有如何提升工作效率-高效的時(shí)間管理.ppt
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1,有如何提升工作效率,做好時(shí)間管理可以有效和提高工作效率及如何管理好自己的時(shí)間,2,一大堆便條,張張都貼著“緊急”;電話鈴響個(gè)不停,差不多個(gè)個(gè)都要馬上處理;報(bào)告、表單和各種資料,堆滿了桌子;再過三分鐘就要開會(huì)了,可還是一點(diǎn)準(zhǔn)備都沒有;越忙越添亂,好多事情手下幫不上忙,早該給他們培訓(xùn)了,可一直找不到時(shí)間……,3,?一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則,高效的時(shí)間管理,4,管理者常見的時(shí)間陷阱,5,由于溝通不良或不足,導(dǎo)致走彎路、出錯(cuò)、返工。文件/廢紙/雜物多;文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時(shí),沒有明確最后期限。不速之客的干擾;常被電話打斷工作?;ㄝ^多時(shí)間替下屬拿主意。長(zhǎng)時(shí)間面談。繁多、冗長(zhǎng)、低效的會(huì)議。缺乏細(xì)致的實(shí)施計(jì)劃。過多文書記錄。過于注重細(xì)節(jié);追求完美,一、管理者常見的時(shí)間陷阱?二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則,高效的時(shí)間管理,6,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,7,一般情況下,在每年、每月、每周、每天當(dāng)中,較忙的是什么時(shí)間段?有哪些工作可以提前做?,8,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,9,高效能人士的七個(gè)習(xí)慣,10,因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳?duì)我們最重要,所以每件事好像都很重要;因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾?,所以我們不得不每件事都做;有些人看到我們每件事都?所以,他們期望我們什么都做;每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒有時(shí)間去考慮:究竟什么對(duì)我們最重要?,忙人的告白,時(shí)間管理四象限,11,,,定義重要:對(duì)你的職責(zé)或目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動(dòng)。緊急:你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動(dòng)。,12,時(shí)間管理四象限,13,A,B,C,D,輕重緩急符號(hào)化,14,在寫規(guī)劃時(shí),為了使工作更加直觀,除了阿拉伯?dāng)?shù)字(1、2、3、4),還可以用其他符號(hào)表示重要程度:↘緊急?待重新規(guī)劃的工作!重要√完成任務(wù)○工作往后推移放棄的工作,ABCD分類法:A:必須要當(dāng)天完成的工作B:可稍后處理的工作C:可以請(qǐng)別人代勞的工作D:做與不做都無所謂的工作,80/20法則,15,一個(gè)企業(yè)80%的利潤(rùn)來自其20%的核心業(yè)務(wù)或重要客戶。80%的銷售額來自20%的銷售人員。每個(gè)企業(yè)優(yōu)秀的人(骨干)都只有20%左右,中等的和平庸的占了約80%。在每天的工作中,都大概只有20%是重要的工作。,分析:正確的日程排序,高效時(shí)間管理=在最短的時(shí)間內(nèi)做最多的事,,16,為什么整天忙個(gè)不停卻得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可?,17,問題:“彈鋼琴”跟“要事第一”有沖突嗎?,故事:桶、石塊、碎石、沙子、水,故事:兩個(gè)撿破爛的人,個(gè)案分析:失敗的經(jīng)歷/成功的經(jīng)歷,18,要追求“利益最大化”,但是對(duì)于不重要的事情我們又不能放棄,那我們?cè)撛趺崔k?,19,1、學(xué)會(huì)對(duì)付不速之客,20,問題1:黃經(jīng)理正在處理三件A類事情,林總又過來安排一件C類工作,王經(jīng)理該怎么說?,問題2:黃經(jīng)理整天被領(lǐng)導(dǎo)追問每件工作的進(jìn)度,忙得不亦樂乎,他如何擺脫這種困境?,問題3:在每天的工作中,黃經(jīng)理總會(huì)被各種電話、各個(gè)突然而至的人打擾著,無法集中精力做好手上最重要的工作。黃經(jīng)理頭上都冒煙了!黃經(jīng)理該如何應(yīng)付這些打擾?,21,2、甩掉背上的猴子,你在走道上碰到一位部屬,他說:“我能不能和您談一談?我碰到了一個(gè)問題?!庇谑悄惚阏驹谧叩郎蠈P穆犓?xì)述問題的來龍去脈,一站便是半個(gè)小時(shí),既耽擱了原先你要做的事,也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息并不足以做出任何決策。于是你說:“我現(xiàn)在沒時(shí)間和你討論,讓我考慮一下,回頭再找你談?!