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第一章會計電算化概述

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1、會計從業(yè)資格考試輔導(dǎo)      初級會計電算化                           第一章 會計電算化概述 第一節(jié) 會計電算化簡介   一、會計電算化的含義   1.狹義:以計算機為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用;   2.廣義:與會計電算化有關(guān)的所有工作:軟件開發(fā)和應(yīng)用、人才培養(yǎng)、宏觀規(guī)劃、制度建設(shè)、市場的培育與發(fā)展等;   3.會計角度:專業(yè)人員編制會計軟件,會計人員操作,實現(xiàn)計算機替代人工完成會計工作;   4.發(fā)展:會計電算化是ERP系統(tǒng)一個重要組成部分。   二、我國會計電算化的發(fā)展階段   1.模擬手工記賬的探索起步

2、  ?。?)1981年8月長春一汽研討會提出概念;   (2)基本特征:采用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),開發(fā)自身賬務(wù)處理系統(tǒng);  ?。?)局限:計算機為高級計算工具,只為了解放會計人員手工勞動;  ?。?)未能主動將會計電算化作為企業(yè)信息化建設(shè)重要組成;  ?。?)形成企業(yè)信息孤島;   (6)1989、1990年:確定商品化會計軟件評審制度和標(biāo)準(zhǔn)。   2.與其他業(yè)務(wù)結(jié)合的推廣發(fā)展   (1)信息技術(shù)的發(fā)展使企業(yè)將單向會計核算業(yè)務(wù)電算化融合、擴展為全面電算化;  ?。?)打通企業(yè)內(nèi)部信息孤島;  ?。?)會計信息、業(yè)務(wù)信息無縫銜接,彼此共享和利用;  ?。?)會計信息和業(yè)務(wù)信息形成有

3、機整體,單項會計核算升級為全面電算化;  ?。?)商品化會計核算軟件蓬勃發(fā)展;  ?。?)按服務(wù)層次和提供信息的深度劃分為三個層次   會計核算電算化:會計電算化的初級階段,主要是運用計算機替代手工會計核算;   會計管理電算化:合理規(guī)劃和運用資金,會計預(yù)測、編制財務(wù)計劃、進(jìn)行財務(wù)控制、開展會計分析;   會計決策電算化:又稱財務(wù)決策支持系統(tǒng)(FDSS),會計電算化的高級階段。會計決策電算化是在電算化系統(tǒng)提供信息的基礎(chǔ)上,結(jié)合其他數(shù)據(jù)和信息,借助于決策支持系統(tǒng)的理論和方法,幫助決策者制定科學(xué)的決策方案。   3.引入會計專業(yè)判斷的滲透融合   (1)會計準(zhǔn)則與國際趨同,引入會計專

4、業(yè)判斷的要求;  ?。?)將各種確認(rèn)、計量、記錄、報告等要求,融合進(jìn)企業(yè)的會計電算化系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng);  ?。?)為企業(yè)流程重組提供了條件;   (4)單機應(yīng)用向局域網(wǎng)應(yīng)用轉(zhuǎn)變;  ?。?)滲透融合階段雖然出現(xiàn)了以會計電算化為核心的管理信息系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的概念,但其實質(zhì)仍停留在會計電算化階段,即構(gòu)建會計信息系統(tǒng)的初中級階段。   4.與內(nèi)控相結(jié)合建立ERP系統(tǒng)的集成管理   (1)內(nèi)部控制日益成為一個世界性話題,財政部先后發(fā)布了《內(nèi)部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范(試行)》和六項具體內(nèi)容會計控制規(guī)范;   (2)傳統(tǒng)會計軟件不能滿足內(nèi)控背景下的需要;  ?。?)XBRL:又稱可拓展

5、業(yè)務(wù)報告語言,是一種基于互聯(lián)網(wǎng)、跨平臺操作、專門應(yīng)用于財務(wù)報告編制、披露和使用的計算機語言;  ?。?)從根本上實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成于最大化利用,使會計信息實現(xiàn)數(shù)出一門、資料共享;   (5)2008年11月,XBRL中國區(qū)組織成立,標(biāo)志著中國會計信息化建設(shè)邁上新臺階;  ?。?)ERP:又稱企業(yè)資源計劃,以計劃與控制為主線,以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺;  ?。?)會計信息化:是在會計電算化工作的基礎(chǔ)上,以構(gòu)建和實施有效的企業(yè)內(nèi)部控制為指引,集成管理企業(yè)的各種資源和信息。從會計電算化發(fā)展到會計信息化是一次質(zhì)的飛躍;  ?。?)會計電算化是會計信息化的初級階段和基礎(chǔ)工作;   (9)會計軟件發(fā)

