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1、
交房執(zhí)行方案
一、 交房內(nèi)容
●合同約定:2013年12月31日交房
●交房樓棟:B1、B2、B3棟(共計356組)
●交房周期:2013年12月28日(周六)——12月31日(周二)
【預(yù)案:12月31日(周二)——1月3日(周五)】
●具體時間:上午9:30~17:30分(工作人員到崗時間:7:30)
●交房預(yù)演時間:12月27日(暫定)
二、 交房地點
●ES商業(yè)內(nèi)
●物業(yè)中心(備選)
三、 交房條件
確保房屋綜合驗收達(dá)到合格交房標(biāo)準(zhǔn):由工程部協(xié)同物業(yè)部先行驗收
●兩書:《住宅質(zhì)量保證書》和《住宅使用說明書》
●所有樓層編號、房屋門牌標(biāo)示、
●墻面、地面
2、、門窗基礎(chǔ)清潔完成
●公共走廊墻面、地面、門、公共樓梯間、扶手、風(fēng)井、水電管道等達(dá)到驗收合格標(biāo)準(zhǔn)
●電梯運(yùn)行檢測,保障穩(wěn)定運(yùn)行
●公共綠化完工,達(dá)到交付使用標(biāo)準(zhǔn)
●泵房等機(jī)電配電機(jī)房,保障穩(wěn)定運(yùn)行
●其他:未盡事宜,由物業(yè)公司協(xié)同工程部協(xié)商解決
四、 交房公示
1、 交房時間:
合同交房時間:2013年12月31日(周四)
交房周期控制:四個工作日時間
2、 交房公告:
公告形式:現(xiàn)場公告展示、掛號信通知、電話通知、短信通知
公告時間: 現(xiàn)場公告展示 12月28日;
掛號信通知 12月11-20日投遞(提前一周郵寄通知書)
3、 電話通知 12月11-20日之前電話通知業(yè)主;
短信通知 12月28日之前短信通知業(yè)主;
3、 房源安排:2013年12月28日至12月31日為集中交房,
【預(yù)案:12月31日(周二)——1月3日(周五)】
●2013年12月28-29日(周六、日):辦理B1棟業(yè)主交房手續(xù);預(yù)計交房168戶
●2013年12月30-31日(周一、二):辦理B2\B3棟業(yè)主交房手續(xù);預(yù)計交房190戶
五、交房場地布置圖
六、職能分工
● 銷售部:負(fù)責(zé)核對業(yè)主身份、合同放號、引導(dǎo)與財務(wù)部對接、與物業(yè)交接過程中的工作事宜;
● 財務(wù)部:負(fù)責(zé)
4、收繳及清退款項,代收相應(yīng)費(fèi)用等;
● 工程部:水電、門窗、電梯、建施等技術(shù)人員,負(fù)責(zé)驗房過程中,對房屋異常情況質(zhì)量問題的處理及協(xié)同物業(yè)部帶業(yè)主驗房;
● 物業(yè)部:物業(yè)收費(fèi)、驗房協(xié)同、鑰匙管理及發(fā)放、保潔、保安、交房現(xiàn)場人事組織服務(wù)、與業(yè)主簽訂《臨時物業(yè)公約》及發(fā)放禮品、收取相關(guān)業(yè)主資料等;
● 行政部:網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及后勤保障,活動當(dāng)天業(yè)主茶歇服務(wù)及工作人員飲食采買。
● 策劃部:現(xiàn)場物資物料的清點、維護(hù)。
● 運(yùn)營部:活動現(xiàn)場禮品派發(fā)、登記。
七、 人員安排(共計43名)
a) 外場保安:1名(交房期間負(fù)責(zé)室外車輛停放及公共秩序管理)
b) 交房接待處保安:2名(交房期間負(fù)責(zé)交房接
5、待處公共秩序管理及形象展示)
c) 交房區(qū)域保潔:1人(負(fù)責(zé)交房等候環(huán)節(jié)公共區(qū)域的保潔工作工作)
d) 通道保潔:2人(負(fù)責(zé)交房期間通通道、公共區(qū)域的保潔工作及禮賓引導(dǎo)工作)
e) 通道保安:2人(負(fù)責(zé)交房期間通道、公共區(qū)域的形象禮賓工作)
f) 樓棟保潔:3人(負(fù)責(zé)各樓棟電梯服務(wù)及禮賓引導(dǎo)工作)
g) 樓棟保安:3人(負(fù)責(zé)各樓棟禮賓形象、及安全)
h) 迎賓組:2人(負(fù)責(zé)到訪業(yè)主的接待引導(dǎo)及號碼牌發(fā)放、唱號)
i) 茶歇組:3人(負(fù)責(zé)到訪業(yè)主的茶飲及小點服務(wù)2人;負(fù)責(zé)指引客戶填寫祝??ㄆ?,進(jìn)行回收;統(tǒng)一將卡片進(jìn)行投遞1人)
j) 驗證組:3名(交房期間負(fù)責(zé)業(yè)主簽到、業(yè)主身份確
6、認(rèn)、引導(dǎo)繳款及手續(xù)協(xié)調(diào))
k) 財務(wù)組:4名(交房期間負(fù)責(zé)收繳及清退房款,代開相應(yīng)規(guī)費(fèi)、換發(fā)票等)
l) 物業(yè)簽約組:2名(交房期間負(fù)責(zé)辦理業(yè)主交房的相關(guān)手續(xù)及物業(yè)費(fèi)收?。?
