資金支付審批制度
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資金支付審批制度第 1 章 總則第 1 條 為有效執(zhí)行企業(yè)資金管理內(nèi)部控制制度,規(guī)范資金支付審批程序,明確審批權(quán)限,提高資金使用效率,控制資金風(fēng)險(xiǎn),結(jié)合本公司實(shí)際情況,特制定本制度。第 2 條 本制度所涉及的對(duì)控股企業(yè)、附屬企業(yè)及集團(tuán)內(nèi)各職能部門(mén)的資金支付項(xiàng)目,均應(yīng)符合集團(tuán)公司年度預(yù)先批準(zhǔn)的范圍和額度。第 3 條 本制度主要規(guī)范集團(tuán)內(nèi)控股企業(yè)、附屬企業(yè)及集團(tuán)內(nèi)各職能部門(mén)資金支付。第 4 條 本制度適用于集團(tuán)內(nèi)部調(diào)撥、公司固定資產(chǎn)構(gòu)建、維修、供應(yīng)商貨款、物資采購(gòu)、借款、費(fèi)用報(bào)銷等付款業(yè)務(wù)。第 5 條 支付原則為“分級(jí)會(huì)審、適當(dāng)授權(quán)、分工明確、各司其職” 。第 6 條 資金支付的依據(jù)是國(guó)家法規(guī)、公司章程、公司相關(guān)制度、批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃文件、授權(quán)相關(guān)人員的簽字、必要的合同和驗(yàn)收手續(xù)、合法的內(nèi)外部憑證等。第 7 條 出納是付款業(yè)務(wù)的唯一執(zhí)行者,只有相關(guān)人員按各自職權(quán)簽完字后,才可付款。第 2 章 資金支付的分類、流程及審批權(quán)限第 8 條 根據(jù)公司資金支付的性質(zhì),將資金支付分為以下兩大類:經(jīng)營(yíng)性支付和非經(jīng)營(yíng)性支付。經(jīng)營(yíng)性支出包括:(一)采購(gòu)支出:包括采購(gòu)設(shè)備、材料、輔助材料過(guò)程中發(fā)生的買(mǎi)價(jià)、運(yùn)雜費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、租費(fèi)及其他雜費(fèi)等;(二)日常經(jīng)營(yíng)管理費(fèi):包括辦公費(fèi)、交通費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)、通訊費(fèi)、車輛費(fèi)、水電費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、修理費(fèi)、中介費(fèi)、低值易耗品、物料消耗、排污費(fèi)、綠化費(fèi)、其他;(三)日常銷售費(fèi)用:包括廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)、銷售傭金、贈(zèng)送禮品等;(四)工薪支出:包括工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼、福利費(fèi)等;(五)稅費(fèi)支出:包括公司應(yīng)上交的各項(xiàng)稅款、附加費(fèi)、管理費(fèi)等;(六)應(yīng)付賬款:主要指已簽訂合同尚未付清款項(xiàng)的公司對(duì)外欠款。非經(jīng)營(yíng)性支出包括:(一)購(gòu)建長(zhǎng)期資產(chǎn):指公司購(gòu)建固定資產(chǎn)、在建工程、無(wú)形資產(chǎn)等長(zhǎng)期資產(chǎn)的購(gòu)置、建造支出;(二)非經(jīng)營(yíng)性資金往來(lái):指公司經(jīng)營(yíng)以外的借款、還款、融資等;(三)對(duì)外長(zhǎng)短期投資:指公司對(duì)公司已外的公司及新設(shè)公司進(jìn)行投資;(四)其他:包括公司捐贈(zèng)、贊助、公益活動(dòng)等支出。第 9 條 資金支付的審批流程。資金支付的審批流程如下圖所示。資金支付審批流程圖第 9 條 資金支付的審批權(quán)限。附支付的審批權(quán)限說(shuō)明表開(kāi)始用款人填寫(xiě)報(bào)銷單或付款申請(qǐng)表并簽名各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)管理層在授權(quán)范圍內(nèi)審批財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核并編制記賬憑證出納付款結(jié)束審批權(quán)限項(xiàng)目 公司類型 審批標(biāo)準(zhǔn) 部門(mén)經(jīng)理子分公司經(jīng)理分管副總集團(tuán)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)總監(jiān)總 經(jīng)理總經(jīng)理辦公會(huì)董 事長(zhǎng)職能部門(mén) 批準(zhǔn) 分公司子公司2000 元以內(nèi) 批準(zhǔn) 審核 審核 職能部門(mén) 申請(qǐng)分公司子公司2000 元-10000元 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng) 