6、展趨勢:以會計系統(tǒng)為核心的完整管理信息系統(tǒng)。   三、會計電算化的作用   1.提高會計核算的水平和質(zhì)量   (1)減輕會計人員勞動強度,提高工作效率;   (2)縮短會計數(shù)據(jù)處理周期,提高會計數(shù)據(jù)時效性;   (3)提高了會計數(shù)據(jù)處理正確性和規(guī)范性。   2.提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平  ?。?)為從經(jīng)驗管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造條件;  ?。?)為從事后管理向事中控制、事前預(yù)測轉(zhuǎn)變創(chuàng)造條件;   (3)為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。   3.推動會計技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新  ?。?)介質(zhì)、工具、簿籍格式等發(fā)生了變化;   (2)會計核算的方式、程序、內(nèi)容和

7、方法發(fā)生了變化。   四、會計電算化的管理體制   國家宏觀管理、企事業(yè)計算機系統(tǒng)微觀管理兩部分   1.宏觀管理   (1)管理主體:財政部、地方財政部門、各單位。  ?。?)基本任務(wù):  ?、僦贫〞嬰娝慊l(fā)展規(guī)劃并組織實施;  ?、诩訌姇嫼怂丬浖芾?;  ?、奂訌姇嬡浖娝慊芾碇贫鹊慕ㄔO(shè);  ?、芗訌姇嬰娝慊M織、領(lǐng)導(dǎo),引導(dǎo)基層實施;   ⑤組織和管理會計電算化人才培訓(xùn)工作。 答疑編號:NODE00820800201100000110   2.微觀管理  ?。?)管理主體:基層單位   (2)重要性:保證工作順利進(jìn)行的必要條件、推動發(fā)展的必要手段  

8、 (3)主要內(nèi)容:建立會計電算化崗位職責(zé)   日常操作管理:計算機使用、上機操作、會計業(yè)務(wù)處理程序   計算機軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)管理   會計檔案管理 第二節(jié) 會計核算軟件   一、會計核算軟件的概念和演進(jìn)   1.會計核算軟件   (1)概念:專門用于會計核算工作的計算機應(yīng)用軟件  ?。?)核心:會計核算軟件以會計理論、會計方法為核心   (3)依據(jù):會計制度  ?。?)基礎(chǔ):計算機和通信技術(shù)  ?。?)處理對象:會計數(shù)據(jù)   (6)目標(biāo):提供會計信息  ?。?)具備獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、輸出功能模塊的軟件   2.會計核算軟件的演進(jìn)   (1)人工管理階

9、段:單項處理、無集成、解決數(shù)據(jù)量大、計算簡單但多次重復(fù)的單項會計業(yè)務(wù);  ?。?)文件管理系統(tǒng)階段:實現(xiàn)會計部門內(nèi)各項工作的集成,仍屬于企業(yè)會計部門專用的信息系統(tǒng),在物理上獨立于企業(yè)其他部門的信息系統(tǒng),被動得依賴業(yè)務(wù)部門提供數(shù)據(jù),無法有效地進(jìn)行事中控制。   (3)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)階段:會計電算化逐漸形成ERP系統(tǒng)一個重要子系統(tǒng);   ERP系統(tǒng):企業(yè)資源計劃的簡稱   以系統(tǒng)化管理思想為基礎(chǔ),為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺、整合并優(yōu)化企業(yè)資源為目的   ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一體,成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式。   信息集成:來源唯一、實時共享   ERP中會

10、計信息系統(tǒng):財務(wù)會計、管理會計   財務(wù)會計子系統(tǒng):處理日常的財務(wù)作業(yè),并以企業(yè)實體為單位對外出具按照規(guī)定格式生成的各種會計報表;    管理會計子系統(tǒng):則以企業(yè)內(nèi)部管理為目標(biāo),可以靈活設(shè)置核算對象,從財務(wù)角度為管理提供必要的信息。   【例題·判斷題】企業(yè)資源計劃(ERP)軟件中用于處理會計核算數(shù)據(jù)部分的模塊不屬于會計核算軟件的范疇(?。?。 【答案】× 【解析】企業(yè)資源計劃(ERP)軟件中用于處理會計核算數(shù)據(jù)部分的模塊屬于會計核算軟件的范疇。   二、會計核算軟件的分類   1.按適用范圍劃分:專用、通用   (1)專用會計核算軟件:又稱定點開發(fā)核算軟件   含義:針對本

