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1 全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法培訓(xùn) 滄州市校安辦2009年9月2日 2 一 為什么制定 檔案管理辦法 二 制定 檔案管理辦法 的依據(jù)三 對附錄項(xiàng)目分卷的有關(guān)說明四 對 檔案管理辦法 的說明 3 一 為什么制定 全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法 4 一 國務(wù)院文件的要求 國務(wù)院辦公廳印發(fā)的 全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施方案 明確提出各地人民政府組織對行政區(qū)域內(nèi)各級各類中小學(xué)現(xiàn)有校舍 不含在建項(xiàng)目 進(jìn)行逐棟排查 按照抗震設(shè)防和有關(guān)防災(zāi)要求 形成對每一座建筑的鑒定報(bào)告 建立校舍安全檔案 5 二 國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)的要求 劉延?xùn)|國務(wù)委員5月8日在全國中小學(xué)校舍安全工程工作電視電話會議上的講話強(qiáng)調(diào) 在排查鑒定的基礎(chǔ)上 實(shí)現(xiàn)在全國每一所學(xué)校都有校舍安全檔案 每一個(gè)地區(qū)的教育和建設(shè)主管部門都要掌握轄區(qū)內(nèi)每一座校舍的安全信息 6 三 校舍安全工程本身的要求1 管理文件多校舍安全工程的實(shí)施時(shí)間是三年 量大面廣 涉及各級政府 校安辦和有關(guān)部門 將印發(fā)大量的管理文件和資料 這些文件和資料必須進(jìn)行系統(tǒng)地整理和歸檔 以全面反映校安工程的實(shí)際 7 2 工程環(huán)節(jié)多校舍安全工程增加了排查鑒定的環(huán)節(jié) 排查既包括對學(xué)校場址的排查 也包括對所有單體建筑物的排查 根據(jù)不同地區(qū)的特點(diǎn) 對校舍的鑒定包括抗震鑒定 安全鑒定 抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災(zāi)能力的鑒定等 這些排查鑒定報(bào)告是對校舍進(jìn)行加固改造的重要依據(jù) 必須妥善保管 8 3 工程要求質(zhì)量高校舍安全工程不僅僅是危房改造 要求既要達(dá)到新的抗震設(shè)防標(biāo)準(zhǔn) 又要達(dá)到綜合防災(zāi)要求 因此 每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)都必須高度重視 必須嚴(yán)格按照基本建設(shè)程序施工 將各種施工文件保存下來 確保將校舍安全的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié) 9 二 制定 全國中小學(xué)校舍安全檔案管理辦法 的主要依據(jù) 10 一 依據(jù)全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施細(xì)則根據(jù)國務(wù)院印發(fā)的 全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施方案 教育部等11部門聯(lián)合印發(fā)了 實(shí)施細(xì)則 等三個(gè)配套文件 其中 實(shí)施細(xì)則 進(jìn)一步明確了管理體制和職責(zé)分工 工程實(shí)施 工程資金 監(jiān)督檢查和責(zé)任追究 關(guān)于建立校舍安全工程檔案也多處提及到 11 第十一條各地依據(jù)排查鑒定情況逐棟建立安全檔案 并納入全國中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng) 全面反映中小學(xué)校舍安全基本情況 12 第二十一條項(xiàng)目實(shí)施期間應(yīng)當(dāng)按照 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 及時(shí) 管好建設(shè)工程文件檔案資料及建設(shè)前后的圖片和文字資料 竣工后 及時(shí)向建設(shè)單位和有關(guān)部門移交 13 二 依據(jù)相關(guān)的法律 規(guī)范1 中華人民共和國檔案法2 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范3 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范4 城市建設(shè)檔案管理規(guī)定5 城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法6 城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定7 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定8 高等學(xué)校檔案管理辦法 14 三 對附錄項(xiàng)目分卷的有關(guān)說明 15 1 與建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范附錄不完全相同 校舍安全工程項(xiàng)目分卷增加了安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件和排查鑒定文件 如圖 結(jié)合校舍安全工程 對附錄的部分內(nèi)容做了修改 16 增加安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件圖 1 17 增加排查鑒定文件圖 2 18 附錄的部分內(nèi)容 監(jiān)理文件 第7項(xiàng) 分包資質(zhì) 有改動 校舍安全工程不能分包 因此改為 供貨 試驗(yàn)等相關(guān)單位資質(zhì)材料 施工文件 只列了建筑安裝工程里的第一部分內(nèi)容 第二部分電氣 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)?