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1、第05章 Excel 2003電子表格處理軟件,Microsoft Excel 2003是一款功能強大、技術(shù)先進、使用方便靈活的電子表格處理軟件。它不僅可以制作整齊、美觀的表格，還能夠?qū)Ρ砀裰械臄?shù)據(jù)進行各種復(fù)雜的計算。它也可以把計算后的表格以各式各樣的圖形、圖表的形式表現(xiàn)出來，并對表格進行數(shù)據(jù)分析和在網(wǎng)絡(luò)上進行發(fā)布。它還具有Web功能，用戶可以用它來從Web抓取數(shù)據(jù)(例如股票價格)，將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作表中，還可以將其做成一個鏈接，使數(shù)據(jù)周期性地動態(tài)更新 。,教學(xué)重點與難點,Excel 2003的工作界面 使用工作簿、工作表、單元格 單元格的基本操作 數(shù)據(jù)的輸入和編輯 應(yīng)用公式和函數(shù)

2、應(yīng)用圖表 數(shù)據(jù)的管理 美化工作表,5.1 認識Excel 2003,Excel 2003又稱電子表格系統(tǒng)，它具有強大的數(shù)據(jù)計算與分析功能，是目前使用最廣泛的電子表格類處理軟件之一，本節(jié)就來學(xué)習(xí)Excel 2003啟動和退出的方法以及認識它的工作界面 。 啟動和退出Excel 2003 Excel 2003的操作界面,5.1.1 啟動和退出Excel 2003,Excel 2003啟動和退出的方法與Word 2003比較相似，啟動Excel 2003通常有以下幾種方法。一種是單擊“開始”菜單，然后選擇“開始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Offi

3、ce Excel 2003”命令，如圖5-1所示；另一種是雙擊已經(jīng)建立好的Excel快捷圖標，即可啟動Excel 2003，如圖5-2所示 。,,,5.1.2 Excel 2003的操作界面,啟動Excel 2003后，用戶會看到如圖5-3所示的操作界面 。,,5.2 工作薄的基本操作,Excel的文檔就是工作薄，其擴展名為“.XLS”。工作簿是保存Excel文件的基本的單位，它的基本操作包括新建、保存、關(guān)閉、打開等 。 新建工作薄 保存工作薄 關(guān)閉工作薄 打開工作薄,5.2.1 新建工作薄,新建工作薄有兩種方法，一種是直接創(chuàng)建空白的工作簿，另一種是根據(jù)模板來創(chuàng)建帶有樣式的新工作簿 。

4、,,,5.2.2 保存工作薄,在對工作簿進行操作時，有時會遇到一些意外情況，如意外斷電、非正常關(guān)閉程序等，會造成數(shù)據(jù)的丟失，因此在使用過程中，用戶養(yǎng)成良好的存盤習(xí)慣是很有必要的 。,,,5.2.3 關(guān)閉工作薄,在對工作簿中的工作表編輯完成以后，需要將工作簿關(guān)閉掉。如果工作簿經(jīng)過了最近一次修改而沒有保存，那么Excel在關(guān)閉工作簿之前會提示是否保存現(xiàn)有的修改。在Excel 2003中，關(guān)閉工作簿主要有以下幾種方法： 單擊“文件”菜單，選擇“文件”|“關(guān)閉”命令。 單擊Excel 2003窗口右上角的按鈕關(guān)閉Excel工作薄。 單擊Excel 2003窗口右上角的按鈕關(guān)閉當(dāng)前工作表。

5、 按Alt+F4組合鍵，結(jié)束任務(wù),5.2.4 打開工作薄,要對已經(jīng)保存的工作簿進行瀏覽或編輯操作，需要首先在Excel 2003中打開該工作簿。打開工作薄，用戶可采用以下幾種方法。 雙擊該工作薄的圖標。 單擊“文件”菜單，選擇“文件”|“打開”命令，打開如圖5-9所示的“打開”對話 框，然后選擇需要打開的Excel工作薄，單擊按鈕即可。 單擊空白文檔中常用工具欄左邊的按鈕，同樣打開如圖5-9所示的窗口，然后選擇需要打開的Excel工作薄并單擊按鈕 。,5.3 工作表的基本操作,在Excel 2003中，新建一個空白工作簿后，程序會自動在該工作簿中添加3個空白的工作表，并將其依次命

