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202___年7月國開(中央電大)?？啤掇k公室管理》期末考試試題及答案 2011年7月中央電大?？啤掇k公室管理》 期末考試試題及答案 一、單項選擇題 1．辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中(B)應不屬于辦公室范疇。 A．廠長室 B．實驗室 C．院長室 D．經理室 2．請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權處理時，向上司請求批準。下面請示中(C)是不當?shù)摹? A．對口請示 B．事先請示 C．越級請示 D．請示要單一 3．以下關于辦公室職能的說法，那一種是正確的(C) A．辦公室為上司服務，其他職能部門不用顧及 B．辦公室人員只要掌握辦文、辦事、辦會知識和技能 C．辦公室管理具有集中性和整體性 D．辦公室事務管理不僅有被動性，體現(xiàn)出來更多的是主動性 4．文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是(A) A．文員在說了迎接詞，對方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨聽出對方 B．了解單位每個人的工作和職務，提醒正要接聽轉接電話的人，說明情況及轉接理由 C．有時需要文員編織一些“美麗的謊言”以應付那些上司不想接待的人 D．來電者尋找你的上司，應弄清對方的身份再通報上司 5．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項因素(D) A．時間 B．便利 C經濟 D．愛好 6．辦公室人員在社交活動中應選擇下列哪項合適的話題？(A ) A．有共同利益的話題 B．夸耀你我的話題 C．貼己的話題 D．秘密的話題 7．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種(A) A．初次寫信，或有過激言行的 B．有過激言行或漫罵領導的匿名信 C．已做結案處理的 D．沒有具體內容的匿名信 8．文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是(C) A．會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定 B．文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便 C．什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度 D．文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作 ‘ 9．以下哪一種類型是適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。(C) A．口字型 B．教室型 C．圓桌型 D．U字型 10．以下餐巾的使用方法正確的是(B) A．中途離座，把餐巾放在椅子上 B．用來擦嘴唇嘴角 C.用來擦刀叉 D．塞入衣服領口里 二、判斷題 11．小辦公室的配置，打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些。(對) 12．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。(對) 13．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。(對) 14．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。(對) 15.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。(對) 16．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。(錯) 17．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。(錯) 18.口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些； 對一般同事或顧客說話，就可通俗。(對) 19．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。(錯) 20．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。(錯) 三、簡答題 21．文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點。 參考答案： (1)充分了解即將開始的工作內容； (2)思考以什么方法進行效率會最佳； (3)上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。 一般闡述 22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 參考答案： 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法： 設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表 使用提示性備忘錄 準備約會表 準備特殊提示卡 準備交往提示文件 四、設計題 23．所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應如何應對？ 參考答案： (1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復 進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 (2)進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。 (3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應該找男的幫忙； 如果是女性，女文員可能會使她平靜下來； 如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。 (4)騙人的老手。他們①介紹的產品或服務價格低得離譜； ②公司經營時間不長； ③個人 或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。 24．作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務？ 參考答案： (1)清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品； (4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。 五、案例分析題 25.新上任的公司職員小馬接受領導的指派到機場接一位重要客人，因為是第一次被指派接受任務，小馬特意向領導征詢應該注意的事項?？紤]到小馬剛到單位不久，領導囑咐小馬對客人一定要熱情、大方，禮貌方面更應多加注意，小馬一一記在心里。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說著“歡迎、歡迎”，伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手并躲開小馬接拿行李的手，才慌忙與對方握手，并執(zhí)意要幫對方拿行李。來到車旁，順勢將行李放人汽車的行李箱，接著打開副駕駛艙門，引導客人落座，并說：“這里視野寬闊，可以看看沿途風光?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小馬熱情地回答客人提出的問題，還關切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客人話語越來越少，客人也不象剛下飛機時那樣熱情了，小馬心里不悅，但又不能表現(xiàn)出什么。 請你分析一下小馬在禮儀方面有何不當之舉？應該怎樣做才是正確的？ 參考答案： (1)握手禮儀，主客之間，應該主人先伸手, (2)替客人拿行李應征求同意，再行動，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意； (3)乘坐方面，客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座； (4)客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題； (5)應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。 26.教材中關于“向對方要求約會時應注意的事項中”是這樣敘述的： 向對方要求約會時應注意的事項： a要獲得上司的許可； b．對方如果有文秘人員，一般由文秘人員辦理； c如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認； d．要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需 要的時間等等，關于日期的確定應該以比較有彈性的說法問對方：“你們什么時候比較方便”， 這樣讓對方能夠有所選擇。 e告知你或上司的聯(lián)系電話，以便萬一約會取消或有所改變時可以馬上通知。 f．對方越忙越必須早一點聯(lián)絡，時間應盡量有彈性，這是身為文秘人員所應具有的常識。 g．尤其是連續(xù)參加兩個以上的約會時，要充分考慮路上交通所需要的時間。 h．如果上司出差，不要在他回來的當天安排約會，可能會發(fā)生飛機誤點及其他情況。 i．決定時間、地點時，要注意對方的業(yè)務情況、工作場所等。 一般說來： 星期一早上、周末下午每個人都會很忙碌，盡量不要安排約會； 即將下班之前的那段時間，公司內也會很忙碌。 午餐前后約會則會影響吃飯時間； 對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； 公司有重大活動的那一天不宜安排約會； 地點必須選擇對方比較方便的地方； 地點還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 j．對方不能確定接受時，要求約會的這一方最好再聯(lián)絡一次。 k．已經約好且需要預定會議室時，就要立即預約，如果對于該地點沒有充分把握，應該事先調查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。 L約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。如有必要，還應準備約會所需要的文件資料。 m.上司和某人會面后，可能要求文秘人員安排下一次與那人的約會。文秘人員安排好后，應確保那人清楚地明了約會的時間，并給予了明確的答復后，將此約會記錄在你和上司的日程表上。 請將你認為最重要的內容選擇出來，用五個必須和五個不宜予以概括，比如“必須獲得上司的認可，不宜在對方休息日安排約會” 參考答案： 只要正確選擇了規(guī)定內容里的其中五個必須和五個不宜即可給予相應分數(shù)： （評判第四、第五大題時，應視考生問題回答的合理性、表述的正確性與否給與分數(shù)，不要拘泥本答案的文字表述）