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【制度范例】4S店配件服務(wù)管理制度(WORD7頁

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1、 文件編號:ZY/CJ 規(guī)章制度-003 第 三 篇 配件服務(wù)管理制度 (作業(yè)指導(dǎo)書-質(zhì)量體系三層次文件之三) 第一章 配件工作規(guī)定 一、訂貨的規(guī)定 1、配件訂貨由計劃員負責。 2、每月必須按時向上海大眾(廣州)有限公司訂貨,準確地傳送定單。定單金額、品種數(shù)量、新增配件必須在傳遞前由配件經(jīng)理審核,站長批準。 3、根據(jù)客戶要求,開展特殊

2、配件訂貨服務(wù)。 二、借進和借出的規(guī)定 1、借進借出由計劃員負責。 2、借進配件由計劃員根據(jù)倉庫的通知落實借進方向,開出借進通知書,由采購人員或計劃員負責借調(diào)。 3、借出配件由計劃員根據(jù)倉庫存貨開出借出單,總成件借出須請示配件經(jīng)理批準。 4、車間借用配件必須有車間主任同意的借據(jù)方可借出,必須記錄。 三、退換和缺貨的規(guī)定 1、已銷售的配件在未使用且包裝完好的前提下,在規(guī)定的時間內(nèi)可以退貨;配件退換由經(jīng)手人確認后辦理退貨手續(xù),經(jīng)配件經(jīng)理簽字后予以退換。 2、對車間退還的配件必須嚴格檢查,損壞配件報送車間主任處理。 3、

3、及時補充缺貨庫存,滿足車間需要。 4、維修過程中發(fā)生的缺貨,必須及時解決,并做好缺貨時間記錄。各項記錄是有關(guān)人員效益考核的一項指標。 四、配件部計算機管理的規(guī)定 1、所有操作計算機人員必須按規(guī)定執(zhí)行開、關(guān)機及上、下網(wǎng)程序,準確輸入信息。 2、所有操作人員必須按規(guī)定權(quán)限使用計算機,禁止越權(quán)使用,禁止修改計算機信息,需修改的信息報配件經(jīng)理批準。 3、配件的編號由計劃員負責,必須有利于查詢。 4、計算機使用過程中發(fā)生異常情況必須停止使用,及時通知電腦管理員或值班領(lǐng)導(dǎo)。 5、每半年將微機配件數(shù)據(jù)與實際庫存配件進行一次核對。 6

4、、保持計算機的清潔。 五、配件價格的規(guī)定 1、配件的價格由站長按物價規(guī)范制定,配件經(jīng)理負責實施。 2、配件定價根據(jù)上海大眾的要求進行,市場價格與服務(wù)部協(xié)商合理定價。 3、配件價格波幅>±5%時,配件計劃員必須及時匯報配件經(jīng)理,經(jīng)請示站長同意后進行價格調(diào)整,調(diào)整完畢后及時通知服務(wù)部;另外總成件的漲幅必須及時向配件經(jīng)理匯報,并將信息及時通報站長。 六、配件銷售、索賠的規(guī)定 1、在不影響車間配件供應(yīng)的前提下大力開展配件銷售工作。 2、特殊配件不對外銷售。 3、配件索賠工作由倉庫主任負責。 4、品種不對或維修過程中出現(xiàn)的

5、質(zhì)量問題及配件銷售不在索賠范圍內(nèi),特殊情況另外處理。 5、符合索賠標準的經(jīng)倉庫主任確認后必須無條件索賠,確認后的索賠件由倉庫收發(fā)員負責收回,并辦理索賠清單。 6、計劃員每月向配件經(jīng)理匯報索賠情況,并做好索賠記錄。 七、配件驗證入庫的規(guī)定 1、所有配件必須依據(jù)清單嚴格驗收。 2、驗收工作必須根據(jù)入庫單的品種、數(shù)量、質(zhì)量全面驗收。 3、驗收完畢后必須真實地填寫收料單;殘缺、短少必須向配件經(jīng)理匯報。 4、嚴禁無單驗證入庫,需填寫入庫單的必須填寫。 5、計劃員必須根據(jù)收料單或入庫單入帳。 八、提貨的規(guī)定 1、在

6、運輸過程中,提貨人員必須高度認真負責,確保貨物安全。 2、在貨物裝卸過程中,造成貨物損壞,根據(jù)實際情況給予當事人處罰,處罰標準根據(jù)公司規(guī)定。 第二章 配件及倉庫管理制度 一、配件、材料的驗證入庫存 1、接受配件驗證單,并核對月度計劃。 2、入庫配件、材料必須嚴格交接,憑驗證單及時驗證。檢查配件、材料的名稱、數(shù)量與驗收單內(nèi)容是否一致,有無附件、有無損壞。 3、入庫配件的數(shù)量驗證、按件計算的要全部點數(shù)。配件質(zhì)量驗證,外觀質(zhì)量一般憑目視,手觸感管檢查和經(jīng)驗鑒別。驗證須當日完成。數(shù)量大的,當天晚上即使加班也難以驗完,次日必須驗完。 4、經(jīng)過正式驗