6、名為Sheet1、Sheet2、Sheet3，本節(jié)將主要介紹工作表的基本操作 。 選擇工作表 插入工作表 移動和復(fù)制工作表 重命名工作表 刪除工作表 設(shè)置工作表標簽顏色,5.3.1 選擇工作表,由于一個工作簿中往往包含不止一個工作表，因此操作前需要選定工作表。選定工作表的常用操作包括以下幾種： 選定一張工作表：直接單擊該工作表的標簽即可，如圖5-10所示為選定Sheet1工 作表。 選定相鄰的工作表：首先選定第一張工作表標簽，然后按住Shift鍵不放并單擊其他相鄰工作表的標簽即可選定相鄰工作表。如圖5-11所示為同時選定Sheet1與Sheet2工作表 。,,,5.3.2

7、插入工作表,若工作簿中的工作表數(shù)量不足，用戶可以在工作簿中插入工作表。插入的工作表不僅可以是空白的工作表，還可以是根據(jù)模板插入的帶有樣式的新工作表 。,,5.3.3 移動和復(fù)制工作表,在Excel 2003中，工作表的位置并非固定不變的，為了操作需要可以移動或復(fù)制工作表，以提高表格的制作效率 。,,5.3.4 重命名工作表,在Excel 2003中，工作表的默認名稱為Sheet1、Sheet2。為了便于區(qū)分與使用工作表，可以重新命名工作表，如圖5-16所示 。,,,5.3.5 刪除工作表,對工作表進行編輯操作時，可以刪除一些多余或錯誤的工作表。這樣不僅可以方便用戶對工作表進行管理，還可以節(jié)省系

8、統(tǒng)資源。 首先選定需要刪除的工作表，然后單擊“編輯”菜單，選擇“編輯”|“刪除工作表”命令，打開如圖5-17所示的對話框，單擊“刪除”按鈕即可刪除選定的工作表。若刪除的是空白工作表，則不會彈出圖5-17所示的對話框而是直接將選定的工作表刪除 。,,5.3.6 設(shè)置工作表標簽顏色,Excel可以更改默認的工作表標簽顏色，通過對標簽顏色的更改，可使標簽顯示更加鮮明，更改標簽顏色的方法如下：在需要設(shè)置顏色的標簽上右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“工作表標簽顏色”命令，打開“設(shè)置工作表標簽顏色”對話框，如圖5-18所示。在該對話框中任意選中一種顏色(例如紅色)，然后單擊“確定”按鈕，即可設(shè)置相應(yīng)的

9、顏色。如圖5-19所示 。,,,5.4 單元格的基本操作,在Excel 2003中，絕大多數(shù)的操作都是針對單元格來完成的。在掌握工作簿與工作表的基本操作后，本節(jié)將介紹單元格的常用操作方法 。 選取單元格 單元格的命名規(guī)則 插入和刪除單元格 合并和拆分單元格 移動和復(fù)制單元格,5.4.1 選取單元格,Excel 2003是以工作表的方式進行數(shù)據(jù)運算和數(shù)據(jù)分析的，而工作表的基本單元是單元格。因此，在向工作表中輸入數(shù)據(jù)之前，應(yīng)該先選定單元格或單元格區(qū)域 。,,,5.4.2 單元格的命名規(guī)則,在Excel中，對單元格的命名主要是通過行標和列標來完成的，其中又分為單個單元格的命名和單元格區(qū)域的

