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1、職位分析為什么失敗?
職位分析使根本不了解該職位的人通過閱讀職位說明書,便可很快了解該職位設(shè)置的目的、上下左右工作關(guān)系、工作范圍、職責(zé)、工作權(quán)限、工作依據(jù)及任職條件。這是人力資源管理的基礎(chǔ)工作,也可以說是企業(yè)管
理的基礎(chǔ)。
【行業(yè)類型】房地產(chǎn)開發(fā)
【問題類型】人力資源管理整合與變革
【企業(yè)背景】
A公司是我國中部省份的一家房地產(chǎn)開發(fā)公司。近年來,隨著當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的迅速增長,房產(chǎn)需求強勁,公司有了飛速的發(fā)展,規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大,逐步發(fā)展為一家中型房地產(chǎn)開發(fā)公司。隨著公司的發(fā)展和壯大,員工人數(shù)大量增加,眾多的組織和人力資源管理問題逐步凸顯出來。
【現(xiàn)狀問題】
一.
2、 組織結(jié)構(gòu):組織與業(yè)務(wù)矛盾突出
公司現(xiàn)有的組織機構(gòu),是基于創(chuàng)業(yè)時的公司規(guī)劃,隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)張的需要逐漸擴(kuò)充而形成的,在運行的過程中,組織與業(yè)務(wù)上的矛盾已經(jīng)逐步凸顯出來。部門之間、職位之間的職責(zé)與權(quán)限缺乏明確的界定,扯皮推諉的現(xiàn)象不斷發(fā)生;有的部門抱怨事情太多,人手不夠,任務(wù)不能按時、按質(zhì)、按量完成;有的部門又覺得人員冗雜,人浮于事,效率低下。
二. 人員招聘:招聘標(biāo)準(zhǔn)含糊
公司的人員招聘方面,用人部門給出的招聘標(biāo)準(zhǔn)住往往含糊,招聘主管往往無法準(zhǔn)確地加以理解,使得招來的人大多差強人意。同時目前的許多崗位往往不能做到人事匹配,員工的能力不能得以充分發(fā)揮,嚴(yán)重挫傷了士氣,并影響了工作的效果
3、。
三. 晉升機制:有失公平
公司員工的晉升以前由總經(jīng)理直接做出?,F(xiàn)在公司規(guī)模大了,總經(jīng)理已經(jīng)幾乎沒有時間來與基層員工和部門主管打交道,基層員工和部門主管的晉升只能根據(jù)部門經(jīng)理的意見來做出。而在晉升中,上級和下屬之間的私人感情成為了決定性的因素,有才干的人往往卻并不能獲得提升。因此,許多優(yōu)秀的員工由于看不到自己未來的前途,而另尋高就。
四.激勵機制:薪酬制度與績效考核脫鉤
在激勵機制方面,公司缺乏科學(xué)的績效考核和薪酬制度,考核中的主觀性和隨意性非常嚴(yán)重,員工的報酬不能體現(xiàn)其價值與能力,人力資源部經(jīng)??梢月牭酱蠹覍π匠甑谋г购筒粷M,這也是人才流失的重要原因。
【解決方案】
面對這樣嚴(yán)
4、峻的形勢,人力資源部開始著手進(jìn)行人力資源管理的變革,變革首先從進(jìn)行職位分析、確定職位價值開始,職位分析、職位評價究竟如何開展、如何抓住職位分析、職位評價過程中的關(guān)鍵點,為公司本次組織變革提供有效的信息支持和基礎(chǔ)保證,是擺在A公司面前的重要問題。
一. 職位分析問卷調(diào)查
首先,他們開始尋找進(jìn)行職位分析的工具與技術(shù)。在閱讀了國內(nèi)目前流行的基本職位分析書籍之后,他們從其中選取了一份職位分析問卷,來作為收集職位信息的工具。然后,人力資源部將問卷發(fā)放到了各個部門經(jīng)理手中,同時他們還在公司的內(nèi)部網(wǎng)也上發(fā)了一份關(guān)于開展問卷調(diào)查的通知,要求各部門配合人力資源部的問卷調(diào)查。
據(jù)反映,問卷在下發(fā)到各部門之后
5、,卻一直擱置在各部門經(jīng)理手中,而沒有發(fā)下去。很多部門是直到人力部開始催收時才把問卷發(fā)放到每個人手中。同時,由于大家都很忙,很多人在拿到問卷之后,都沒有時間仔細(xì)思考,草草填寫完事。還有很多人在外地出差,或者任務(wù)纏身,自己無法填寫,而由同事代筆,此外,據(jù)—些較為重視這次調(diào)查的員工反映,大家都不了解這次問卷調(diào)查的意圖,也不理解問卷中那些陌生的管理術(shù)語,何為職責(zé),何為工作目的,許多人對此并不理解。很多人想就疑難問題向人力部進(jìn)行詢問,可是也不知道具體該找誰。因此,在回答問卷只能憑借自己個人的理解來進(jìn)行填寫,無法把握填寫的規(guī)范
