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精選資料 Internal Correspondence 部門 Dpt.:管理部 號 No.:包凱賓酒店發(fā)〔2014〕21號 致 To:酒店各部門 發(fā)出 From:管理部 抄送 Cc:總經(jīng)理 日期 Date :2014年10月23日 內(nèi)容Subject: 關(guān)于下發(fā)《凱賓酒店應(yīng)收賬款管理制度》的通知 為進一步規(guī)范應(yīng)收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體制，加快收款的資金回籠，提高風險防范能力，加強對掛賬單位的信用管理，避免呆、壞賬發(fā)生，特制定本規(guī)定。 一、成立客戶資信評定小組 客戶資信評定小組成員由總經(jīng)理、管理部經(jīng)理、營運部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、客房部經(jīng)理、前廳經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)部財務(wù)主管組成，由總經(jīng)理擔任組長，小組職責： 1、每年第四季度對當年度所有協(xié)議掛賬單位的資信情況進行重新評定，決定繼續(xù)給予或拒絕客戶信用，會議由總經(jīng)理召集。 2.審核銷售部門提出新增的協(xié)議掛賬單位的資信。協(xié)議的簽訂由銷售部門提出書面申請，申請時須附該客戶工商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人身份證等有效證件復(fù)印件并加蓋公章報審。 3、匯總協(xié)議掛賬單位，報經(jīng)各級分管人員及總經(jīng)理批準后由銷售部門簽訂協(xié)議。銷售部應(yīng)將已簽訂的協(xié)議原件送至財務(wù)部，由財務(wù)部發(fā)文通知各營業(yè)點。 4、判定對逾期超過三個月未收回的款項是否按照法律程序處理并提請批準。 5、財務(wù)部應(yīng)建立客戶檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄，從開發(fā)新客戶到維護老客戶，銷售員及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶給予授信。 除每年第四季度對年度協(xié)議單位的資信情況進行評級外，該小組將根據(jù)業(yè)務(wù)需要不定期舉行會議。 二、掛賬單位信用等級的評估標準 客戶信用等級的評估是為了加強信用控制，并為客戶分析提供依據(jù)。信用等級的評估，以客戶的公司規(guī)模和財務(wù)狀況為核心，根據(jù)客戶上一年度的消費能力和付款記錄進行評定，同時結(jié)合各單位的實際情況及潛在的風險進行分析。信用等級為A、B、C三個等級，A級為無須提供保證金，即可給予一定的授信額度，如政府、大型國企等；B級為需繳納一定保證金或不繳納保證金給予金額較小的授信額度，如信用好、消費能力高、有提升為A級潛質(zhì)的外資企業(yè)、民營企業(yè)等；C級為不予授信。 （一） 新協(xié)議單位的評估步驟： 1、銷售部收集客戶的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、國地稅稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資料的復(fù)印件并加蓋公章。 2、了解客戶的財務(wù)實力和財務(wù)狀況，了解客戶在其他酒店的實際付款記錄，是否按期如數(shù)付款。 