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1、試析民辦高校檔案管理的導(dǎo)向問題 　　[摘要]伴隨著我國民辦教育事業(yè)的快速發(fā)展，民辦高校檔案管理工作的地位和作用日益突出。長期以來，由于導(dǎo)向不明確，民辦高校的檔案管理缺乏成效，甚至陷入困境。文章從分析民辦高校檔案管理的導(dǎo)向問題出發(fā)，指出停留在服務(wù)導(dǎo)向的檔案管理是造成當(dāng)前困境的根本原因，而當(dāng)前只有實施以發(fā)展為導(dǎo)向的檔案管理思路，才能有效發(fā)揮民辦高校檔案管理的作用。 　　[關(guān)鍵詞]民辦高校;服務(wù)導(dǎo)向;發(fā)展導(dǎo)向;檔案管理 　　高校檔案管理是學(xué)校在行政管理、教學(xué)、科研等活動中形成的真實記錄，反映了學(xué)校各個時期的歷史面貌，是維護學(xué)校歷史和辦學(xué)特色的寶貴財富，

2、特別是學(xué)校不同發(fā)展時期的珍貴史料和教科研成果等檔案對學(xué)校發(fā)展建設(shè)具有更為重要的意義。然而，其作用發(fā)揮的成效，關(guān)鍵在其導(dǎo)向問題。 　　一、民辦高校檔案管理的導(dǎo)向問題 　　當(dāng)前，民辦高校的檔案管理的成效不顯著，主要是因其指向不明，根本上說是其導(dǎo)向問題決定的。根據(jù)檔案管理的原則可以分為服務(wù)導(dǎo)向和發(fā)展導(dǎo)向。 　　(1)服務(wù)導(dǎo)向的檔案管理 　　服務(wù)導(dǎo)向的檔案管理認(rèn)為民辦高校檔案僅僅是對民辦高校的招生、教學(xué)、科研、管理等活動過程的原始記錄，是學(xué)校歷史發(fā)展的積累和沉淀，凝結(jié)了大量前輩的經(jīng)驗和認(rèn)識，作為一種學(xué)校各項實踐活動的原始資料，這些檔案資源也只是高層領(lǐng)導(dǎo)作決策的信

3、息參考和依據(jù)，及根據(jù)歷史經(jīng)驗教訓(xùn)處理各種問題的憑證。 　　(2)發(fā)展導(dǎo)向的檔案管理 　　以發(fā)展性為導(dǎo)向的檔案管理，檔案除了進行信息記錄，作為歷史的憑證之外，預(yù)示著檔案管理還應(yīng)將促進學(xué)生、教師和學(xué)校發(fā)展及社會服務(wù)作為民辦高校檔案管理工作的內(nèi)在價值追求，就是要求民辦高校檔案管理應(yīng)著眼于對學(xué)生、教師和學(xué)校的信息資源有效地開發(fā)和利用。 　　從目前民辦高校檔案管理的成效來看，民辦高校檔案管理工作僅提供查考憑證，為領(lǐng)導(dǎo)決策和廣大師生開展教學(xué)、科研和管理工作提供信息參考和依據(jù)，為教學(xué)評估提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為宣傳教育活動提供素材，為文摘匯編提供材料。實施的仍然是單一的服務(wù)導(dǎo)向的檔案管

4、理，而不是發(fā)展導(dǎo)向的檔案管理。 　　二、民辦高校檔案管理服務(wù)導(dǎo)向?qū)е碌睦Ь? 　　學(xué)校檔案作為一種重要的教育資源，其質(zhì)量的高低和完整程度將影響到民辦高校教育事業(yè)的發(fā)展，且由于建校最初的定位和發(fā)展過程中形成的歷史現(xiàn)狀，檔案基礎(chǔ)建設(shè)一般都較為薄弱，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的實際成效，其檔案管理工作與公辦高校相比，仍然存在著較大的差距。究其原因，主要因僅僅實行服務(wù)導(dǎo)向的檔案管理，沒有實行發(fā)展導(dǎo)向的檔案管理。這就導(dǎo)致了當(dāng)前民辦高校檔案管理陷入困境，主要體現(xiàn)在以下三個方面： 　　(1)檔案管理的目的是材料記錄而不是資源開發(fā) 　　現(xiàn)有民辦高校的檔案管理工作也只是在對檔案

