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1、　 第二章　會(huì)計(jì)軟件的操作要求 電算化會(huì)計(jì)核算基本流程 　　通用賬務(wù)處理模塊基本操作 　　通用會(huì)計(jì)報(bào)表模塊的基本操作 　　工資、固定資產(chǎn)核算模塊的基本操作 　　應(yīng)收、應(yīng)付模塊基本操作 第一節(jié)　電算化會(huì)計(jì)核算基本流程 　　一、手工會(huì)計(jì)核算流程 　　 　　缺點(diǎn)： 　　數(shù)據(jù)大量重復(fù) 　　信息提供不及時(shí) 　　準(zhǔn)確性差 　　工作強(qiáng)度大 　　二、電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程 　　 　　★★★（一）系統(tǒng)初始化★★★ 　　系統(tǒng)初始化主要包括建立賬套、設(shè)置操作員及權(quán)限、設(shè)置會(huì)計(jì)科目等內(nèi)容。 　?。ǘ┤粘Ｙ~務(wù)處理流程 　　日常賬務(wù)處理主要是根據(jù)提供的會(huì)計(jì)業(yè)

2、務(wù)資料，利用會(huì)計(jì)核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢(xún)、記賬和結(jié)賬工作。 　　1.編制記賬憑證 　　編制記賬憑證可以采用以下幾種方式。 　　（1）手工編制完成記賬憑證后錄入計(jì)算機(jī)。 　?。?）根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會(huì)計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。 　?。?）由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)。例如，由固定資產(chǎn)核算模塊根據(jù)預(yù)定的折舊資料自動(dòng)生成的計(jì)提折舊憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會(huì)計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。 　　2.憑證審核 　　在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負(fù)責(zé)審核的會(huì)計(jì)人員審核已輸入計(jì)算機(jī)的記賬憑證。會(huì)計(jì)核算軟件可根據(jù)

3、審核情況進(jìn)行自動(dòng)控制，已通過(guò)審核的憑證，不能由憑證錄入人員直接進(jìn)行修改。未通過(guò)審核的憑證，不能進(jìn)行記賬。 　　3.記賬 　　在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權(quán)限的人員，通過(guò)記賬功能發(fā)出指令，有計(jì)算機(jī)按照記賬程序自動(dòng)進(jìn)行的。電算化會(huì)計(jì)核算流程中的記賬有以下特點(diǎn)： 　?。?）記賬是一個(gè)功能按鍵，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成相關(guān)賬簿登記； 　?。?）同時(shí)登記總賬、明細(xì)賬和日記賬； 　?。?）各種會(huì)計(jì)賬簿的數(shù)據(jù)都來(lái)源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是“數(shù)據(jù)搬家”，不產(chǎn)生新的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。 　　4.結(jié)賬 　　手工會(huì)計(jì)核算流程中，結(jié)賬工作環(huán)節(jié)，工作量大且復(fù)雜。電算化會(huì)計(jì)核算中，由于可以一次性預(yù)先定義賬戶(hù)結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系，因

4、此結(jié)賬工作可以作為一個(gè)步驟由計(jì)算機(jī)在較短時(shí)間內(nèi)同時(shí)自動(dòng)完成。 　　在會(huì)計(jì)期末，對(duì)指定月份進(jìn)行結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證，則不允許結(jié)賬。上一個(gè)月未結(jié)賬，下一個(gè)月不能記賬。結(jié)賬后，不能再輸入當(dāng)月的記賬憑證。 　　三、電算化會(huì)計(jì)報(bào)表處理流程 　　會(huì)計(jì)報(bào)表第一次使用時(shí)，也存在報(bào)表初始化的問(wèn)題。所謂報(bào)表初始化，就是新建報(bào)表、定義報(bào)表格式、設(shè)置報(bào)表參數(shù)、定義報(bào)表取數(shù)公式和定義表內(nèi)及表間的勾稽關(guān)系。 　　完成報(bào)表初始化后，報(bào)表的日常使用主要有報(bào)表編制、報(bào)表匯總、報(bào)表查詢(xún)和報(bào)表打印等。 　　電算化會(huì)計(jì)報(bào)表處理流程的內(nèi)容包括： 　　（1）報(bào)表格式定義； 　　報(bào)表格式定義主要包括涉及報(bào)表表格

5、、定義單元屬性等，通過(guò)設(shè)置報(bào)表的表樣可以確定整張報(bào)表的大小和外觀。其設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、定義組合單元、定義單元屬性等。 　?。?）報(bào)表公式定義； 　　由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測(cè)就用到了不同的公式。主要有取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。 　?。?）報(bào)表數(shù)據(jù)生成。 　　 　　四、電算化會(huì)計(jì)核算流程與手工會(huì)計(jì)核算流程的區(qū)別 　一句話：只要憑證正確，在軟件的幫助下，會(huì)計(jì)人員輕松的就可以完成記賬等一系列工作。 第二節(jié)　通用賬務(wù)處理程序模塊基本操作 賬務(wù)處理模塊是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心和

6、基礎(chǔ)（大腦）。 　　 　　一、系統(tǒng)初始化 　　系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)電算化非常重要的一項(xiàng)工作，它是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)。 　　系統(tǒng)初始化主要包括以下內(nèi)容： 　?。ㄒ唬┙①~套 　　新建賬套是在建賬向?qū)У闹敢逻M(jìn)行的，通常確定賬套號(hào)、賬套名稱(chēng)、賬套路徑、記賬本位幣、科目級(jí)次與編碼長(zhǎng)度、會(huì)計(jì)期間以及賬套啟用日期等。 　　會(huì)計(jì)軟件具有多賬套管理功能，但是賬套號(hào)必須唯一；賬套名稱(chēng)是用于識(shí)別賬套所屬的會(huì)計(jì)主體，在輸出憑證、賬簿和報(bào)表等會(huì)計(jì)資料時(shí)可直接調(diào)用，所以一般使用單位名稱(chēng)；賬套路徑是指賬套文件在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中的存儲(chǔ)位置；科目級(jí)次和編碼按照“遵循統(tǒng)一規(guī)定，考慮實(shí)際情況，同時(shí)留有余地”的

7、原則進(jìn)行設(shè)置，一般應(yīng)按行業(yè)預(yù)置會(huì)計(jì)科目；會(huì)計(jì)軟件一般提供多種會(huì)計(jì)期間界定方式，我國(guó)規(guī)定會(huì)計(jì)年度實(shí)行公歷年度，會(huì)計(jì)期間一般采用自然月份，賬套啟用會(huì)計(jì)期間即指開(kāi)始電算化工作的期間，由單位根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置。 　　建賬過(guò)程中設(shè)置的基礎(chǔ)參數(shù)對(duì)整個(gè)賬套至關(guān)重要，某些參數(shù)一旦沒(méi)置，在完成新建賬套后將無(wú)法修改。因此必須結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真仔細(xì)做好新建賬套工作，保證建賬過(guò)程正確無(wú)誤。 　?。ǘ┰O(shè)置操作員及其權(quán)限 　　崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)進(jìn)行，平時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)可以進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。操作員的設(shè)置及其權(quán)限管理，應(yīng)按照內(nèi)部控制制度對(duì)崗位分工的要求，嚴(yán)格貫徹不相容職務(wù)分離的原則，授予不同用戶(hù)相應(yīng)的操作權(quán)限

8、。 　　操作員設(shè)置是為了解決“誰(shuí)”可以合法的進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。會(huì)計(jì)軟件一般都有一個(gè)默認(rèn)操作用戶(hù)，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次進(jìn)入通常只能以默認(rèn)操作用戶(hù)登錄，然后可根據(jù)需要進(jìn)行增加、修改或刪除用戶(hù)組及其用戶(hù)等操作。為了防止非法登錄，保障系統(tǒng)安全，在實(shí)際工作中，每一個(gè)操作員都應(yīng)該設(shè)置登錄密碼并定期或不定期更換。 　　權(quán)限設(shè)置是為了解決操作員可以“干什么”的問(wèn)題。所有操作員都只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作，絕不允許越權(quán)操作。一般賬套主管（電算主管或會(huì)計(jì)主管）擁有賬套的最高操作權(quán)限。 　　（三）設(shè)置輔助核算項(xiàng)目 　　會(huì)計(jì)核算軟件在一般會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上，還提供輔助核算功能