11、單位開發(fā)、本單位專用   優(yōu)點:核算規(guī)則寫入軟件、針對性強、簡單易行、可滿足特定功能   缺點:規(guī)則固化,受使用范圍、時間限制,適用個別單位   分類:本單位自行開發(fā)、委托其他單位開發(fā)、其他單位聯(lián)合開發(fā)  ?。?)通用會計核算軟件   含義:一般是指由專業(yè)軟件公司研制,公開在市場銷售,能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會計核算與管理基本需要的會計核算軟件。   優(yōu)點:適用不同單位、不同行業(yè)、一次開發(fā)、多次使用   缺點:初始化工作量大、資源占用浪費、特殊需求難以滿足   分類:全國通用、行業(yè)通用   飛躍:20世紀(jì)80年代末、1994年   特點:通用性強   成本相對較低   

12、維護(hù)量小,維護(hù)有保障   軟件開發(fā)水平較高   開發(fā)者決定系統(tǒng)的擴充和修改   專業(yè)性差:最大缺陷   如何選擇商品化會計軟件:   (1)能否滿足和保證單位的特殊需求   滿足會計制度的需求----行業(yè)特點   滿足會計核算和會計管理需求----會計核算的特殊性   滿足會計業(yè)務(wù)變化和發(fā)展的需求  ?。?)會計軟件需要的計算機硬件和軟件環(huán)境   計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等  ?。?)會計軟件售后服務(wù):技術(shù)力量、反應(yīng)時間  ?。?)同類企業(yè)成功應(yīng)用  ?。?)會計軟件的易用性、穩(wěn)定性、安全性   數(shù)據(jù)的安全性和可靠性   2.按硬件結(jié)構(gòu)劃分  

13、 (1)單用戶會計核算軟件   含義:每臺計算機的會計核算軟件獨立運行   特點:適合獨立的會計核算單位   不能直接實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換共享  ?。?)多用戶(網(wǎng)絡(luò))會計核算軟件   含義:安裝在多用戶系統(tǒng)的主機上,各終端同時運行   特點:適合分支機構(gòu)多、獨立核算部門多的企業(yè) 三、會計核算軟件的功能模塊   1.會計軟件的基本構(gòu)成  ?。?)功能模塊概念:會計核算軟件中能夠相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能的各個部分。  ?。?)模塊構(gòu)成:賬務(wù)處理、工資核算、固定資產(chǎn)核算、存貨核算、應(yīng)收應(yīng)付款核算、銷售核算、成本核算會計報表生成與匯總、財務(wù)分析等模塊。  ?。?)各模塊

14、主要功能      1.賬務(wù)處理模塊   有的軟件稱為總賬系統(tǒng),賬務(wù)處理模塊是會計核算軟件中的核心,它是以會計憑證為原始數(shù)據(jù),通過憑證錄入、憑證審核,完成記賬和結(jié)賬、銀行對賬、賬簿查詢及打印輸出等基本功能,以及個人往來與管理、部門核算和管理、項目核算管理等輔助核算功能。   2.工資核算模塊   工資核算模塊是以職工個人工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),完成職工工資計算。主要包括:工資費用匯總和分配;計算個人所得稅;查詢、統(tǒng)計和打印各種工資表;自動進(jìn)行工資費用的分配并生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理模塊。   3.固定資產(chǎn)核算模塊   固定資產(chǎn)核算模塊主要完成兩個功能:一是固定資產(chǎn)增減變動情況的登記