10、命名兩種方式 。,,5.4.3 插入和刪除單元格,在對工作表進行操作時，有時需要對單元格進行插入和刪除操作，使得表格更加符合實際的需求，利用Excel的插入和刪除單元格對話框可以輕松的實現(xiàn)該操作 。,,,5.4.4 合并和拆分單元格,在對單元格進行操作時，有時需要對單元格進行合并和拆分操作，以方便對單元格的編輯。 如要合并單元格，首先選定需要合并的單元格區(qū)域，然后單擊“格式”菜單，選擇“格式”|“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框并切換到“對齊”選項卡，如圖5-27所示。選中“文本控制”選項區(qū)域中的“合并單元格”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，即可完成單元格的合并操作 。,,5.4.5

11、移動和復(fù)制單元格,在編輯Excel表格時，如果需要在某個單元格中輸入和已有單元格中相同的數(shù)據(jù)，可采用移動和復(fù)制單元格的方法來輸入，這樣可減少重復(fù)操作，提高工作效率。 移動或復(fù)制單元格其實質(zhì)是移動或復(fù)制單元格中的數(shù)據(jù)，具體操作方法如下：首先選定需要移動或復(fù)制的單元格，在選定區(qū)域右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切”或“復(fù)制”命令，然后在目標單元格上右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令，即可完成單元格的移動或復(fù)制操作 。,5.5 數(shù)據(jù)的輸入,Excel電子表格的主要功能是用來編輯和管理數(shù)據(jù)，而在表格中輸入數(shù)據(jù)則是其必不可少的操作。在Excel中的數(shù)據(jù)可分為3類：一類是普通文本包括中文

12、、英文和標點符號；一類是特殊符號，例如、、等；還有一類是各種數(shù)字構(gòu)成的數(shù)值數(shù)據(jù)，例如貨幣型數(shù)據(jù)、小數(shù)型數(shù)據(jù)等。數(shù)據(jù)類型不同，他們的輸入方法也不同 。 普通文本的輸入 特殊符號的輸入 數(shù)值數(shù)據(jù)的輸入,5.5.1 普通文本的輸入,普通文本的輸入方法和在Word中輸入文本相同，首先選定需要輸入文本的單元格并將光標定位在編輯框中，然后使用鍵盤輸入相應(yīng)的文本，輸入完成后，直接按Enter鍵即可。輸入的文本將自動采取左對齊的方式，如圖5-28所示即為新輸入的文本 。,,5.5.2 特殊符號的輸入,輸入特殊符號，可使用Excel提供的“特殊符號”對話框進行輸入。方法是：首先選定需要輸入特殊符號的單元格

13、，然后單擊“插入”菜單，選擇“插入”|“特殊符號”命令，打開“插入特殊符號”對話框，如圖5-29所示。該對話框中包含有6個選項卡，每個選項卡下面又包含有很多種不同的符號，選擇需要的符號，然后單擊“確定”按鈕，即可插入特殊符號 。,,5.5.3 數(shù)值數(shù)據(jù)的輸入,在Excel中輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)將自動采用右對齊的方式。如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過11位，則系統(tǒng)會將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成科學(xué)記數(shù)法的形式顯示例如2.16E03。無論顯示的數(shù)值位數(shù)有多少，只保留15位的數(shù)值精度，多余的數(shù)字將采取四舍五入的方法舍掉 。,5.6 數(shù)據(jù)的編輯,數(shù)據(jù)輸入后，有時候需要對數(shù)據(jù)進行編輯，包括對數(shù)據(jù)的修改、查找和替換以及快速填充等

14、操作 。 修改數(shù)據(jù) 查找和替換數(shù)據(jù) 快速填充數(shù)據(jù),5.6.1 修改數(shù)據(jù),在對Excel表格進行編輯時，難免會有錯誤出現(xiàn)，此時需要修改已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)，修改數(shù)據(jù)的方法如下：雙擊需要修改數(shù)據(jù)的單元格，將光標定位在編輯框中，然后按照在Word中修改數(shù)據(jù)的方法進行修改，修改完成后，按下Enter鍵，完成數(shù)據(jù)的修改操作 。,5.6.2 查找和替換數(shù)據(jù),在Excel中進行查找和替換操作與在Word中進行同類操作比較類似，使用查找和替換功能不僅可以在大量的數(shù)據(jù)中快速的找到需要的數(shù)據(jù)，還可以方便的替換不需要的數(shù) 。,5.6.3 快速填充數(shù)據(jù),當(dāng)需要在連續(xù)的單元格中輸入相同或者有規(guī)律的數(shù)據(jù)(等差或等比)時，

