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第三章會計憑證 本章預覽 內容提示 本章闡述了填制和審核會計憑證的基礎知識 通過學習 要求 了解會計憑證的概念和填制 審核會計憑證的意義 明確會計憑證的種類和基本內容以及審核會計憑證的主要內容 掌握填制會計憑證的要求和方法等基礎知識及技能 第一節(jié)填制和審核會計憑證的意義第二節(jié)會計憑證的種類第三節(jié)原始憑證的填制和審核第四節(jié)記賬憑證的填制和審核第五節(jié)會計憑證的傳遞和保管 第一節(jié)填制和審核會計憑證的意義 概述 1 會計憑證 是記錄經濟業(yè)務 明確經濟責任 作為記賬依據的書面證明 2 記賬依據 為了保證會計記錄能如實反映企業(yè)的經濟活動情況 保證賬戶記錄的真實性 準確性 記賬必須嚴格以會計憑證為依據 3 會計核算的基本方法之一 填制和審核會計憑證是會計核算工作的起點 是會計核算的基礎工作 也是對經濟業(yè)務活動進行核算和監(jiān)督的基本環(huán)節(jié) 是會計核算的基本方法之一 4 格式 會計憑證須載明經濟業(yè)務的內容 數(shù)量 金額并簽名或蓋章 以明確對該項經濟業(yè)務的真實性 準確性所負的責任 5 要求 一切會計憑證都應經過專人進行嚴格的審核 只有經過審核無誤的憑證 才能作為記賬的依據 一 保證會計核算的準確性 1 為記賬 算賬提供真實 可靠的數(shù)據資料認真填制和嚴格審核會計憑證 可以為記賬 算賬提供真實 可靠的數(shù)據資料 從而保證會計核算的準確性 2 會計憑證記錄經濟業(yè)務活動全部內容 記錄著經濟業(yè)務活動發(fā)生的時間 內容 包括數(shù)量 金額及完成情況 3 為分析 檢查經濟活動和財務收支情況 提供確切可靠的原始資料 填制和嚴格審核保證了會計核算資料的真實性與準確性通過認真填制和嚴格審核 保證經濟業(yè)務如實地反映在會計憑證上 并為賬簿記錄提供真實 可靠的依據 使賬簿記錄與實際情況相符 這樣就保證了會計核算資料的真實性與準確性 并為分析 檢查經濟活動和財務收支情況 提供確切可靠的原始資料 二 充分發(fā)揮會計的監(jiān)督作用 1 檢查經濟業(yè)務是否合理 合規(guī)和合法通過對會計憑證的嚴格審核 可以檢查每筆經濟業(yè)務是否合理 合規(guī)和合法 2 憑證內容 記載現(xiàn)金收支 財產增減還是商品進出 款項結算及費用開支3 嚴肅財經紀律 限制和防止各種違法行為可以查明每筆經濟業(yè)務活動是否執(zhí)行了計劃 預算 是否符合有關政策 法令 制度的規(guī)定 有無違法亂紀和鋪張浪費行為 從而可以嚴肅財經紀律 限制和防止各種違法行為 充分發(fā)揮會計的監(jiān)督作用 三 加強經濟責任制 1 明確責任可以明確有關部門 有關人員在辦理經濟業(yè)務中的責任 從而加強經濟責任制 2 經濟活動的真實性 準確性 合法性會計憑證記錄了每筆經濟業(yè)務的內容 并由有關部門和有關人員簽章 這就要求有關部門和有關人員對經濟活動的真實性 準確性 合法性負責 3 加強責任感就能加強有關部門和有關人員的責任感 促使他們嚴格按照政策 法令 制度 計劃和預算辦事 如有發(fā)生違法亂紀和鋪張浪費行為也易于分清經濟責任 從而加強經濟責任制 第二節(jié)會計憑證的種類 按編制程序和用途 分為原始憑證和記賬憑證 一 原始憑證 一 概念 原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或編制的 載明經濟業(yè)務的具體內容 明確經濟責任 具有法律效力的書面證明 1 時間 業(yè)務發(fā)生或完成時2 用途 載明經濟業(yè)務內容 明確經濟責任 具有法律效力 二 分類 不同標志 按其來源 外來原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或編制的 載明經濟業(yè)務的具體內容 明確經濟責任 具有法律效力的書面證明 例 增值稅專用發(fā)票 