5、的收集、整理、裝訂、保管與借閱等程序方面，根本談不上對檔案信息資源的開發(fā)和整合。這種服務(wù)導(dǎo)向的檔案管理往往比較被動，容易造成檔案信息內(nèi)容不健全。檔案管理過程中的資源開發(fā)，指的是檔案資料不能僅僅是對過去歷史的記載，而且同時也是可以利用來促進發(fā)展的資源。信息資源的有效的利用和傳播，能夠帶來巨大的效益。 　　(2)檔案管理的方法是注重形式而不是重視實質(zhì) 　　從形式上來看，民辦高校都有建立的檔案館或檔案室，也將檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和計劃，但并未明確管理體制和落實相關(guān)的工作職責(zé)，未定期開展檔案業(yè)務(wù)工作的專項指導(dǎo)檢查，未為檔案工作發(fā)展提供良好的條件保障，從目前的實際情況看，民辦

6、高校檔案的利用基本出于一時一事等特殊情況的需要。僅僅有檔案館還不能說是有效發(fā)揮了檔案管理的作用。檔案管理停留在資料收集上，不能按照為發(fā)展提供支撐的作用，就不能說是存在實質(zhì)性的檔案管理。 　　(3)檔案管理的作用是提供證明而不是促成發(fā)展 　　只注重收集后的整理，缺乏檔案管理過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有在工作人員辦理業(yè)務(wù)和文件材料時提前介入，不注意保證文件材料的完整性，未積極主動地科學(xué)整合檔案信息資源，這樣就不能為搞好民辦高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。促成發(fā)展的檔案管理涉及到檔案資源的收集，更涉及到檔案資源的開發(fā)，使其能為學(xué)生的發(fā)展、教師的發(fā)展和學(xué)校的發(fā)展提供支持。 　

7、　三、實施以發(fā)展為導(dǎo)向的民辦高校檔案管理 　　(1)檔案管理以學(xué)生的發(fā)展為導(dǎo)向 　　對學(xué)生發(fā)展過程的記錄是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容。服務(wù)學(xué)生的發(fā)展是學(xué)校建設(shè)和管理的根本目標(biāo)，培養(yǎng)適應(yīng)社會發(fā)展需要的合格人才的質(zhì)量，是衡量辦學(xué)成效的標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生的發(fā)展是一個動態(tài)的過程，更是在原有的基礎(chǔ)上的進步，其成長軌跡能反映出發(fā)展的方向以及存在的問題。充分發(fā)揮民辦高校檔案管理對學(xué)生發(fā)展的作用，就要求民辦高校改變現(xiàn)有的被動服務(wù)模式的檔案管理的導(dǎo)向，增強服務(wù)的主動性和預(yù)見性，拓展服務(wù)內(nèi)容，豐富服務(wù)品種，建設(shè)全過程的、動態(tài)的、科學(xué)的檔案管理。民辦高校學(xué)生檔案工作要記錄學(xué)生的成長過程，服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習(xí)、服

8、務(wù)于學(xué)生的就業(yè)、服務(wù)于學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃等等，為人才流動提供信息支持，實施以學(xué)生的發(fā)展為導(dǎo)向的檔案管理。 　　以學(xué)生的發(fā)展為導(dǎo)向的檔案管理主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，體現(xiàn)學(xué)業(yè)發(fā)展的要求。學(xué)習(xí)是學(xué)生在校期間的主要任務(wù)，利用學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)可以對學(xué)生學(xué)習(xí)成績和學(xué)習(xí)興趣進行分析，作為相關(guān)人員指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的參考，發(fā)揮促進學(xué)生學(xué)習(xí)的作用。其次，關(guān)注學(xué)生的社會實踐，體現(xiàn)綜合發(fā)展的要求。檔案管理中可以收集學(xué)生參與社會實踐的相關(guān)資料，通過分析了解學(xué)生參與社會實踐的程度，及其與專業(yè)學(xué)習(xí)的關(guān)系，幫助學(xué)生通過有效實踐，鍛煉個人能力。再次，關(guān)注學(xué)生的生涯規(guī)劃，體現(xiàn)終生發(fā)展的要求。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間，如果能進行有效的生涯設(shè)計，將來的發(fā)展就會相對比較順利，檔案管理的內(nèi)容可以包含學(xué)生生涯規(guī)劃的內(nèi)容，為其終身發(fā)展奠定基礎(chǔ)。最后，關(guān)注學(xué)生的就業(yè)過程，體現(xiàn)職業(yè)發(fā)展的要求。檔案管理為用人單位提供有效的信息，并把這種信息運用到檔案的分類和管理過程中，必將也能促進檔案管理自身的有效發(fā)展。 　　(2)檔案管理以教師的發(fā)展為導(dǎo)向