《辦公用品管理》PPT課件.ppt
辦公用品管理,學習目標,能夠購買或租用辦公設(shè)備以及消耗品。 能夠知曉辦公用品及設(shè)備的采購程序和步驟。 能夠?qū)嵤┺k公資源的保管、發(fā)放和利用。 能夠?qū)嵤┺k公設(shè)備和辦公用品的庫存監(jiān)管。,某公司的秘書小張,負責辦公室辦公用品和辦公設(shè)備的管理。公司近日要采購一批辦公用品,采購單上列有如下用品:貨架2個,儲藏文件夾2個,打印紙5箱,打印墨盒15個,信封300個,記事本200本,稿紙300本,鉛筆、油筆、簽字筆各10盒,大頭針、曲別針各40盒,訂書器10個,碎紙機2臺,備忘錄100個,紙簍20個。 訓練(1)寫出采購以上商品的程序。 訓練(2)如何辦理進貨入庫手續(xù)?,技能訓練,任務情景,小張到行政部就職已有一段時間了,部門經(jīng)理想好好培養(yǎng)他。于是試著讓他負責辦公設(shè)備和辦公用品的采購、保管和分發(fā),同時又交給他一份采購清單,讓他本周之內(nèi)務必備齊清單上的物品。還特意囑咐他查看一下庫存的辦公用品是否缺乏,是否需要補充一些。第一次接到這樣的工作,小張不知道去哪采購、采購多少、怎么采購。 思考:辦公室資源采購程序如何?要遵守哪些基本原則?,一、辦公用品的種類,(1)紙簿類:復印紙,復寫紙,標簽紙,筆記本,普通白紙,帶單位抬頭的用紙 (2)筆尺類:鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液 (3)裝訂類:大頭針、打空機、剪刀、訂書機 (4)歸檔用品:文件夾,檔案袋 辦公設(shè)備專用易耗品:復印機用墨盒,計算機磁盤 辦公設(shè)備桌椅、櫥柜類、器械、設(shè)備類:辦公桌椅、計算機桌椅、會議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復印、照相機、空調(diào)、電扇等,二、辦公用品的購買或租用,一、辦公用品的購買程序,(1)由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的購買申請表并簽字,說明需要貨物的理由和細節(jié),經(jīng)過部門領(lǐng)導批準后批準后交給采購人員。 (2)由采購人員向供應商發(fā)出購買需求,各供應商返回對應的報價單或估價單,經(jīng)過采購人員比較、篩選。 (3)填寫正式訂購單并簽字,說明訂購貨物的詳細情況,發(fā)送給選定的供應商,該訂購單需要被授權(quán)人即公司高級主管簽字批準,同時要復制一份給會計部門,表示開始購貨,準備付款。 (4)當收到供應商的貨物后,要對照供應商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物,查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應當符合要求,講簽收后的交貨單送會計部門 (5)采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單,貨物入庫,庫房人員要簽字表示貨物進庫 (6)會計部門收到發(fā)票后,對照交貨單、入庫單、訂購單,三單數(shù)字應當相符,經(jīng)財會主管簽字批準,支付款額。,采購過程中的各類函件與表格,(見教材P20),采購過程中的各類函件與表格,采購過程中的各類函件與表格,辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式 (1)電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都通過電話從供應商處訂購。 (2)傳真訂購。有些設(shè)備和辦公易耗品的訂購,需給供應商發(fā)傳真,詳細列出訂購貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時間等細節(jié),供應商在接到傳真后,會按要求送貨上門。 (3)填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單,在訂購時需將訂購單值寫好,郵寄或傳真給供應商,供應商根據(jù)要求送貨上門。 (4)因特網(wǎng)服務。訪問因特網(wǎng)可得到電子商務服務,如網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上商店、電子貿(mào)易、電子銀行、電子貨幣等,通過網(wǎng)上購物也可實現(xiàn)辦公用品和耗材的采購。