審核分公司子公司預(yù)算內(nèi)10000元以上 審核 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng) 初審分公司子公司1000 元以內(nèi) 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng) 初審分公司子公司1000 元-5000元 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng)分公司經(jīng)營(yíng)性支出子公司預(yù)算外5000 元以上 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)職能部門(mén) 申請(qǐng) 初審分公司子公司5000 元以內(nèi) 審核 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng) 初審分公司子公司5000 元-10000 元 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng)分公司資本性支出子公司10000 元以上 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)職能部門(mén) 申請(qǐng)分公司子公司100000 元以內(nèi) 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn) 職能部門(mén) 申請(qǐng)分公司內(nèi)部轉(zhuǎn)賬子公司100000 元以上 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)對(duì)外投資 申請(qǐng) 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)對(duì)外借貸款 申請(qǐng) 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)對(duì)外捐贈(zèng) 申請(qǐng) 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)無(wú)關(guān)經(jīng)營(yíng) 申請(qǐng) 申請(qǐng) 審核 審核 批準(zhǔn)第 3 章 各種款項(xiàng)支付規(guī)定第 10 條 借款規(guī)定借款必須填寫(xiě)由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的《借款申請(qǐng)單》 ,注明借款人姓名、部門(mén)、金額、借款用途、預(yù)計(jì)還款時(shí)間等。按《借款審批程序》辦理審批。員工憑審批后的《借款申請(qǐng)單》到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金。原則上前款不清,后款不借。員工借款必須用于公司事務(wù),若遇特殊情況之私人借款,按《借款審批程序》辦理審批, 長(zhǎng)期借支的備用金必須于每一會(huì)計(jì)年度終結(jié)前歸還財(cái)務(wù)部。次年根據(jù)工作需要,按借款審批程序重新辦理借支備用金的手續(xù)。因工作或其他事務(wù)需要臨時(shí)性借支現(xiàn)金,應(yīng)于辦妥事務(wù)后,在預(yù)計(jì)還款時(shí)間內(nèi)報(bào)賬或退還現(xiàn)金。上述借款如未能在規(guī)定期限清還,且未能提供合理解釋的情況下,財(cái)務(wù)部有權(quán)作出相應(yīng)措施,直至清還借款為止。員工離職時(shí),必須清償借款。在支付工資給離職員工前,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部確認(rèn)該員工是否有借款,借款是否已清償。否則由此產(chǎn)生的損失由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)。員工向公司借款的借據(jù),在財(cái)務(wù)部收回現(xiàn)金時(shí),將另開(kāi)收據(jù),不退還原借款憑據(jù)。 第 11 條 費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定:(一)差旅費(fèi)按公司《差旅費(fèi)報(bào)銷制度》辦理。(二)交際應(yīng)酬費(fèi)按公司《接待管理制度》辦理。(三)移動(dòng)電話費(fèi)公司員工通信費(fèi)采用包干補(bǔ)貼方式在工資中發(fā)放,因工作業(yè)務(wù)和管理需要,經(jīng)公司副總經(jīng)理級(jí)以上審批可予以零食補(bǔ)貼。補(bǔ)貼話費(fèi)由員工本人憑發(fā)票按補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)直接到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 (四)車輛使用費(fèi):對(duì)路橋費(fèi)、停車費(fèi)、洗車費(fèi)等汽車費(fèi)用,要求司機(jī)應(yīng)在回公司后一周內(nèi)辦妥報(bào)賬事宜。