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1、采購及付款循環(huán)的管理 及控制 主講人：鄭 更多資料在資料搜索網(wǎng) ( ) 海量資料下載 主要講述 1.采購及付款的總體概述 2.采購與付款的崗位責(zé)任制 3.采購及收款授權(quán)審批制 3.采購及收款各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及管控措 施 4.相關(guān)控制制度及表單示例分享 概念分析 采購與付款循環(huán)指企業(yè)支付貨幣取得物品或 勞務(wù)的全過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個 重要環(huán)節(jié)。 循環(huán)特點 1.與生產(chǎn)、項目和銷售等其他經(jīng)營活動聯(lián)系 密切。 2.業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，分類復(fù)雜、零星急件多、 工作量大 3.運行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞 控制目標(biāo) 1.使得存貨、生產(chǎn)加工、項目需求保持一致 2.貨幣資金的支付或負(fù)債的增加必須以獲得品質(zhì)

2、優(yōu) 良的庫存或物資為前提，保持貨款支付和負(fù)債的 增加真實性與合理性 3.合理的揭示企業(yè)應(yīng)該享有的購貨折扣與折讓 4.防止采購環(huán)節(jié)違法亂紀(jì)侵吞企業(yè)利益等不法行為 的發(fā)生 5.保證采購業(yè)務(wù)在內(nèi)部外部各環(huán)節(jié)的運行暢通和高 效率，并能及時準(zhǔn)確地提供存貨采購的會計信息 主要模塊 采購及收 款循環(huán) 驗收 采購 供應(yīng)商 管理 請購 后續(xù)跟蹤 考核管理 付款 關(guān)鍵控制點 1.采購與付款崗位責(zé)任制 2.采購及付款授權(quán)批準(zhǔn)制度 3.請購控制程序 4.報價、定價價格管控制度 5.采購控制程序 6.驗收控制 7.付款 采購與付款的崗位責(zé)任制 原則：各部門崗位和職責(zé)權(quán)限應(yīng)明確，確保 不相容崗位相分離、制約、監(jiān)督 宗旨：

3、不得一人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過 程（包括記賬與付款，采購和付款、審批和 執(zhí)行） 更多資料在資料搜索網(wǎng) ( ) 海量資料下載 崗位責(zé)任制關(guān)鍵控制點 1.物品和勞務(wù)需求部門，不能擔(dān)任采購職務(wù) 2.付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋 求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù) 3.采購人員不能擔(dān)任驗收工作 4.物品的采購、儲存和使用應(yīng)該相分離，同 時不能賬務(wù)的記錄工作 5.接受各種勞務(wù)和物品的部門或主管人，適 當(dāng)?shù)耐~簿記錄人分離 6.審核付款人應(yīng)同付款執(zhí)行人相分離 7.記錄付款的人應(yīng)該與付款人職務(wù)分離 8.不得由同一個部門和同一個人負(fù)責(zé)采購及 付款的全過程 條件允許情況下： 采購部門應(yīng)將供應(yīng)商開發(fā)與實際采購業(yè)務(wù)人 員

4、分離 崗位分工控制措施 1.建立崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門的職責(zé)和 權(quán)限 2.明確不相容職務(wù)崗位 3.制定采購付款業(yè)務(wù)流程 采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)關(guān)鍵控制點 1.明確審批人對請購、采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn) 方式、權(quán)限程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施 2.明確經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求 3.嚴(yán)禁為取得授權(quán)的部門或人員辦理采購與付款業(yè) 務(wù) 4.必要項目實行會簽決策和審批 5.采購與付款業(yè)務(wù)核對 控制措施 1.由董事會或類似決策機構(gòu)來決定采購與付 款審批人、審批范圍和審批權(quán)限 2.董事會或類似決策機構(gòu)來決定采購與付款 審批人不在時委托代理人的權(quán)限 3.超越審批應(yīng)做無效處理 4.相關(guān)崗位人員向董事會或相關(guān)權(quán)利人報告

5、 越權(quán)審批業(yè)務(wù) 請購關(guān)鍵控制點 1.常規(guī)物料應(yīng)根據(jù)庫存及使用狀況做請購計劃，避 免急件采購造成的不必要的成本 2.根據(jù)預(yù)算合理的簽發(fā)請購申請單，請購單的簽核 必須在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi) 3.請購人在請購時，請購單項目必須填寫清楚，如 名稱、規(guī)格數(shù)量、送貨地點等 ,必要時得另附樣品 或圖案 ,若涉及材質(zhì)者 ,應(yīng)將材質(zhì)注明清楚； 4. 請購人員應(yīng)確實分析該項料品的耗用量及庫存量等資料后填寫填寫需 用日期 ,供采購人員辦理采購及 交貨控制時之參考 ; 5.請購單位若未將需求條件書寫明確時 ,采購單位應(yīng)將 請購單退回 ,待資料補齊后再行辦理 ; 6.權(quán)責(zé)主管審查需求 ,應(yīng)以避免產(chǎn)生呆滯庫存為最高原 則。