,采購人員對供應商進行比較篩選,提供的價格和費用 質(zhì)量和交貨 售后服務 安全可靠性,任務實施 (1)上網(wǎng)或致電了解辦公用品供應公司是否擁有需要的采購產(chǎn)品,并查看相關(guān)價格;撰寫詢價函并向?qū)Ψ焦景l(fā)出。 (2)得到對方公司的報價函后,與市場價格和以前購買的相同產(chǎn)品的價格進行比較,確保價格的合理性;撰寫采購申請,連同對方公司的報價函一起上交給購物部門負責人,審核批準采購申請。 (3)得到購物部門負責人的批準后,到財務部門進行財務審批,得到同意的簽署意見后,拿給總經(jīng)理審批;得到總經(jīng)理的簽署意見后,按照購置物品程序向?qū)Ψ焦景l(fā)出訂購單。 (4)做好驗收工作,根據(jù)逐級批準的購置單驗收已購物品,二者相符后,填寫收貨單,確認無誤后簽字,最后索要票據(jù)和審核票據(jù)。 (5)收藏好票據(jù),并將物品逐一登記入庫,以便保管和領(lǐng)用。,任務情景,小張是公司的辦公室秘書,管理著辦公用品的采購、保管和分發(fā)。長期以來,公司辦公用品的管理一直處于無序狀態(tài),辦公用品管理比較模糊,漏洞比較大,完全不正規(guī),差什么就去采購什么,沒有一個大的計劃。發(fā)放就更不用說了,哪個部門缺少什么派個人就來領(lǐng),也不用辦理什么領(lǐng)取手續(xù)。一年下來,統(tǒng)計辦公用品的消耗或費用根本無法準確清晰地反映出來,領(lǐng)導要求嚴格整頓辦公室物品的管理,建立健全規(guī)范的辦公用品、辦公設(shè)備的管理制度。 思考:小張接下來應該如何做?,三、辦公用品的接收,(1)先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。 (2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對,應立即通知采購部門聯(lián)系供應商。 (3)接收數(shù)量的出入也應通知采購部門,以按真實數(shù)量支付貨款。 (4)接收的每一類貨物的詳情,應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中。 (5)接收后,要及時更新庫存余額。 (6)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。 (7)訂立物品發(fā)放制度,確定物品發(fā)放人。,四、辦公用品的保管,(1)儲藏間或物品柜要上鎖,保證安全,減少丟失。 (2)各類物品要清楚地貼標簽,表明類別和存放地,以便能迅速找到物品 (3)新物品置于舊物品的下面或后面,先來的物品先發(fā)出去,這可保證物品不會因過期而不得不銷毀 (4)體積大、分量重的物品應放置在最下面,以減少從架子上取物時發(fā)生事故危險的可能 (5)小的物品、常用的物品,如訂書釘盒,應放在較大物品的前面,以防止被較大的物品擋住,不易見到和領(lǐng)取 (6)儲藏間要有良好的通風,房間保持干燥。 (7)儲藏辦公用品應有良好的照明,以便容易找到,五、辦公用品的發(fā)放,(1)指定專人發(fā)放 (2)按照公司規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放 (3)緊急需要物品時,要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導批準給予發(fā)放 (4)必須填寫物品申請表,并由領(lǐng)導簽字批準 (5)物品申請表重的申請表編號、申請部門、物品名稱、數(shù)量、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)導簽字、日期等要填寫清楚 (6)清點核實所發(fā)放的辦公用品 (7)提醒使用人注意節(jié)約,杜絕浪費,庫存物品分類記錄表,物品申領(lǐng)表,任務情景,小張負責公司A4文件紙張的購買,企業(yè)已經(jīng)確定該種紙張的最大庫存量為100令,最小庫存量為15令,再定貨量為25令。 思考:小張應該在這種紙張剩下多少的時候就組織訂購新貨?這種文件紙張庫存還剩多少時就會出現(xiàn)供不應求的現(xiàn)象,會影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)?,六、辦公用品的庫存控制,最大庫存量。這是一項物品應存儲的最大數(shù)量,這個數(shù)字的確定是由存儲費用、存儲空間及物品的保存期限所決定的。 最小庫存量。當庫存余額達到最小庫存量時,就必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)定貨,并與供應商聯(lián)系,確定可以接受的交貨時間。 