對(duì)出車途中 500 元以下的汽車小修理費(fèi)用,司機(jī)應(yīng)取得正式發(fā)票,詳細(xì)注明修理項(xiàng)目。對(duì) 500 元及以上的汽車大、中型修理,修理前,司機(jī)必須填寫(xiě)《車輛維修申請(qǐng)單》報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。報(bào)賬時(shí)詳細(xì)列時(shí)修理項(xiàng)目,并附上《車輛維修申請(qǐng)單》方可憑正式發(fā)票報(bào)賬。司機(jī)違章罰款原則上不予報(bào)銷,如遇特殊情況需要報(bào)銷的需提供書(shū)面報(bào)告,詳細(xì)說(shuō)明罰款原因,并經(jīng)部門(mén)主管審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。(五)運(yùn)輸費(fèi):運(yùn)輸費(fèi)由經(jīng)辦人提供與運(yùn)輸商簽訂的運(yùn)輸合同、運(yùn)輸商運(yùn)送貨物之運(yùn)單、發(fā)票辦理付款申請(qǐng)。 小額運(yùn)費(fèi)可由經(jīng)辦人提供運(yùn)輸商運(yùn)送貨物運(yùn)單、發(fā)票辦理付款申請(qǐng)。(六)保險(xiǎn)費(fèi):車輛保險(xiǎn)費(fèi),由車輛管理部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際情況與國(guó)家有關(guān)規(guī)定予以辦理。除車輛以外的動(dòng)產(chǎn)及不動(dòng)產(chǎn)保險(xiǎn)費(fèi),由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際情況與國(guó)家有關(guān)規(guī)定予以辦理。團(tuán)體意外保險(xiǎn)由公司人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際情況與公司經(jīng)營(yíng)策略予以辦理。(七)培訓(xùn)費(fèi):?jiǎn)T工參加各種技術(shù)職稱、業(yè)務(wù)等級(jí)考試,在取得相關(guān)證書(shū)后,憑相關(guān)證書(shū)原件及復(fù)印件可申請(qǐng)報(bào)銷一次報(bào)名費(fèi)、資料費(fèi)。員工因公司工作需要,參加上級(jí)主管部門(mén),如財(cái)政、稅務(wù)、勞動(dòng)、社保等政府部門(mén)硬性規(guī)定的短期業(yè)務(wù)培訓(xùn),其費(fèi)用由參加培訓(xùn)人員書(shū)面申請(qǐng)并附上上級(jí)主管部門(mén)通知,按規(guī)定程序報(bào)銷。 員工經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)參加主管部門(mén)硬性規(guī)定的培訓(xùn)班,其參加學(xué)習(xí)的時(shí)間按在崗處理。培訓(xùn)后考試不合格者,培訓(xùn)費(fèi)不予報(bào)銷。(八)福利費(fèi):?jiǎn)T工發(fā)生工傷,其所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知人力資源管理部門(mén)并當(dāng)天完成《工傷報(bào)告表》 ,交人力資源管理部門(mén)通知保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)。報(bào)銷時(shí),需附《工傷報(bào)告表》于報(bào)銷單后,并經(jīng)部門(mén)主管、人力資源管理部門(mén)加簽??鄢kU(xiǎn)賠款后不足部分從工會(huì)經(jīng)費(fèi)中報(bào)銷。新進(jìn)員工體檢費(fèi),于該員工進(jìn)廠滿 1 個(gè)月后由人力資源行政部統(tǒng)一申請(qǐng)報(bào)銷。膳食補(bǔ)貼,由人力資源管理部門(mén)提供相關(guān)書(shū)面證明申請(qǐng)領(lǐng)取。第 12 條 物料采購(gòu)付款采購(gòu)部門(mén)在下達(dá)采購(gòu)訂單前,屬單價(jià)變動(dòng)的,須提供供應(yīng)商最新之報(bào)價(jià)單給財(cái)務(wù)部比價(jià)及審價(jià),財(cái)務(wù)部審價(jià)后再呈總經(jīng)理批準(zhǔn);對(duì)于新增供應(yīng)商,采購(gòu)部須提供經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的供應(yīng)商資料。只有經(jīng)過(guò)審批報(bào)價(jià)及總經(jīng)理批準(zhǔn)的供應(yīng)商,采購(gòu)部才可據(jù)此下達(dá)采購(gòu)單或采購(gòu)合同。采購(gòu)單或采購(gòu)合同及采購(gòu)付款按 《審批權(quán)限表》進(jìn)行審批。申請(qǐng)物料采購(gòu)付款時(shí),須附上經(jīng)有效批準(zhǔn)的采購(gòu)單驗(yàn)收單、供應(yīng)商資料等。