m) 房屋驗收組:8名(交房期間負(fù)責(zé)協(xié)同業(yè)主對房屋進(jìn)行綜合驗收及問題反饋處理)
n) 物業(yè)交房組:3名(交房期間負(fù)責(zé)辦理業(yè)主交房的相關(guān)物品發(fā)放2人;專職保管鑰匙1人)
o) 應(yīng)急處理組:3名(交房期間負(fù)責(zé)處理突發(fā)事件)
p) 商業(yè)活動組:1名(活動期間組織B棟有吊卡客戶抽取禮品)
八、 小組分工
迎賓組-茶歇組- 驗證組-財務(wù)組-簽約組-驗房組
-交房組-應(yīng)急處理組—商業(yè)活動組
(一)迎賓組-2
7、人,人員分配:行政/銷售
1、引導(dǎo)業(yè)主至交房簽到背景板簽字。
2、發(fā)放業(yè)主接房順序號。
3、引導(dǎo)等待業(yè)主進(jìn)入茶歇區(qū)等候唱號。
4、10組客戶一組,按唱號順序業(yè)主持號進(jìn)入交房辦理區(qū)。
(二)茶歇組-3人,人員分配:行政+銷支
1、為業(yè)主提供飲品及小點服務(wù)。
2、指引客戶填下祝福卡片,將卡片進(jìn)行統(tǒng)一回收和投遞;
(三)驗證組-3人,人員分配:銷售/銷售支持
1、業(yè)主接待:請業(yè)主就座,安排業(yè)主隨行人員到休息區(qū)休息。
2、請業(yè)主到接待臺,進(jìn)行資料審核業(yè)主的相關(guān)資料,若非業(yè)主本人,須提交委托授權(quán)書及身份證復(fù)印件,以及代辦人身份證復(fù)印件;若沒有委托授權(quán)書,需由所屬置業(yè)顧問對接客戶本人,
8、以業(yè)主本人手機(jī)發(fā)送的委托授權(quán)短信作為代辦接房依據(jù)。
3、 在業(yè)主《交房登記表》上登記,請業(yè)主簽字確認(rèn)《交房通知書》已收到,若業(yè)主說未收到,補(bǔ)一份《交房通知書》于業(yè)主,簽字確認(rèn);
4、發(fā)放業(yè)主入伙手續(xù)交接單;
(四)財務(wù)組-4人,人員分配:財務(wù)
1、審核業(yè)主入伙資料及業(yè)主已繳款相關(guān)證明文件;
2、清退及補(bǔ)繳房屋相關(guān)款項;
3、代收相關(guān)費(fèi)用(如:維修基金、煤氣開戶費(fèi)等);
4、在入伙手續(xù)交接單上簽字確認(rèn);
(五)簽約組-2人,人員分配:物業(yè)
1、登記業(yè)主家庭基本情況;
2、補(bǔ)簽《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》和《業(yè)主臨時公約》;
3、向業(yè)主解釋物業(yè)管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);
4、預(yù)存繳費(fèi)送禮品
9、活動細(xì)則,并發(fā)放對應(yīng)的預(yù)存繳費(fèi)禮品;
5、物業(yè)管理及相關(guān)費(fèi)用收?。?
