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1、代理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)客戶投訴及危機(jī)事件處理預(yù)案為有效防范和化解代理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)客戶投訴和危機(jī)事件,明確危機(jī)事件的處理機(jī)制與流程,保護(hù)客戶的合法權(quán)益,維護(hù)中國(guó)郵政和郵儲(chǔ)銀行的信譽(yù),特制定本預(yù)案。一、客戶投訴及危機(jī)事件定義(一)客戶投訴客戶投訴是指客戶通過客服電話、網(wǎng)絡(luò)、媒體或營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)等渠道對(duì)代理保險(xiǎn)的合同內(nèi)容、產(chǎn)品期限、后續(xù)服務(wù)、收益水平等要素提出質(zhì)疑或抗辯的情況。(二)危機(jī)事件危機(jī)事件是指開展銀保業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的重大客戶投訴事件。包括但不限于以下幾種情況:1.涉及五人以上(含五人)的群體性事件;2.引起政府、監(jiān)管部門或新聞媒體介入的投訴事件;3.影響到營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)正常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的緊急事件;4.可能造成重大財(cái)產(chǎn)損
2、失和名譽(yù)損失的緊急事件;5.可能造成重大社會(huì)影響的緊急事件。二、組織體系和主要職責(zé)(一)組織體系各省、市、縣(區(qū))郵銀雙方要聯(lián)合成立“客戶投訴及危機(jī)事件處理”領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)相關(guān)工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)工作組,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)保險(xiǎn)公司處理客戶投訴及危機(jī)事件的具體工作。在省、市、縣(區(qū))各級(jí)機(jī)構(gòu)及營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)指定1-2名熟悉代理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的人員專門配合保險(xiǎn)公司負(fù)責(zé)代理保險(xiǎn)客戶投訴與危機(jī)事件處理工作。(二)領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)1.統(tǒng)一指揮并協(xié)調(diào)各職能部門對(duì)客戶投訴及危機(jī)事件的處理,防止事態(tài)擴(kuò)大。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,開展代理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)輿情監(jiān)控,特別關(guān)注同業(yè)的危機(jī)事件和相關(guān)報(bào)道,保持對(duì)危機(jī)事件的敏感度。3.做
3、好與政府機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門和新聞媒體等機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)工作,預(yù)防和減少負(fù)面報(bào)道。(三)工作組主要職責(zé)1.與各保險(xiǎn)公司協(xié)商,共同制定各級(jí)客戶投訴及危機(jī)事件應(yīng)急處理方案細(xì)則,確定客戶投訴及危機(jī)事件處理流程。2.按照與保險(xiǎn)公司共同確定的風(fēng)險(xiǎn)排查標(biāo)準(zhǔn),對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的分支機(jī)構(gòu)和銷售營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行排查,重點(diǎn)監(jiān)控。3.組織各級(jí)客戶投訴及危機(jī)事件處理負(fù)責(zé)人參加處理流程和標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)培訓(xùn),并對(duì)危機(jī)事件做好應(yīng)急演練,對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行考核。4.現(xiàn)場(chǎng)處理群體性投訴和危機(jī)事件,并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)相關(guān)情況。5.定期召開工作組會(huì)議,加強(qiáng)郵銀保三方的信息溝通和報(bào)告。6.與保險(xiǎn)公司保持密切溝通,及時(shí)通報(bào)客戶投訴及危機(jī)事件的發(fā)生情況,督促保險(xiǎn)
