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1、咸寧市城發(fā)市政工程有限公司 密級(jí)：企密A 文件編碼：00-05-002 物資采購(gòu)管理制度 起稿部門(mén) 物資管理部 起稿時(shí)間 2016年5月19日 修訂部門(mén) 修訂時(shí)間 財(cái)務(wù)部 審核日期 日期 分管副總經(jīng)理 日期 總經(jīng)理 日期 版本號(hào) 第1版 目錄 第一章 第二章 第三章 第四章 總則 物資管理部的職責(zé) 供應(yīng)商管理 物資采購(gòu)管理 第五章 第六章 采購(gòu)申請(qǐng)及流程 采購(gòu)付款 附件一：《城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)單》 附件二：《城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)附表》 第一章 總則 為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)行為，降低物資采購(gòu)成

2、本，確保公司 各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定。 本制度對(duì)工程施工所需的物資、材料、設(shè)備、機(jī)具等物品的采 購(gòu)主體及原則、采購(gòu)分類及周期、采購(gòu)申請(qǐng)及流程、入賬及領(lǐng)取等 內(nèi)容做了具體規(guī)定，適用于項(xiàng)目部所有物資設(shè)備采購(gòu)行為。 公司的物資部門(mén)或具體采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、 比價(jià)采購(gòu)。大宗的物資采購(gòu)，具備招標(biāo)采購(gòu)條件的，應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采 購(gòu)。 公司采購(gòu)遵循“公開(kāi)、公正、公平”和確保公司利益最大化的 原則。 第二章 物資管理部的職責(zé) （一）、物資管理部 、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部物資材料的采購(gòu)、清關(guān)、驗(yàn)收、盤(pán)點(diǎn)、結(jié)算及物 資材料方面與財(cái)務(wù)部門(mén)的對(duì)接工作。 、負(fù)責(zé)物資管理制度的

3、制訂和完善，保持物資管理體系有效運(yùn) 行。 、負(fù)責(zé)本地供應(yīng)商的信息收集及物資材料的及時(shí)供應(yīng)。 、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊(duì)的物資需求計(jì)劃審核。 、負(fù)責(zé)物資材料的收貨、發(fā)貨及統(tǒng)一調(diào)配。 、負(fù)責(zé)物資材料消耗量的跟蹤和監(jiān)控工作。 、負(fù)責(zé)物資材料的盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)更新掌握庫(kù)存情況，統(tǒng)計(jì)記錄單項(xiàng) 工程材料消耗情況。 、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 （二）、物資崗位職責(zé) 物資部部長(zhǎng)職責(zé) 、負(fù)責(zé)建立物資管理規(guī)章制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。 、負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)物資的進(jìn)場(chǎng)和消耗控制，既滿足施工進(jìn)度需要，又不 超出定額范圍。 、負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各作業(yè)隊(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的材料使用、存放管理。 、負(fù)責(zé)月度、季度、年度資金計(jì)劃編制及上報(bào)。

4、、負(fù)責(zé)各材料庫(kù)點(diǎn)的巡查、指導(dǎo)和監(jiān)督。 、負(fù)責(zé)項(xiàng)目廢舊物資處理工作。 、負(fù)責(zé)各作業(yè)隊(duì)之間物資的調(diào)配工作。 材料管理員 、按照經(jīng)審批的計(jì)劃進(jìn)行所有零星物資的本地采購(gòu)及采購(gòu)過(guò)程中 問(wèn)題的溝通和解決。 、負(fù)責(zé)所有零星物資采購(gòu)合同，訂單的編制及合同的審批，建立 相應(yīng)的臺(tái)賬。 、負(fù)責(zé)供應(yīng)商合規(guī)方面的工作及建立相應(yīng)的臺(tái)賬。 、負(fù)責(zé)零星材料的對(duì)賬結(jié)算及相應(yīng)的臺(tái)賬。 、負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理及相應(yīng)臺(tái)賬建立。 、負(fù)責(zé)作業(yè)隊(duì)零星材料月度成本統(tǒng)計(jì)及核算工作。 倉(cāng)庫(kù)保管員 、負(fù)責(zé)零星物資倉(cāng)庫(kù)的到場(chǎng)驗(yàn)收、卸貨、保管及按單發(fā)放，做好 原始記錄的保存， 、建立零星倉(cāng)庫(kù)收、發(fā)、存臺(tái)賬，做好各項(xiàng)目的月度領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)。