3、銷售部門填制《客戶信用申請表》（申請表中，須標注新、老客戶）→營運部評估→財務(wù)部財務(wù)主管評估審核→財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核→財務(wù)經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批 4、銷售部憑手續(xù)齊全的申請表方可與客戶簽訂掛賬協(xié)議。 5、申請表的原稿與掛賬公司協(xié)議原件于協(xié)議簽訂的次日一起交財務(wù)存檔。 （二）老顧客年審的評估步驟： 1、銷售部需于掛賬協(xié)議到期前一個月，提前辦理老顧客評估工作，保證掛賬協(xié)議的延續(xù)性。 2、銷售部門填制《客戶信用申請表》→營運部評估→財務(wù)部財務(wù)主管填制客戶歷史記錄并進行評估審核→財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核→財務(wù)總監(jiān)審批→總經(jīng)理審批 3、銷售部憑手續(xù)齊全的申請表方可與客戶續(xù)簽掛賬協(xié)議。 4、申請表的原稿應(yīng)與掛賬公司協(xié)議原件于協(xié)議簽訂的次日一起交財務(wù)存檔。 三、掛賬單位的信用條件 1、掛賬單位均應(yīng)是經(jīng)客戶資信評定小組評估后可授信或續(xù)簽的，且與銷售部簽訂協(xié)議的客戶。 2、所有掛賬消費賬單，必須經(jīng)協(xié)議單位有效簽單人簽字確認或須附掛賬單位付款確認函（正本）。協(xié)議掛賬單位消費時手續(xù)不齊全的，經(jīng)酒店銷售代表同意后予以掛賬的，視同臨時掛賬，消費掛賬須具備完整的書面手續(xù)，如傳真件、訂房單、合同和經(jīng)有效簽單人具備完整的書面手續(xù)，可以為今后催討應(yīng)收款提供合同依據(jù)。 3、掛賬協(xié)議客人消費簽單時，各營業(yè)點應(yīng)認真核對簽名字樣及相應(yīng)的單位名稱。若因各營業(yè)點工作疏忽造成賬款無法收回的，酒店按呆、壞賬處理方法追究責任人責任。 4、銷售部銷售代表和前廳、餐飲、財務(wù)及管理部、運營部部門經(jīng)理及總監(jiān)以上人員因營銷工作的需要，可以為客戶臨時掛賬提供個人擔保。凡為客戶提供掛賬擔保的個人，必須親自到收銀點確認并在賬單上簽字，如因特殊原因無法親自到總臺簽字的，可電話先告之，過后再主動補簽。否則，各收銀點有權(quán)拒絕擔保。 5、如大型會議、宴會，銷售部或餐飲部須與客戶簽定正是有效協(xié)議，并提供會議、宴會的有效簽單人字樣。同時簽定協(xié)議時須付所有消費金額的50%（銷售部門可根據(jù)客戶規(guī)模情況核定預(yù)付金額，但最少不低于30%）保證金，并保證在會議、宴會結(jié)束后7天內(nèi)結(jié)清剩余款項。 會議流程及其主要關(guān)注點： 項目經(jīng)理簽定合同（蓋章）——書面至財務(wù)部（簽合同當天）——項目經(jīng)理下MEMO至相關(guān)各口——財務(wù)及項目經(jīng)理跟進定金或預(yù)付款到賬情況——會議入住——前臺建賬——生產(chǎn)消費（前臺應(yīng)妥善保管各種消費單據(jù)、各消費點消費統(tǒng)一掛會務(wù)組指定房賬）——前臺與客人核對賬務(wù)——退房——結(jié)賬（合同約定離店后付清的，財務(wù)及項目經(jīng)理跟進尾款支付情況）。 6、銷售部門在銷售協(xié)議簽訂后一個工作日內(nèi)，須將銷售協(xié)議正本送交財務(wù)部。 四、掛賬單位的信用期限及個人臨時擔保額度 1、協(xié)議單位：企業(yè)、事業(yè)單位（本地）的信用期為一個月。特殊情況須報客戶資信評定小組審批后簽訂執(zhí)行。 （1）信用期：協(xié)議單位消費的次月屬于信用期內(nèi)。 （2）逾期：指協(xié)議單位已超過一個月的信用期限，按報表時間分為逾期1個月、2個月、3個月、3個月以上的。 