4、公司及時(shí)處理,避免發(fā)生二次投訴。(四)營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)主要職責(zé)1.落實(shí)客戶投訴及危機(jī)事件處理方案,配合上級(jí)部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查。2.接待投訴客戶,并采用標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)對(duì)客戶進(jìn)行安撫,防止?fàn)I業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)生聚眾現(xiàn)象,杜絕風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)散。3.對(duì)于無法在營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)解決的客戶投訴或危機(jī)事件,應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門匯報(bào),并配合保險(xiǎn)公司共同做好對(duì)客戶的解釋工作。4.協(xié)助保險(xiǎn)公司收回客戶持有的各類材料,并協(xié)助進(jìn)行投訴處理所需的調(diào)查取證。二、客戶投訴及危機(jī)事件處理原則(一)整體處理原則客戶投訴及危機(jī)事件發(fā)生時(shí),郵銀雙方本著“協(xié)調(diào)配合、步調(diào)一致、積極應(yīng)對(duì)、整體有效”的原則,密切關(guān)注事件發(fā)展,按雙方各自職責(zé)積極采取有效措施,化解矛盾,防范風(fēng)險(xiǎn),共
5、同維護(hù)市場(chǎng)穩(wěn)定。(二)分工配合原則保險(xiǎn)產(chǎn)品的經(jīng)營(yíng)主體是保險(xiǎn)公司,在保險(xiǎn)客戶投訴及危機(jī)事件處理過程中,保險(xiǎn)公司是問題處理和客戶理賠的主體。保險(xiǎn)公司要編寫統(tǒng)一話術(shù)及培訓(xùn)課件,為郵銀代理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)人員提供培訓(xùn)支持。在郵銀營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)提出客戶安撫需求后,保險(xiǎn)公司要第一時(shí)間趕往現(xiàn)場(chǎng)處理。對(duì)客戶投訴要分析具體情況,最終做出投訴處理方案,并及時(shí)反饋投訴處理進(jìn)展情況。郵政企業(yè)和郵儲(chǔ)銀行是保險(xiǎn)產(chǎn)品的代銷機(jī)構(gòu),是郵銀渠道保險(xiǎn)客戶投訴的第一接待人,要切實(shí)成為第一道安撫防線,積極協(xié)助保險(xiǎn)公司做好客戶安撫工作,不得推諉責(zé)任,不得使用對(duì)客戶情緒產(chǎn)生負(fù)面影響的言論和行動(dòng),但不能替代保險(xiǎn)公司成為為客戶投訴和危機(jī)事件處理的最終責(zé)任人
6、。(三)及時(shí)處理原則在遇到客戶投訴或危機(jī)事件時(shí),各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)妥善處理,在第一時(shí)間安撫客戶情緒,并帶離營(yíng)業(yè)場(chǎng)所;面對(duì)安撫無效的客戶,第一時(shí)間聯(lián)系保險(xiǎn)公司責(zé)任人到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)處理,防止因延誤最佳安撫時(shí)機(jī)導(dǎo)致事態(tài)擴(kuò)大。(四)專人應(yīng)對(duì)原則各級(jí)機(jī)構(gòu)須成立工作組,明確責(zé)任人,并向下級(jí)機(jī)構(gòu)公布上級(jí)責(zé)任人聯(lián)系方式,確保內(nèi)部信息溝通順暢、工作有序開展。(五)嚴(yán)格保密原則在客戶投訴處理過程中,與保險(xiǎn)公司保持統(tǒng)一處理口徑,嚴(yán)格保密,不得代表保險(xiǎn)公司擅自承諾客戶,不得擅自將處理流程及處理結(jié)果向第三方透露,以免引起媒體的關(guān)注和其他客戶的恐慌。四、客戶投訴及危機(jī)事件處理流程(一) 事前準(zhǔn)備營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)規(guī)范銷售流程,做好客戶維護(hù)
7、,并在營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)公布客戶投訴電話。各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)向,做好危機(jī)事件應(yīng)急演練,明確客戶投訴及危機(jī)事件責(zé)任人。若媒體出現(xiàn)大量報(bào)道或同業(yè)出現(xiàn)集中投訴時(shí),要提高警惕,提前做好對(duì)客戶的解釋工作。(二) 事中處理1.營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)生客戶投訴時(shí),營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)接待,將客戶引領(lǐng)到非營(yíng)業(yè)場(chǎng)所進(jìn)行隔離處理。對(duì)于一般性抱怨和投訴的客戶,營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)責(zé)任人應(yīng)按照統(tǒng)一話術(shù)進(jìn)行解釋和安撫,積極解答客戶的疑問,有理有據(jù)地對(duì)客戶進(jìn)行勸導(dǎo);對(duì)于無法當(dāng)場(chǎng)說服的客戶,營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)責(zé)任人要記錄客戶保單號(hào)、姓名、聯(lián)系電話、投訴事由等相關(guān)信息,轉(zhuǎn)交保險(xiǎn)公司限期處理,并將時(shí)間安排告知客戶。在安撫過程中,不得擅自對(duì)客戶做出任何