5、 、負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的周、月、年度盤(pán)點(diǎn)并據(jù)實(shí)編制盤(pán)點(diǎn)表。 、負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的日常檢查及安全管理。 、負(fù)責(zé)小型工具的維修和保養(yǎng)工作。 、負(fù)責(zé)柴油的日消耗統(tǒng)計(jì)及油耗核算 、負(fù)責(zé)鋼筋、攪拌站材料的月消耗統(tǒng)計(jì)及核算。 、負(fù)責(zé)周轉(zhuǎn)材料、小型工具臺(tái)賬及消耗專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)管理。 第三章供應(yīng)商管理 供應(yīng)商是指與公司各單位發(fā)生物資采購(gòu)活動(dòng)的法人、其它組織 或個(gè)人。供應(yīng)商管理是指對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、供應(yīng)能力、信譽(yù)等進(jìn)行 全方位、動(dòng)態(tài)管理過(guò)程。 物資采購(gòu)管理部要對(duì)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行分類并建立供應(yīng)商檔案, 納入日常管理。每月至少一次交叉人員考察供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià) 格、服務(wù)等。每年根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨

6、期、 信譽(yù)度等，對(duì)已準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評(píng)定，確認(rèn)合格供方。 供應(yīng)商準(zhǔn)入的基本條件： 資質(zhì)資信證明齊全（企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)組織代 碼證、生產(chǎn)許可證等）； 有良好的資金、財(cái)務(wù)狀況，能提供增值稅專用發(fā)票； 能自覺(jué)遵守法律、法規(guī)、局有良好信譽(yù)； 在同行業(yè)中，業(yè)績(jī)優(yōu)良、知名度高、產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)；愿意長(zhǎng)期 合作，誠(chéng)實(shí)守信，互惠互利，實(shí)現(xiàn)雙贏。 發(fā)現(xiàn)有下列行為之一者，立即終止其供應(yīng)業(yè)務(wù)并取消其合格 供方資格。 提供的相關(guān)證件及資料有偽造現(xiàn)象的； 所供物資以次充好，造成公司損失的，或一年內(nèi)出現(xiàn)兩次因質(zhì) 量問(wèn)題而索賠的； 中標(biāo)后不能按合同要求履約的； 報(bào)價(jià)不實(shí)事求是，采取低

7、價(jià)策略進(jìn)入后不履約的； 向米購(gòu)人員行賄或?yàn)槠涮峁┎徽?dāng)利益的； 已停止生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)或變更生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)范圍，不再具備準(zhǔn)入條件 的。 合格供應(yīng)商管理流程 索取樣品 樣品驗(yàn)證記錄表 NG OK 預(yù)備合格供方 試采購(gòu) 供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定 Ok 合格供方 供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定 限期整改 正常供貨 NG 第四章物資采購(gòu)管理 淘汰 結(jié)束 為節(jié)約采購(gòu)成本，公司實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。各部門(mén)編制采 購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要從實(shí)際工作出發(fā)，避免盲目提報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，由于 上報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃失誤，造成物資積壓損失，由原部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān) 經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 各部門(mén)物資采購(gòu)計(jì)劃要按程序進(jìn)行上報(bào)。在每月的25

8、 日前向 物資部門(mén)上報(bào)下個(gè)月的采購(gòu)計(jì)劃，由部門(mén)編報(bào)，負(fù)責(zé)人簽字，，物 資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后，統(tǒng)一上 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。各部門(mén)如不按規(guī)定時(shí)間上報(bào)計(jì)劃，造成物資缺 口及發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失，由遲報(bào)部門(mén)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 計(jì)劃外急需采購(gòu)的物資，由部門(mén)填制《城發(fā)市政急需物資申請(qǐng) 表》，負(fù)責(zé)人簽字，物資部匯總后，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)，總經(jīng)理批 準(zhǔn)。 小批量（5 萬(wàn)元以內(nèi)）的由物資采購(gòu)部采取詢價(jià)、比質(zhì)、比價(jià) 采購(gòu)；大批量或固定資產(chǎn)采購(gòu)必須由公司進(jìn)行招標(biāo)，經(jīng)總經(jīng)理審批 后，方可采購(gòu)。 物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，保證 做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確做好物資貨源落實(shí)工

9、作。簽訂物資 采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明 確數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算 方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以 及其它需要明確的事項(xiàng)，一般按照先驗(yàn)收后付款的原則進(jìn)行，特殊 情況先款后貨的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)量、數(shù)量有誤的全部由采購(gòu)人 員承擔(dān)。 對(duì)短缺物資，采購(gòu)員要征求使用單位意見(jiàn)，在使用單位同意后 方能采購(gòu)使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購(gòu)員負(fù)直 接責(zé)任。 采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)期限運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要 求采購(gòu)，造成的超儲(chǔ)積壓，損失均由采購(gòu)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 對(duì)采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)，