第 13 條 固定資產(chǎn)及在建工程付款采購(gòu)部在申請(qǐng)固定資產(chǎn)付款時(shí),須提供經(jīng)事先批準(zhǔn)的《購(gòu)置申請(qǐng)表》 、采購(gòu)單或采購(gòu)合同、報(bào)價(jià)單、 《固定資產(chǎn)使用驗(yàn)收單》等。 購(gòu)買(mǎi)各種機(jī)動(dòng)車輛,須以公司名義入戶。報(bào)賬時(shí),須附上行駛證復(fù)印件。對(duì)按進(jìn)度付款的在建工程,在申請(qǐng)進(jìn)度款時(shí),須提供經(jīng)審核的每月工程進(jìn)度報(bào)表及階段驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,并確保付款進(jìn)度與合同列明工程的完工程度同步。在支付固定資產(chǎn)或在建工程尾款時(shí),須提供經(jīng)相關(guān)部門(mén)確認(rèn)的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及工程結(jié)算書(shū)、發(fā)票。第 14 條 輔助物資采購(gòu)付款申請(qǐng)輔助物資付款,除屬于一次性交易的供應(yīng)商,且金額低于 100 元的可不提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資料。申請(qǐng)輔助物資付款,須附上經(jīng)有效批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)單、采購(gòu)合同,需提供報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資料的,還須提供該等附件。第 15 條 其他支出付款購(gòu)買(mǎi)材料或零配件用于改良設(shè)備,應(yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明需改良設(shè)備的名稱、規(guī)格、資產(chǎn)編號(hào)及擺放位置。自制設(shè)備,需給此項(xiàng)自制工程一個(gè)工程名稱,每次購(gòu)買(mǎi)用于該工程的材料或零配件時(shí),須在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明該項(xiàng)工程名稱及設(shè)備名稱、規(guī)格。工程竣工后,須在最后一張《付款申請(qǐng)單》上注明“完工” ,或書(shū)面通知財(cái)務(wù)部。設(shè)備維修,在維修之前設(shè)備使用部門(mén)應(yīng)會(huì)同維修人員然后填寫(xiě)《設(shè)備維修申請(qǐng)單》 ,并確認(rèn)該設(shè)備是否處于免費(fèi)保修期或?qū)儆诿赓M(fèi)保修項(xiàng)目。申請(qǐng)付款時(shí),須附上經(jīng)有效簽批的《設(shè)備維修申請(qǐng)單》房屋設(shè)施維修,在維修之前由使用部門(mén)填寫(xiě)《房屋維修申請(qǐng)單》 ,并確認(rèn)該房屋是否屬于免費(fèi)保修期。申請(qǐng)付款時(shí),須附上經(jīng)有效批準(zhǔn)的《房屋維修申請(qǐng)單》及結(jié)算書(shū)與發(fā)票。第 16 條 對(duì)于制度未明確規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷,應(yīng)事先咨詢財(cái)務(wù)部審批人,以嚴(yán)肅財(cái)務(wù)制度。第 17 條 審批事項(xiàng)說(shuō)明:款項(xiàng)支付根據(jù)類別性質(zhì),必須嚴(yán)格按照《借款審批流程》 、 《采購(gòu)付款審批流程》 、 《費(fèi)用報(bào)銷審批流程》進(jìn)行審批。審批人必須按照 《審批權(quán)限一 覽表》進(jìn)行簽單。所有審批人在批單時(shí)應(yīng)審查申請(qǐng)付款的單據(jù)是否已執(zhí)行有效的批準(zhǔn)程序。對(duì)于各審批人已安排的缺席(如出差、請(qǐng)假)之授權(quán),在取得審批人書(shū)面授權(quán)文件并抄送財(cái)務(wù)部后,被授權(quán)人在授權(quán)期間的批準(zhǔn)權(quán)限最高可等于審批人。各審批人未安排的缺席,其缺席期間的審批權(quán)限由其直屬上司執(zhí)行。授權(quán)人要對(duì)授權(quán)期間的所有批單承擔(dān)責(zé)任。第 18 條 為保證時(shí)效及不影響公司日常運(yùn)作,對(duì)于下列金額較大且付款時(shí)間緊迫,如遲延付款將導(dǎo)致公司損失(如繳付滯納金,沒(méi)有水電供應(yīng)等)的部分特殊款項(xiàng),可先由公司相關(guān)部門(mén)經(jīng)理簽批,付款后再補(bǔ)加簽。支付給公用事業(yè)部門(mén)的水電費(fèi)、電話費(fèi)。支付給政府部門(mén)的稅費(fèi)、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。其他需要及時(shí)付款的開(kāi)支。第 19 條 各部門(mén)申請(qǐng)對(duì)外款項(xiàng)支付,包括采購(gòu)物品及接受其他服務(wù)、勞務(wù)等,應(yīng)盡量通過(guò)銀行辦理轉(zhuǎn)賬。