再定貨量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時間長短來確定的,當庫存余額與再定貨量接近時,就意味著必須訂購新的貨物來使貨物的余額達到最大庫存量,以保證業(yè)務的正常運行。,庫存控制的優(yōu)點 (1)大量的資金不被不必要的庫存占用。 (2)空間不被用來存儲不必要的貨物。 (3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。 (4)避免物品被破壞或因過期而作廢。 (5)保持充足的庫存,以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。 (6)可利用準確的庫存進行估價。,七、辦公用品的庫存監(jiān)督,檢查庫存物品申請表和庫存卡,從而了解各部門和某個人使用物品的情況,其目的是防止物品的過度使用,這種庫存監(jiān)督可能每2個月1次。 定期檢查庫存記錄卡,了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定貨量,其目的是了解公司發(fā)展變化后,在使用方式改變的情況下是否需要重新調(diào)整這些量;也通過監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常1年檢查2次 檢查實際庫存,將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較,看是否有出入,其目的是防止浪費和被盜;準確計算庫存價值;剔除那些從未使用的物品;發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時間間隔,例如1年4次。,八、建立庫存目錄,(1)庫存目錄系列序號。 (2)財產(chǎn)描述。 (3)財產(chǎn)消耗。 (4)供應商名稱。 (5)接收日期。 (6)存放位置。,要學會填寫庫存記錄卡,原材料庫存月報表,年 月 日,庫存物品分類記錄表,編號: 類別;辦公文具 第23頁,九、辦公設(shè)備建檔,1.對日常用品、辦公用品、辦公家具、各類設(shè)備的數(shù)量、現(xiàn)狀和使用情況調(diào)查的清清楚楚,然后進行分類建檔。包括名稱、制造商、購買時間、放置地點等 2.設(shè)備的操作、保修和維護信息 3.設(shè)備的故障排除和零部件更換信息,發(fā)生故障的日期,情況,報告人等 4.設(shè)備的使用情況登記。,任務實施 通過庫存知識的學習,我們可以知道小張采購A4文件紙張的一次進貨量最多不能超過庫存數(shù)量100令,超過了會造成浪費。而當庫存中A4文件紙數(shù)量達到25令時候,小張就要組織再次訂購新貨了。如果A4文件紙數(shù)量少于15令時小張還沒有去購買這種紙,那就是小張的失職了。,班級要舉行元旦聯(lián)歡晚會,你作為采購組成員負責晚會使用物品的采購。你打算從哪幾個方面做好這件事?,技能訓練,秘書小張負責公司辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好,每次進貨時,他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和質(zhì)量,因此他從不做用品登記。一天下午,他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨,小張因為當時有事,就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時,小劉已經(jīng)取走了貨物。小張既沒有看取貨單,也沒有清點貨物,下班時關(guān)上門就走了。到了月底清點庫存時,發(fā)現(xiàn)少了很多用品,小張也說不明白這些用品的去處。 分析討論:說說秘書小張在對辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理中的不當之處,并討論如果你是小張,應在哪些方面進行改進?,案例分析,你馬上要休年假了,時間是15天,領(lǐng)導已經(jīng)批準了你的休假請求,從這個周末你就可以不用來公司上班了。作為辦公室的秘書,要負責辦公用品和辦公設(shè)備的采購和分發(fā),為了保證在你休假期間工作人員的辦公用品不會缺乏,你休假前應該做些什么?,案例分析,2008年9月8日星期一上午8:30,寧波市慈銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領(lǐng)取復印紙兩包、圓珠筆7支,文件夾4個,他該如何領(lǐng)用呢?,技能訓練,謝謝!,