6、在入伙手續(xù)交接單上簽字確認(rèn);
(六)驗房組-8人,人員分配:物業(yè)及工程代表
1、陪同業(yè)主現(xiàn)場查驗房屋;
2、填寫《業(yè)主住房驗收交接表》,查驗水電氣指數(shù),并要求業(yè)主簽字確認(rèn);對于有工程問題的業(yè)主需填寫房屋問題整改板塊相關(guān)內(nèi)容并簽字確認(rèn)。
3、在入伙手續(xù)交接單上簽字確認(rèn);
(七)交房組-2人,人員分配:物業(yè)
1、驗證已驗收房相關(guān)文件;
2、發(fā)放全套鑰匙、簽字確認(rèn);
3、發(fā)放二書及業(yè)主手冊;
4、簽送小禮物;(精美鑰匙盒1個)
(八)應(yīng)急處理組3人,人員分配:銷售/工程/物業(yè)
1、主要負(fù)責(zé)客訴處理接待,
10、對入住過程中發(fā)生的客戶投訴和糾紛進(jìn)行級級緩沖處理,爭取有效避免糾紛激化及現(xiàn)場因客戶糾紛而阻塞主要處理業(yè)主在交房過程中的問題。
2、如遇到客戶要求不辦理接房手續(xù)但提前要求看房的問題,也由該小組及時特例開通綠色看房通道,避免擴(kuò)大影響。
(九)商業(yè)活動組1人:人員分配:商業(yè)運(yùn)營
1、主要負(fù)責(zé)B棟持幸運(yùn)吊牌客戶抽取禮品。
九、 交房流程示意圖
十、 交房流程細(xì)則
1、業(yè)主身份驗證(銷售部)
查驗業(yè)主(委托代理人)入伙有關(guān)證件(包括身份證)及需辦理的相關(guān)資料(包括《入伙通知書》、已簽定的《購房合同》等),在《入伙手續(xù)交接單》上注明“已驗證”。
2、繳退購房款項(財務(wù)部)
根據(jù)交
11、房實測面積,向開發(fā)商繳納購房余款或退還余款,代收款項等。
3、簽約收費(fèi)(物業(yè)部)
發(fā)放入住資料袋,包括《業(yè)主手冊》、《裝修注意事項》,簽署《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》和《業(yè)主臨時公約》,指導(dǎo)填寫事項,并在《入伙手續(xù)交接單》上注明“已發(fā)資料”。業(yè)主填寫完畢后,逐一回收,在《入伙手續(xù)交接單》上注明“已收資料”。憑已簽字的《入伙手續(xù)交接單》繳納物業(yè)管理及相關(guān)費(fèi)用,并對符合預(yù)存費(fèi)用的業(yè)主發(fā)放物業(yè)禮品。
4、驗房(物業(yè)公司、工程部)
驗房人員協(xié)同業(yè)主驗收房屋,抄水、電、煤氣表底數(shù),填寫《業(yè)主住房驗收交接表》,業(yè)主與物業(yè)中心各保存一份,同時業(yè)主在《業(yè)主住房驗收交接表》上簽字認(rèn)可。
5、發(fā)鑰匙(物業(yè)公
12、司)
憑繳費(fèi)收據(jù)及《業(yè)主住房驗收交接表》、《入伙手續(xù)交接單》,發(fā)放鑰匙,并注明“已發(fā)鑰匙”,同時在《入伙手續(xù)交接單》上注明實際入伙日期,請業(yè)主在《入伙手續(xù)交接單》上簽字確認(rèn)。
十一、 交房現(xiàn)場秩序及引導(dǎo)
注:1、外場保安應(yīng)做好外圍安防工作以及業(yè)主車輛停放指引。
2、交房區(qū)域禮賓保安,需時刻保持儀態(tài)并向進(jìn)入接房區(qū)業(yè)主行禮。其中交房等候區(qū)的保安,應(yīng)驗證業(yè)主的持有的順序號,以此作為進(jìn)入該區(qū)域的憑證。
3、茶歇區(qū)的服務(wù)人員應(yīng)主動向入座業(yè)主送上茶點一份。
4、交房等候區(qū)的保潔應(yīng)負(fù)責(zé)對應(yīng)辦公區(qū)域及公共區(qū)域的保潔工作。
5、公共通道保潔、保安人員,需時刻保持微笑并向途徑業(yè)主行禮。
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13、、各樓棟保潔引導(dǎo)人員,需時刻保持微笑并向業(yè)主提供電梯服務(wù)。
7、小區(qū)內(nèi)部保潔人員,應(yīng)負(fù)責(zé)交房綠化公共區(qū)域的保潔工作。
8、陪同驗房物業(yè)人員,應(yīng)在開房門時告知業(yè)主憑幸運(yùn)吊卡可到商業(yè)處抽取禮品。
9、上述工作人員,均應(yīng)給予途徑業(yè)主“歡迎您回家!”的問候。
十二、 后勤保障
1、安排交房期間現(xiàn)場工作人員工作午餐、飲料等,由行政負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排。
2、安排交房期間集團(tuán)公司員工住宿問題由行政統(tǒng)一安排。
十三、 待辦事項分工
待辦事項
序號
待辦事項
負(fù)責(zé)部門
1
交房場地的確認(rèn)
策劃/工程
2
財務(wù)實測結(jié)算時間、無線POSS機(jī)
財務(wù)部
3
工程部首次移交物業(yè)時間
工程
14、部
4
物業(yè)交房資料印刷品完成時間
物業(yè)部
5
備用發(fā)電機(jī)
工程部
6
市政道路臨時停車
開發(fā)部
7
園林花卉是否由策劃采買
策劃/工程
8
標(biāo)示標(biāo)牌制作、及交房流程圖
策劃部
十四、交房短信(待定)
短信內(nèi)容:尊敬的業(yè)主,【永利豪庭】B棟商品住宅房已具備交付條件,現(xiàn)定于2013年12月28日至31日集中交房,請您收到此短信可致電4830111咨詢最新交房事宜。
十五、其他
每天交房工作結(jié)束后,并由銷售部和物業(yè)部核對上報準(zhǔn)確的接房數(shù)量,并現(xiàn)場組織會議通報當(dāng)天的交房情況,對突發(fā)情況及相關(guān)問題進(jìn)行梳理和安排。
策劃部
2013年11月8日
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