商。 8， 為外地、國會議客戶或PCO提供會議方面的音咨詢，提供所在城市或國家政府有關(guān)規(guī)定和流程。 9， 幫助外地、國會議客戶或PCO預(yù)選所在城市或國家的會議場所和會議供給商。 10，邀請、組織、幫助外地、國會議客戶或PCO到所

41、在城市或國家進(jìn)展會議地點(diǎn)考察，使其了解當(dāng)?shù)嘏e辦會議的各種情況。 11，支持所在城市或國家有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)展會議的申辦工作。 政府 政府應(yīng)當(dāng)從財(cái)政、政策、規(guī)定、效率等多方面為會議業(yè)的開展提供有力的支持。 政府對會議企業(yè)進(jìn)展財(cái)政支持的方法： 1， 在稅收上給予會議企業(yè)以優(yōu)惠 2， 給在本城市、國家召開的會議本身以補(bǔ)助。 3， 給帶來會議的機(jī)構(gòu)或個人表彰和獎勵 第五章 會議的申辦活動 申辦國際社團(tuán)會議的審批 在我國舉辦國際社團(tuán)會議和在其他國家舉辦國際會議有很大的不同，其中最大的區(qū)別是對舉辦國際社團(tuán)會議的審批。在我舉辦任何規(guī)模的國際社團(tuán)會議都屬于外事活動，必須經(jīng)

42、有關(guān)政府主管部門批準(zhǔn)方可進(jìn)展申辦和籌備活動。 我國審批國際社團(tuán)會議的根本要求與程序 1， 舉辦國際社團(tuán)會議必須辦理報批手續(xù) 2， 舉辦國際性社團(tuán)組織會議的機(jī)構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)。 3， 申請舉辦國際社團(tuán)會議的程序。 舉辦國際社團(tuán)會議的申請不得通過多重渠道上報。 國際社團(tuán)會議審批的權(quán)限 中小型國際社團(tuán)會議，可由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國家機(jī)關(guān)各部委審批。省、部級以下部門無權(quán)批準(zhǔn)舉辦國際會議。 國際社團(tuán)會議審批的時限 由省、部級審批的國際會議，一般應(yīng)提前8至12個月申請審批。需上報國務(wù)院批準(zhǔn)的國際會議，應(yīng)提前12個月提出申請報批。需國家財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持，

43、申請報告應(yīng)在會議舉辦前一年的3月份以前提出，以便納入年度計(jì)劃和預(yù)算。 國際社團(tuán)會議的報批程序 一，報批前的準(zhǔn)備工作 向有關(guān)政府主管部門辦理會議的報批手續(xù)前，要先明確如下準(zhǔn)備工作是否完成或條件是否具備： 1， 會議的申辦者與承辦者 會議的申辦者通常應(yīng)是會議的主辦單位，它應(yīng)該具備前述舉辦國際社團(tuán)會議的資質(zhì)。會議可以同時由幾個單位聯(lián)合申辦，但應(yīng)由一個單位提交報告，明確其他各個單位所承當(dāng)?shù)牧x務(wù)和享受的權(quán)利，并應(yīng)有書面的材料備案。 會議承辦單位是指承受主辦單位的委托，負(fù)責(zé)國際會議某方面具體工作的單位，承辦單位可為一個或多個。國際上會議承辦單位通常是PCO。 2， 我國的專業(yè)水平 3，

44、 我國的綜合國力 4， 會議經(jīng)費(fèi)平衡 國際社團(tuán)要求會議的承辦國能夠做到收支平衡。通常國際社團(tuán)不會為會議提供任何形式的經(jīng)費(fèi)，有些國際社團(tuán)甚至還要求承辦國在會議完畢后上繳一局部會議的收入。 5， 舉辦城市 選擇的城市要能滿足會議的各種要求，特別是應(yīng)有條件優(yōu)良的會議場所和配套賓館。 6， 舉辦時間和會期 國際社團(tuán)系列性國際會議的時間一般都固定在每年的5-10月。我國舉辦國際會議要注意避開“五一〞“十一〞兩個旅游頂峰和黨代表大會。 會議的會期視會議的規(guī)模大小而定，一般在4至6天，最好不要超過6天。 二，研究國際社團(tuán)的有關(guān)文件 通常有兩個文件是最主要的，一是該國際社團(tuán)的章程，