15、;二是根據(jù)各種折舊計算方法計算固定資產(chǎn)折舊。固定資產(chǎn)模塊還包括固定資產(chǎn)卡片的定義和計提折舊方法的定義功能;折舊計算和折舊入賬功能完成固定資產(chǎn)的折舊計算和折舊入賬。   4.存貨核算模塊   存貨核算模塊根據(jù)有關(guān)憑證進(jìn)行存貨采購核算;按計劃計價或?qū)嶋H計價的方式,完成存貨收發(fā)結(jié)存的核算;查詢和打印各種賬表;自動編制材料費用分配轉(zhuǎn)賬憑證、自動計算、編制成本差異轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理模塊。通常工業(yè)企業(yè)才需要使用該模塊。   5.應(yīng)收應(yīng)付款核算模塊   應(yīng)收應(yīng)付款核算模塊是根據(jù)往來業(yè)務(wù)(應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù))的有關(guān)憑證,完成應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等往來業(yè)務(wù)的登記、核銷等工作;動態(tài)反映各往來單位信息;進(jìn)行賬齡

16、分析和壞賬估計;生成應(yīng)收、應(yīng)付賬款明細(xì)表、賬款分析表等;自動編制有關(guān)憑證并傳遞到賬務(wù)處理模塊。有的會計軟件將應(yīng)收/應(yīng)付核算功能模塊單獨分離出來,分別建立應(yīng)收賬款核算功能模塊和應(yīng)付賬款核算功能模塊。   6.銷售核算模塊   銷售核算模塊是根據(jù)有關(guān)銷售憑證及銷售費用等數(shù)據(jù)完成產(chǎn)品銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算;生成產(chǎn)品銷售明細(xì)賬簿;查詢和打印各種賬表等。   7.成本核算模塊   成本管理模塊是根據(jù)成本核算的要求,通過用戶對成本核算對象的定義,對成本核算方法的選擇,以及對各種費用分配方法的選擇,自動對從工資模塊、存貨核算模塊、固定資產(chǎn)模塊、賬務(wù)處理模塊傳遞的數(shù)據(jù)或者用戶手工

17、輸入的數(shù)據(jù),匯總計算,輸出用戶需要的成本計算底稿,自動編制有關(guān)轉(zhuǎn)賬憑證并傳遞給賬務(wù)處理系統(tǒng)。   8.報表處理模塊   報表處理生成、匯總分析模塊主要是根據(jù)事先定義好的格式和數(shù)據(jù)生成公式,由計算機自動從賬務(wù)處理系統(tǒng)的賬簿數(shù)據(jù)庫中獲取核算數(shù)據(jù),完成各種報表的編制與匯總工作,生成各種內(nèi)部報表、外部報表及匯總報表,并根據(jù)報表數(shù)據(jù)生成各種分析圖等。企業(yè)會計報表發(fā)生變動時,只需修改或者重新定義報表格式和取數(shù)公式即可。   2.會計核算軟件各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)系      1.總賬系統(tǒng)與工資管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系   總賬系統(tǒng)的初始化設(shè)置數(shù)據(jù),如會計科目檔案、部門檔案、職員檔案等,與工資管理系統(tǒng)

18、可以共享。會計科目檔案在總賬系統(tǒng)中設(shè)置后,在工資管理中就不必重復(fù)設(shè)置;部門檔案、職員檔案在工資管理中設(shè)置后,在總賬系統(tǒng)中就不必重復(fù)設(shè)置。在工資管理中進(jìn)行工資業(yè)務(wù)處理完畢后,各項工資費用的分配及其相關(guān)費用的代扣、提列,可以通過相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中,不必手工填制與工資相關(guān)業(yè)務(wù)的記賬憑證。   2.總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系   總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、固定資產(chǎn)期初余額等初始設(shè)置數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)管理的日常業(yè)務(wù)處理中所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),如固定資產(chǎn)增加、固定資產(chǎn)減少或固定資產(chǎn)變動數(shù)據(jù),可以生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中;月末固定資產(chǎn)折舊費用的計

19、提與分配數(shù)據(jù),也可以生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證直接傳遞到總賬系統(tǒng)中。   3.總賬系統(tǒng)與采購管理、庫存管理、存貨核算和應(yīng)付款管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系   總賬系統(tǒng)與采購管理、庫存管理、存貨核算和應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案等初始設(shè)置數(shù)據(jù)。采購管理中輸入采購入庫單和采購發(fā)票,采購入庫單經(jīng)過庫存管理的審核,傳遞到存貨核算中匯總記賬,存貨核算將入庫材料或商品的匯總數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。采購發(fā)票經(jīng)過應(yīng)付款管理審核,進(jìn)行采購結(jié)算,生成付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。   4.總賬系統(tǒng)與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應(yīng)收款管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系   總賬系統(tǒng)與銷