9、。對(duì)于需要進(jìn)行輔助核算的各類(lèi)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)事先進(jìn)行設(shè)置，將各個(gè)項(xiàng)目類(lèi)別和具體項(xiàng)目的信息錄入計(jì)算機(jī)，才能在其他設(shè)置和日常核算中使用項(xiàng)目信息。輔助核算項(xiàng)目一般包括部門(mén)設(shè)置、項(xiàng)目檔案設(shè)置、往來(lái)單位設(shè)置等。 　　（四）設(shè)置外幣及其匯率 　　對(duì)于有外幣收支的單位，應(yīng)按照實(shí)際外幣收支增設(shè)相關(guān)外幣幣種及其匯率，以便于進(jìn)行外幣原幣核算和期末的調(diào)匯工作，全面反映會(huì)計(jì)主體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。 　　（五）設(shè)置會(huì)計(jì)科目 　　主要有如下內(nèi)容： 　　1.會(huì)計(jì)科目設(shè)置原則 　　目前通用會(huì)計(jì)核算軟件一般都提供了符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目，而明細(xì)科目則由用戶(hù)根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下： 　?。?）一級(jí)會(huì)計(jì)科

10、目名稱(chēng)必須要符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱(chēng)要通俗易懂、易記、好用、易推廣； 　?。?）設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮到與會(huì)計(jì)核算軟件其他功能模塊之間的銜接，在賬務(wù)處理模塊中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收其他模塊轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)； 　?。?）設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須滿(mǎn)足會(huì)計(jì)報(bào)表的編制要求，凡是報(bào)表中所用數(shù)據(jù)，需要從賬務(wù)處理模塊中取數(shù)的，必須設(shè)定相應(yīng)的科目； 　?。?）設(shè)置會(huì)計(jì)科目要注意保持科目間的協(xié)調(diào)和完整，不能只有下級(jí)科目，沒(méi)有上級(jí)科目，既要設(shè)置一級(jí)科目，又要考慮明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料； 　?。?）設(shè)置會(huì)計(jì)科目要注意保持相對(duì)的穩(wěn)定。 　　2.會(huì)計(jì)科目設(shè)置內(nèi)容 　?。?

11、）會(huì)計(jì)科目編碼。 　　手工方式下，會(huì)計(jì)科目通常采用文字的形式來(lái)表示，這種用文字表示的形式對(duì)計(jì)算機(jī)處理來(lái)說(shuō)存在著諸多不便，用科目編碼的形式便于反映會(huì)計(jì)科目的性質(zhì)，也便于電算化的賬務(wù)處理。如表所示。 電算化表示 手工賬表示 科目編碼 科目名稱(chēng) 名稱(chēng) 注釋 2221 應(yīng)交稅費(fèi) 應(yīng)交稅費(fèi) 一級(jí)賬戶(hù)（總賬賬戶(hù)） 222101 應(yīng)交增值稅 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅 二級(jí)賬戶(hù)（明細(xì)賬戶(hù)） 22210101 進(jìn)項(xiàng)稅額 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 三級(jí)賬戶(hù)（明細(xì)賬戶(hù)） 22210105 銷(xiāo)項(xiàng)稅額 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷(xiāo)項(xiàng)稅額） 三級(jí)賬戶(hù)（明細(xì)賬戶(hù)） 22210

12、106 已交稅金 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（已交稅金） 三級(jí)賬戶(hù)（明細(xì)賬戶(hù)） 　　設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼的時(shí)候要注意以下問(wèn)題： 　?、俦仨毎凑湛颇考?jí)次的先后次序建立。首先應(yīng)該從一級(jí)科目開(kāi)始，逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)科目； 　?、诳颇烤幋a必須唯一，不能重復(fù)，也不能為空，其結(jié)構(gòu)必須與賬套參數(shù)中會(huì)計(jì)科目編碼方案一致； 　?、劭颇烤幋a通常用數(shù)字（或英文字母）等來(lái)表示，不得使用一些無(wú)意義、無(wú)秩序性的字符，如&、@、空格等，以利于科目按科目編碼進(jìn)行排序檢索； 　?、芸颇烤幋a必須與科目名稱(chēng)一一對(duì)應(yīng)。 　?。?）會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)。 　　會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)是指會(huì)計(jì)科目的漢字名稱(chēng)?？颇棵Q(chēng)用漢字、英文字母、數(shù)字等符號(hào)表示

13、。 　　科目名稱(chēng)與科目編碼不同，科目編碼是供計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用的，而科目名稱(chēng)則是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志，是在證、賬、表上打印的標(biāo)識(shí)。 　　在設(shè)置科目名稱(chēng)時(shí)應(yīng)注意： 　?、倏颇棵Q(chēng)不能為空； 　?、诳颇繎?yīng)避免重名，以免影響科目運(yùn)用的準(zhǔn)確性； 　?、劭颇棵Q(chēng)的設(shè)置必須嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)制度（會(huì)計(jì)準(zhǔn)則）的規(guī)定，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 　?。?）科目類(lèi)型。 　　科目類(lèi)型是指該科目屬于資產(chǎn)、負(fù)債、共同、所有者權(quán)益、成本和損益類(lèi)中的哪一類(lèi)。 　　科目類(lèi)型是計(jì)算機(jī)自動(dòng)識(shí)別科目進(jìn)行匯總管理的依據(jù)。在財(cái)政部頒發(fā)的會(huì)計(jì)制度（會(huì)計(jì)準(zhǔn)則）中，會(huì)計(jì)科目編碼的第一位就標(biāo)識(shí)了科目類(lèi)型，其中科目編碼首位為1、2、

14、3、4、5、6，分別代表資產(chǎn)類(lèi)、負(fù)債類(lèi)、共同類(lèi)、所有者權(quán)益類(lèi)、成本類(lèi)和損益類(lèi)科目。 　?。?）科目屬性。 　　科目屬性也就是用戶(hù)根據(jù)本單位的核算和管理的需要來(lái)設(shè)置科目的相關(guān)性質(zhì)。包括設(shè)置會(huì)計(jì)科目的余額方向，設(shè)置外幣核算科目，設(shè)置數(shù)量核算科目，以及對(duì)需要進(jìn)行部門(mén)核算、項(xiàng)目核算等專(zhuān)項(xiàng)核算的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行輔助核算設(shè)置。 　　3.會(huì)計(jì)科目設(shè)置注意事項(xiàng) 　　增加科目時(shí)的注意事項(xiàng) 　?、傩略隹颇繛槊骷?xì)科目時(shí)，其上級(jí)科目必須存在，否則會(huì)導(dǎo)致明細(xì)科目沒(méi)有上級(jí)科目； 　?、谌绻粋€(gè)科目是明細(xì)科目，且已經(jīng)有發(fā)生額或余額產(chǎn)生時(shí)，則不能再為該科目增加下級(jí)科目，只能在年初時(shí)進(jìn)行調(diào)整，否則會(huì)導(dǎo)致上下級(jí)科目金額不