焙镒釉驹诓繉俚谋成?,談話時(shí)彼此考慮,猴子的兩腳就分別搭在兩人背上,當(dāng)你表示要考慮一下再談時(shí),猴子便移轉(zhuǎn)到你背上。你接下了部屬的角色,而部屬則變成了監(jiān)督者,他會(huì)三不五時(shí)跑來問你:“那件事辦得怎樣了?”如果你的解決方式他不滿意,他會(huì)強(qiáng)迫你去做這件原本他該做的事。這樣的猴子,你收得愈多,他們給的就愈多。于是你飽受堆積如山、永遠(yuǎn)處理不完的問題所困擾,甚至沒有時(shí)間照顧自己的猴子。,22,——摘自《別讓猴子跳回背上》,規(guī)則1.猴子要麼被喂養(yǎng),要麼被處決。否則,他們會(huì)餓死,而管理者則要將大量寶貴時(shí)間浪費(fèi)在尸體解剖或試圖使他們復(fù)活上。規(guī)則2.要控制猴子的數(shù)量在整個(gè)團(tuán)隊(duì)力所能及的范圍內(nèi)。對(duì)來自下屬的猴子,管理者要把處理時(shí)間控制在每次5-15分鐘。規(guī)則3.猴子只能在約定的時(shí)間喂養(yǎng)。經(jīng)理無須四處尋找饑餓的猴子,抓到一只喂一只。規(guī)則4.應(yīng)確定每只猴子下次喂養(yǎng)時(shí)間和下屬的主動(dòng)性級(jí)別。這可以由管理者和下屬共同修改并達(dá)成一致,但不要模糊不清。否則,猴子或者會(huì)餓死,或者將最終回到管理者的背上。,猴子的照料與喂養(yǎng)規(guī)則:,23,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,24,在工作中,有哪些東西應(yīng)該化繁為簡(jiǎn)?,25,英國某家報(bào)紙?jiān)e辦一項(xiàng)高額獎(jiǎng)金的有獎(jiǎng)?wù)鞔鸹顒?dòng)。題目是:在一個(gè)充氣不足的熱氣球上,載著三位關(guān)系世界興亡命運(yùn)的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家,他的研究可拯救無數(shù)人們,免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運(yùn)。第二位是核子專家,他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭(zhēng),使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家,他能在不毛之地,運(yùn)用專業(yè)知識(shí)成功地種植食物,使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運(yùn)。此刻熱氣球即將墜毀,必須至少丟出一個(gè)人以減輕載重,使其余的兩人得以活存,請(qǐng)問該丟下哪一位科學(xué)家?,26,簡(jiǎn)化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì),工作愈簡(jiǎn)化,愈高效,也愈不會(huì)出問題。所以要善于將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化。,27,法國一家報(bào)社進(jìn)行了一個(gè)有獎(jiǎng)智力競(jìng)賽,其中有這樣一道題目:如果法國最大的博物館盧浮宮失火了,在只能搶救一幅畫的情況下,你會(huì)救哪一幅畫?在該報(bào)收到的成千上萬的答案中,答案最多的是《蒙娜麗莎》,而法國名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎(jiǎng)金。,28,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,29,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,30,1、給自己的目標(biāo)、計(jì)劃設(shè)定清晰的期限,31,一個(gè)減肥的例子,32,2、與別人約定期限,帕金森定律:如果你安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng),你會(huì)放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分配的時(shí)間。,33,3、這個(gè)期限最好是合理而又稍偏緊的。,一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡(jiǎn)四、學(xué)會(huì)說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣,時(shí)間管理六步,34,這幾個(gè)故事可以給我們什么啟發(fā)?,35,一個(gè)企業(yè)的董事長(zhǎng)走在他的廠區(qū)里,經(jīng)過一個(gè)正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長(zhǎng)長(zhǎng)的掃把,費(fèi)力地掃著。而那把掃把實(shí)在太舊了,齒間稀疏,漏掉了許多的葉子。董事長(zhǎng)停下來問:“先生,你的工具太不好用了吧,為什么不換一把?”“我只有這一把了?!北崋T頭也不抬地忙乎著他的活?!澳銥槭裁床蝗}庫領(lǐng)一把呢?”