15、可以使用Excel提供的快速填充數(shù)據(jù)的功能。 在使用快速填充數(shù)據(jù)的功能時，首先來認識一個名詞“控制柄”。當(dāng)選擇一個單元格時，在這個單元格的右下角會出現(xiàn)一個與單元格黑色邊框不相連的黑色小方塊，拖動這個小方塊即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速填充 。,5.7 公式的應(yīng)用,為了便于用戶管理電子表格中的數(shù)據(jù)，Excel 2003提供了強大的公式功能，運用此功能可大大簡化大量數(shù)據(jù)間的繁瑣運算，極大的提高工作效率 。 公式的語法 運算符 輸入公式 公式的命名,5.7.1 公式的語法,Excel 2003中的公式由一個或多個單元格值及運算符組成，公式主要用于對工作表進行加、減、乘、除等的運算，類似與數(shù)學(xué)中的表達

16、式。 公式的語法規(guī)則如下：在輸入公式時，首先應(yīng)輸入等號“”，然后輸入?yún)⑴c計算的元素和運算符，其中運算符包括：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符4種。例如公式“A3A4A5”表示將A3和A4單元格中的數(shù)據(jù)進行加法運算，然后再將得到的結(jié)果與A5單元格中的數(shù)據(jù)進行減法運算，其中A3、A4、A5是單元格引用，“”和“”是運算符 。,5.7.2 運算符,在上一節(jié)中提到Excel中的運算符包含4種，他們分別是：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符 。,5.7.3 輸入公式,直接輸入公式可以先選定需要輸入公式的單元格，然后按照輸入文本的方法，首先輸入等號“”，然后再輸入公式的內(nèi)容 。

17、 公式的復(fù)制 單元格引用 單元格引用的轉(zhuǎn)換 公式輸入中的常見錯誤,5.7.4 公式的命名,在創(chuàng)建公式時，用戶可對沒有命名的公式進行命名。定義名稱，用戶可單擊“插入”菜單，選擇“插入”|“名稱”|“定義”命令，打開“定義名稱”對話框，或者在編輯欄左邊的名稱框中進行定義。對公式命名的規(guī)則如下： 名稱中可包含AZ的大寫或小寫字母、數(shù)字、句點“.”和下劃線“_”。 開頭的第一個字母必須是字母或者下劃線。 名稱長度小于等于256個字符。 名稱不能與單元格的任何引用方式相同。 名稱中不能含有空格 。,5.8 函數(shù)的應(yīng)用,函數(shù)是預(yù)先定義的公式，可以說是公式的特殊形式，是Excel自

18、帶的內(nèi)部公式。函數(shù)主要按照特定的語法順序，使用參數(shù)(特定的數(shù)值)進行計算操作 。 函數(shù)的語法 函數(shù)的分類 常用函數(shù)簡介,5.8.1 函數(shù)的語法,在Excel中引用函數(shù)的格式為：函數(shù)名(參數(shù)1，參數(shù)2，)。參數(shù)指的是用來執(zhí)行操作或計算的特定的數(shù)值，他們可以是字符、文本、單元格或單元格區(qū)域引用等。例如在函數(shù)“MIN(A1，A2)”中，MIN是函數(shù)名，A1、A2是函數(shù)引用的參數(shù)。 函數(shù)可以單獨引用，也可以出現(xiàn)在公式中。若要單獨引用函數(shù)，那么在輸入函數(shù)時，需要像輸入公式那樣，在函數(shù)前面加上等號“”。例如單獨引用函數(shù)“MAX(A3、A5、A6、A8)” 。,5.8.2 函數(shù)的分類,在Excel