15、符。 　　修改科目時(shí)的注意事項(xiàng) 　?、倏颇恳坏┦褂?，科目代碼不能修改?？颇咳绻呀?jīng)有余額、發(fā)生額，表明已有業(yè)務(wù)發(fā)生，即使涉及該科目的記賬憑證還沒(méi)有記賬，也表示該科目已使用； 　?、谌绻粋€(gè)科目有下級(jí)科目，科目代碼不能修改，否則會(huì)造成其下級(jí)科目沒(méi)有對(duì)應(yīng)上級(jí)科目的錯(cuò)誤； 　?、廴艨颇吭O(shè)有輔助賬，輔助賬使用后科目代碼也不能修改。如果修改，將造成其輔助賬信息不完整的錯(cuò)誤。 　　刪除科目時(shí)的注意事項(xiàng) 　?、倏颇恳呀?jīng)使用，就不能被刪除； 　?、诳颇坑邢录?jí)科目時(shí)，也不能被刪除。如果刪除，會(huì)造成其下級(jí)科目沒(méi)有對(duì)應(yīng)的上級(jí)科目的錯(cuò)誤； 　?、廴艨颇吭O(shè)有輔助賬，當(dāng)輔助賬啟用后科目不能刪除。 　?。?/p>

16、六）錄入科目期初余額。 　　為了保證會(huì)計(jì)電算化中的數(shù)據(jù)能與手工方式下的數(shù)據(jù)銜接，保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)之前，需要將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中。在錄入科目期初余額時(shí)要注意如下問(wèn)題： 　　1.若企業(yè)是年初建賬，則期初余額等于年初數(shù)； 　　2.若企業(yè)是年中建賬，則應(yīng)先將各賬戶(hù)此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方發(fā)生額與累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，也就是說(shuō)，此時(shí)錄入科目期初余額時(shí)，需錄入年初余額或建賬月份的月初余額，以及年初到該月的各月借貸方發(fā)生額或累計(jì)發(fā)生額； 　　3.若科目有輔助核算，應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入；開(kāi)展了輔助核算的會(huì)

17、計(jì)科目的期初余額不能直接錄入，應(yīng)該錄入輔助項(xiàng)目的期初金額，然后由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成該會(huì)計(jì)科目的期初余額； 　　4.錄入科目期初余額時(shí)，應(yīng)注意調(diào)整有關(guān)科目的余額方向，如果借貸方向不能改變，可在數(shù)據(jù)前加“-”表示與默認(rèn)的方向相反。 　　5.錄入科目期初余額時(shí)一般只針對(duì)最末級(jí)科目，上級(jí)科目的期初余額通常由系統(tǒng)匯總所屬下級(jí)科目的數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算出來(lái)； 　　6.科目期初余額錄入完畢后，必須使用軟件提供的功能，進(jìn)行試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。 　?。ㄆ撸┢渌跏荚O(shè)置 　　賬務(wù)處理模塊需要設(shè)置的基礎(chǔ)信息內(nèi)容很多，除上述設(shè)置以外，還包括憑證類(lèi)別、結(jié)算方式、常用憑證、常用摘要等內(nèi)容。 　　二、日

18、常業(yè)務(wù)處理 　　系統(tǒng)初始化完成以后，即可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。也就是根據(jù)相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)資料，利用會(huì)計(jì)軟件完成憑證的編制、審核、修改、查詢(xún)、記賬和相關(guān)證賬的查詢(xún)打印輸出工作。 　?。ㄒ唬┨钪茟{證 　　記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文即憑證體部分。 　　 　　1.憑證頭部分 　?。?）憑證類(lèi)別與憑證編號(hào)。 　　錄入憑證時(shí)，首先應(yīng)按在初始化時(shí)設(shè)置好的憑證類(lèi)別代碼或名稱(chēng)進(jìn)行選擇。在確定憑證類(lèi)別后，一般賬務(wù)處理模塊會(huì)按憑證類(lèi)別的不同按月對(duì)憑證進(jìn)行自動(dòng)連續(xù)編號(hào)。 　　錄入憑證類(lèi)別及編號(hào)時(shí)要注意： 　　①憑證編號(hào)由憑證類(lèi)別編號(hào)（或憑證類(lèi)別名）和憑證順序號(hào)共同組成，例

19、如轉(zhuǎn)字0002等； 　　②不同類(lèi)別的憑證每個(gè)月分別從1號(hào)開(kāi)始連續(xù)編號(hào)； 　?、蹜{證號(hào)作為記賬憑證的標(biāo)識(shí)，按會(huì)計(jì)制度要求，同一類(lèi)別的憑證既不能重號(hào)也不允許漏號(hào)斷號(hào)。 　?。?）憑證日期。 　　也就是錄入記賬憑證的日期，包括年月日。輸入記賬憑證時(shí)，必須輸入憑證日期。 　　由于日期的正確性將影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序，所以輸入憑證日期時(shí)要注意： 　?、賾{證日期應(yīng)隨著憑證號(hào)的遞增而遞增，不能小于前張憑證的日期； 　?、趹{證日期不能超過(guò)（晚于）系統(tǒng)日期。 　　（3）附單據(jù)張數(shù)。 　　指所編制記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)。附單據(jù)張數(shù)應(yīng)根據(jù)錄入記賬憑證所依據(jù)的原始憑證實(shí)際張數(shù)輸入。

20、但并不是所有的記賬憑證都有附件，如更正錯(cuò)賬的憑證、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證就沒(méi)有附件。 　　2.憑證體部分 　?。?）摘要 　　指對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡(jiǎn)述。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨該行會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。 　　摘要的輸入可以在錄入憑證時(shí)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容用鍵盤(pán)輸入，也可以在系統(tǒng)初始化時(shí)對(duì)常用的摘要內(nèi)容定義好，當(dāng)輸入憑證摘要時(shí)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)選擇相應(yīng)的摘要。 　?。?）科目 　　輸入會(huì)計(jì)科目時(shí)，該會(huì)計(jì)科目必須在系統(tǒng)初始化會(huì)計(jì)科目設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置，且必須是最末級(jí)明細(xì)科目，不能有非法對(duì)應(yīng)科目。如果所輸入的會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算

21、內(nèi)容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則要求同時(shí)輸入各種輔助核算的各項(xiàng)內(nèi)容。 　?。?）輔助信息 　　對(duì)于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出輔助信息資料輸入界面提示操作用戶(hù)輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算、數(shù)量單價(jià)以及銀行結(jié)算信息等。 　?。?）金額 　　即該筆分錄的借方或貸方發(fā)生額。任何一張憑證都必須滿(mǎn)足“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。因此，保存每張憑證之前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡檢查，以保證數(shù)據(jù)的正確。如果不平衡，將給予提示并要求修改，直到平衡為止。 　　錄入憑證的金額要注意，由于金額分為借方金額和貸方金額兩欄，

22、所以每條分錄的金額要么在借方，要么在貸方，不能在借貸雙方同時(shí)存在。另外，每條分錄的金額均不能為零。 　　會(huì)計(jì)軟件通常都提供了自動(dòng)完成最后一條分錄金額的功能?！?= ” 　?。ǘ{證審核 　　為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)、正確和可靠，記賬憑證必須要經(jīng)過(guò)審核。無(wú)論是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)，都經(jīng)過(guò)了人工的操作處理，都需要經(jīng)過(guò)審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。 　　憑證審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)憑證錄入員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性和正確性檢查，主要包括審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會(huì)計(jì)分錄是

23、否正確、內(nèi)容是否完整等，其目的是為了防止舞弊的產(chǎn)生。 　　在賬務(wù)處理模塊中，所有錄入的憑證都必須經(jīng)過(guò)審核簽章后才能記賬。在這個(gè)過(guò)程中要注意如下問(wèn)題： 　?、賹徍藨{證與填制憑證不允許是同一個(gè)人，只有具有審核權(quán)限的人員才允許進(jìn)行憑證審核工作； 　?、趯徍巳藛T發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或有異議的憑證，不得直接進(jìn)行修改，必須由憑證錄入人員本人修改后再交由審核人員重新審核； 　?、蹜{證審核簽章后，不能直接對(duì)其進(jìn)行修改和刪除，必須取消審核后才能修改和刪除； 　?、芤∠瓕徍撕炚?，即將該憑證變?yōu)槲唇?jīng)審核的狀態(tài)，則必須由審核人員自己進(jìn)行。 　　記賬憑證的審核可根據(jù)情形選擇單張審核或是成批審核。單張審核是由審核人員

