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1、采購管理制度及采購流程 一、目的： 規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進(jìn)行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。 二、適用范圍 適用本公司范圍內(nèi)采購管理 三、內(nèi)容 （一）總則：為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。 （二）基本流程：采購需求—尋找供應(yīng)商—詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)—采購洽談—合同的簽訂—交貨驗(yàn)收—質(zhì)檢—入庫—計(jì)劃對賬—財(cái)務(wù)結(jié)算 （三）采購流程圖如下： 四、制度細(xì)則 （一）采購需求的提請 1、定義：

2、采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。 2、采購需求流程如圖： 由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫采購申請單各項(xiàng)數(shù)據(jù)（重點(diǎn)要素見細(xì)則要求）。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。 填報(bào)申請單 部門審核 總經(jīng)理 采購部 由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級主管領(lǐng)導(dǎo)。 總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購部進(jìn)行采購。 采購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的采購申請書，要對申請書的內(nèi)容進(jìn)行核對，并與需求部門就采購物品的規(guī)格

3、、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)。再根據(jù)庫存、采購在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。 3、請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括以下要素： l 請購的部門； l 請購物品所屬項(xiàng)目； l 請購的用途； l 請購的物品名； l 請購的物品數(shù)量； l 請購的物品規(guī)格； l 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； l 請購物品的需求時(shí)間； l 請購如有特殊需要請備注； l 請購單填寫人； l 請購的部門負(fù)責(zé)人； l 請購單的審核人； l 財(cái)務(wù)審核人； l 公司總經(jīng)理。 4、請購單及其提請規(guī)定

4、l 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審 核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。 l 請購部門在提交請購單時(shí)應(yīng)要求采購部簽字接收，請 購部門備份。 l 涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時(shí)可以以附件清單的 形式進(jìn)行提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。 l 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況， 可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 l 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品， 申請部門必須作出書面說明。 l 請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和 補(bǔ)充的，應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。 5、公司物資申請采購的提

5、請部門 l 公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門提請。 l 公司設(shè)備維修、維護(hù)所需的備品備件、維修工具等物 品由生產(chǎn)部門提請。 l 公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項(xiàng)目由行政部門提請。 l 公司各部門專用的物資由各部門自行提請。 6、請購單的接收 l 采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī) 定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 l 接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購、名稱規(guī)格等不完 整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則。 l 聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采

6、購臺(tái)帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。 l 對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時(shí)通知申請采 購的部門。 7、請購單的分工處理 l 核對過的請購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé) 進(jìn)行分工處理。 l 對于緊急采購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。 l 無法按照申請部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請 部門。 l 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 8、采購周期的規(guī)定 l 根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周 期。 l 請購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間提前走請購單的審批 流程，以便采購部門能按時(shí)完成采購。 l 采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明

7、 原因。 l 遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策 略。 （二）詢價(jià)及其規(guī)定 l 詢價(jià)請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱， 了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通。 l 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打 包采購。 l 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。 l 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià)， 原則上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。 l 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本 較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。 對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)

8、現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請購部門進(jìn)行溝通的，采購也應(yīng)負(fù)責(zé)。采購對使用部門提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應(yīng)的減分。 l 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額較大的采 購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書。 l 詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢 價(jià)。 l 除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng) 商詢價(jià)、供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。 l 比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì) 和實(shí)力，具有提供或完成公司所

9、需物資和項(xiàng)目的能力。 l 比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)。 l 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 （三）比價(jià)、議價(jià) l 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行 確認(rèn)。 l 對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他 廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。 l 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo) 匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。 l 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資 質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。 l 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格

10、與擬合作單位或擬中標(biāo)單位 進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 （四）比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總 l 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后 方可匯總。 l 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、 工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。 l 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或 重新處理。 （五）合同的簽訂及其規(guī)定 （1）合同正文應(yīng)包含的要素 l 合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)。 l 采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的部分。 l 包裝要求

11、，備品備件包裝運(yùn)輸要求。 l 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明。 l 付款方式。 l 交貨期。 l 質(zhì)量保證期。 l 質(zhì)量要求及規(guī)范。 l 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。 l 雙方的公司信息。 l 其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 l 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任。 l 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。 l 如物品訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)， 務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)。 l 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商 延長產(chǎn)品質(zhì)保期。 l 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。 l 針對不同的合同約定不同的

12、付款方式，如設(shè)備類的合 同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。 l 與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付 款。 l 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。 l 比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工 作。 l 合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審 查。 l 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合 同章方可生效。 l 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 （六）付款及合同執(zhí)行 （1）付款流程 （2）付款規(guī)定 l 所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷

13、流程及資 金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 l 按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付 款。 l 按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款 時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。 l 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免 影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。 （3）合同執(zhí)行 l 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部 負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。 l 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對

14、于 合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約。 l 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未 盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。 （七）驗(yàn)收入庫與退貨 （1）驗(yàn)收流程 （2）報(bào)驗(yàn) l 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知 質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收。 l 對于不同類型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 l 質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行質(zhì)檢， 并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。 l 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍 之內(nèi)。 （3）

15、入庫 l 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門 的檢驗(yàn)或驗(yàn)收。 l 采購的物品在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部 門，由請購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。 l 質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將 其作為暫存物資接受，并妥善保管。 l 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí) 出具入庫清單。 l 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司規(guī)定不入庫。 （4）退、換貨 l 質(zhì)檢部門驗(yàn)收不合格的物品，由采購負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商 進(jìn)行協(xié)調(diào)，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進(jìn)行細(xì)分類標(biāo)注并建立不合格采購品名錄，做為供應(yīng)商管理評估的依據(jù)。 l 因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時(shí)告知請購部 門。如急需，根據(jù)具體情況做其它應(yīng)對準(zhǔn)備。