19、中，系統(tǒng)提供有數(shù)百個函數(shù)，他們大致可以分為以下幾類 。數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、邏輯函數(shù)、查找與引用函數(shù)、日期與時間函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、文本函數(shù)。,5.8.3 常用函數(shù)簡介,本節(jié)主要介紹在實際應(yīng)用中經(jīng)常用到的幾種函數(shù)，包括求和函數(shù)和求平均值函數(shù)。首先來介紹如何插入函數(shù)。 插入函數(shù)的方法如下：選定需要插入函數(shù)的單元格后，用戶可單擊“插入”菜單，選擇“插入”|“函數(shù)”命令，打開插入函數(shù)對話框，如圖5-42所示。在“或選擇類別”下拉列表框中可以選擇需插入函數(shù)的類別，在“選擇函數(shù)”列表框中可選擇該類別下的某一項函數(shù)，選擇完成后，單擊“確定”按鈕，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框，如圖5-4

20、3所示，在該對話框中可設(shè)置函數(shù)參數(shù)的范圍，即參與計算的單元格或單元格區(qū)域。設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，即可完成函數(shù)的插入 。,5.9 圖表的應(yīng)用,為了使Excel工作表中各種數(shù)據(jù)之間的關(guān)系更加直觀和明了，可以使用Excel的圖表功能。在Excel中添加圖表，可以方便對數(shù)據(jù)的收集、分析和總結(jié) 。 創(chuàng)建圖表 編輯圖表 美化圖表,5.9.1 創(chuàng)建圖表,Excel 2003中提供了很多種圖表可供用戶選擇，包括柱形圖、條形圖和折線圖等。用戶可根據(jù)實際應(yīng)用中的需要，選擇合適的圖表。 創(chuàng)建圖表，用戶可單擊“常用”工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o，或者單擊“插入”菜單，選擇“插入”|“圖表”命令，打開“圖表

21、向?qū)А睂υ捒?，如圖5-52所示。用戶可根據(jù)向?qū)У奶崾緞?chuàng)建圖表 。,5.9.2 編輯圖表,圖表創(chuàng)建完成后，若覺得圖表有不太合適的地方，還可對圖表進行編輯。編輯圖表主要包括更改圖表類型、修改圖表數(shù)據(jù)等操作 。,5.9.3 美化圖表,在Excel中創(chuàng)建的圖表，其格式未必滿足實際情況的需要，用戶可以通過對圖表的美化操作，使圖表界面更加美觀，這不僅可以增加圖表的可讀性，還可使圖表中的數(shù)據(jù)更加清晰 。,5.10 數(shù)據(jù)的管理,Excel 2003不僅可以對數(shù)據(jù)進行各種計算，還能夠?qū)?shù)據(jù)進行篩選、排序、分類匯總和數(shù)據(jù)透視表等操作。這些操作可以有效的管理數(shù)據(jù)并提高工作效率 。 數(shù)據(jù)排序 數(shù)據(jù)篩選 數(shù)據(jù)分類

22、匯總,5.10.1 數(shù)據(jù)排序,Excel的數(shù)據(jù)排序功能可以對工作表中的數(shù)據(jù)進行由大到小或者由小到大的排列等，從而便于用戶對表中數(shù)據(jù)的分析和管理。對數(shù)據(jù)進行排序可以使用以下兩種方式 。 使用工具按鈕 使用菜單命令,5.10.2 數(shù)據(jù)的管理,數(shù)據(jù)篩選功能可使工作表中只顯示滿足指定條件的數(shù)據(jù)，不滿足條件的數(shù)據(jù)自動進行隱藏。在Excel中可以使用以下兩種方式對數(shù)據(jù)進行篩選 。 自動篩選 自定義篩選,5.10.3 數(shù)據(jù)分類匯總,數(shù)據(jù)的分類匯總功能可對數(shù)據(jù)進行排序或篩選操作的同時，對同類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計運算。數(shù)據(jù)分類匯總包括基本分類匯總和嵌套分類匯總兩種 。 基本分類匯總 嵌套分類匯總,5.11