24、逐張檢查記賬憑證并逐張簽審核章；而成批審核是由審核人員執(zhí)行成批審核功能，由會(huì)計(jì)軟件在后臺(tái)自動(dòng)審核所選全部未審核記賬憑證，并成批簽審核章。 　　（三）憑證的修改 　　如記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，應(yīng)根據(jù)憑證的不同狀態(tài)運(yùn)用不同的更正方法予以修改。在進(jìn)行修改時(shí)，一般應(yīng)在記賬憑證的來(lái)源處由制單人員本人進(jìn)行更正，即手工鍵盤(pán)錄入的憑證應(yīng)由制單人員本人在憑證模塊進(jìn)行修改，采用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能機(jī)制生成的憑證應(yīng)由執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的操作員重新生成正確憑證，由其他子模塊編制傳來(lái)的憑證應(yīng)返回由該模塊的憑證生成編制人員重新修改編制。 　　1.憑證填制保存后未經(jīng)審核等任何簽章 　　在此種狀態(tài)下，憑證上只有制單人員一人的簽章，

25、可由制單本人找到需要修改的憑證，將光標(biāo)移到需要修改處進(jìn)行修改并重新保存。 　　2.憑證保存后已有審核等簽章但未記賬 　　憑證保存后經(jīng)過(guò)審核等操作員處理簽章，此時(shí)憑證上有除制單人員外多個(gè)簽章責(zé)任人，不能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行直接修改，應(yīng)利用取消功能消除審核等操作員的簽章后方可進(jìn)行更正并重新保存。 　　3.憑證已記賬 　　記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，不能修改憑證。雖然會(huì)計(jì)軟件一般都提供了取消審核記賬等逆向操作功能，但對(duì)于此類(lèi)差錯(cuò)不推薦采用這種方法進(jìn)行更正。為了給審計(jì)留下線索，提供審計(jì)軌跡，應(yīng)采用沖銷(xiāo)憑證或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行。 　?。ㄋ模┎樵?xún)憑證 　　在編制記賬憑證過(guò)程中，可以通過(guò)查詢(xún)功能，對(duì)憑證進(jìn)行查

26、看，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，保證憑證的正確性。所有的記賬憑證都將集中到憑證處理模塊，所以在憑證模塊不僅可以查詢(xún)到憑證模塊填制的憑證，也可以查詢(xún)到模塊生成的憑證。 　　（五）記賬 　　記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶(hù)基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 　　在手工方式下，記賬是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆匯總登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。 　　在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作人員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬、明細(xì)賬、日記賬、部門(mén)賬、往來(lái)賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。

27、 　　記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過(guò)程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。 　　為了保障記賬順利，減少差錯(cuò)，在記賬過(guò)程中需要注意以下的問(wèn)題： 　?。?）在記賬過(guò)程中，不得中斷退出； 　　（2）上月未結(jié)賬，本月不能記賬； 　　（3）證記賬后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，只能用沖銷(xiāo)憑證法或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行修改。 　　記賬后，如果確有特殊需要，可以利用系統(tǒng)提供的反記賬功能恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。這一功能只有賬套主管（電算主管）才有權(quán)執(zhí)行。 　　（六）賬簿查詢(xún) 　　在會(huì)計(jì)核算軟件中，會(huì)計(jì)賬簿可隨時(shí)根據(jù)需要生成以提供查詢(xún)或者輸出。查詢(xún)賬簿，需要設(shè)定查詢(xún)條件，查詢(xún)的

28、結(jié)果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。賬簿查詢(xún)主要包括基本會(huì)計(jì)核算賬簿的查詢(xún)輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢(xún)輸出。其中，總賬的查詢(xún)可以由科目余額表代替。 　　需要注意的是，在電算化環(huán)境下，部分會(huì)計(jì)賬簿的查詢(xún)可以選擇是否將未記賬憑證數(shù)據(jù)計(jì)算在內(nèi)。利用此功能，會(huì)計(jì)人員可以在記賬前得到會(huì)計(jì)賬簿的預(yù)期數(shù)。但是，現(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。 　　三、結(jié)賬 　　每月月底都要進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬操作實(shí)際上就是指計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。 　　在電算化方式下，結(jié)賬操作與手工方式相比簡(jiǎn)單地多，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次

29、，主要是對(duì)當(dāng)月日常處理限制和對(duì)下月賬簿的初始化，均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。 　　在結(jié)賬前要進(jìn)行下列檢查： 　　（1）檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。 　?。?）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并以記賬，否則本月不能結(jié)賬。 　　（3）檢查上月是否結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。 　?。?）核對(duì)總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。 　?。?）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)賬，如果沒(méi)有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶(hù)的記賬工作；計(jì)算本月各賬戶(hù)發(fā)生額合計(jì)和本月賬

30、戶(hù)期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。 　　結(jié)賬的時(shí)候要注意： 　?、俑骺颇康臄?、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)轉(zhuǎn)前完成。 　　②結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。 　　③結(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。 第三節(jié)　通用會(huì)計(jì)報(bào)表模塊的基本操作 　　一、會(huì)計(jì)報(bào)表模塊概述 　　（一）會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)構(gòu) 　　不同會(huì)計(jì)報(bào)表的格式和內(nèi)容不相同，不同會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表模板也各有特點(diǎn)，但是就會(huì)計(jì)報(bào)表的框架結(jié)構(gòu)來(lái)講，一般由表頭、表體和表尾幾個(gè)部分組成。 　　1.表頭 　　表頭通常描述報(bào)表的名稱(chēng)、報(bào)表編號(hào)、編制單位、編制日期、貨幣計(jì)量單位等內(nèi)容。 　　2.表體 　　表體是報(bào)表的主要部

31、分，是由表樣單元（項(xiàng)目及項(xiàng)目名稱(chēng)）和數(shù)據(jù)單元（報(bào)表數(shù)據(jù)）組成。在報(bào)表編制過(guò)程中，表樣單元輸入的內(nèi)容一般為文字，數(shù)據(jù)單元輸入的內(nèi)容為數(shù)字（數(shù)值），而且數(shù)字是通過(guò)預(yù)先定義好的取數(shù)公式自動(dòng)計(jì)算生成。 　　3.表尾 　　表尾主要是指報(bào)表格式下方的說(shuō)明及附注等，既包括文字說(shuō)明，也包括部分?jǐn)?shù)據(jù)。如報(bào)表附注等補(bǔ)充資料及制表人、會(huì)計(jì)主管、單位負(fù)責(zé)人的簽章等。 　?。ǘ?huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源 　　一般來(lái)說(shuō)，報(bào)表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)主要來(lái)源于總分類(lèi)賬和明細(xì)賬，有的也來(lái)源于其他已經(jīng)編制生成的報(bào)表，還有的是根據(jù)本表表內(nèi)項(xiàng)目匯總計(jì)算得來(lái)的，甚至有的來(lái)源于諸如工資、固定資產(chǎn)等其他會(huì)計(jì)核算子模塊。因此會(huì)計(jì)報(bào)表模塊能與賬務(wù)處理（

32、總賬）、工資、固定資產(chǎn)等子模塊聯(lián)用，通過(guò)報(bào)表取數(shù)公式從相應(yīng)模塊中提取所需數(shù)據(jù)并計(jì)算生成各種報(bào)表。 　　（三）報(bào)表模塊的基本操作流程 　　不同的會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表處理模塊的具體操作會(huì)有所不同，但是通常的報(bào)表處理流程包括啟動(dòng)并登陸報(bào)表模塊、建立（或打開(kāi)）報(bào)表、格式設(shè)計(jì)、處理數(shù)據(jù)、輸出報(bào)表、保存報(bào)表并退出報(bào)表模塊等基本過(guò)程。 　　 　　二、報(bào)表的編制操作 　?。ㄒ唬┱{(diào)用報(bào)表模板生成報(bào)表 　　調(diào)用模板編制并生成會(huì)計(jì)報(bào)表主要有以下幾個(gè)操作步驟： 　?。?）啟動(dòng)并登錄報(bào)表模塊； 　?。?）新建空白報(bào)表進(jìn)行報(bào)表； 　?。?）從菜單命令中調(diào)出報(bào)表模板操作界面； 　?。?）選擇本單位所屬行業(yè)