45、二是舉辦該社團(tuán)會議時對東道國的要求。 三，辦理報批手續(xù) 國際社團(tuán)會議申辦的準(zhǔn)備 1， 建立申辦機(jī)構(gòu) 會議的申辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該掛靠主辦單位。申辦機(jī)構(gòu)通常包括組織委員會、程序委員會和秘書處，還有PCO. 2, 制定申辦計(jì)劃 3，編制申辦預(yù)算 以下是申辦會議的主要支出局部： ① 申辦文件制作費(fèi)用 ② 出國費(fèi)用 ③ 活動費(fèi)用 ④ 接待費(fèi)用 ⑤ 其他費(fèi)用，如人工費(fèi)用，辦公費(fèi)用和其他一些材料的費(fèi)用。 4， 籌措申辦經(jīng)費(fèi) ① 申辦資金屬于風(fēng)險投資。 通常認(rèn)為會議產(chǎn)業(yè)是一個投資回報率很高的產(chǎn)業(yè)，但高利潤總是伴隨著高風(fēng)險。如果申辦活動失敗，前期的投資將可能 血本無歸。因此申

46、辦國際社團(tuán)會議的先期投資就完全屬于風(fēng)險投資，由于投資的高風(fēng)險性，致使籌集申辦會議的資金并不是很容易。另外由于大型國際社團(tuán)會議的舉辦規(guī)律所致，申辦的會議都要等到幾年之后才能舉辦，也就是說幾年之后才有可能收回投資。因此籌集申辦資金遠(yuǎn)比會議申辦成功后籌集會議的籌備資金要困難得多。 ② 申辦活動要有足夠的經(jīng)費(fèi) ③ 申辦經(jīng)費(fèi)的主要渠道，主要有下面幾種： A,行政事業(yè)費(fèi)。目前我國許多機(jī)構(gòu)申辦國際會議的費(fèi)用主要來自事業(yè)費(fèi)。隨著我國改革的不斷深化，事業(yè)單位的轉(zhuǎn)軌改制，事業(yè)經(jīng)費(fèi)的減少，將會影響我國國際會議的申辦活動。 B, PCO。會議組織者經(jīng)常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們提供一局部申辦資金

47、，承諾會議申辦成功，該P(yáng)CO為唯一的會議承辦單位。PCO會根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來判斷會議申辦成功的可能性，決定是否提供這筆風(fēng)險投資。 C, 旅游機(jī)構(gòu) 國際社團(tuán)會議的申辦報告 申辦報告的主要內(nèi)容： 1， 邀請信 2， 學(xué)術(shù)內(nèi)容 3， 中國的介紹 4， 主辦城市的介紹 5， 大會會址的詳細(xì)介紹 6， 賓館的介紹 7， 旅游景點(diǎn)、參觀、購物點(diǎn)的介紹 8， 交通和通訊 9， 初步預(yù)算 除國際社團(tuán)有特殊的要求，會議預(yù)算中的貨幣一般都選擇美元。 預(yù)算仍由三局部組成： A,會議的收入。會議的收入還應(yīng)包括會議附設(shè)展覽會的收入、企業(yè)贊助和廣告收入三局部。 B,會議支出 C,預(yù)算結(jié)果

48、10，組織機(jī)構(gòu) 申辦報告的制作和提交 申辦報告的制作 參考國際社團(tuán)組織的修改意見再定稿進(jìn)展彩色印刷。 申辦報告的提交 決定一個國際社團(tuán)會議在哪個國家舉辦通常采用兩種表決方式：第一種是僅由國際社團(tuán)的理事會表決。另一種方式是先由理事會會初選，然后再由全體代表大會表決。 國際社團(tuán)會議的現(xiàn)場申辦 現(xiàn)場申辦人員的組成 通常國際社團(tuán)對現(xiàn)場申辦人員的人數(shù)有一定的規(guī)定。申辦人員應(yīng)包括專業(yè)人員、會議管理機(jī)構(gòu)的成員、會議中心和賓館的銷售人員以與航空公司的代表。 現(xiàn)場申辦人員的條件 來自各個機(jī)構(gòu)的申辦人員都應(yīng)該非常熟悉本行業(yè)的工作，特別是對于理事會關(guān)心的一些細(xì)節(jié)問題也都了如指掌