和標(biāo)準(zhǔn)。
一個星期之后,人力部收回了問卷。但他們發(fā)現(xiàn),問卷填寫的效果不
6、太理想,有—部分問各填寫不全,一部分問卷答非所問,還有一部分問卷根本沒有收上來。辛苦調(diào)查的結(jié)果卻沒有發(fā)揮它應(yīng)有的價值。
二.職位訪談
與此同時,人力部也著手選取一些職位進(jìn)行訪談。但在試著談了幾個職位之后,發(fā)現(xiàn)訪談的效果并不好。因為,在人力部,能夠?qū)Σ块T經(jīng)理訪談的人只有人力資源部經(jīng)理一人,主管和—般員工都無法與其他部門經(jīng)理進(jìn)行溝通。同時,由于經(jīng)理們都很忙,能夠寸把雙方的時間湊一塊,實在不容易。因此,兩個星期時間過去之后,只訪談了兩個部門經(jīng)理。
人力部的幾位主管負(fù)責(zé)對經(jīng)理級以下的人員進(jìn)行坊談,但在訪談中,出現(xiàn)的情況卻出乎意料。大部分時間都是被訪淡的人在發(fā)牢騷,指責(zé)公司的管理問題,抱怨自己的
7、待遇不公等。 而在談到與職位分析相關(guān)的內(nèi)容時,被訪談人往往又言辭閃爍,顧左右而言他,似乎對人力部這次訪談不太信任。訪淡結(jié)束之后,訪談人都反映對該職位的認(rèn)識還是停留在模糊的階段。 這樣持續(xù)了兩個星期,訪談丁大概1/3的職位。王經(jīng)理認(rèn)為時間不能拖延下去了,因此決定開始進(jìn)入項目的下一個階段——撰寫職位說明書。
三. 撰寫職位說明書
可這時,各職位的信息收集卻還不完全。怎么辦呢?人力部在無奈之中,不得不另覓它途。于是,他們通過各種途徑從其他公司中收集了許多職位說明書,試圖以此作為參照,結(jié)合問卷和訪談收集到一些信息來撰寫職位說明書。
在撰寫階段,人力部還成立了幾個小組、每個小組專門負(fù)責(zé)起草某—部門
8、的職位說明,并且還要求各組在兩個星期內(nèi)完成任務(wù)。在起草職位說明書的過程中,人力部的員工都頗感為難,一方面不了解別的部門的工作,問卷和訪談提供的信息又不準(zhǔn)確;另一方面,大家又缺乏寫職位說明書的經(jīng)驗,因此,寫起來都感覺很費勁。規(guī)定的時間快到了,很多人為了交稿,不得不急急忙忙,東拼西湊了—些材料,再結(jié)合自己的判斷,最后成稿。
最后,職位說明書終于出臺了。然后,人力部將成稿的職位說明書下發(fā)到了各部門,同時,還下發(fā)了
一份文件,要求各部門按照新的職位說明書來界定工作范圍,并按照其中規(guī)定的任職條件來進(jìn)行人員的招聘、選拔和任用。但這卻引起了其他部門的強烈反對,很多直線部門的管理人員甚至公開指責(zé)人力部
9、,說人力部的職位說明書是一堆垃圾文件,完全不符合實際情況。
于是,人力部專門與相關(guān)部門召開了一次會議來推動職位說明書的應(yīng)用。人力資源部經(jīng)理本來想通過這次會議來說服各部門支持這次項目。但結(jié)果卻恰恰相反,在會上,人力部遭到了各部門的一致批評。同時,人力部由于對其他部門不了解,對于其他部門所提的很多問題,也無法進(jìn)行解釋和反駁。因此,會議的最終結(jié)論是,讓人力部重新編寫職位說明書。后來,經(jīng)過多次重寫與修改,職位說明書始終無法令人滿意。最后,職位分析項目不了了之。
人力部的員工在經(jīng)歷了這次失敗的項目后,對職位分析徹底喪失了信心。他們開始認(rèn)為,職位分析只不過是“霧里看花,水中望月”的東西,說起來
10、挺好,實際上卻沒有什么大用,而且認(rèn)為職位分析只能針對西方國家那些管理先進(jìn)的大公司,拿到中國的企業(yè)來,根本就行不通。原來雄心勃勃的人力資源部經(jīng)理也變得灰心喪氣,但他卻一直對這次失敗耿耿于懷,對項目失敗的原因也是百思不得其解。