33、、會(huì)計(jì)制度； 　?。?）選擇將要編制生成的會(huì)計(jì)報(bào)表名稱(chēng)； 　?。?）所有選擇設(shè)置完成后單擊“確認(rèn)”按鈕； 　?。?）在彈出的提示對(duì)話框中回答“是”或“確定”，則當(dāng)前空白表的格式就被模板自動(dòng)覆蓋。如有需要，可做適當(dāng)修改； 　?。?）計(jì)算生成所需會(huì)計(jì)報(bào)表； 　?。?）保存報(bào)表。 　　（二）自定義報(bào)表的編制 　　自定義報(bào)表編制的步驟是： 　　1.建立新的空白報(bào)表 　　2.新表格式化 　　格式化設(shè)置主要包括表頭、表體、單元屬性設(shè)置。 　　3.報(bào)表公式設(shè)置 　　報(bào)表公式的定義，主要包括取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。 　?。?）取數(shù)公式定義 　　報(bào)表取數(shù)公式定義是根據(jù)報(bào)

34、表與賬簿、報(bào)表內(nèi)各項(xiàng)目、報(bào)表與報(bào)表、報(bào)表與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系，將報(bào)表編制方法通過(guò)取數(shù)公式加以描述，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化自動(dòng)處理報(bào)表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵步驟。 　　取數(shù)公式主要解決會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源，自動(dòng)計(jì)算生成會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。即從什么地方取數(shù)、取哪些數(shù)、數(shù)據(jù)要經(jīng)過(guò)哪些處理等等，經(jīng)過(guò)運(yùn)算這些公式就可以完成報(bào)表的編制工作。盡管不同的報(bào)表軟件在公式的具體形式有所不同，但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作數(shù)組成的表達(dá)式，操作符可以是+（加號(hào)）、-（減號(hào)）、*（乘號(hào)）、／（除號(hào)）、^（乘方）、（）（括號(hào)）等，操作數(shù)可以是常數(shù)、報(bào)表單元和系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。 　　表2-5常見(jiàn)的公式定義方式 　　利用

35、賬務(wù)函數(shù)從賬上取數(shù) 　　一般有期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末余額等取金額數(shù)據(jù)的函數(shù)，也有相應(yīng)取數(shù)量數(shù)據(jù)的賬務(wù)函數(shù)。定義這些函數(shù)時(shí)通常需要指明相應(yīng)的科目編碼、會(huì)計(jì)期間、金額方向、賬套等參數(shù)等。 　　利用統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)函數(shù)取數(shù) 　　如計(jì)數(shù)函數(shù)、求和函數(shù)、求平均值函數(shù)、求最大值函數(shù)、求最小值函數(shù)等。 　　直接列式計(jì)算取數(shù) 　　這類(lèi)主要是針對(duì)一些小計(jì)、合計(jì)等一般加減項(xiàng)目的數(shù)據(jù)計(jì)算，直接使用單元和運(yùn)算符號(hào)相結(jié)合的運(yùn)算式子，如利潤(rùn)表中本期金額欄內(nèi)的“利潤(rùn)總額=營(yíng)業(yè)利潤(rùn)+營(yíng)業(yè)外收入-營(yíng)業(yè)外支出”，其取數(shù)公式就可定義為“B19=B15+B16-B17” 。 　　為了方便用戶(hù)進(jìn)行報(bào)表取數(shù)公式定義

36、，報(bào)表模塊提供了公式向?qū)Чδ堋＿M(jìn)入公式向?qū)Ы缑妫罁?jù)各項(xiàng)目單元數(shù)據(jù)填列要求和數(shù)據(jù)源，按照系統(tǒng)提示，逐項(xiàng)回答從何處取數(shù)、哪一個(gè)會(huì)計(jì)期間、哪一個(gè)會(huì)計(jì)科目、哪一類(lèi)型數(shù)據(jù)等取數(shù)條件，系統(tǒng)即可自動(dòng)生成所需要的取數(shù)公式。 　　利用公式向?qū)Фx取數(shù)公式的操作步驟一般為： 　　①首先選中要定義取數(shù)公式的單元； 　　②執(zhí)行公式向?qū)Чδ?，進(jìn)入公式向?qū)Ы缑妫? 　?、郯凑展较?qū)У闹敢痦?xiàng)設(shè)置該項(xiàng)目的數(shù)據(jù)源及取數(shù)條件； 　?、馨聪?qū)е敢O(shè)置完畢，單擊確定按鈕，返回報(bào)表操作界面； 　?、葑詣?dòng)按所設(shè)條件生成取數(shù)公式并列示在公式編輯欄內(nèi)； 　　⑥單擊確認(rèn)按鈕，公式編輯欄內(nèi)的公式即可被定義到所選單元中，取數(shù)公

37、式定義成功。 　?。?）審核公式定義 　　報(bào)表審核公式定義也稱(chēng)為“報(bào)表勾稽關(guān)系定義”。審核公式是根據(jù)表內(nèi)及表間數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系定義的，用來(lái)檢查驗(yàn)證所編報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。在審核公式定義中，一個(gè)完整的審核公式由兩部分構(gòu)成，即公式表達(dá)式和條件不滿(mǎn)足時(shí)的提示信息。 　　公式表達(dá)式除了使用定義取數(shù)公式時(shí)允許使用的運(yùn)算符號(hào)外，通常還會(huì)使用到=（等于）、>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、<>（不等于）等邏輯運(yùn)算符號(hào)。條件不滿(mǎn)足時(shí)的提示信息是指使用審核公式對(duì)報(bào)表進(jìn)行檢查驗(yàn)證時(shí)，檢查驗(yàn)證結(jié)果不滿(mǎn)足審核公式邏輯表達(dá)式的要求而自動(dòng)彈出的錯(cuò)誤提示信息，它可以幫助用戶(hù)查找并修改報(bào)表差錯(cuò)

38、。 　　如表2-4所示的利潤(rùn)表編制時(shí)，為了檢查審核其本期金額欄內(nèi)凈利潤(rùn)計(jì)算是否正確無(wú)誤，可以這樣定義其審核公式： 　?、賵?zhí)行審核公式定義功能，進(jìn)入審核公式定義界面； 　?、谳斎雽徍斯奖磉_(dá)式“B19-B20=B21”； 　?、圯斎脲e(cuò)誤提示信息“凈利潤(rùn)計(jì)算有誤!”； 　?、軉螕舸_定按鈕返回報(bào)表界面，審核公式定義完畢。 　?。?）舍位平衡公式定義。 　　當(dāng)所編報(bào)表從低倍計(jì)量單位轉(zhuǎn)變?yōu)楦弑队?jì)量單位時(shí)（如報(bào)表計(jì)量單位由元轉(zhuǎn)變?yōu)槿f(wàn)元），即報(bào)表數(shù)據(jù)的進(jìn)位，原來(lái)滿(mǎn)足的數(shù)據(jù)勾稽、平衡關(guān)系就完全可能被破壞。因此，為了保證報(bào)表計(jì)量單位進(jìn)位轉(zhuǎn)變后不影響報(bào)表的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系和平衡關(guān)系，就需要對(duì)之進(jìn)行調(diào)整。