10、應(yīng)及早報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人說(shuō) 明異常原因，提出相應(yīng)意見(jiàn)方案，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別 重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。 第五章 采購(gòu)申請(qǐng)及流程 由工程部根據(jù)工程施工計(jì)劃分別編寫(xiě)項(xiàng)目部物資需求總計(jì)劃單 年度需求計(jì)劃單、半年需求計(jì)劃單和月度需求計(jì)劃單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo) 和項(xiàng)目經(jīng)理簽字審批后報(bào)送物資部，物資部根據(jù)申請(qǐng)單進(jìn)行上報(bào)和 采購(gòu)。 自采物資設(shè)備應(yīng)由項(xiàng)目部填寫(xiě)工程零星材料設(shè)備需要計(jì)劃單， 并注明申請(qǐng)日期、物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)（必要時(shí)提供技術(shù)圖 紙）、申請(qǐng)數(shù)量、需要時(shí)間、使用具體部位、聯(lián)系人等，經(jīng)部門(mén)負(fù) 責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)審批后，將申請(qǐng)單報(bào)物資部，由 物資部進(jìn)行采購(gòu)。計(jì)劃簽字審批不全的物資部

11、將不予接收，規(guī)格型 號(hào)不確定的將不予采購(gòu)，由此造成的供應(yīng)不及時(shí)自行負(fù)責(zé)。 為強(qiáng)化物資設(shè)備采購(gòu)的計(jì)劃性，本地采購(gòu)物資設(shè)備計(jì)劃單由項(xiàng) 目部每周一中午12 點(diǎn)前提交物資部；外省采購(gòu)物資設(shè)備計(jì)劃單由項(xiàng) 目部每月的25 日提交物資部，物資部在匯總各單位采購(gòu)計(jì)劃后統(tǒng)一 組織采購(gòu)。 如遇設(shè)計(jì)變更造成申請(qǐng)物資設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量等發(fā)生變 化時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)第一時(shí)間通知物資部，共同協(xié)商解決。 現(xiàn)場(chǎng)急需物資，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可予以緊急采購(gòu)，但項(xiàng)目部 須在兩天內(nèi)補(bǔ)齊物資申請(qǐng)計(jì)劃表。 第六章 采購(gòu)付款 采購(gòu)人員應(yīng)將收集到的、審批齊全的《采購(gòu)申請(qǐng)單》、《采購(gòu)合 同》、《進(jìn)倉(cāng)單》、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交

12、到財(cái)務(wù)部門(mén)辦 理付款手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司付款審批手續(xù)，要求采購(gòu)人員在辦 理好相關(guān)的審批后，在接受單證進(jìn)行審核付款。 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)人員提交的付款資料進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核相 關(guān)的審批手續(xù)是否齊全、單證是否完整、發(fā)票是否合法、金額是否 正確、數(shù)量是否一致等，核對(duì)發(fā)票計(jì)算的正確性；應(yīng)將發(fā)票上所記 載的品名、規(guī)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與合同、訂購(gòu)單、進(jìn)倉(cāng)單等資 料核對(duì)一致。在審核無(wú)誤后再辦理付款手續(xù)，發(fā)現(xiàn)虛假或重大瑕疵 的，應(yīng)查明原因，并及時(shí)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。 物資部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供 應(yīng)商情況、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、商業(yè)票據(jù) 款項(xiàng)支付等情況，確

13、保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。 附件一：城發(fā)市政公司物資采購(gòu)申請(qǐng)單 城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)單 審批單編號(hào)：SZ-GC-WZ201600 日期： 2016年 月 日 申請(qǐng)部門(mén) （簡(jiǎn)要申請(qǐng)信息 及意見(jiàn)） 物資管理部 意見(jiàn) 財(cái)務(wù)部意見(jiàn) 分管 副總經(jīng)理意見(jiàn) 分管財(cái)務(wù) 副總經(jīng)理意見(jiàn) 總經(jīng)理意見(jiàn) 董事長(zhǎng)意見(jiàn) 附件二：城發(fā)市政工程物資釆購(gòu)申請(qǐng)附表 對(duì)應(yīng)審批單編號(hào)：SZ-GC- WZ201600 城發(fā)市政公司工程物資采購(gòu)申請(qǐng)附表 一一序號(hào) 材料 名稱 規(guī)格 型號(hào) 一材質(zhì) 執(zhí)行標(biāo) 準(zhǔn)號(hào) 單位 數(shù) 量 材料 用途 申請(qǐng)送達(dá)地 傾

14、目） 到貨 時(shí)間 一一備注 1 2 3 4 5 6 申請(qǐng)人： 日期： 申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人： 日期： 注：1、所需申購(gòu)的材料與規(guī)格型號(hào)必須對(duì)應(yīng)，材料名稱規(guī)格型號(hào)應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注方法中 規(guī)定申報(bào)。 2、 管材與型材申報(bào)時(shí)以米為單位，并要求在備注欄給出理論重量。 3、 申購(gòu)中每欄數(shù)量只能出現(xiàn)一次，不能出現(xiàn)“本申購(gòu)單數(shù)量?jī)H為一套所需，二套 裝置總數(shù)量須乘以二”類似語(yǔ)句。 4、 本附表一式二份，申請(qǐng)部門(mén)和物資管理部門(mén)各自存檔。