49、。申辦人員應(yīng)該具有較高的英文水平，特別強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)有熟練的聽說能力。申辦人員最好參加過類似的申辦活動或者在國內(nèi)經(jīng)經(jīng)常有機(jī)會參加外事活動。 現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(fèi) 現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(fèi)通常由各個機(jī)構(gòu)自己來承當(dāng)。 現(xiàn)場申辦活動 一，公關(guān)活動 1， 拜訪 2， 宴請 3， 私下交談 二，參加理事會 通常國際社團(tuán)會議的主辦權(quán)都是通過國際社團(tuán)理事會的表決來確定的。理事會的日程比擬簡單，首先由幾個申辦國的代表向理事會成員作陳述報告。不同的國際社團(tuán)采用不同的方式，有的采用的是所有申辦國都在申辦現(xiàn)場，大家面對面地作陳述報告。有的采用其他申辦國都不在理事會現(xiàn)場，只有作陳述報告的那個

50、申辦國在場這種背靠背的方式，不管采用哪種方式，陳述報告作得是否成功都是非常關(guān)鍵的。 陳述報告 大多數(shù)國際社團(tuán)規(guī)定每個申辦國只允許一位代表上臺作陳述報告。 回答如下問題 在申辦報告完畢之后，通常要安排5-10分鐘的時間，由申辦國的代表回答理事會成員提出的各種問題。 表決 表決的方式或是無記名投票，或是舉手表決。 企業(yè)會議的競辦 舉辦企業(yè)會議的程序 舉辦企業(yè)會議可以分為五個階段：即立項(xiàng)、調(diào)研、策劃、實(shí)施和評估階段。 企業(yè)會議的競辦過程 1， 招標(biāo) 2， 投標(biāo) 3， 開標(biāo) 4， 評標(biāo) 5， 定標(biāo) 6， 中標(biāo) 第六章 會議籌備管理 會議初期籌

51、備 會議組織機(jī)構(gòu)的建立 在我國舉辦重大會議時，由于涉與面廣，有時還需中央和地方各部門出面協(xié)調(diào)和調(diào)動各方面的人力、物力和財(cái)力，有必要由主辦單位牽頭協(xié)商有關(guān)單位和上級主管部門，成立會議的對內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。 一般性的會議不用設(shè)立對內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。 國際組織的國際會議通常按自己的慣例設(shè)置各種會議機(jī)構(gòu)。常見的有國際指導(dǎo)委員會、國際咨詢委員會、國際組織委員會等，通常這些組織都是榮譽(yù)性的，不負(fù)責(zé)具體的會議籌備工作。 組織委員會和程序委員會如此是大多數(shù)會議都應(yīng)設(shè)有的機(jī)構(gòu)。而真正負(fù)責(zé)會議日?；I備工作的是會議秘書處。秘書處下可設(shè)立許多不同的工作小組。 制定會議工作計(jì)劃 會議的階段劃分 不同的會

52、議組織對各個階段的叫法也不統(tǒng)一，習(xí)慣上把它分為初期籌備階段、征集論文階段、代表注冊階段、會議舉行階段和會議善后階段等五個階段。 論文征集階段的主要工作 〔案例題〕 從市場推廣的角度來看，征集論文的活動實(shí)質(zhì)是會議的銷售活動，它決定了未來會議的數(shù)量和質(zhì)量。將來此次會議學(xué)術(shù)水平的上下和會議規(guī)模的大小，很大程度上取決于論文的征集工作是否成功。這個階段經(jīng)歷的時間最長，大型會議一般需要1-2年，中小型會議一般需要半年左右，全部工作主要就是圍繞征集會議論文展開的。 代表預(yù)先注冊階段的主要工作是圍繞編輯和制作會議注冊通知書進(jìn)展的。 會議舉行期間的組織工作 會議舉行期間的組織工作主要是組織

53、實(shí)施會議的各項(xiàng)專業(yè)和社會活動。 會議完畢后的后續(xù)工作 會議的后續(xù)工作可以從會議的閉幕式完畢后開始，一直到會議的全部工作完畢為止，這個階段有時可延續(xù)到會議完畢后的幾個月的時間。 開始征集論文的時間 大型會議一般應(yīng)在會議召開的前20個月左右開始啟動，中小型會議一般應(yīng)在會議召開前的1到半年左右開始啟動。 論文投稿的截止時間 大型會議通常是將這個時間定在舉辦會議的前一年。如果是上半年舉辦的會議，投稿截止時間可定在前一年的10月份。假如是在下半年舉辦的會議，可放到前一年的年底或當(dāng)年的年初。 論文錄取通知書發(fā)出的時間一般應(yīng)在注冊通知發(fā)放之前或同時發(fā)出。 注冊通知的發(fā)放時