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辦公用品管理,學習目標,能夠購買或租用辦公設(shè)備以及消耗品。 能夠知曉辦公用品及設(shè)備的采購程序和步驟。 能夠?qū)嵤┺k公資源的保管、發(fā)放和利用。 能夠?qū)嵤┺k公設(shè)備和辦公用品的庫存監(jiān)管。,某公司的秘書小張,負責辦公室辦公用品和辦公設(shè)備的管理。公司近日要采購一批辦公用品,采購單上列有如下用品:貨架2個,儲藏文件夾2個,打印紙5箱,打印墨盒15個,信封300個,記事本200本,稿紙300本,鉛筆、油筆、簽字筆各10盒,大頭針、曲別針各40盒,訂書器10個,碎紙機2臺,備忘錄100個,紙簍20個。 訓練(1)寫出采購以上商品的程序。 訓練(2)如何辦理進貨入庫手續(xù)?,技能訓練,任務情景,小張到行政部就職已有一段時間了,部門經(jīng)理想好好培養(yǎng)他。于是試著讓他負責辦公設(shè)備和辦公用品的采購、保管和分發(fā),同時又交給他一份采購清單,讓他本周之內(nèi)務必備齊清單上的物品。還特意囑咐他查看一下庫存的辦公用品是否缺乏,是否需要補充一些。第一次接到這樣的工作,小張不知道去哪采購、采購多少、怎么采購。 思考:辦公室資源采購程序如何?要遵守哪些基本原則?,一、辦公用品的種類,(1)紙簿類:復印紙,復寫紙,標簽紙,筆記本,普通白紙,帶單位抬頭的用紙 (2)筆尺類:鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液 (3)裝訂類:大頭針、打空機、剪刀、訂書機 (4)歸檔用品:文件夾,檔案袋 辦公設(shè)備專用易耗品:復印機用墨盒,計算機磁盤 辦公設(shè)備桌椅、櫥柜類、器械、設(shè)備類:辦公桌椅、計算機桌椅、會議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復印、照相機、空調(diào)、電扇等,二、辦公用品的購買或租用,一、辦公用品的購買程序,(1)由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的購買申請表并簽字,說明需要貨物的理由和細節(jié),經(jīng)過部門領(lǐng)導批準后批準后交給采購人員。 (2)由采購人員向供應商發(fā)出購買需求,各供應商返回對應的報價單或估價單,經(jīng)過采購人員比較、篩選。 (3)填寫正式訂購單并簽字,說明訂購貨物的詳細情況,發(fā)送給選定的供應商,該訂購單需要被授權(quán)人即公司高級主管簽字批準,同時要復制一份給會計部門,表示開始購貨,準備付款。 (4)當收到供應商的貨物后,要對照供應商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物,查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應當符合要求,講簽收后的交貨單送會計部門 (5)采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單,貨物入庫,庫房人員要簽字表示貨物進庫 (6)會計部門收到發(fā)票后,對照交貨單、入庫單、訂購單,三單數(shù)字應當相符,經(jīng)財會主管簽字批準,支付款額。,采購過程中的各類函件與表格,(見教材P20),采購過程中的各類函件與表格,采購過程中的各類函件與表格,辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式 (1)電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都通過電話從供應商處訂購。 (2)傳真訂購。有些設(shè)備和辦公易耗品的訂購,需給供應商發(fā)傳真,詳細列出訂購貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時間等細節(jié),供應商在接到傳真后,會按要求送貨上門。 (3)填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單,在訂購時需將訂購單值寫好,郵寄或傳真給供應商,供應商根據(jù)要求送貨上門。 (4)因特網(wǎng)服務。訪問因特網(wǎng)可得到電子商務服務,如網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上商店、電子貿(mào)易、電子銀行、電子貨幣等,通過網(wǎng)上購物也可實現(xiàn)辦公用品和耗材的采購。