特殊情況需現(xiàn)金支付時(shí),需附上合理解釋并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn),收款方領(lǐng)款人須提供加蓋其單位公章的委托書(shū)及本人身份證,同時(shí)需申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)辦人簽字證實(shí)。第 20 條 對(duì)于分期且?guī)з|(zhì)量保證之付款申請(qǐng),財(cái)務(wù)部需收到使用部門(mén)或經(jīng)辦部門(mén)書(shū)面通知后,才安排付款。第 21 條 申請(qǐng)款項(xiàng)支付須提供相關(guān)附件資料,包括以下內(nèi)容:已簽署的合同、采購(gòu)訂單及其附件;支付進(jìn)度款的,必須提供進(jìn)度證明;材料、固定資產(chǎn)、輔助物資等實(shí)物類購(gòu)置付款須有驗(yàn)收人簽字,并提供驗(yàn)收單;收款單位必須提供合法的正式發(fā)票或相關(guān)證明,收款單位與發(fā)票出具單位不一致時(shí),財(cái)務(wù)部將不予付款;合同執(zhí)行過(guò)程中存在爭(zhēng)議的事項(xiàng)必須有與對(duì)方單位達(dá)成的補(bǔ)充協(xié)議; 其他能夠說(shuō)明該項(xiàng)付款確有真實(shí)、準(zhǔn)確的債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的原始證明文件、法律文件。第 22 條 報(bào)銷單據(jù)所附原始憑證與報(bào)銷內(nèi)容必須一致。土建、裝修、修繕、水電、消防等工程必須取得隴南市武都區(qū)地稅局開(kāi)具的稅務(wù)發(fā)票。其他原始憑證須符合第 21 條的規(guī)定。發(fā)票內(nèi)容必須填寫(xiě)完整。 報(bào)銷單據(jù)批準(zhǔn)人必須是申請(qǐng)人之直接上級(jí),自批無(wú)效。報(bào)銷單據(jù)必須由有權(quán)審批人簽名認(rèn)可,每單金額不得超過(guò)其批單限額。報(bào)銷單據(jù)須按規(guī)定的程序?qū)徟蟛拍苻k理款項(xiàng)支付。在審核過(guò)程中核單人若對(duì)報(bào)銷項(xiàng)目有疑問(wèn),將直接向?qū)徟嘶蚪?jīng)手人詢問(wèn),對(duì)方應(yīng)予以配合。第 4 章 資金支付審簽人的責(zé)任規(guī)定第 23 條 對(duì)弄虛作假、嚴(yán)重違法的原始憑證,在不予受理的同時(shí),財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)即扣留,并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,請(qǐng)求查明原因,追究當(dāng)事人的責(zé)任。對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證,應(yīng)及時(shí)予以退回,要求經(jīng)辦人員更正、補(bǔ)充。第 24 條 用款人應(yīng)如實(shí)反映資金支付內(nèi)容,在資金申請(qǐng)單、報(bào)銷單上簽字,對(duì)資金支付結(jié)果負(fù)直接責(zé)任。第 25 條 各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)資金支付的真實(shí)性、合理性及必要性負(fù)責(zé),并在此基礎(chǔ)上審核簽字,對(duì)資金支付的結(jié)果負(fù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第 26 條 對(duì)資金支付具有最終審批權(quán)限的人員,對(duì)資金支付的結(jié)果負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第 27 條 所有資金支出必須由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)本制度關(guān)于資金支出依據(jù)的規(guī)定核準(zhǔn)后方可支出,對(duì)于不合法、不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不完整的支付憑證有權(quán)利退回。 第 28 條 出納人員對(duì)于不符合本制度關(guān)于資金支出依據(jù)的規(guī)定和未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽批的資金支出承擔(dān)挪用公司資產(chǎn)的直接或連帶法律責(zé)任。 第 29 條 違反本制度的責(zé)任人,對(duì)公司造成直接損失者,按照公司相關(guān)制度予以處罰;涉嫌犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)處理。 第 4 章 附則第 30 條 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定、修訂及解釋,自頒布之日起執(zhí)行。
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