39、報(bào)表經(jīng)舍位操作以后，重新調(diào)整勾稽與平衡關(guān)系的公式稱(chēng)之為舍位平衡公式。其中，進(jìn)行進(jìn)位操作叫做舍位，舍位后調(diào)整勾稽平衡關(guān)系的操作叫做舍位平衡公式。 　　4.報(bào)表數(shù)據(jù)生成 第四節(jié)　工資核算模塊的基本操作 　　企業(yè)工資核算模塊是以職工個(gè)人的各項(xiàng)工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成單位的工資計(jì)算、工資分配、工資發(fā)放等基本會(huì)計(jì)工作。 　　一、操作流程 　　工資核算模塊操作主要包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理，其操作流程如圖所示。 　　 　　通用工資核算模塊操作流程圖 　　工資初始設(shè)置操作流程 　　 　　工資日常業(yè)務(wù)處理操作流程 　　 　　二、基本操作 　　1.部門(mén)設(shè)置

40、　　2.定義職工名冊(cè) 　　3.定義工資計(jì)算項(xiàng)目 　　定義職工工資計(jì)算項(xiàng)目就是定義工資模塊核算項(xiàng)目的名稱(chēng)、類(lèi)型及數(shù)據(jù)長(zhǎng)度等。一般企業(yè)職工工資構(gòu)成的基礎(chǔ)項(xiàng)目包括基本工資、崗位津貼、補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金、應(yīng)發(fā)工資、代扣款項(xiàng)和實(shí)發(fā)工資等。 　　除了定義工資表和工資條上的工資項(xiàng)目外，還可以定義一些輔助項(xiàng)目，如請(qǐng)假天數(shù)等。這些項(xiàng)目是為工資計(jì)算和工資分配服務(wù)的，一般不在工資條上打印。 　　4.定義工資計(jì)算公式 　　用于定義工資項(xiàng)目的計(jì)算公式和工資項(xiàng)目之間的運(yùn)算。要定義計(jì)算公式，先調(diào)出需要定義公式的工資項(xiàng)目，然后在屏幕提供的公式定義處輸入計(jì)算公式。 　　5.工資原始數(shù)據(jù)錄入 　　第一次使用工資核算模塊前必

41、須將所有職工的基本工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，作為工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 　　一般工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以分成三種情況： 　　一是固定數(shù)據(jù)，如基本工資、崗位津貼等； 　　第二種是變動(dòng)數(shù)字，如請(qǐng)假天數(shù)、考勤記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等； 　　第三種是計(jì)算數(shù)字，如病事假工資、應(yīng)發(fā)工資、實(shí)發(fā)工資等，這部分?jǐn)?shù)據(jù)可以由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算產(chǎn)生。 　　工資固定數(shù)據(jù)又可以分為兩種情況，一是對(duì)所有職工都一樣的固定數(shù)據(jù)，一種是每名職工各自的固定數(shù)據(jù)。前者如計(jì)件工資中的單位工資、日工資等，后者如職工的基本工資等。 　　6.工資變動(dòng)數(shù)據(jù)輸入 　　工資變動(dòng)數(shù)據(jù)是指每個(gè)月份都要更新的數(shù)據(jù)，這些變動(dòng)數(shù)據(jù)在每次進(jìn)行工資計(jì)算之前都要輸入計(jì)算機(jī)

42、，用來(lái)執(zhí)行工資計(jì)算。由于職工工資與考勤、水電費(fèi)等因素有關(guān)，因此，每個(gè)月都需要進(jìn)行職工工資數(shù)據(jù)的調(diào)整。 　　7.工資計(jì)算、工資匯總 　?。?）工資計(jì)算 　　工資計(jì)算工作是計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，核算軟件根據(jù)初始設(shè)置工作中定義的計(jì)算公式、輸入的工資原始數(shù)據(jù)和工資變動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，計(jì)算出各個(gè)派生工資項(xiàng)目的數(shù)值。 　?。?）工資匯總 　　工資匯總是按部門(mén)自動(dòng)進(jìn)行的，每一級(jí)核算部門(mén)都可以產(chǎn)生各個(gè)工資項(xiàng)目的合計(jì)值，軟件從最低級(jí)部門(mén)向上級(jí)部門(mén)逐級(jí)進(jìn)行匯總，直至產(chǎn)生該單位總的匯總表。 　　8.工資分?jǐn)? 　　工資費(fèi)用分?jǐn)偟哪康氖菍⒐べY費(fèi)用記入有關(guān)部門(mén)的成本項(xiàng)目，對(duì)于企業(yè)，每月編制的工資分配憑證基本上是一致

43、的，不同的只是分配入賬的數(shù)據(jù)項(xiàng)。所以可以一次性定義工資分配憑證，每月由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成匯總憑證。 　　工資計(jì)算、匯總完畢后，就可以進(jìn)行工資的分配和各種經(jīng)費(fèi)的計(jì)提，編制記賬憑證，傳遞到總賬模塊。 　　9.工資報(bào)表輸出 　　工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終是要通過(guò)工資報(bào)表的形式反映。工資報(bào)表一般有工資發(fā)放表、工資匯總表、工資統(tǒng)計(jì)表、工資費(fèi)用分配表、工資分析表等。 　　在實(shí)務(wù)中，一般按習(xí)慣打印出工資發(fā)放表，以便領(lǐng)款人簽字之用；打印出工資匯總表和工資分配表，以便工資發(fā)放之用；打印出工資條或工資卡，以便領(lǐng)款人存檔之用。 　　10.月末結(jié)轉(zhuǎn) 　　工資核算是按照月進(jìn)行的，當(dāng)月工資計(jì)算、匯總、入賬完畢后，要進(jìn)行

44、數(shù)據(jù)備份，將備份數(shù)據(jù)妥善保存。同時(shí)將當(dāng)月數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。 　　實(shí)務(wù)工作中，目前普遍采用由銀行代發(fā)工資的形式，所以企業(yè)還需要將工資核算結(jié)果提供給銀行有關(guān)部門(mén)。一般銀行都會(huì)提出數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)格式，因此，月末企業(yè)要根據(jù)需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成銀行要求的標(biāo)準(zhǔn)格式并傳送至銀行。 第五節(jié)　固定資產(chǎn)模塊的基本操作 固定資產(chǎn)模塊主要完成單位固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)的核算和管理，生成固定資產(chǎn)卡片，按月反應(yīng)固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化及其他變動(dòng)，并輸出相應(yīng)的增減變動(dòng)明細(xì)賬，按月自動(dòng)計(jì)提折舊，生成折舊分配憑證，同時(shí)輸出一些同設(shè)備管理相關(guān)的報(bào)表和賬簿。 　　一、操作流程 　　固定資產(chǎn)核算模塊操作主要包括初始

45、設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理，其操作流程如圖所示。 　　通用固定資產(chǎn)核算模塊操作流程 2、 基本操作 　　1.固定資產(chǎn)分類(lèi)設(shè)置 　　固定資產(chǎn)分類(lèi)設(shè)置包括固定資產(chǎn)分類(lèi)編碼、固定資產(chǎn)分類(lèi)名稱(chēng)、固定資產(chǎn)類(lèi)別的折舊屬性、常用折舊方法、預(yù)計(jì)使用年限、預(yù)計(jì)凈殘值率。 　　常見(jiàn)的折舊方法一般分為平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法。商品化會(huì)計(jì)軟件一般都將這些常用的折舊方法預(yù)設(shè)置在系統(tǒng)中，用戶(hù)在進(jìn)行固定資產(chǎn)分類(lèi)設(shè)置時(shí)，對(duì)應(yīng)項(xiàng)目只需選擇即可。 　　具體的增加操作在后面的軟件操作中會(huì)涉及到，在此不在闡述。 續(xù)表固定資產(chǎn)類(lèi)別編碼 固定資產(chǎn)類(lèi)別名稱(chēng) 分錄 對(duì)應(yīng)入賬科目 01 購(gòu)入

46、 借：固定資產(chǎn) 　　貸：銀行存款 02 投資者投入 借：固定資產(chǎn) 　　貸：實(shí)收資本 03 接受捐贈(zèng) 借：固定資產(chǎn) 　　貸：營(yíng)業(yè)外收入 04 盤(pán)盈 借：固定資產(chǎn) 　　貸：以前年度損益調(diào)整 05 在建工程轉(zhuǎn)入 借：固定資產(chǎn) 　　貸：在建工程 　 06 融資租入 借：固定資產(chǎn) 　　貸：長(zhǎng)期應(yīng)付款 　 07 出售 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計(jì)折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 08 盤(pán)虧 借：待處理財(cái)產(chǎn)損溢 　　累計(jì)折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 09 投資轉(zhuǎn)出 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計(jì)折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　