8、承諾。2.對(duì)于安撫無效的客戶,營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)迅速聯(lián)系保險(xiǎn)公司相關(guān)人員,盡快將客戶帶離營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu),不得推卸責(zé)任或使用對(duì)客戶情緒產(chǎn)生負(fù)面影響的言論和行動(dòng)。3.當(dāng)有發(fā)生群體事件等苗頭時(shí),營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人必須第一時(shí)間上報(bào)。上級(jí)工作組應(yīng)立即與保險(xiǎn)公司到達(dá)現(xiàn)場(chǎng),面對(duì)面地進(jìn)行勸解疏導(dǎo)工作,控制事態(tài)。同時(shí)與當(dāng)?shù)毓膊块T聯(lián)系,預(yù)防惡性群體事件發(fā)生。4.群體性事件一旦發(fā)生,事件發(fā)生地領(lǐng)導(dǎo)小組成員必須在第一時(shí)間迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng)直接指揮處置工作,及時(shí)疏導(dǎo)化解矛盾和沖突,盡快平息事態(tài)。5.若發(fā)生危機(jī)事件,營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)須于1小時(shí)內(nèi)將事件報(bào)告上級(jí)機(jī)構(gòu)。各級(jí)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告,省級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)于24小時(shí)內(nèi)將處理意見報(bào)告至總部客戶
9、投訴及危機(jī)事件處理領(lǐng)導(dǎo)小組,共同研究解決辦法,并向同級(jí)監(jiān)管部門匯報(bào)。6.根據(jù)銷售及售后服務(wù)中是否存在問題,著重分析投保人親筆簽名和保險(xiǎn)公司回訪兩個(gè)關(guān)鍵要素,對(duì)銷售保單進(jìn)行分類處理。(1)正常件為投保人親筆簽名且回訪成功的保單。對(duì)于持有正常件的客戶,要積極做好解釋安撫工作,充分說明處理依據(jù)。但對(duì)于其中的弱勢(shì)群體、有過激行為者、容易引發(fā)群訴者或監(jiān)管部門和媒體轉(zhuǎn)來的客戶,要協(xié)助他們與保險(xiǎn)公司的溝通,維護(hù)客戶利益。(2)瑕疵件為投保單、人身保險(xiǎn)投保提示、產(chǎn)品說明書、保單回執(zhí)等非投保人親筆簽字確認(rèn)或者電話回訪不成功及回訪內(nèi)容不符合監(jiān)管部門要求的保單。問題件為投保單、人身保險(xiǎn)投保提示、產(chǎn)品說明書、保單回執(zhí)
10、等非投保人親筆簽字確認(rèn)且電話回訪不成功或回訪內(nèi)容不符合監(jiān)管部門要求的保單,以及能夠出具銷售誤導(dǎo)證明的保單。對(duì)于持有瑕疵件和問題件的客戶,要聯(lián)系保險(xiǎn)公司視情況進(jìn)行通融辦理。各級(jí)機(jī)構(gòu)要積極配合保險(xiǎn)公司,提交相應(yīng)說明材料,做好對(duì)客戶的解釋工作,及時(shí)將保險(xiǎn)公司的處理意見反饋給客戶。(3)如果營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)確實(shí)存在誤導(dǎo)客戶的行為,由誤導(dǎo)的責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。7.在客戶投訴及危機(jī)事件處理過程中各級(jí)責(zé)任人禁止以下行為:(1)對(duì)客戶做出補(bǔ)償性質(zhì)的承諾;(2)對(duì)處理投訴時(shí)限進(jìn)行承諾;(3)不進(jìn)行安撫,直接將客戶推向上級(jí)機(jī)構(gòu)或保險(xiǎn)公司;(4)擅自接受電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體采訪;(5)出具影響郵政、郵儲(chǔ)銀行利益和信譽(yù)的相關(guān)
11、文字材料;(6)向客戶及外部機(jī)構(gòu)泄露投訴的解決方式及處理方案;(7)擅自將對(duì)客戶的處理結(jié)果告知第三方。(三)事后控制1.分析客戶投訴或危機(jī)事件原因,完善風(fēng)險(xiǎn)排查標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)日常行為,降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率;總結(jié)事件處理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),進(jìn)一步完善客戶投訴及危機(jī)事件處理機(jī)制。2.對(duì)于在客戶投訴及危機(jī)事件處理工作過程中存在嚴(yán)重過失和錯(cuò)誤的機(jī)構(gòu)與人員,在事件平息后,要進(jìn)行處罰,追究責(zé)任。(1)對(duì)不執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,作出錯(cuò)誤決策,引發(fā)嚴(yán)重群體性事件的,追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人責(zé)任。(2)危機(jī)事件發(fā)生后不及時(shí)報(bào)告,不及時(shí)采取有效措施,導(dǎo)致事件升級(jí)擴(kuò)大的,追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。(3)違反現(xiàn)場(chǎng)處理工作規(guī)定,擅自對(duì)客戶做出承諾、擅自披露處理結(jié)果、擅自接受媒體采訪等行為,損害單位利益的,追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。8