,采購人員對供應商進行比較篩選,提供的價格和費用 質(zhì)量和交貨 售后服務 安全可靠性,任務實施 (1)上網(wǎng)或致電了解辦公用品供應公司是否擁有需要的采購產(chǎn)品,并查看相關(guān)價格;撰寫詢價函并向?qū)Ψ焦景l(fā)出。 (2)得到對方公司的報價函后,與市場價格和以前購買的相同產(chǎn)品的價格進行比較,確保價格的合理性;撰寫采購申請,連同對方公司的報價函一起上交給購物部門負責人,審核批準采購申請。 (3)得到購物部門負責人的批準后,到財務部門進行財務審批,得到同意的簽署意見后,拿給總經(jīng)理審批;得到總經(jīng)理的簽署意見后,按照購置物品程序向?qū)Ψ焦景l(fā)出訂購單。 (4)做好驗收工作,根據(jù)逐級批準的購置單驗收已購物品,二者相符后,填寫收貨單,確認無誤后簽字,最后索要票據(jù)和審核票據(jù)。 (5)收藏好票據(jù),并將物品逐一登記入庫,以便保管和領(lǐng)用。,任務情景,小張是公司的辦公室秘書,管理著辦公用品的采購、保管和分發(fā)。長期以來,公司辦公用品的管理一直處于無序狀態(tài),辦公用品管理比較模糊,漏洞比較大,完全不正規(guī),差什么就去采購什么,沒有一個大的計劃。發(fā)放就更不用說了,哪個部門缺少什么派個人就來領(lǐng),也不用辦理什么領(lǐng)取手續(xù)。一年下來,統(tǒng)計辦公用品的消耗或費用根本無法準確清晰地反映出來,領(lǐng)導要求嚴格整頓辦公室物品的管理,建立健全規(guī)范的辦公用品、辦公設(shè)備的管理制度。 思考:小張接下來應該如何做?,三、辦公用品的接收,(1)先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。 (2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對,應立即通知采購部門聯(lián)系供應商。 (3)接收數(shù)量的出入也應通知采購部門,以按真實數(shù)量支付貨款。 (4)接收的每一類貨物的詳情,應輸入到辦公用品庫存卡的接收項中。 (5)接收后,要及時更新庫存余額。 (6)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。 (7)訂立物品發(fā)放制度,確定物品發(fā)放人。,四、辦公用品的保管,(1)儲藏間或物品柜要上鎖,保證安全,減少丟失。 (2)各類物品要清楚地貼標簽,表明類別和存放地,以便能迅速找到物品 (3)新物品置于舊物品的下面或后面,先來的物品先發(fā)出去,這可保證物品不會因過期而不得不銷毀 (4)體積大、分量重的物品應放置在最下面,以減少從架子上取物時發(fā)生事故危險的可能 (5)小的物品、常用的物品,如訂書釘盒,應放在較大物品的前面,以防止被較大的物品擋住,不易見到和領(lǐng)取 (6)儲藏間要有良好的通風,房間保持干燥。 (7)儲藏辦公用品應有良好的照明,以便容易找到,五、辦公用品的發(fā)放,(1)指定專人發(fā)放 (2)按照公司規(guī)定的發(fā)放時間發(fā)放 (3)緊急需要物品時,要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導批準給予發(fā)放 (4)必須填寫物品申請表,并由領(lǐng)導簽字批準 (5)物品申請表重的申請表編號、申請部門、物品名稱、數(shù)量、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)導簽字、日期等要填寫清楚 (6)清點核實所發(fā)放的辦公用品 (7)提醒使用人注意節(jié)約,杜絕浪費,庫存物品分類記錄表,物品申領(lǐng)表,任務情景,小張負責公司A4文件紙張的購買,企業(yè)已經(jīng)確定該種紙張的最大庫存量為100令,最小庫存量為15令,再定貨量為25令。 思考:小張應該在這種紙張剩下多少的時候就組織訂購新貨?這種文件紙張庫存還剩多少時就會出現(xiàn)供不應求的現(xiàn)象,會影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)?,六、辦公用品的庫存控制,最大庫存量。這是一項物品應存儲的最大數(shù)量,這個數(shù)字的確定是由存儲費用、存儲空間及物品的保存期限所決定的。 最小庫存量。當庫存余額達到最小庫存量時,就必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)定貨,并與供應商聯(lián)系,確定可以接受的交貨時間。 再定貨量。