47、10 捐贈(zèng)轉(zhuǎn)出 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計(jì)折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 11 報(bào)廢 借：固定資產(chǎn)清理 　　 累計(jì)折舊 　　 貸：固定資產(chǎn) 　 12 毀損 借：固定資產(chǎn)清理 　　累計(jì)折舊 　　貸：固定資產(chǎn) 　 　　2.固定資產(chǎn)變動(dòng)方式設(shè)置 　　固定資產(chǎn)變動(dòng)方式設(shè)置（本質(zhì)：賬務(wù)處理的應(yīng)用） 　　 　　固定資產(chǎn)核算初始設(shè)置 　　 　　固定資產(chǎn)核算日常業(yè)務(wù)操作流程 　　 　　3.固定資產(chǎn)使用部門(mén)設(shè)置 　　部門(mén)設(shè)置包括部門(mén)編碼、部門(mén)名稱(chēng)、對(duì)應(yīng)折舊科目。 　　4.固定資產(chǎn)折舊方法設(shè)置 　　固定資產(chǎn)折舊方法是自動(dòng)計(jì)提折舊的基礎(chǔ)。影響固定資產(chǎn)折舊的因素

48、主要有四個(gè)：固定資產(chǎn)的原值、固定資產(chǎn)凈殘值、固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備和預(yù)計(jì)使用年限。 　　5.錄入固定資產(chǎn)原始卡片 　　原始卡片的錄入主要包括以下內(nèi)容：固定資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、資產(chǎn)類(lèi)別、原值、使用年限、變動(dòng)方式、使用狀況、凈值、累計(jì)折舊、折舊方法、總工作量、凈殘值率、凈殘值等基本信息。 　　6.固定資產(chǎn)變動(dòng)輸入 　　固定資產(chǎn)的變動(dòng)主要包括增加、減少和變動(dòng)三類(lèi)。 　　●固定資產(chǎn)增加 　　固定資產(chǎn)增加的處理類(lèi)似于固定資產(chǎn)原始卡片的錄入，也就是增加一張新的固定資產(chǎn)卡片。 　　●固定資產(chǎn)的減少 　　資產(chǎn)在使用過(guò)程中，由于各種原因（如毀損、出售、盤(pán)虧等）退出企業(yè)，此時(shí)要做資產(chǎn)減少處理，即新增一張固定

49、資產(chǎn)減少單據(jù)。 　　●固定資產(chǎn)的變動(dòng) 　　固定資產(chǎn)發(fā)生原值的增減、部門(mén)的轉(zhuǎn)移、使用狀況的變動(dòng)、折舊方法的調(diào)整、累計(jì)折舊的調(diào)整、工作量的調(diào)整、凈殘值率的調(diào)整、類(lèi)別的調(diào)整等情況，均可以通過(guò)輸入各種變動(dòng)單進(jìn)行處理。固定資產(chǎn)的變動(dòng)需要增加變動(dòng)單據(jù)，輸入相關(guān)信息后，保存變動(dòng)單據(jù)。 　　7.計(jì)提折舊 　　自動(dòng)計(jì)提折舊是固定資產(chǎn)核算模塊的主要功能之一。利用系統(tǒng)的“計(jì)提折舊”功能，自動(dòng)生成折舊分配表和記賬憑證，并自動(dòng)完成將憑證傳遞到總賬的工作。 　　8.固定資產(chǎn)賬查詢(xún) 　　固定資產(chǎn)輸出信息包括賬簿、折舊表、匯總表和分析表，可按需進(jìn)行多種方式的組合查詢(xún)，也可根據(jù)用戶(hù)需要自定義動(dòng)態(tài)賬簿。 　　9.月

50、末結(jié)賬 　　固定資產(chǎn)生成憑證傳遞至總賬模塊后，即可結(jié)束當(dāng)期業(yè)務(wù)處理。月末結(jié)賬每月一次，結(jié)賬后當(dāng)期的數(shù)據(jù)不能修改。 第六節(jié)　應(yīng)收模塊基本操作 　　在不同的財(cái)務(wù)軟件中，應(yīng)收款的核算與管理采取了不同的設(shè)計(jì)方案，基本上有3種模式：一是作為獨(dú)立的系統(tǒng)，與銷(xiāo)售管理系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)集成應(yīng)用；二是作為銷(xiāo)售管理系統(tǒng)的一個(gè)功能構(gòu)成應(yīng)用；三是作為總賬系統(tǒng)的一個(gè)輔助功能應(yīng)用。本節(jié)主要是針對(duì)第一種模式進(jìn)行講解，但是無(wú)論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。 　　一、操作流程 　　應(yīng)收賬款核算基本操作流程如圖所示。 　　 　　二、基本操作 　　1.應(yīng)收賬款賬齡區(qū)間設(shè)置 　　為了對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行

51、賬齡分析，評(píng)估客戶(hù)信譽(yù)，并按一定的比例估計(jì)壞賬損失，應(yīng)設(shè)置賬齡區(qū)間。設(shè)置內(nèi)容包括序號(hào)、總天數(shù)、起止天數(shù)。 　?。?）序號(hào)。一般序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，不能修改。 　?。?）總天數(shù)。直接輸入截止該區(qū)間的賬齡總天數(shù)。 　?。?）起止天數(shù)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入的總天數(shù)自動(dòng)生成相應(yīng)的區(qū)間。 　　2.客戶(hù)編碼和名稱(chēng)設(shè)置 　　3.付款條件設(shè)置 　　付款條件也稱(chēng)現(xiàn)金折扣，是確定客戶(hù)付款到期日和現(xiàn)金折扣日期的依據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)所選擇的付款條件來(lái)確定在交易中的折扣。設(shè)置的主要內(nèi)容包括付款條件編碼、付款條件名稱(chēng)、信用天數(shù)、優(yōu)惠方案。 　　4.期初數(shù)據(jù)錄入 　　5.收款單據(jù)處理 　?。?）收款單據(jù)的錄入。

52、 　?。?）收款單據(jù)的審核。 　?。?）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。 　　為保證應(yīng)收賬款核算模塊與總賬模塊數(shù)據(jù)保持一致，在應(yīng)收款核算模塊新增單據(jù)之后，必須通過(guò)憑證處理把單據(jù)生成憑證傳入總賬模塊。只有經(jīng)過(guò)審核的收款單可以立即生成記賬憑證，傳遞到總賬模塊。 　　銷(xiāo)售發(fā)票應(yīng)該在銷(xiāo)售核算模塊中錄入處理。應(yīng)收應(yīng)付核算與銷(xiāo)售核算是兩個(gè)獨(dú)立的模塊，如果企業(yè)同時(shí)使用銷(xiāo)售核算模塊（集成在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中）和應(yīng)收應(yīng)付模塊，那么銷(xiāo)售核算模塊中銷(xiāo)售發(fā)票會(huì)直接傳入應(yīng)收賬款核算模塊。如果沒(méi)有使用銷(xiāo)售模塊，則各類(lèi)發(fā)票和應(yīng)收單據(jù)均在應(yīng)收賬款核算模塊中錄入并審核。 　　6.應(yīng)收賬款核銷(xiāo)處理 　　核銷(xiāo)是確定收款單與原始發(fā)票及應(yīng)收單之間對(duì)應(yīng)關(guān)