20、售管理、庫存管理、存貨核算和應(yīng)收款管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、客戶檔案、存貨檔案等初始設(shè)置數(shù)據(jù)。銷售管理中輸入銷售出庫單和銷售發(fā)票,銷售出庫單經(jīng)過庫存管理的審核,傳遞到存貨核算中匯總記賬,存貨核算將出庫匯總數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。銷售發(fā)票經(jīng)過應(yīng)收款管理審核,進(jìn)行銷售結(jié)算,生成收款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。   5.總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系   總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、項目檔案、產(chǎn)品檔案等初始設(shè)置數(shù)據(jù),各產(chǎn)品的主要成本管理數(shù)據(jù)均來自于相關(guān)系統(tǒng),如直接人工費來自于工資管理;直接材料費來自于存貨核算;制造費用來自于固定資產(chǎn)管理、總賬系統(tǒng)

21、、存貨核算等。成本管理的處理結(jié)果以轉(zhuǎn)賬憑證的方式傳遞到總賬系統(tǒng)。   6.報表管理與各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系   報表管理的功能是將會計電算化系統(tǒng)中各相關(guān)系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理,并以報表文件的形式反映會計主體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。為實現(xiàn)報表編制功能,系統(tǒng)要求操作人事先定義報表的取數(shù)函數(shù)與取數(shù)公式,通過取數(shù)函數(shù)、取數(shù)公式可以從各系統(tǒng)中讀取數(shù)據(jù)并生成會計報表和統(tǒng)計報表。   【例題·單選題】會計軟件中最基本的功能模塊是(?。?   A.賬務(wù)處理與成本處理   B.工資計算與應(yīng)收應(yīng)付處理   C.賬務(wù)處理與會計分析決策 D.賬務(wù)處理與報表處理 【答案】D 【解析】賬務(wù)處理模塊、報表

22、處理模塊是會計軟件中的最基本模塊。在有的財務(wù)軟件中,報表模塊是賬務(wù)處理模塊的一部分。   四、會計核算軟件與手工會計核算的異同   1.相同點  ?。?)目標(biāo)一致:加強經(jīng)營管理、提供準(zhǔn)確及時合規(guī)的會計信息、參與經(jīng)營決策、提高經(jīng)濟效益  ?。?)遵守共同的會計準(zhǔn)則和會計制度:會計法、會計準(zhǔn)則、會計制度、法規(guī)政策  ?。?)遵守共同的基本會計理論和會計方法:復(fù)式記賬、折舊  ?。?)會計數(shù)據(jù)處理流程大體一致  ?、俣急仨殞徍嗽紤{證的客觀、真實、合法性;  ?、诙夹枰凑战栀J記賬法編制并審核憑證;  ?、鄱夹枰鶕?jù)審核后的憑證登記賬簿并定期結(jié)賬;  ?、芫枰鶕?jù)國家會計制度的

23、統(tǒng)一規(guī)定編制相關(guān)報表。  ?、蓦m然手工下一些步驟取消了,但是由計算機完成,實質(zhì)沒變。   2.不同點  ?。?)會計核算工具不同   手工:算盤、計算器,大量重復(fù)工作、速度慢   電算化:計算機  ?。?)會計信息載體不同   手工:紙質(zhì)載體,優(yōu)點是比較難以全面復(fù)制,是審計線索記錄的比較理想的介質(zhì);缺點是占用空間答,保管不易,查找困難共享性差。   電算化:磁介質(zhì)存儲,優(yōu)點是占用空間小,查找方便,保管容易;缺點是存儲的數(shù)據(jù)文件具有無形性,容易復(fù)制、篡改與刪除且不留痕跡等。   (3)記賬規(guī)則不完全相同   手工:賬簿格式、錯賬更正   電算化:賬簿自動登記、計算機更正(安全合規(guī)問題)  ?。?)賬務(wù)處理流程類型存在差別   手工:多種類型,無法避免重復(fù)轉(zhuǎn)抄,差錯舞弊幾率高   電算化:總賬和明細(xì)賬的登賬都是一次性登賬  ?。?)內(nèi)部控制方式不同:人工控制轉(zhuǎn)為人機共同控制        第6頁

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