23、美化工作表,如果工作表中的內(nèi)容比較多，數(shù)據(jù)比較復(fù)雜，面對這樣一張工作表，可能會使人眼花繚亂，感覺數(shù)據(jù)雜亂無章。對工作表進行美化操作，不僅可以增強數(shù)據(jù)的可讀性，而且能使數(shù)據(jù)更加清晰明了 。 設(shè)置單元格格式 自動套用格式與工作表背景設(shè)置 插入圖片,5.11.1 設(shè)置單元格格式,設(shè)置單元格格式，可以通過“單元格格式”對話框進行設(shè)置。單擊“格式”菜單，選擇“格式”|“單元格格式”命令即可打開“單元格格式”對話框。在該對話框中可以設(shè)置單元格中的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)在單元格中的對齊方式、數(shù)據(jù)的格式、單元格的邊框和底紋等 。,5.11.2 自動套用格式與工作表背景設(shè)置,自動套用格式是指把已有的格式自動套用到

24、用戶指定的區(qū)域。Excel 2003提供了一套精美的制表樣式，用戶可以輕松地套用到自己的工作表中去。 它的優(yōu)點是易于使用、功能強大。套用已有的格式，一方面可以大大節(jié)約格式化報表的時間；另一方面，使用統(tǒng)一的格式，還可以使用戶表格保持統(tǒng)一的風(fēng)格 。,5.11.3 插入圖片,與Word 2003一樣，Excel 2003也自帶有剪貼畫、自選圖形等圖片。在Excel 2003中插入圖片的方法如下：單擊“插入”菜單，選擇“插入”|“圖片”命令，在其彈出的子菜單中有6個選項,5.12 打印工作表,工作表編輯完成后，需要將其打印出來，以供使用或者存檔。打印工作表的過程主要包括頁面設(shè)置、打印預(yù)覽和打印3個步驟

25、 。 頁面設(shè)置 打印預(yù)覽 打印輸出,5.12.1 頁面設(shè)置,為了使打印的效果更加合理，需要在打印前對表格的頁面進行設(shè)置。設(shè)置表格頁面，可按照以下步驟進行：首先打開需要設(shè)置頁面的工作表，單擊“文件”菜單，選擇“文件”|“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框 。,5.12.2 打印預(yù)覽,頁面設(shè)置完成后，還需要對頁面進行打印預(yù)覽，打印預(yù)覽的作用與在Word中打印預(yù)覽的作用相同。打印預(yù)覽的方法是：單擊“文件”菜單，選擇“文件”|“打印預(yù)覽”命令，或者單擊“常用”工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，進入“打印預(yù)覽”界面，如圖5-93所示。在該界面中，用戶可以看到打印后的真實效果。若沒有問題，可單擊“打印”按鈕，進行打印，若發(fā)現(xiàn)錯誤，可按Esc鍵或者單擊窗口上方的“關(guān)閉”按鈕，退出預(yù)覽模式，進行修改 。,5.12.3 打印輸出,完成以上幾個步驟后，就可以進行打印輸出了，用戶可單擊“文件”菜單，選擇“文件”|“打印”命令，打開“打印內(nèi)容”對話框，如圖5-94所示。在“打印機”組合框中的“名稱”下拉列表框中可選擇打印機，單擊其后的“屬性”按鈕，可對打印機屬性進行設(shè)置；在“打印范圍”組合框中可設(shè)置打印的頁數(shù)；在“打印內(nèi)容”組合框中可設(shè)置打印的具體范圍。，在“份數(shù)”組合框中可設(shè)置打印的份數(shù)和打印的順序。設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，即可按照用戶的設(shè)置進行打印 。,