54、間 寄出的時間最好是在會前6個月以上。 預(yù)先注冊的截止時間 為了使會議組織者能夠盡早掌握參加會議的代表人數(shù)，每個會議都會設(shè)立一個預(yù)先注冊的截止時間，在這個時間前注冊的會議代表的注冊費(fèi)要適當(dāng)?shù)氐鸵恍?。預(yù)先注冊截止日的時間設(shè)立應(yīng)該按會議規(guī)模的大小而不同，大型會議的時間可以提前一些，可以訂在會前3到4個月。 賓館和旅游預(yù)訂的截止時間 規(guī)模在上千人的會議要求截止時間在會前的3到4個月。幾百人的會議在會前2個月左右就可以。 會議論文征集 大型會議一般是在舉辦前20個月、中小型會議一般應(yīng)在會議召開前的一到半年左右開始進(jìn)展論文征集工作。 會議論文征集階段的主要工作包括：

55、 一，確定會議的專業(yè)內(nèi)容 1， 確定會議主題和相關(guān)的議題 2， 確定會議的初步日程 3， 確定征文的形式。 會議的征文有三種形式，第一種是向會議代表征集論文全文。第二種是先向會議代表征集論文摘要，程序委員會根據(jù)摘要的內(nèi)容和質(zhì)量，決定是否通知論文作者提供論文全文。第三種是只向會議代表征集只有幾百字的論文摘要。 二，編輯印刷征文通知書 封面內(nèi)容至少要包括以下6項(xiàng)：即會名的全稱、會名的縮寫、會議舉辦時間〔要有明確的日期X圍〕、會議地點(diǎn)、會徽和征文字樣。 征文通知書主頁應(yīng)包含以下內(nèi)容：大會主席的邀請信、組織機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)題目、征文要求、會議初步日程、初步旅游線路、聯(lián)系方法、重要日期。 征文通

56、知書的印刷 目前絕大數(shù)會議還要將征文通知書制作成文字材料，向潛在的參會人員郵寄。 三，征文通知書的發(fā)放 征文通知書的發(fā)放方式包括：郵寄、在國內(nèi)外同類會議上散發(fā)、將征文通知書的重要內(nèi)容在國內(nèi)外刊物上登廣告、將會議的網(wǎng)頁與國內(nèi)外的相關(guān)的網(wǎng)頁、通過電子發(fā)放。 四，論文和表格的接收 目前常用的論文承受的方式有三種：網(wǎng)上接收、電子信息、郵寄。 五，論文的評審和錄取 1， 論文評審的標(biāo)準(zhǔn)。 包括：內(nèi)容要切題、篇幅按規(guī)定，格式符合標(biāo)準(zhǔn)，語言。 2， 論文評審的方式 3， 確定各類論文的接收比例 國際會議還要考慮國外代表與國內(nèi)代表演講數(shù)量比例和國別之間的比例。 4， 發(fā)放論文錄取通知書

57、 論文錄通知書通常應(yīng)包括如下主要內(nèi)容：被錄取文章的題目，所錄取的論文在會上是大會演講還是分組演講、是口頭演講還是X貼論文，論文演講或X貼的日期和具體時間。 六，編輯出版論文集 論文集的形式 三種不同的征文形式?jīng)Q定了會議論文文集的三種不同的形式。第一種形式是出版論文全集。第二種形式是會前先出版論文摘要集。第三種形式是只出版論文摘要集。 會議預(yù)先注冊 專業(yè)內(nèi)容要求根本落實(shí) 在所有準(zhǔn)備工作中最重要的是會議專業(yè)內(nèi)容的落實(shí)。 注冊通知書的制作 為節(jié)省郵寄費(fèi)用，會議注冊通知書一般采用32開本。 注冊通知書的發(fā)放 如果時間安排得當(dāng)，注冊通知書最好和論文錄取通知書一起發(fā)出，

58、既可以降低郵費(fèi)，也可以減少秘書處的工作。 預(yù)先注冊 預(yù)先注冊接收 會議代表收到注冊通知書后，按會議的要求辦理有關(guān)的會議注冊手續(xù)和交納相關(guān)的費(fèi)用。 接收注冊的方法： 1， 網(wǎng)上注冊 2， 郵寄或 注冊表進(jìn)展注冊 3， 收取會議代表的費(fèi)用 收取會議代表的費(fèi)用 會議采用四種方法收取會議代表的費(fèi)用： 1， 信用卡方式 2， 銀行匯款方式 3， 匯票托收方式 4， 郵局匯款方式 現(xiàn)場注冊準(zhǔn)備的內(nèi)容包括： 1， 制定注冊程序 2， 現(xiàn)場注冊材料的準(zhǔn)備。 會前5-10天，開始為代表準(zhǔn)備現(xiàn)場注冊材料。 第七章 會議現(xiàn)場管理 會議現(xiàn)場管理的主要內(nèi)容