6、7.請購 /采購 /驗收相關(guān)表單應(yīng)采取連續(xù)編號控管完整 性并依序歸檔。 8.臨時需要的急件零星物品可由使用部門直接購買，但必須列入預(yù)算 請購控制措施 1.分清請購類型，不同類型執(zhí)行不同的管控 程序及審批程序 2.建立請購管理程序 3.建立預(yù)算體系，及采購計劃 4.對于緊急需求的物品的特采，制定特殊審 批程序 采購環(huán)節(jié) 應(yīng)該買 多少 向 誰發(fā)訂貨單 什 么時 候 發(fā)單 采 購員 接 單 后的 決 策 采購環(huán)節(jié)工作 采購進(jìn)度之管制 采 購 跟蹤 采購之詢比議價 采購作業(yè)方式 供貨商的選定與 撤銷和數(shù)據(jù)建立。 采購關(guān)鍵控制點 1. 慎選采購對象 ,包括采購前對廠商供料質(zhì)量、信譽、產(chǎn)能 的客觀評核 ,

7、采購中廠商報價水平、報價時限的評核以及采 購 后廠商交期、交貨質(zhì)量、售后服務(wù)的評核 ,并能為下次 采購做 參考。 2. 以合理價格采購適當(dāng)質(zhì)量材料或物件，配合材料的使用 條件選購最有效益之材料。 3. 適時、適量供料 :配合使用單位需要日與需要量 ,最好應(yīng) 利用廠商 預(yù)計進(jìn)貨表聯(lián)系廠商實時供交貨。 4.更新供貨商數(shù)據(jù)需經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。 5.價格上堅持貨比三家的原則，重大采購必須納入 采購合同管理 6.對需求數(shù)量不大或零星采購的物品，采購批量的 成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行 7.對某些成本小，需求量不大，使用不規(guī)律的小件 物品也以直接購買，簡化手續(xù)，加快效率 采購管制措施 1.建立完善的

8、供應(yīng)商管理體系 2.制定價格審批程序，如有大型采購采用招 投標(biāo)方式時應(yīng)明確招標(biāo)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程 序和評標(biāo)規(guī)則 3.制定報價制度 （ 涉及供應(yīng)商管理及選折，轉(zhuǎn)下次課做詳細(xì)講解 ） 采購流程 驗收 為了達(dá)到控制的目的，驗收的職能必須獨立 與請購、采購、會計的部門人員來承擔(dān)。 控制 檢驗購買 環(huán)節(jié) 的 經(jīng)營 活 動 驗收的控制具有雙層作用 控制存 貨 的管理工作 數(shù)量的的清點 在收貨單簽字之前應(yīng)將實物與相關(guān)單據(jù) 應(yīng)仔細(xì)對照。常用計數(shù)、過磅等方式 質(zhì)量的考評 驗收人員在應(yīng)在可能的范圍內(nèi)對物品的 質(zhì)量進(jìn)行檢驗，出具驗收報告單或作為入庫 單的一項內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時處理 入庫 1.驗收收貨后及時做入庫處理

9、，由保管員簽 字，登記倉庫臺賬 2.倉庫明確區(qū)分已檢驗及待驗品 2.有關(guān)憑證交送財務(wù)部門，辦理結(jié)算或賬務(wù) 處理，相關(guān)單據(jù)繳回采購部門請款或歸檔 驗收 備注： 通過驗收應(yīng)定期對供貨商進(jìn)行評鑒及管理 ,并將其 異常情形由采購單位通知廠商改善 ,經(jīng)反應(yīng)仍未見 改善者 ,采購人員即以簽呈方式說明異常狀況及處 理對策 ,或?qū)⒐?應(yīng)商評核成績表呈主管核準(zhǔn)后 , 停止交易。 所驗貨品的質(zhì)量 ,規(guī)格不盡符合但可使用 ,亦屬違約 之 一 ,如因急需 ,無法等候更換 ,以致特采，應(yīng)經(jīng) 權(quán) 責(zé)人員核準(zhǔn)。 付款關(guān)鍵控制點 1. 采購是否于辦妥驗收手續(xù)后 ,檢查憑證是否齊全， 請付款。 2. 采購交貨延期罰款或品質(zhì)不良

10、扣款的扣款 通知單 ,是否經(jīng)過詳細(xì)核對 ,確認(rèn)合理性。 3.原始文件、合約、憑證 ,核對無誤后始簽付支 票。 4.已付款原始憑證及傳票是否蓋付訖章 以 免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。 5.支票之到期日應(yīng)與付款條件相符。 6.支票蓋章前應(yīng)審核各項憑證是否齊全。 7.領(lǐng)款日期與列帳日期相隔甚久時 應(yīng)查明 其原因 后續(xù)管理 采購后續(xù)綜合管理包括： 1.質(zhì)量跟蹤 2.供應(yīng)商評價考核、資料更新 3.付款管理 4.質(zhì)量求償 資料分享 制度 采購管理制度之采購計劃與預(yù)算 采購管理制度之采購方式 采購管理制度之采購績效評估辦法 采購管理制度之采購價格管理 采購管理制度之采購品質(zhì)管理 采購管理制度之采購交期管理 采購管理制度之采購付款方式 采購管理制度之委托加工管理辦法 采購管理制度之定購采購流程 資料分享 相關(guān)表單 采購詢價單 訂 購 單 采購成本分析表 損失索賠通知書 物料訂購 跟催表 采購合同約定表 催料表 委外加工計劃表 委外加工單 采購目標(biāo)管理卡（范例） 采購人員績效考核表 問題討論 1、請購如何分類？ 2、請購和采購金額權(quán)限該如何分配？ 2、涉及到公共物品由哪個部門負(fù)責(zé)采購？ 行資部？采購部？ 3、物品采購入庫或入項目現(xiàn)場，誰組織驗 收？ 內(nèi)容結(jié)束，謝謝！