2、個人臨時擔保（包括前臺退房未結(jié)賬）：臨時擔保的欠款原則上應(yīng)于7天內(nèi)收回，信用期最長不得超過15天。 個人臨時擔保額度表 人 員 單筆金額 月累計金額 備注 各部門經(jīng)理級以上人員 2000 5000 營業(yè)部銷售代表 1000 3000 3、財務(wù)部根據(jù)各銷售員的臨時擔保情況，每半個月公布一次個人臨時擔保情況。超過擔保額度則停止臨時擔保權(quán)限；待款項收回則恢復(fù)個人擔保權(quán)限（為協(xié)議單位客戶提供擔保不在臨時擔保額度內(nèi)） 4、所有客賬須離店即結(jié)，收銀員不得壓單不結(jié)或延日結(jié)賬。 五、前臺信用管理 1、賓客辦理入住登記時根據(jù)酒店規(guī)定押金收取標準向賓客收?。庋撼猓?。如賓客延期住宿或消費金額導(dǎo)致押金不足時，應(yīng)及時通知賓客補足押金，不允許超出限額；在適當?shù)那闆r下，總臺可執(zhí)行個性化服務(wù)（如上門收取押金）。 2、會議、宴會、旅行社團體的預(yù)付款由財務(wù)部根據(jù)協(xié)議條款向銀行查詢，并在款到當日通知銷售部、餐飲部等相關(guān)部門。 3、掛賬協(xié)議單位有效簽單人需為入住客人擔保免押的，必須由有效簽單人親自到總臺在訂房單上簽字擔保，如無法到場的可通過有效傳真件（蓋單位公章）提供擔保。 4、銷售部銷售代表以上和前廳、餐飲部經(jīng)理級及總監(jiān)以上人員因營銷需要可為客人入住提供擔保免押，凡為客人提供免押擔保的個人，須親自到總臺確認并在訂房單上簽字，如特殊原因無法親自到總臺簽字的，可電話先告之，過后再補簽；否則，總臺有權(quán)拒絕擔保。 5、除有個人擔保的臨時掛賬外，所有前臺賬原則上須離店即結(jié)，總臺不得壓單不結(jié)或延日結(jié)賬。對于臨時掛賬及有特殊原因的已離店未結(jié)清賬項，總臺應(yīng)每天打印報表并說明原因上報財務(wù)部。 6、由于相關(guān)部門操作失誤，導(dǎo)致賓客已離店未結(jié)的款項，則按酒店規(guī)定的呆、壞賬處理辦法由相關(guān)負責人自行賠付。 7、針對賓客故意逃賬并未結(jié)賬款，由前廳部報客戶資信評定小組審批，按酒店規(guī)定的呆、壞賬處理辦法進行處理。 六、掛賬單位的收款管理 1、財務(wù)部須認真審核每一筆掛賬賬單，保證每筆簽單單據(jù)的完整性和有效性，并根據(jù)不同單位建立應(yīng)收款賬戶，每月底財務(wù)人員將核對好的各單位應(yīng)收賬款余額報給銷售部由其銷售人員進行催收。 2、凡個人擔保的臨時賬款，財務(wù)部在掛賬后五個工作日內(nèi)（遇節(jié)假日順延）將賬單、發(fā)票整理好并通知相關(guān)擔保人，擔保人為該賬款催收責任人，應(yīng)確保在信用期（最長期限不得超過兩個星期）內(nèi)收回賬款，財務(wù)部催帳員可協(xié)助其催收。個人臨時擔保若出現(xiàn)超過信用期限（2個月/1個月）未付款的款項，將扣罰擔保人的效益工資，直至扣完為止，待收回該擔保人員擔保的所有欠款后，再辦理返還。 3、協(xié)議單位的應(yīng)收賬款由財務(wù)部負責對賬，銷售部對應(yīng)銷售員協(xié)調(diào)催收，對先開具發(fā)票后付款的，對方須辦理簽收手續(xù)。信用員需對每月收款情況及客戶意見進行收集、反饋，并以書面形式上報部門。對催帳過程中遇到的困難，銷售人員應(yīng)積極協(xié)助予以解決。 4、財務(wù)部在賬款到賬當日通知銷售部，對于大筆款項及逾期收回的款項應(yīng)及時告知銷售部，并在每月底編制應(yīng)收款賬齡分析報告，報送相關(guān)部門。 七、逾期賬款的催收 1、對逾期賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責任到位，原則由銷售部負責，財務(wù)部協(xié)助催討。