59、有：會議現(xiàn)場注冊、會議專業(yè)活動安排、會議社會活動安排、會議餐飲活動安排。 注冊臺的要求 注冊臺應(yīng)選擇在舉辦會議的會議中心或賓館的大堂，因?yàn)檫@個地點(diǎn)對會議代表最方便。同時注冊臺的周圍要有足夠的空間。 注冊臺的搭建 在有條件的會議中心，注冊臺最好采取用標(biāo)準(zhǔn)展板搭建的方式。 注冊分工： 通常注冊分為六個局部的工作： 1， 預(yù)先注冊 2， 現(xiàn)場注冊 現(xiàn)場注冊經(jīng)常出現(xiàn)的問題是會議代表在會前寄過注冊表并付過注冊費(fèi)，但會議組織者并沒收到所付費(fèi)用。 3， 旅游和票證服務(wù) 4， 領(lǐng)取會議文件 5， 會議專業(yè)服務(wù) 6， 會議管理組 注冊時間 1， 會前從哪天開始注冊

60、 2， 每天從什么時間開始注冊 3， 注冊是否也有“午休〞 4， 注冊完畢時間 根據(jù)注冊數(shù)據(jù)會會議活動的調(diào)整 以下是幾個經(jīng)常出現(xiàn)并要與時調(diào)整的活動內(nèi)容： 1， 會議程序 2， 會議會務(wù) 3， 旅游 會議現(xiàn)場注冊是整個會議活動中最重要的一環(huán)，業(yè)內(nèi)人士經(jīng)常說現(xiàn)場注冊完畢了，會務(wù)工作就完成一半了，由此可見現(xiàn)場注冊工作舉足輕重的地位。 會議社會活動安排 開幕式地點(diǎn) 開幕式地點(diǎn)取決于會議代表的人數(shù)。 會議代表席的布置 會議代表席的布置采用如下兩種方式：工作會議通常選用課堂式。而一般的大型會議選用劇院式。代表席又可以分成三個局部：貴賓席、代表席和記者席。 會議專

61、業(yè)活動安排 會議報告安排的內(nèi)容包括： 1， 會議最終日程 2， 會議演講人索引提供 3， 會議室索引提供 4， 日程的變動和演講的調(diào)整 會議室和設(shè)備安排 會議室安排 1， 特邀大會演講 2， 專題演講會安排 3， X貼論文的場地安排 會議餐飲活動安排 歡迎招待會〔宴會〕的安排的內(nèi)容： 1， 時間的選擇 2， 地點(diǎn)的選擇 3， 形式 4， 餐單 5， 現(xiàn)場人數(shù)的修正 6， 歡迎招待會的入場 7， 歡迎招待會的過程控制 8， 結(jié)算 歡送〔閉幕〕宴會的安排 內(nèi)容： 1， 時間的選擇 2， 地點(diǎn)的選擇 3， 閉幕宴會的形式 4， 閉幕宴

62、會的菜單 5， 人數(shù)的預(yù)定 6， 閉幕宴會的程序 茶歇的安排 茶歇每天可以安排兩次，上，下各一次。會議舉行到一個半小時或兩個小時開始進(jìn)展。會間休息的持續(xù)時間限制在15至30分鐘。 第八章 會議財(cái)務(wù)管理 會議財(cái)務(wù)管理概述 會議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)就是對會議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會議動作時資金活動的過程與其規(guī)律。 會議的財(cái)務(wù)目標(biāo) 會議財(cái)務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財(cái)務(wù)目標(biāo)，會議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為營利性和非營利性兩種。目前我國舉辦的大多數(shù)會議都不是純粹的商業(yè)活動，財(cái)務(wù)目標(biāo)都是非營利性的。 會議財(cái)務(wù)活動的特點(diǎn) 會議財(cái)務(wù)活動的實(shí)質(zhì)就是會議資金的活動。 會議舉辦過程中的財(cái)

