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充分發(fā)揮辦公室工作職能 努力提高辦公室服務水平 辦公室作為一個我行的綜合機構,是聯(lián)系上下的橋梁、協(xié)調行務運行的樞紐、溝通內外的窗口，宣揚企業(yè)形象的陣地。辦公室工作人員作為辦公室工作的主體，決定著辦公室的工作質量和服務效率，展示著辦公室的綜合素質、精神風貌、管理水平和工作作風。特別是作為基層銀行的辦公室，既具有服務領導、為領導工作決策提供參謀的黨委辦公室的職能，又具有服務部門、服務基層的行務辦公室的共性。如何圍繞工作中心，服務大局，履行好辦公室職責，提高辦公室服務水平，使辦公室工作從“多、忙、繁、雜”的事務中擺脫出來，真正發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，使其科學、規(guī)范、高效運行，充分發(fā)揮辦公室工作職能，提高辦公室人員素質是做好辦公室工作的關鍵。 一、充分發(fā)揮“參謀助手、綜合協(xié)調、督查督辦”三大作用，確保行務高效運行 （一）努力發(fā)揮好參謀助手作用。辦公室工作重點之一，就是要圍繞上級決策、強化領導“外腦”和“智囊團”功能，當好參謀助手。要抓住全行中心工作和發(fā)展重點，“參”在點子上、“謀”在關鍵處，要認真研究改革發(fā)展中出現的新形勢、新情況、新問題，積極探討加快發(fā)展的新思路、新途徑、新方法，主動為領導決策獻計獻策，增強工作的主動性、超前性和實效性。要廣泛了解上級行、兄弟行的情況，多方收集整理各部門的意見，采取座談會、專題會等形式，多做調查與研究，全面收集大家的建議，綜合梳理出有價值的信息，及時反饋，為領導的科學決策提供參考，確保領導的決策的科學性和針對性。 （二）積極發(fā)揮好綜合協(xié)調作用。辦公室作為行務運行的中樞，做好工作綜合協(xié)調是辦公室日常事務的一項非常重要的工作。做好綜合工作協(xié)調，一是要搞好與領導工作之間的協(xié)調。對領導分管的工作一定要心中有數，遇有必須請示的事情，要樹立按程序請示觀念，避免多頭請示，否則極易導致各位領導對請示事項提出不同的處理意見，導致抓落實無所適從。要堅持原則性與靈活性相結合，統(tǒng)籌安排領導的活動，使領導從繁雜的日常事物中解放出來，能夠有更多的精力形成決策、強化管理、高層營銷，從而使各位領導之間的工作聯(lián)結成有機整體，為形成一個強有力的團結務實的領導班子提供氛圍。二是要搞好各部門之間的協(xié)調。能夠在部門之間解決的問題要盡力在部門之間解決，不要事無巨細都向行領導請示，把領導當作消防指揮員，疲于應付內部事務。要積極化解部門之間的矛盾，加強部門協(xié)作、聚合力量，形成團結一致求發(fā)展、齊心協(xié)力抓落實的和諧局面。三是要搞好上下級之間的協(xié)調。多到基層行處進行調研，認真聽取基層工作意見，加強與基層的溝通聯(lián)系，發(fā)揮好上傳下達、信息反饋作用，努力做到缺點在基層發(fā)現，決策在基層形成，問題在基層解決。四是要搞好內部與地方職能部門之間的協(xié)調。要加強辦公室人員素質建設，對地方職能部門的來人來訪，待人接物要注意禮貌用語，和順謙遜。對一些一時難于答復或無法承辦的事項，回答問題要委婉含蓄，靈活機智，切忌滿嘴“官僚腔”，滿口粗俗語。即使要說“不”，也要講明不能承辦的難處，動之以情、曉之以理，千萬不能給人以“門難進、話難聽、臉難看”的“衙門印象”。要努力與之保持良好的關系，為今后創(chuàng)造更多的合作機會。五是要搞好與客戶之間的協(xié)調。