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文秘知識/規(guī)章制度 進出口貿易作業(yè)標準化手冊范例 　　□ 組織系統(tǒng) 　　詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。 　　圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖 　　□ 業(yè)務流程 　　1.新產品開發(fā)(樣品收集)。 　　2.客戶開發(fā)。 　　3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。 　　4.報價。 　　5.訂單確認。 　　6.開立境內訂單。 　　7.生產督促及l(fā)/c催開。 　　8.出貨。 　　9.押匯(出貨通知)。 　　10.付款。 　　□ 業(yè)務處理細則 　　1.新產品開發(fā)(樣品收集) 　　(1)業(yè)務科取得新樣品后，應填寫產品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料： 　?、倥R時編號。 　?、谄访?、規(guī)格、包裝。 　　③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯絡人、工廠產量規(guī)模。 　?、荛_發(fā)成本。 　　⑤預估生產成本。 　　⑥制造商報價。 　?、呖赡茕N售對象及地區(qū)。 　　⑧預估售價。 　　⑨預估毛利。 　　(2)業(yè)務科于每周業(yè)務匯報時，就前項新產品提出討論，經逐項評估，按開發(fā)價值分為a、b、c三類，a類為極具開發(fā)價值，b類為有開發(fā)價值，c類為無開發(fā)價值。 　　(3)經評估列為a、b類之產品，賦予正式產品編號，列入產品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產品卡上寫明存放位置。經評估列為c類之產品，產品卡列入次品檔，樣品存放次品室。 　　(4)業(yè)務科每月就現有產品，選擇過時產品，于每月第一周業(yè)務匯報時，提出檢查，經評定已無開發(fā)價值者，產品卡列入次品檔，樣品移入次品室。 　　(5)新產品臨時編號共六位數字，分別代表填寫產品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數種新產品，則于第七位數，按英文字母順序編號。舊產品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產品之臨時編號相同。 　　(6)①產品檔正式編號共七位數字，第一位數代表……，第二位數代表……，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填a、b分別代表a類產品或b類產品。 　?、诘谝晃粩堤?代表 第一位數填6代表 　　〃 2 〃 〃 7 〃 　　〃 3 〃 〃 8 〃 　　〃 4 〃 〃 9 〃 　　〃 5 〃  　?、鄣诙粩堤?代表 　　〃 2 〃 　　〃 3 〃 　　〃 4 〃 　　〃 5 〃 　　〃 6 〃 　　〃 7 〃 　　〃 8 〃 　　〃 9 〃 　　2客戶開發(fā)： 　　(1)業(yè)務科于每月最后一周業(yè)務匯報時，提報下個月的客戶開發(fā)計劃，計劃內容包括： 　　①制作公司簡介，產品目錄(注明交貨期限及付款條件)。 　?、诋a品市場研究、分析、及客戶資料之收集。 　?、劢榻B新產品(郵寄新產品目錄)。 　?、芸菑V告、郵寄開發(fā)信。 　?、萜渌＊? 　　(2)客戶開發(fā)應選擇a類產品，并配合季節(jié)性需求。 　　(3)經研討定案之客戶開發(fā)計劃，應由業(yè)務科列入下個月的營業(yè)計劃(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。 　　3.客戶詢價(電報、信件、電話處理) 　　(1)業(yè)務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經理核閱后，依經理批示內容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。 　　(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。