63、務(wù)活動大致可以分為五個階段： 第一階段發(fā)生在會議籌備初期，資金活動的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。 第二階段的資金活動主要表現(xiàn)為會議啟動資金的消耗，籌備期間要購置少量的固定資產(chǎn)、支付會議各種活動的費(fèi)用以與其他必要的支出，形成了會議的籌備本錢。 第三階段的資金活動是會議的收入，會議舉行前的幾個月是會議收入的頂峰期，通過注冊費(fèi)和企業(yè)贊助費(fèi)的收入，形成會議的主要資金收入。 第四階段的資金活動是會議舉行期間的資金支出，短短的幾天將會議的全部收入支出了70%-80%，從而保證了會議能夠順利進(jìn)展。 第五階段也是最后一個階段的資金活動是會議完畢后剩余資金的分配，即會議完畢后如果有少量的剩余資金，如何分

64、配這些資金。 會議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容 會議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括會議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理、會議日常財(cái)務(wù)管理和會議財(cái)務(wù)分析三局部主要內(nèi)容。 會議的經(jīng)費(fèi)管理 會議經(jīng)費(fèi)通常貫徹以下幾條原如此： 1， 首先要確定一位會議領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)會議全部支出，實(shí)行“一支筆〞簽字的原如此。 2， 二是不能輕易改變財(cái)務(wù)管理的授權(quán)人和其權(quán)限X圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財(cái)務(wù)決定，以免引起混亂。 會議財(cái)務(wù)預(yù)測 會議財(cái)務(wù)預(yù)測工作按如下工作程序進(jìn)展： 1， 確定預(yù)測目標(biāo)和制訂工作方案。 2， 搜集和整理資料 3， 選擇預(yù)測的方法 4， 進(jìn)展預(yù)測 5， 分析預(yù)測的結(jié)果，提出預(yù)測報告。 會議財(cái)務(wù)預(yù)測的主要內(nèi)

65、容 最重要最根本的會議財(cái)務(wù)預(yù)測內(nèi)容如下： 1， 會議規(guī)模的預(yù)測 2， 2會議固定支出的預(yù)測 3， 會議保本人數(shù)的預(yù)測 舉辦會議最根本的財(cái)務(wù)目標(biāo)是保證會議不能出現(xiàn)虧損。會議收入主要取決于注冊費(fèi)的上下和參加會議的人數(shù)。 保本人數(shù)=會議固定支出/〔注冊費(fèi)-每位代表的可變支出〕 4， 會議收入的預(yù)測 5， 經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測 會議預(yù)算編制 編制會議預(yù)算的上目的 在會議財(cái)務(wù)預(yù)測的根底上，編制會議預(yù)算能夠提供一個定量的會議財(cái)務(wù)計(jì)劃，既反映出會議固定支出和可變可能是多少，也估算了會議收入是多少，預(yù)算總結(jié)反映了最終會議的盈虧。預(yù)算的結(jié)果收入應(yīng)該大于支出，否如此就要努力尋找其他會議經(jīng)

66、費(fèi)，以保證會議最終不出現(xiàn)財(cái)務(wù)虧損。 預(yù)算對于會議財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要的另一個原因是會議許多支出都發(fā)生在會議獲得收入前，通過預(yù)算可以清楚地了解會議啟動資金需要的金額，防止出現(xiàn)由于啟動資金不足而影響了會議的正?；I備。 會議預(yù)算的組成 會議預(yù)算主要由會議收入和支出兩局部組成，支出局部分為固定支出和可變支出兩大局部。 編制會議預(yù)算的程序 編制預(yù)算的先后順序依次為編制會議的固定支出、可變支出、會議的收入和預(yù)算總結(jié)。 會議固定支出 包括： 1， 申辦費(fèi)用 2， 公關(guān)宣傳費(fèi)用 3， 辦公費(fèi)用 4， 人工費(fèi)用 5， 付給PCO的服務(wù)費(fèi) 6， 會議機(jī)構(gòu)的會務(wù)費(fèi)用 7， 考察活動費(fèi)用 8， 特邀演講人的參會費(fèi)用 9， 會議領(lǐng)導(dǎo)的參會費(fèi)用 1 0，場和設(shè)備租金 會議可變支出 會議的可變支出是指隨著會議代表的數(shù)量變化而改變的支出項(xiàng)目。包括： 一， 餐飲費(fèi) 餐飲費(fèi)是會議可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，一般能占到注冊費(fèi)收入的65%左右。 1， 宴會。宴會是會議全部單項(xiàng)支出中最多的，支出價格的X圍也是最大的。 2， 招待會 3， 茶/咖歇 4， 會議午餐