這個數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時間長短來確定的,當庫存余額與再定貨量接近時,就意味著必須訂購新的貨物來使貨物的余額達到最大庫存量,以保證業(yè)務的正常運行。,庫存控制的優(yōu)點 (1)大量的資金不被不必要的庫存占用。 (2)空間不被用來存儲不必要的貨物。 (3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。 (4)避免物品被破壞或因過期而作廢。 (5)保持充足的庫存,以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。 (6)可利用準確的庫存進行估價。,七、辦公用品的庫存監(jiān)督,檢查庫存物品申請表和庫存卡,從而了解各部門和某個人使用物品的情況,其目的是防止物品的過度使用,這種庫存監(jiān)督可能每2個月1次。 定期檢查庫存記錄卡,了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定貨量,其目的是了解公司發(fā)展變化后,在使用方式改變的情況下是否需要重新調(diào)整這些量;也通過監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常1年檢查2次 檢查實際庫存,將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較,看是否有出入,其目的是防止浪費和被盜;準確計算庫存價值;剔除那些從未使用的物品;發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時間間隔,例如1年4次。,八、建立庫存目錄,(1)庫存目錄系列序號。 (2)財產(chǎn)描述。 (3)財產(chǎn)消耗。 (4)供應商名稱。 (5)接收日期。 (6)存放位置。,要學會填寫庫存記錄卡,原材料庫存月報表,年 月 日,庫存物品分類記錄表,編號: 類別;辦公文具 第23頁,九、辦公設(shè)備建檔,1.對日常用品、辦公用品、辦公家具、各類設(shè)備的數(shù)量、現(xiàn)狀和使用情況調(diào)查的清清楚楚,然后進行分類建檔。包括名稱、制造商、購買時間、放置地點等 2.設(shè)備的操作、保修和維護信息 3.設(shè)備的故障排除和零部件更換信息,發(fā)生故障的日期,情況,報告人等 4.設(shè)備的使用情況登記。,任務實施 通過庫存知識的學習,我們可以知道小張采購A4文件紙張的一次進貨量最多不能超過庫存數(shù)量100令,超過了會造成浪費。而當庫存中A4文件紙數(shù)量達到25令時候,小張就要組織再次訂購新貨了。如果A4文件紙數(shù)量少于15令時小張還沒有去購買這種紙,那就是小張的失職了。,班級要舉行元旦聯(lián)歡晚會,你作為采購組成員負責晚會使用物品的采購。你打算從哪幾個方面做好這件事?,技能訓練,秘書小張負責公司辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好,每次進貨時,他都能夠很快記住所進貨物的規(guī)格和質(zhì)量,因此他從不做用品登記。一天下午,他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨,小張因為當時有事,就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時,小劉已經(jīng)取走了貨物。小張既沒有看取貨單,也沒有清點貨物,下班時關(guān)上門就走了。到了月底清點庫存時,發(fā)現(xiàn)少了很多用品,小張也說不明白這些用品的去處。 分析討論:說說秘書小張在對辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理中的不當之處,并討論如果你是小張,應在哪些方面進行改進?,案例分析,你馬上要休年假了,時間是15天,領(lǐng)導已經(jīng)批準了你的休假請求,從這個周末你就可以不用來公司上班了。作為辦公室的秘書,要負責辦公用品和辦公設(shè)備的采購和分發(fā),為了保證在你休假期間工作人員的辦公用品不會缺乏,你休假前應該做些什么?,案例分析,2008年9月8日星期一上午8:30,寧波市慈銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領(lǐng)取復印紙兩包、圓珠筆7支,文件夾4個,他該如何領(lǐng)用呢?,技能訓練,謝謝!,
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