非增值稅及小規(guī)模納稅人的發(fā)票 對外支付款項時取得的收據 收款單位 蓋章 審核經手出納 收款單位 蓋章 審核經手出納 自制原始憑證是指本單位內部具體經辦業(yè)務的部門和人員 在執(zhí)行或完成某項經濟業(yè)務時所填制的原始憑證 例 收料單 領料單 產品入庫單 2 按其用途 通知憑證是指要求 指示或命令企業(yè)進行某項經濟業(yè)務的原始憑證 如 罰款通知書 付款通知單 等 執(zhí)行憑證是證明某項經濟業(yè)務已經完成的原始憑證 如 銷貨發(fā)票 材料驗收單 領料單 等 計算憑證是對已進行或完成的經濟業(yè)務進行計算而編制的原始憑證 如 產品成本計算單 制造費用分配表 工資計算表 等 3 按其填制的手續(xù) 一次憑證 涵義是指填制手續(xù)是一次完成的原始憑證 特點它反映一筆經濟業(yè)務或同時反映若干同類經濟業(yè)務的內容 如 日常的原始憑證 現(xiàn)金收據 發(fā)貨票 等 外來原始憑證 累計憑證 涵義 是指一定時期內 記載同類重復發(fā)生的經濟業(yè)務 填制手續(xù)是在一張憑證中多次進行才能完成的原始憑證 特點 自制原始憑證 為簡化手續(xù) 平時隨時登記發(fā)生的經濟業(yè)務 并計算累計數(shù) 期末計算總數(shù)后作為記賬的依據 例 限額領料單 4 按其格式 通用憑證是指在一定范圍內具有統(tǒng)一格式和使用方法的憑證 例 銀行承兌匯票 收款收據 等 專用憑證是指一些單位具有特定內容和專門用途的原始憑證 例 增值稅專用發(fā)票 差旅費報銷單 等 原始憑證的分類歸納 說明 實際工作中 可編制原始憑證匯總表 如 發(fā)出材料匯總表 二 記賬憑證 一 概念1 涵義 記賬憑證是財會部門根據原始憑證填制 記載經濟業(yè)務簡要內容 確定會計分錄 作為記賬依據的會計憑證 2 別稱 分錄憑證 記賬憑單3 特點 根據審核無誤的原始憑證或原始憑證江總表編制 按照登記賬簿的要求 確定賬戶名稱 記賬方向 應借 應貸 和金額的一種記錄 是登記明細分類賬和總分類賬的依據 二 分類 按經濟內容 收款憑證 涵義 是用于現(xiàn)金及銀行存款收人業(yè)務的記賬憑證 格式 付款憑證 涵義 是用于現(xiàn)金及銀行存款付出業(yè)務的記賬憑證 一般格式 轉賬憑證 是用于不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務的其他轉賬業(yè)務所用的記賬憑證 一般格式 轉帳憑證轉字第 號年月日附件 張 摘要 總帳科目 貸方金額 記帳符號 十萬千百十元角分 明細科目 借方金額 合計 會計主管記帳稽核制證 2 按用途 分錄憑證 是直接根據原始憑證編制 載明會計科目 記賬方向和金額的憑證 匯總憑證是對分錄憑證加以匯總 據以登記分類賬的記賬憑證 一般格式 記賬憑證匯總表 聯(lián)合憑證 是既有原始憑證或原始憑證匯總表的內容 同時具備記賬憑證內容的憑證 如 在自制原始憑證或原始憑證匯總表上同時印有對應科目 用以代替記賬憑證 作為記賬的依據 3 按編制方式 單式記賬憑證 涵義 是在每張憑證上只填列一個賬戶名稱 而對應賬戶的名稱僅作參考 不據以記賬 分類 A 填列借方賬戶的稱為借項記賬憑證 B 填列貸方賬戶的稱為貸項記賬憑證 方法 一項經濟業(yè)務涉及到幾個賬戶 就分別填制幾張憑證 并采用一定的編號方法將它們聯(lián)系起來 特點 A 優(yōu)點 是內容單一 便于記賬工作的分工 也便于按科目匯總 并可加速憑證的傳遞 B 缺點 是憑證張數(shù)多 內容分散 在一張憑證上不能完整地反映一筆經濟業(yè)務的全貌 故需加強憑證的復核 裝訂和保管工作 一般格式 復式記賬憑證 涵義 是在每張憑證上填列一筆會計分錄的全部賬戶名稱 特點 A 優(yōu)點 能完整地反映一筆經濟業(yè)務的全貌 即經濟業(yè)務所涉及的全部賬戶及其對應關系 且填寫方便 附件集中 便于憑證的分析和審核 B 缺點 是不便于分工記賬 也不便于科目匯總 一般格式 記賬憑證的分類歸納 第三節(jié)原始憑證的填制和審核 概述 