“倉庫離我這兒太遠(yuǎn)了,來回要花不少時(shí)間,我還有很多地要掃。”保潔員用手擦拭一下汗水,這才發(fā)現(xiàn)和自己說話的竟是董事長(zhǎng),不禁有些不知所措。“噢,董事長(zhǎng),我不知道是您,我這就去倉庫領(lǐng)一把?!笨粗崋T離去的背影,董事長(zhǎng)十分生氣:“這是在工作嗎?真不能理解!要不是看在他從不偷懶的份上,我現(xiàn)在就開除他?!?勤勞的保潔員,36,猶太人漢弗特在加拿大渥大華開設(shè)了一家豪華賓館。年終時(shí),他讓賓館分別評(píng)選出10名最勤快和10最“懶惰”的員工。漢弗特叫人把10名“懶惰”的員工叫到他的辦公室。這些員工心里七上八下,心想老板肯定會(huì)要我們滾蛋。可是他們?nèi)f萬沒想到,一進(jìn)門,漢弗特就說道:“恭喜各位被評(píng)為本賓館最優(yōu)秀的員工?!笨粗麄円粋€(gè)個(gè)目瞪口呆的表情,漢弗特接著解釋道:“據(jù)我觀察,你們的‘懶’表現(xiàn)在總是一次就把餐具送到餐桌上,習(xí)慣于一次就把客人的房間收拾干凈,一次就把工作干完,討厭多走半步路,討厭做第二次(返工)。因而在別人眼里你們整天閑著,在偷懶。但依我看,最優(yōu)秀的員工全無例外的都是‘懶漢’,因?yàn)槟銈儭畱小眠B一個(gè)多余的動(dòng)作都懶得去做。而勤快員工的‘勤’,大多表現(xiàn)在他們整天忙忙碌碌,不在乎把力氣花在多余的動(dòng)作上,做一件事不在乎往來多少趟,花多少時(shí)間,而從來不停下來思考一下最便捷的方法,這樣能有效率嗎?”,懶惰的員工,37,甲和乙兩個(gè)學(xué)生,畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作,沒多久,甲被提拔做了乙的上司,而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想,說:“你到市場(chǎng)上看還有什么賣的?”乙去了一趟市場(chǎng)回來說:“還有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆?!崩习鍐枺骸岸嗌馘X一斤?”乙又趕去市場(chǎng),回來回答老板:“8毛錢一斤?!崩习逵謫枺骸翱偣灿卸嗌俳铮咳绻恳四鼙阋硕嗌馘X?”乙又急忙來回奔跑。老板說:“好吧,你先坐著?!比缓笥纸衼砑祝瑢?duì)他說:“你去市場(chǎng)看看,看還有什么東西賣?”不一會(huì)甲回來說:“還有一個(gè)賣土豆的,8毛錢一斤,共有125斤,如果全部要了可以6毛錢一斤。過一會(huì)這個(gè)農(nóng)民還要到市場(chǎng)上去賣西紅柿,我們庫里不多了,我?guī)Щ亓艘粋€(gè)樣品,把那個(gè)農(nóng)民也帶來了,你們當(dāng)面談?wù)劙?。”老板?duì)乙說:“這其中的原因你該明白了吧!”乙羞愧地回到廚房干雜活去了。,買土豆的兩個(gè)人,38,走不回來的人,39,有一次,我要在客廳里掛一副畫,請(qǐng)鄰居來幫忙。畫已經(jīng)在墻上扶好,正準(zhǔn)備砸釘子,他說:“這樣不好,最好釘兩個(gè)木塊,把畫掛上面?!蔽易駨乃囊庖?,讓他幫著去找木塊。木塊很快找來了,正要釘,他說:“等一等,木塊有點(diǎn)大,最好能鋸掉點(diǎn)?!庇谑潜闼奶幦フ忆徸印U襾礓徸?,還沒有鋸兩下,“不行,這鋸子太鈍了,”他說,“得磨一磨?!彼矣幸话唁S刀,銼刀拿來了,他又發(fā)現(xiàn)銼刀沒有把柄。為了給銼刀安把柄,他又去校園邊上的一個(gè)灌木叢里尋找小樹。要砍下小樹,他又發(fā)現(xiàn)我那把生滿老銹的斧頭實(shí)在是不能用。他又找來磨刀石,可為了固定住磨刀石,必須得制作幾根固定磨刀石的木條。為此他又到校外去找一位木匠,說木匠家有一現(xiàn)成的。然而,這一走,就再也沒見他回來。當(dāng)然,那幅畫,我還是一邊一個(gè)釘子把它釘在墻上。下午再見到他的時(shí)候,是在街上,他正在幫木匠從五交化商店里往外架一臺(tái)笨重的電鋸。,“你想把球從洞里挖出來,卻把洞愈挖愈大。”——西方諺語,40,一些好習(xí)慣,41,第一次就把資料或物品放在正確位置。將各類資料物品歸類擺放,清晰標(biāo)示。這樣做可避免費(fèi)時(shí)間去找東西,更不會(huì)再有在別人面前翻箱倒柜的尷尬。下班前進(jìn)行清理。,一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步?三、高效能的九條守則,高效的時(shí)間管理,42,追求事半功倍,而不是事倍功半不要凡事追求完美學(xué)會(huì)“棄卒保帥”簡(jiǎn)單的就是最好的明確期限,少說“盡快”經(jīng)常進(jìn)行整理和分類(5S)把工作做在前面不斷優(yōu)化工作方法好記性不如爛筆頭,追求高效能最有價(jià)值的九條守則,43,考試前,老師常常教我們,先做容易的、簡(jiǎn)單的題目,將復(fù)雜的、難度大的題目留到最后做,以免浪費(fèi)時(shí)間。請(qǐng)問:這個(gè)方法在工作中也可行嗎?為什么?,44,時(shí)間管理六步,45,1、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌2、要事第一3、化被動(dòng)為主動(dòng)4、化繁為簡(jiǎn)5、明確期限6、改進(jìn)方法和習(xí)慣,- 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