7、證后,由保管員簽字填寫入庫單后方能上貨架、記帳。 5、驗證時發(fā)現(xiàn)少量短缺、配件損壞、品種規(guī)格不符、質(zhì)量不合格等,必須核實情況,查明原因、落實責任,與供貨單位聯(lián)系。在未做出處理前保持原來包裝,單獨存放,做好記錄,負責保管,不能上架發(fā)放。 6、驗證合格的配件、材料隨即辦理入帳手續(xù)。 二、配件儲存、保管 1、配件存放應(yīng)貫徹便于收、發(fā)、檢驗、計數(shù)清點的原則,做到帳、物一致,便于發(fā)料、保管、核算。 2、易燃物資必須做到分庫存放,易碎、易損材料必須輕拿輕放,不得碰撞、擠壓。 3、倉庫保管人員必須嚴格執(zhí)行定期盤點制度和進行經(jīng)常性的抽查盤點,要隨掌握配件

8、材料收、發(fā)、存的增減變化和質(zhì)量情況,及時采取有效的維護保養(yǎng)措施,并向計劃員提供配件庫存信息。 4、配件、材料的帳、卡及其他原始單據(jù),按規(guī)定負責保管,不得丟失。 三、配件領(lǐng)、發(fā)料管理規(guī)定 為了強化配件管理工作,嚴格按ISO9002標準規(guī)范領(lǐng)、發(fā)料工作程序,防止因配件引起的質(zhì)量事故,特制定本規(guī)定: 1、實行“交舊領(lǐng)新”的配件領(lǐng)料原則。先交舊,后領(lǐng)新,如客戶確需帶走舊件時,必須經(jīng)客戶和車間主任同時簽字,配件部方可退回舊件。 2、修理人員必須憑維修委托書到領(lǐng)料窗口領(lǐng)料,無委托書,配件部應(yīng)拒絕發(fā)料。 3、領(lǐng)取事故車配件,嚴格按“估價單”規(guī)定的范圍領(lǐng)料,確需超領(lǐng)配件時,必須經(jīng)前臺業(yè)

9、務(wù)接待簽字同意,配件部方可發(fā)料。 4、配件部發(fā)料人員應(yīng)嚴格按規(guī)定及時、準確、熱情發(fā)放配件。 5、業(yè)務(wù)繁忙時,修理人員應(yīng)自覺有序的排隊領(lǐng)料。 6、領(lǐng)取配件時,修理人員應(yīng)該當場驗證配件,攜離領(lǐng)料區(qū)的配件將視為合格品。 7、特殊情況,修理人員可通過車間主任或前臺業(yè)務(wù)接待簽字向配件部暫借配件。以上規(guī)定望全體員工遵照執(zhí)行,違者按有關(guān)規(guī)定處罰。 此規(guī)定從下發(fā)之日起執(zhí)行。 二000年二月二十二日 四、廢舊配件的管理 1、收回的廢舊配件、集中管理,專人負責,杜絕外流。 2、門、貨箱蓋、發(fā)動機

10、蓋、側(cè)板等外殼,屬可修復(fù)利用的舊件,經(jīng)修復(fù)驗收合格后建帳保管。 3、一般的舊配件、總成不準修復(fù)利用,一律破壞后送廢品部門。 五、記帳和盤點 1、倉庫管理業(yè)務(wù)中做到微機賬目與倉庫實際庫存相符。 2、配件、材料的驗收、入庫、發(fā)料、銷售、報損、盈虧等均須憑正式單據(jù)列帳。 3、在盤點中發(fā)現(xiàn)庫存短少、盈虧、變質(zhì)等情況,必須查明原因、落實責任,辦理正式手續(xù),填寫有關(guān)憑證,經(jīng)配件經(jīng)理簽字報財務(wù)審核,經(jīng)總經(jīng)理批準才能列帳核銷或調(diào)整。 六、倉庫和危險品庫房安全規(guī)定 1、倉庫和危險品庫房是保管配件、材料的重要部門,確保倉庫和危險品庫房安全是每個倉庫保管

11、人員的首要職責。 2、消防工作按公司要求進行管理,倉庫和危險品庫房指定專人負責。倉庫和危險品庫房保管人員必須增強防火意識和消防知識,正確使用器材。 3、放置消防器材的位置必須固定,消防器材不得挪作他用,要定期檢查更換,貫徹“預(yù)防為主、防消結(jié)合”的方針。 4、庫房內(nèi)嚴禁火種和火源,采取相應(yīng)防范措施,嚴禁動火。庫房內(nèi)嚴禁吸煙。 5、非倉庫管理人員及無關(guān)人員不準進入倉庫和危險品庫房。 6、門、窗、電源線路保持完好,下班時關(guān)好門窗、上好鎖,倉庫工作人員必須增強防盜意識。 第三章 配件單據(jù)管理條例 1、單據(jù)是配件工作的原始記錄,配件進出的憑證和依據(jù),本部所有工作人員有責任和義務(wù)做好單據(jù)的管理工作。 2、所開單據(jù)必須完整、清晰。 3、單據(jù)一經(jīng)開出必須迅速傳遞,不得拖延和積壓。 4、妥善保管單據(jù),做到不丟不損,按月裝訂存檔備查。 5、不準許他人查閱,所有單據(jù)未經(jīng)批準不得銷毀。 6、單據(jù)一但丟失,必須馬上報告配件經(jīng)理,聽候處理。 7、任何人都不得偽造、修改單據(jù)、帳。 6

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