1 作用 填制原始憑證是會計工作的起點 也是會計核算的基礎 2 意義 原始憑證的質量在一定意義上決定了分類核算和會計報表的質量 3 會計法 規(guī)定 辦理會計手續(xù) 進行會計核算的必須填制或者取得原始憑證 并及時送交會計機構 會計機構必須對原始憑證進行審核 并根據經過審核的原始憑證及有關資料編制記賬憑證 一 原始憑證的基本內容1 基本要求 客觀地 真實地記錄和反映經濟業(yè)務的發(fā)生 完成情況 都必須明確有關單位 部門及人員的經濟責任 2 基本內容 原始憑證的名稱 原始憑證的填制日期 原始憑證的編號 原始憑證接收單位的名稱 經濟業(yè)務的內容 數(shù)量 金額等基本內容 填制單位及有關人員簽章 附件 二 原始憑證的填制1 會計法 規(guī)定 原始憑證記載的各項內容均不得涂改 原始憑證有錯誤的 應當由出具單位重開或者更正 更正處應當加蓋出具單位印章 原始憑證金額有錯誤的 應當由出具單位重開 不得在原始憑證上更正 2 填寫要求 真實可靠 手續(xù)完備 認真記錄各項經濟業(yè)務的日期 經濟業(yè)務內容 經辦人員和有關部門的負責人都要在憑證上簽字或蓋章 A 從外單位取得的原始憑證 必須有填制單位的公章或專用章 B 個人取得的原始憑證 必須有填制人簽名或蓋章 C 自制原始憑證 必須有部門負責人和經辦人員的簽名或蓋章 D 對外開出的原始憑證 必須加蓋本單位的公章或有關部門的專用章 內容完整 書寫清楚 要求嚴格按規(guī)定的格式和內容逐項填寫經濟業(yè)務的完成情況 所有的項目必須填寫齊全 不得省略或漏填 憑證上的文字要工整 清晰 易于辨認 A 阿拉伯數(shù)字要逐個填寫 不得連寫 B 不使用未經國務院頒布的簡化字 C 金額前要冠以人民幣符號 用外幣計價 結算的憑證 金額前應標明外幣符號 如HK US 等 中間不留空位 元以后寫到角 分 無角 分的要以 0 補位 大寫金額最后為 元 的應加寫 整 字斷尾 大寫金額與小寫金額必須保持一致 一式幾聯(lián)的憑證 必須用雙面復寫紙?zhí)讓?單頁憑證必須用鋼筆填寫 A 憑證填寫發(fā)生錯誤 應按規(guī)定的方法更正 不得任意涂改或刮挖擦補 B 現(xiàn)金和銀行存款等收付憑證填寫錯誤 不能在憑證上更正 應按規(guī)定的手續(xù)注銷留存 另行重新填寫 連續(xù)編號 及時填制 各種憑證都必須連續(xù)編號 以備查考 一些事先印好編號的重要憑證作廢時 在作廢的憑證上應加蓋 作廢 戳記 連同存根一起保存 不得隨意撕毀 在經濟業(yè)務實際發(fā)生或完成時 必須及時填制原始憑證 做到不拖延 不積壓 張方 原始憑證填制舉例 紅星公司 張?zhí)?三 原始憑證的審核 會計法 規(guī)定 會計機構 會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核 對不真實 不合法的原始憑證有權不予接受 并向單位負責人報告 對記載不準確 不完整的原始憑證予以退回 并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正 補充 審核內容 1 合法 合理性審核 審核經濟業(yè)務活動是否合法 合理 是否符合有關規(guī)定 有無弄虛作假 違法亂紀 貪污舞弊等行為 審核經濟活動的內容是否符合規(guī)定的審核權限和手續(xù) 審核經濟業(yè)務活動是否符合提高經濟效益的要求 是否符合規(guī)定的開支標準 是否符合勤儉節(jié)約的原則等 2 合規(guī)性審核 項目是否填寫齊全 數(shù)字計算是否準確 大 小寫金額是否相符 有無涂改 數(shù)字和文字書寫是否清晰 有關簽名 蓋章是否齊全等 第四節(jié)記賬憑證的填制和審核 一 記賬憑證的基本內容 二 記賬憑證填制的要求 1 準確填寫會計分錄 必須按會計制度統(tǒng)一規(guī)定的會計科目填寫 不得任意簡化或改動 不得只寫科目編號 不寫科目名稱 同時注明記賬方向 以便于記賬 2 各種記賬憑證的使用格式應相對穩(wěn)定 在同一會計年度內 不宜隨意更換 