53、系的操作。也就是將收回的客戶(hù)款核銷(xiāo)該客戶(hù)應(yīng)收款的處理，建立已收款與應(yīng)收款的核銷(xiāo)記錄。只有經(jīng)過(guò)核銷(xiāo)的應(yīng)收單據(jù)才能真正作為收款處理。系統(tǒng)提供手工和自動(dòng)兩種核銷(xiāo)方式。 　　 　　核銷(xiāo)處理時(shí)，可以一張發(fā)票（或應(yīng)收單）對(duì)應(yīng)一張收款單分次核銷(xiāo)，也可以一張發(fā)票（或應(yīng)收單）一次對(duì)應(yīng)多張收款單核銷(xiāo)，一張收款單一次對(duì)應(yīng)多張發(fā)票核銷(xiāo)或多張發(fā)票對(duì)應(yīng)多張收款單核銷(xiāo)。無(wú)論采用何種方式，要求本次核銷(xiāo)金額之和必須等于收款單的金額之和。 　?。?）自動(dòng)核銷(xiāo) 　　自動(dòng)核銷(xiāo)以發(fā)票號(hào)作為核銷(xiāo)依據(jù)。通過(guò)查詢(xún)條件選擇需要核銷(xiāo)的單據(jù)，由系統(tǒng)自動(dòng)核銷(xiāo)。自動(dòng)核銷(xiāo)可對(duì)多個(gè)客戶(hù)進(jìn)行，依據(jù)核銷(xiāo)規(guī)則對(duì)客戶(hù)單據(jù)進(jìn)行核銷(xiāo)處理。核銷(xiāo)完成后，提交自動(dòng)

54、核銷(xiāo)報(bào)告，顯示已核銷(xiāo)的情況和未核銷(xiāo)的原因。 　　（2）手工核銷(xiāo) 　　可以根據(jù)查詢(xún)條件選擇需要核銷(xiāo)的單據(jù)，然后手工勾對(duì)，作為自動(dòng)核銷(xiāo)方法的一種補(bǔ)充。 　　7.應(yīng)收賬款及賬齡分析 　　（1）應(yīng)收賬款明細(xì)賬的查詢(xún) 　　應(yīng)收賬款明細(xì)賬是反映往來(lái)單位在某段時(shí)間內(nèi)往來(lái)賬款的詳細(xì)情況的報(bào)表，是以每一發(fā)票號(hào)作為一條記錄處理的。查詢(xún)時(shí)，系統(tǒng)動(dòng)態(tài)即時(shí)生成。系統(tǒng)提供按發(fā)票號(hào)、客戶(hù)進(jìn)行查詢(xún)。 　?。?）應(yīng)收賬款催款單查詢(xún) 　　根據(jù)客戶(hù)付款條件所固定的信用期間，或銷(xiāo)售合同中所簽訂的付款時(shí)間，系統(tǒng)提供單據(jù)的信用過(guò)期預(yù)警，生成應(yīng)收賬款催款單。 　?。?）應(yīng)收賬款賬齡分析 　　用于對(duì)未核銷(xiāo)的往來(lái)賬款進(jìn)行分析

55、，主要分析截止一定日期之前各個(gè)客戶(hù)應(yīng)收賬款余額的賬齡情況。賬齡分析的時(shí)間范圍是根據(jù)應(yīng)收賬齡區(qū)間設(shè)置自動(dòng)生成的。 　　【注意】查賬時(shí)只需錄入分析條件，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示查詢(xún)結(jié)果。 　　8.月末結(jié)賬 　　當(dāng)本月業(yè)務(wù)全部處理完畢，即可結(jié)賬。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開(kāi)始下月工作。結(jié)賬后該月數(shù)據(jù)不能再進(jìn)行任何處理。 第七節(jié)　應(yīng)付模塊基本操作 　　與應(yīng)收款管理系統(tǒng)類(lèi)似，在不同的財(cái)務(wù)軟件中，應(yīng)付款的核算與管理采取了不同的設(shè)計(jì)方案，基本上有3種模式： 　　一是作為獨(dú)立的系統(tǒng)，與采購(gòu)管理系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)集成應(yīng)用； 　　二是作為采購(gòu)管理系統(tǒng)的一個(gè)功能構(gòu)成應(yīng)用； 　　三是作為總賬系統(tǒng)的一個(gè)輔助功能應(yīng)

56、用。 　　本節(jié)，主要是針對(duì)第一種模式進(jìn)行講解，但是無(wú)論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。 　　一、操作流程 　　應(yīng)付賬款核算基本操作流程如圖所示。 　　 　　二、基本操作 　　1.賬齡區(qū)間設(shè)置 　　賬款區(qū)間設(shè)置的作用是便于用戶(hù)根據(jù)自己定義的賬齡時(shí)間間隔，進(jìn)行應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢(xún)和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。賬齡區(qū)間的設(shè)置主要包括序號(hào)、總天數(shù)、起止天數(shù)。 　?。?）序號(hào)。一般序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，不能修改。 　　（2）總天數(shù)。直接輸入截止該區(qū)間的賬齡總天數(shù)。 　?。?）起止天數(shù)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入的總天數(shù)自動(dòng)生成相應(yīng)的區(qū)間。 　　2.供應(yīng)

57、商編碼和名稱(chēng)設(shè)置 　　供應(yīng)商的建立通過(guò)建立往來(lái)檔案完成，軟件可以登記企業(yè)與供應(yīng)商發(fā)生的各種結(jié)算關(guān)系，考核供應(yīng)商的信用程度。 　　系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商和對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目處理每筆往來(lái)業(yè)務(wù)并進(jìn)行記賬，通過(guò)其他輔助信息進(jìn)行客戶(hù)信用管理。 　　3.期初數(shù)據(jù)錄入 　　4.付款單據(jù)處理 　?。?）付款單據(jù)的輸入。 　?。?）付款單據(jù)的審核。應(yīng)付單據(jù)錄入完畢后，即可進(jìn)行審核。 　?。?）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。系統(tǒng)根據(jù)輸入的付款單數(shù)據(jù)自動(dòng)生成記賬憑證，并傳遞到總賬模塊。 　　5.應(yīng)付賬款核銷(xiāo)處理 　　系統(tǒng)一般提供自動(dòng)核銷(xiāo)和手工核銷(xiāo)兩種方式。 　?。?）自動(dòng)核銷(xiāo)。核銷(xiāo)方式有三種： 　　一是業(yè)務(wù)號(hào)勾對(duì)。通過(guò)用戶(hù)在

58、制單過(guò)程中指定的業(yè)務(wù)編號(hào)核銷(xiāo)。核銷(xiāo)時(shí)，系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)號(hào)相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動(dòng)勾對(duì)； 　　二是逐筆勾對(duì)。系統(tǒng)按照金額一致、方向相反的原則自動(dòng)勾對(duì)同一往來(lái)客戶(hù)的往來(lái)款項(xiàng)； 　　三是總額勾對(duì)。對(duì)于同一往來(lái)客戶(hù)，只要存在借方或貸方的某項(xiàng)合計(jì)等于對(duì)方科日的某幾項(xiàng)合計(jì)，無(wú)論業(yè)務(wù)編號(hào)是否相同的往來(lái)款均進(jìn)行勾對(duì)。 　?。?）手工核銷(xiāo)。對(duì)制單過(guò)程中因錯(cuò)誤操作或因其他業(yè)務(wù)原因?qū)е聼o(wú)法由系統(tǒng)完成自動(dòng)核銷(xiāo)的往來(lái)賬，系統(tǒng)提供手工清理的辦法，作為自動(dòng)核銷(xiāo)方式的一種補(bǔ)定。 　　6.應(yīng)付賬款及付款賬齡分析查詢(xún) 　?。?）業(yè)務(wù)賬表查詢(xún) 　?。?）統(tǒng)計(jì)分析 　　【注意】查賬時(shí)只需錄入分析條件，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示查詢(xún)結(jié)果。 　　7.月末結(jié)賬 　　本月各項(xiàng)已經(jīng)結(jié)束可以進(jìn)行月末結(jié)賬處理。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開(kāi)始下月工作。結(jié)賬后該月數(shù)據(jù)不能再進(jìn)行任何處理