職位分析就是對職位設(shè)置目的、匯報關(guān)系、任職要求、主要職責(zé)、衡量標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限、工作方式、主要流程及制度等方面作充分的、詳細(xì)的分析及說明。使根本不了解該職位的人通過閱讀職位說明書,便可很快了解該職位設(shè)置的目的、上下左右工作關(guān)系、工作范圍、職責(zé)、工作權(quán)限、工作依據(jù)及任職條件。這是人力資源管理的基礎(chǔ)工作,也可以說是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。職位分析是人力資源管理的一個重要的子系統(tǒng)
11、,是建立“以職位為基準(zhǔn)的薪酬模式”的重要基礎(chǔ)性工作。
通過職位分析,能使職位關(guān)系明確,職責(zé)、權(quán)限及工作依據(jù)明確,為工作提供有效指導(dǎo);使每個職位都建立具體、明確的任職條件,為人員招聘、調(diào)配、選拔、培養(yǎng)提供依據(jù);使每個職位都有完整、明確的說明書;能夠檢查與評估職位設(shè)置的合理性;使每個職位都履行獨立職能。
在該公司的組織結(jié)構(gòu)、招聘機制、晉升機制、激勵機制等人力資源管理的重要環(huán)節(jié)出現(xiàn)嚴(yán)重問題后,該公司人力資源部門顯然看到了問題的存在,并果斷的決定進(jìn)行人力資源管理工作的變革,并且從職位分析入手。這個決定是正確的。因為部門之間、職位之間的職責(zé)與權(quán)限缺乏明確的界定,要適應(yīng)新的組織規(guī)模,必須進(jìn)行職位新界定
12、,重新構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)。但是最終的結(jié)果證明這是一次失敗的職位分析項目。
首先,管理人員不夠重視。
不是說企業(yè)家不重視,而是企業(yè)的管理人員,特別是中層管理人員不夠重視,認(rèn)為這是人力資源部的事。人力資源部在這里只能充當(dāng)監(jiān)督、指導(dǎo)說明書編寫的角色,真正的責(zé)任人是各部門負(fù)責(zé)人。因為部門負(fù)責(zé)人才最了
解部門內(nèi)部職位的職責(zé),部門運作的流程和人員的分工合作。部門負(fù)責(zé)人要對部門內(nèi)所有職位負(fù)責(zé),安排任職者編寫職位說明書,對提交上來的職位說明書進(jìn)行審核。該公司在問卷在下發(fā)到各部門之后,卻一直擱置在各部門經(jīng)理手中,而沒有發(fā)下去。很多部門是直到人力部開始催收時才把問卷發(fā)放到每個人手中??梢?,部門經(jīng)理根本不重視職
13、位調(diào)查工作,沒有很好的配合人資部門的工作。
第二,溝通不充分。
人資部門開展工作前應(yīng)首先向上級反應(yīng)問題,尋求支持。只有在上級領(lǐng)導(dǎo)的支持下職位分析工作才能順利開展。因為這是一項涉及公司各個部門的項目,得到部門經(jīng)理的支持非常重要。上級領(lǐng)導(dǎo)的支持能使公司各個層面的管理人員給予重視。另外,與員工缺乏溝通。很多員工都不了解這次問卷調(diào)查的意圖,也不理解問卷中那些陌生的管理術(shù)語,何為職責(zé),何為工作目的,許多人對此并不理解。很多人想就疑難問題向人力部進(jìn)行詢問,可是也不知道具體該找誰。因此,在回答問卷只能憑借自己個人的理解來進(jìn)行填寫,無法把握填寫的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。可見,人資部門在進(jìn)行問卷調(diào)查時做的是不夠全面的,
14、忽略了與上級領(lǐng)導(dǎo)和員工的溝通。
第三,忽視職位分析。
職位說明書的編寫包括兩部分,一是職位分析,二是職位說明書的編寫。職位分析就是以戰(zhàn)略為導(dǎo)向,以組織為基礎(chǔ),與流程相銜接,對職位信息進(jìn)行收集、整理、分析與綜合的一系列工作程序、技術(shù)與方法。職位分析的成果就是職位說明書。只有把職位分析做好了,職位說明書的質(zhì)量才能保證。而該公司經(jīng)理認(rèn)為時間不能拖延,在職位調(diào)查與職位訪談進(jìn)行的并不順利,沒有明確的職位分析的情況下,開始撰寫職位說明書。
第四,HR部門方法不夠靈活,心態(tài)不夠平和。
案例中,人力資源部門工作者趕工期的行為反映了他們急于求成,對調(diào)查結(jié)果不負(fù)責(zé)任的態(tài)度,從而忽略了這些調(diào)查中的問題是可以靈活解決的。當(dāng)發(fā)現(xiàn)職位分析中出現(xiàn)了問題時,就應(yīng)該主動探索更合適的方法,靈活安排工作。