以免引起編號 裝訂 保管方面的不便與混亂 3 記賬憑證的摘要應用簡明扼要的語言 4 記賬憑證應附有原始憑證 并注明張數(shù) 如兩張或兩張以上的記賬憑證依據同一原始憑證 則應在未附原始憑證的記賬憑證上注明 原始憑證 張 附于第 號憑證之后 5 記賬憑證上必須有填制人員 審核人員 記賬人員和會計主管簽章 出納人員要當即加蓋 收訖 或 付訖 戳記 以免重收 重付 三 記賬憑證的填制 一 單式記賬憑證的填制1 單式記賬憑證 就是在一張憑證上只填列一個會計科目 2 方法 一項經濟業(yè)務的會計分錄涉及幾個會計科目 就填幾張記賬憑證 在填制一套會計分錄時編一個總號 再按憑證張數(shù)編幾個分號 如第5筆經濟業(yè)務涉及三個會計科目 編號則為 5 5 5 3 說明 單式記賬憑證中 借項記賬憑證 填列借方賬戶名稱的稱為借項記賬憑證 貸項記賬憑證 填列貸方賬戶名稱的稱為貸項記賬憑證 表示第幾號憑證 表示該項業(yè)務的憑證總數(shù) 表示該項憑證總順序號 二 復式記賬憑證的填制復式記賬憑證 就是在一張記賬憑證上記載一筆完整的經濟業(yè)務所涉及的全部會計科目 2 方法 不應將不同經濟業(yè)務合并填制 收款憑證和付款憑證根據現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務有關的原始憑證進行填制 轉賬憑證根據有關轉賬業(yè)務的原始憑證填制 方法 只填付款憑證 而不填收款憑證 以避免重復記賬 例 從銀行提取現(xiàn)金 只填銀行存款付款憑證而不填現(xiàn)金收款憑證 現(xiàn)金存入銀行 只填現(xiàn)金付款憑證而不填銀行存款收款憑證 現(xiàn)金與銀行存款關聯(lián)的收付業(yè)務填制方法 同時填制收款憑證和付款憑證 A 并在兩張憑證的對方賬戶過賬欄中事先用 銷號 例 從銀行提取現(xiàn)金 現(xiàn)金付款憑證銀行存款收款憑證 B 在記賬時 收款憑證只記借方賬戶 付款憑證只記貸方賬戶 記賬憑證填制舉例 記賬憑證總字第號年月日付字第號 附單據張 財務主管記賬出納復核制單 200465 固定資產銀行存款1000000 1000000 3 例2 根據以下經濟業(yè)務編制記帳憑證 1 5月6日 以現(xiàn)金100元購買辦公用品 借 管理費用100貸 現(xiàn)金100 付款憑證 字 號貸方科目年月日附件 張 對方單位 摘要 借方科目 金額 記帳符號 借 管理費用100貸 現(xiàn)金100 200156 現(xiàn)付1 現(xiàn)金 購辦公用品 總帳科目 明細科目 管理費用 十萬千百十元角分 10000 合計 10000 銀行結算方式及票號 會計主管記帳稽核出納制證 2 5月7日 收到A單位還來的欠款5000元 存入銀行 借 銀行存款5000貸 應收帳款 A單位5000 收款憑證 字 號借方科目年月日附件 張 對方單位 摘要 貸方科目 金額 記帳符號 十萬千百十元角分 銀行結算方式及票號 會計主管記帳稽核出納制證 借 銀行存款5000貸 應收帳款 A單位5000 200157 銀行存款 銀收1 A單位 收到前欠款 應收帳款 A單位 500000 500000 總帳科目 明細科目 合計 3 5月7日 生產領用材料2000元用于甲 乙產品生產 其中甲產品1500元 乙產品500元 借 生產成本 甲產品1500 乙產品500貸 原材料2000 轉帳憑證轉字第 號年月日附件 張 摘要 總帳科目 貸方金額 記帳符號 十萬千百十元角分 明細科目 借方金額 合計 會計主管記帳稽核制證 十萬千百十元角分 借 生產成本 甲產品1500 乙產品500貸 原材料2000 200157 1 生產領用材料 生產成本 甲產品 150000 生產成本 乙產品 50000 原材料 200000 200000 200000 4 5月8日 從銀行提取現(xiàn)金20000元 備發(fā)工資 借 現(xiàn)金20000貸 銀行存款20000 付款憑證 字 號貸方科目年月日附件 張 對方單位 摘要 借方科目 金額 記帳符號 十萬千百十元角分 銀行結算方式及票號 