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1、試卷代號：2180 《辦公室管理》模擬試卷 此試卷為中央電大往年的舊試卷，提供此模擬題僅為大家熟悉題型之用，僅此而已，與本次期末考試無任何直接關(guān)系 一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分) 1．辦公室布置要注意(D)。 A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 2．傳真機的使用哪一項是不對的(B) A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本 3．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)?C)

2、A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料 C.作會議記錄時離開會議室接聽電話D.暫時保管與會者的物品 4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(B)。 A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C.通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲備辦公用品 5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的(B)。 A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力 C.上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施 6．文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，

3、以下行為中哪一項是不恰當(dāng)?shù)?A)。 A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 B．作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計辦公室的開銷來控制開支 C.采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品 D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務(wù) 7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(B) A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任 8．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(A)。 A．審查功能B．保密功能 C.歡迎詞播

4、放功能D.報數(shù)功能 9．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中；哪一項是正確的 (D)。 A．用叉、匙進(jìn)食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 (2．El內(nèi)含有食物與人說話 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免(D) A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號 C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間 D．日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一

5、年以上，可以廢棄 二、判斷題(正確打“，”，錯誤打"X”o每小題1分，共10分) 1 .文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹(V) 2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個會議文 件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 (v) 3．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定 優(yōu)先順序。(X) 4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范 圍和要求，但沒有期限。(X) 5．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看

6、法。如果 上司不加采用，應(yīng)說服上司。(x) 6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法， 以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。(V) 7．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如 茅臺等烈性酒。(x) 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng) 把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。(V) 9．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地 拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。(V) 10 ．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便

7、的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定 房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。(x) 三、簡答題(每小題10分．共20分) 1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么? (1) 進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用；補缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用； 方法和要求： (1)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (2)適時?？紤]時機；(3)適地。看場合；(4)適度。要注意掌握分寸。 2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷? 1 1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”； 特征:(1)按問題特征立卷；(2按作

8、者特征立卷；(3)按文種特征立卷；(4)按時 (5)按地區(qū)特征立卷；(6)按通訊者特征立卷； (7)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 四、設(shè)計題(每小題10分。共20分) 1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場， 決定 召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會? 2．科達(dá)公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的 正副 經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會 議時間 為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，

9、其他收入600元，假設(shè)一個月工作30 天、一 天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張 安排午 餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。 1(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表 意見者；(2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜；(3)座談會上，文秘人員應(yīng) 與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘 人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；(7)會場 應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， 2．答案： ⑴會議

10、成本=2x3[(G+S)XT]n+后勤開支=6(G+S)T?n+后勤開支(3分) (2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400 +30y)(1分) (3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。(600+30+8)(1分) (4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分) (5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4);(1分) (6)后勤開支一一等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10X50) (1分) (7)會議成本一6X(10+2.5)X5X50+800 =18750一-800 =

11、19550(元) 五、案例分析題(每小題20分，共40分) 1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位 實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文 中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找 總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林 就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公 司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋 沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司

12、呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引 起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時工作不遵 守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請 他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖 沖地推推操操，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好…… 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。 2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要 與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈

13、和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好 準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕?/p>

14、拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的, 與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 1答案 (1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’‘，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；(3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真 記錄，匯報上司；(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮 有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。 2 .答案： (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求； (2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜； (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利； (5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。