做為對外形象的窗口，辦公室不僅承擔內部協(xié)調的職能，同時也承擔與外部客戶協(xié)調的職能，切不能認為辦公室不直接與客戶打交道，就不需與客戶協(xié)調的思想。事實上，當前臺與客戶產生的糾紛上升到一定程度時，辦公室往往是化解客戶矛盾、協(xié)調客戶關系、處理危機公關的最后保障。 （三）認真發(fā)揮好督查督辦作用。督查督辦是推動決策落實、提升工作執(zhí)行力的一個重要手段，是辦公室的一項重要工作任務。做好督查督辦工作，除要求辦公室人員有求真務實的精神和扎實的工作作風外，還要注重以下三個方面：一是要建立工作標準。按條線、部門建立工作職責、崗位職責，明確工作責任，明確盡職程度。二是要理順工作流程。部門內部、部門之間、上下之間都要建立一個標準的工作流程，避免工作互相推諉，問題難于解決，“以客戶為中心”的服務理念無法落到實處，產生實效。三是注重督查督辦結果通報。對執(zhí)行得好要予以表揚，對執(zhí)行不力的要予以批評。要堅決避免督而不查、查而不辦的現象，徹底杜絕干多干少一個樣、干好干壞一個樣的不良傾向?？傊讲槎睫k要圍繞行務運行做好立項分解，明確督查重點、創(chuàng)新督查方式、強化督查力量、注重督查效果，使行里每一項決策和領導的每一次批示事事能落實，件件有回音。同時，要將督辦督查與信息調研等工作有機結合起來，堅持在督查中發(fā)現問題、分析問題、反饋問題和解決問題。 二、扎實做好“辦文、辦會、辦事”三類工作，提高辦公室工作服務質量和效率 辦文、辦會、辦事三類工作，是辦公室圍繞行務運行搞好服務、做好上傳下達作用最基本最具體的工作，來不得半點虛浮，必須嚴格要求、扎實做好、務求實效。 （一）辦理文件要注重兩個方面的問題。一是文件流轉要準確、快捷，避免久懸不辦。要規(guī)范公文處理程序，對公文傳閱、印發(fā)的各個環(huán)節(jié)要落實具體責任人，建立公文處理失誤責任追究制度，堅決杜絕因公文傳輸不暢導致的工作不落實問題。同時，要認真做好以分行或辦公室名義印發(fā)文件的審核把關工作，維護公文的嚴肅性和權威性。二是文稿起草要精益求精，避免華而不實。要牢固樹立公文精品意識，在堅持快速高效的同時，多方征求意見，認真研究、反復修改，力求文稿起草體現上級精神、工作實際，全面、準確、系統(tǒng)、清晰地反映分行的決策和工作部署。要能夠給基層行的工作帶來指導作用，避免可有可無的“假、大、空”式的套話，使各級領導從文山會海中解脫出來，從而有更多的時間和精力開拓市場、發(fā)展業(yè)務。 （二）承辦會務要力求精簡務實。對會務工作的組織，要認真做好準備工作，考慮好各個環(huán)節(jié)，分工負責，層層把關，做到會場布置整潔莊嚴，會場服務具體細致，會議材料齊備無差錯。要嚴格控制會議次數和規(guī)范，大力精簡各種會議，對可開可不可的會議堅決不開，能小范圍開的會議不擴大范圍，能用視頻召開的會議不現場開。認真搞好會務的統(tǒng)籌協(xié)調，盡量開短會、開套會，控制會議時間，節(jié)約成本，提高會議質量。要加強會議管理，會議召開之后，要根據情況，做好《會議紀要》整理，要抓好會議內容的督辦落實等工作，發(fā)揮好會議的作用，避免會議內容留在紙上、表態(tài)留在會上、措施留在嘴上的執(zhí)行不力的現象。 （三）辦理事務要抓重點，注意輕重緩急。辦公室工作事多繁雜，落實起來費時費力，加之服務的層次和部門較多，要想做到人人滿意是很困難的。但盡力做到完美無缺卻是辦公室人員的矢志追求。高質量辦理好日常事務和領導交辦事項，工作中就要學會抓重點，堅持以務實的工作態(tài)度辦理各項事務，將事務工作做細、做實、做精。要學會了解事情的輕重緩急，做到忙而不亂、雜而不散、應對自如。