財務(wù)部對已發(fā)生的逾期賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對于確實存在追討困難的單位，應(yīng)立即上報客戶資信評定小組，由客戶資信評定小組成員根據(jù)客戶實際情況商討處理情況。 2、若出現(xiàn)超過信用期仍未付款的款項，催款員必須在每月20日前與掛賬單位核實付款情況；若信用期超過一個月未收回，請銷售部協(xié)助再次登門或電話通知公司經(jīng)辦人及相關(guān)負責人；超過信用期二個月未收回的款項，必須以書面催款函通過傳真或掛號的方式通知掛賬單位；超過信用期三個月未收回款項由酒店客戶資信評定小組通知銷售員暫停公司掛賬并申請進入法律程序。 3、超過三個月以上逾期應(yīng)收款須向財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理提交書面報告，對于客觀上已形成風險的逾期應(yīng)收款，須于款項發(fā)生六個月內(nèi)以酒店名義通過法律途徑追討。 八、信用問題客戶的管理 財務(wù)部將根據(jù)掛賬單位付款及消費能力情況，把逾期三個月以上的客戶報客戶資信評定小組審核，經(jīng)過評估確定處理方法： （1）對于收款風險較小的客戶給予繼續(xù)簽單消費，同時銷售部和財務(wù)部應(yīng)積極配合，一方面加強逾期款項的催收力度，另一方面應(yīng)重點給予關(guān)注與跟蹤，視情況進行調(diào)整。 （2）對列入黑名單的客戶應(yīng)立即停止簽單消費并通知各營業(yè)收銀點，同時銷售部和財務(wù)部應(yīng)積極配合，將黑名單客戶的所欠款項追討回來。若追討過程有問題則報客戶資信評定小組批準，是否按法律程序處理。 （3）各營業(yè)收銀點若因疏忽或其他原因接受已被列入黑名單的客戶掛賬而發(fā)生損失，酒店將追究相關(guān)人員責任。 （4）對于已列入黑名單的客戶三年內(nèi)不得申請授信。若特殊原因須重新申請授信的客戶，經(jīng)審核后給予一年的考察期，期滿后進行評估后確定是否恢復(fù)授信。 請各相關(guān)部門嚴格按此執(zhí)行。原有關(guān)規(guī)定與本文相悖，均按本文執(zhí)行。 附件：戶信用申請表 發(fā)文部門From:管理部 分管人Subsection leader:杜承澤 批準人Approval:總經(jīng)理 附件： 客戶信用申請表 申請目的: 1）新客戶申請 2）老客戶年審 銷售填寫信用申請資料 一、客戶相關(guān)信息 名稱: 電話: 負責人: 公司地址: 注冊資本: 企業(yè)性質(zhì):1）事業(yè)單位 2）金融機構(gòu) 3）國有企業(yè) 4）民營企業(yè) 5）外資企業(yè) 6）個人 客戶經(jīng)營情況: 客戶信譽狀況: 考評期限: 月均消費額: 二、客戶申請額度及期限 申請信用等級:A級； B級； C級； 信用額度: 元 信用期限: 協(xié)議保證金: 其它注解: 申請人（銷售代表）: 財務(wù)部填寫（新客戶無須填寫）信用評估情況 三、客戶歷史信用情況 原信用等級:A級: B級: C級: 信用額度: 信用期限: 上年度總消費額: 月均消費額: 付款記錄情況: 好 一般 拖款 拖欠期限: 年底付款情況: 財務(wù)部意見: 各級主管及領(lǐng)導(dǎo)審批意見 信用等級 批準額度 批準期限 銷售人員 部門經(jīng)理 財務(wù)經(jīng)理 財務(wù)總監(jiān) 總經(jīng)理  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學習課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 可修改編輯