會計主管記帳稽核出納制證 借 現(xiàn)金20000貸 銀行存款20000 200158 銀行存款 銀付1 提現(xiàn) 備發(fā)工資 現(xiàn)金 2000000 2000000 總帳科目 明細科目 5 5月10日銷售多余材料100元 收到現(xiàn)金支票一張 借 銀行存款100貸 其他業(yè)務收入100 收款憑證 字 號借方科目年月日附件 張 對方單位 摘要 貸方科目 金額 記帳符號 十萬千百十元角分 銀行結算方式及票號 會計主管記帳稽核出納制證 借 銀行存款100貸 其他業(yè)務收入100 2001510 銀行存款 銀收2 收銷售多余材料款 其他業(yè)務收入 10000 10000 總帳科目 明細科目 合計 6 5月30日結算本月職工工資 其中 甲產品生產工人工資8000乙產品生產工人工資5000車間管理人員工資3000行政管理部門人員工資2000專設銷售機構人員工資1500福利人員工資500 借 生產成本 甲產品8000 乙產品5000制造費用3000管理費用2000 銷售費用1500 應付福利費500 貸 應付工資20000 轉帳憑證轉字 號年月日附件 張 摘要 總帳科目 貸方金額 記帳符號 十萬千百十元角分 明細科目 借方金額 合計 會計主管記帳稽核制證 2001531 2 結算工資 生產成本 甲產品 800000 生產成本 乙產品 500000 制造費用 300000 管理費用 200000 銷售費用 150000 轉帳憑證轉字 號年月日附件 張 摘要 總帳科目 貸方金額 記帳符號 十萬千百十元角分 明細科目 借方金額 合計 會計主管記帳稽核制證 2001531 結算工資 應付福利費 500 應付工資 20000 20000 20000 三 匯總憑證的填制 1 匯總收款憑證 一般按 現(xiàn)金 或 銀行存款 賬戶的借方填制 2 匯總付款憑證 一般按 現(xiàn)金 或 銀行存款 賬戶的貸方填制 3 匯總轉賬憑證 一般按每一賬戶的貸方分別填制 四 記賬憑證的審核 1 按原始憑證審核的要求 對所附的原始憑證進行復核 2 記賬憑證所附的原始憑證是否齊全 是否同所附原始憑證的內容相符 金額是否一致等 對一些需要單獨保管的原始憑證和文件 應在憑證上加注說明 3 憑證中會計科目使用是否準確 應借 應貸的金額是否一致 賬戶的對應關系是否清晰 核算的內容是否符合會計制度的規(guī)定等 4 記賬憑證所需要填寫的項目是否齊全 有關人員是否都已簽章等 第五節(jié)會計憑證的傳遞和保管 一 會計憑證的傳遞1 會計憑證的傳遞是指會計憑證從填制或取得起 經過審核 記賬 裝訂到歸檔為止 在有關部門和人員之間按規(guī)定的時間 路線辦理業(yè)務手續(xù)和進行處理的過程 2 內容 傳遞程序 必要的環(huán)節(jié) 傳遞時間 停留的最長時間 銜接手續(xù) 完備嚴密 又簡便易行 二 會計憑證的保管 憑證整理保管的要求 1 各種記賬憑證 連同所附原始憑證和原始憑證匯總表 要分類按順序編號 定期 每天 每五天 每旬或每月 裝訂成冊 并加具封面 封底 注明單位名稱 憑證種類 所屬年月和起訖日期 起訖號碼 憑證張數(shù)等 為防止任意拆裝 應在裝訂處貼上封簽 并由經辦人員在封簽處加蓋騎縫章 2 對一些性質相同 數(shù)量很多或各種隨時需要查閱的原始憑證 可以單獨裝訂保管 在封面上寫明記賬憑證的日期 編號 種類 同時在記賬憑證上注明 附件另訂 3 各種經濟合同和重要的涉外文件等憑證 應另編目錄 單獨登記保管 并在有關原始憑證和記賬憑證上注明 4 其他單位因有特殊原因需要使用原始憑證時 經本單位領導批準 可以復制 但應在專門的登記簿上進行登記 并由提供人員和收取人員共同簽章 5 會計憑證裝訂成冊后 應有專人負責分類保管 年終應登記歸檔 會計憑證的保管期限和銷毀手續(xù) 應嚴格按照 會計檔案管理辦法 進行管理 6 會計憑證在歸檔后 應按年分月順序排列 以便查閱 對已歸檔憑證的查閱 調用和復制 都應得到批準 并辦理一定的手續(xù) 會計憑證在保管中應防止霉爛破損和鼠咬蟲蛀 以確保其安全和完整