同時，要盡可能做到少花錢多辦事，不花錢也辦事，花小錢辦大事，努力降低行內行政運行成本。 三、提高辦公室人員素質，為辦公室工作高效運行提供保障 辦公室人員素質的高低，決定了辦公室工作質量的好壞。如何提高辦公室人員素質，在工作中，辦公室人員要加強五個方面的培養(yǎng)。 （一）要細心抓工作。辦公室工作無小事，事事關系工作大局，要做好辦公室工作，沒有嚴謹細致的工作作風是不行的，一點小小的疏忽，帶來的可能是無法彌補的損失；一個低級的錯誤，也許會鑄成不可挽回的局面。辦公室人員在工作中必須切實做到嚴謹細致，養(yǎng)成嚴謹的工作習慣，牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的思想，凡事都要做出詳細周密的安排，不留漏洞；要穩(wěn)扎穩(wěn)打，確保不出現任務問題；要以科學的求真精神、務實的工作態(tài)度，對業(yè)務多思考、多鉆研，把每件小事做好，做實，要以默默無聞、甘于奉獻的心態(tài)對待每一件工作。 （二）要傾心抓落實。再好的計劃，再好的制度，再好的措施辦法，如果落不到實處，都只能一句空話、一紙空文。辦公室肩負全行督查督辦職能，抓好落實提高執(zhí)行力是辦公室應盡的工作職責。因此，辦公室在抓落實的同時，要廣泛聯(lián)系上下，溝通思想，不要怕得罪人而不敢抓敢管，要力戒浮而不實和形式主義工作作風。只有把每一件事都落到實處，把每一項工作盡力做好，才能起到督查督辦的作用，才能把服務落到實處，才能提高全行上下的執(zhí)行力。 （三）要熱心做服務。服務是辦公室工作的天職。辦公室人員要增強服務意識，樹立服務工作無小事的觀念，愛崗敬業(yè)，做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為。要深入調查吃透上情，了解下情，從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?。要想領導所想，急支行所急，幫基層之所需，解員工之所盼，滿腔熱忱，誠心誠意地為領導服務，為基層服務，為員工服務，讓領導放心，讓員工滿意。 （四）要潛心做學習。辦公室作為全行綜合材料的中心，既要為領導的科學決策提供參考，又要反映全行的工作業(yè)績。作為辦公室人員，如果不在日常工作中注重學習，重視知識的積累，那么就會時刻遭受“書到用時方恨少”的煎熬?？梢哉f，學習是工作的第一需要。因此，增強學習的緊迫感，樹立終身學習的觀念，成為每一個辦公室人員必須具備的基本素質，即要學習黨的政策理論，又要學習建設銀行的金融業(yè)務知識、規(guī)章制度，還要學習公共關系、社交禮儀，更要了解當地黨政工作動向，了解地方經濟發(fā)展的狀況，才能在工作中得心應手。要做到“學習工作化，工作學習化，學習日常化”，通過學習，拓寬知識領域，更新知識結構，積累工作經驗。 （五）要公心辦實事。由于辦公室是綜合協(xié)調部門，即要對上對下，又要對內對外，接觸的部門范圍大，人員多，關系復雜。因此，辦公室人員要心底無私，公道正派，堅持對上負責與對下負責相統(tǒng)一，原則性與靈活性相統(tǒng)一。辦文依程序，辦事講原則，服務講禮儀。做到有事立辦，急事急辦，特事特辦。加強自身修養(yǎng)，淡泊名利，守得住清貧，受得了委屈，經得起誘惑，樹立廉潔從政的良好形象。 辦公室工作雖然繁雜，千頭萬緒，但只要我們每一位辦公室成員齊心協(xié)力，牢固樹立“二線為一線服務，后臺為前臺服務，全行為客戶服務”大服務理念，緊密圍繞全行各項工作大局，充分發(fā)揮辦公室的工作職能，進一步在組織協(xié)調、加強服務、推進落實等方面創(chuàng)新工作思路，辦公室的各項工作就會提升到一個新的水平。