建筑智能化 電梯工程雖然沒有單列 也要按 規(guī)范 里的要求歸檔 校舍安全工程不含市政基礎(chǔ)建設(shè)部分 因此 規(guī)范 附錄中市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖沒納入 在每一項(xiàng)下面均增加了 其它 一項(xiàng)內(nèi)容 主要是考慮附錄里所列項(xiàng)目由可能不全面 有些沒有列到項(xiàng)目之內(nèi) 但又要?dú)w檔的 放入其它項(xiàng)下 19 四 對 全國中小學(xué)校舍安全檔案管理辦法 的說明 20 一 關(guān)于本辦法的適用范圍本辦法適用于所有中小學(xué)所有校舍工程項(xiàng)目的檔案管理 辦法 第三條對檔案進(jìn)行了定義檔案是指工程實(shí)施過程和各個(gè)項(xiàng)目在排查鑒定 規(guī)劃 加固改造等各個(gè)階段以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成 與校舍安全有關(guān)的 具有保存價(jià)值的各種形式的記錄 21 辦法 第四條規(guī)定本辦法適用于前條所述檔案的收集 整理 保存 管理和利用 22 二 關(guān)于校舍檔案建設(shè)的責(zé)任主體檔案建設(shè)的責(zé)任主體就是各級校安辦第五條規(guī)定檔案的歸檔和管理由各省 自治區(qū) 直轄市中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織 各市區(qū)縣負(fù)責(zé)實(shí)施 各級校安辦負(fù)責(zé)對本級檔案資料進(jìn)行收集 整理 檢查 驗(yàn)收和保存歸檔工作 并負(fù)責(zé)對下級校安辦檔案工作進(jìn)行指導(dǎo) 監(jiān)督 檢查和驗(yàn)收 23 縣級及以上教育行政部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立中小學(xué)校舍安全檔案室 指定專人 劃定專門場所管理所屬學(xué)校的檔案 按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng) 因此 檔案建設(shè)的責(zé)任主體是各級校安辦 但校舍安全檔案室應(yīng)該建在教育行政部門 24 三 關(guān)于檔案的收集 辦法 的第六條 第七條 第八條對檔案的收集提出了要求第六條規(guī)定在項(xiàng)目招投標(biāo)及與排查鑒定 檢測 勘察 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議 合同時(shí) 應(yīng)設(shè)立專門條款 明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交的整理 歸檔責(zé)任 并對項(xiàng)目文件的套數(shù) 費(fèi)用 質(zhì)量 移交時(shí)間等提出具體要求 25 第七條規(guī)定項(xiàng)目檔案的歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目實(shí)施同步進(jìn)行 排查鑒定時(shí) 即應(yīng)開始對項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集 整理和檢查 校安辦應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)向校舍安全檔案室移交該項(xiàng)目的檔案資料 26 第八條規(guī)定項(xiàng)目實(shí)施過程中 各級校安辦應(yīng)當(dāng)督促建設(shè) 排查鑒定 檢測 勘察 設(shè)計(jì) 施工 監(jiān)理等有關(guān)單位按照協(xié)議 合同的要求及時(shí)做好項(xiàng)目檔案的形成 積累 整理 保管 移交工作 屬于歸檔范圍的檔案資料 應(yīng)當(dāng)及時(shí)與有關(guān)單位辦理移交 對于無法取得原件的歸檔資料 可由提供單位確認(rèn)一致性后將復(fù)印件加蓋公章歸檔 27 檢測單位 檔案室 建設(shè)單位 28 四 關(guān)于檔案的分類和立卷校舍安全檔案共分為五類第九條規(guī)定檔案可以按綜合卷 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷 監(jiān)督檢查卷 學(xué)?？偩砗晚?xiàng)目分卷進(jìn)行分類立卷 29 30 辦法 第十條對綜合卷 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷 監(jiān)督檢查卷進(jìn)行了細(xì)化 31 綜合卷本級政府部門和上級政府部門印發(fā)的與工程有關(guān)的各種文件 包括工程實(shí)施方案 工程領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室人員組成 工程路線圖和時(shí)間表 工程簡報(bào) 工程年度實(shí)施情況總結(jié) 月報(bào)表等 32 A綜合卷 33 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷工程總體規(guī)劃年度實(shí)施計(jì)劃工程總體經(jīng)費(fèi)預(yù)決算 34 B規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷 35 監(jiān)督檢查卷工程日常監(jiān)督檢查辦法監(jiān)督檢查具體實(shí)施方案監(jiān)督檢查記錄專項(xiàng)監(jiān)督檢查報(bào)告 36 C監(jiān)督檢查卷 37 第十一條規(guī)定了學(xué)?？偩砗晚?xiàng)目分卷學(xué)校總卷按學(xué)校立卷 命名為 學(xué)?？偩韺W(xué)?？偩須w集該校校舍場址排查報(bào)告 校園整體規(guī)劃 整體設(shè)計(jì)方案等文件 項(xiàng)目分卷按項(xiàng)目立卷 命名為 學(xué)校 項(xiàng)目分卷 項(xiàng)目分卷歸集該項(xiàng)目的所有建設(shè)和改造文件 包括排查鑒定報(bào)告 加固改造方案等 項(xiàng)目是指每個(gè)單體建筑物 包括學(xué)校的教學(xué)及教學(xué)輔助用房 生活用房和辦公用房等 38 39 D學(xué)?？偩?按學(xué)校一校一卷 40 五 關(guān)于拆除項(xiàng)目卷項(xiàng)目拆除要單獨(dú)立卷 第十二條規(guī)定經(jīng)排查鑒定后確定為拆除的項(xiàng)目文件按學(xué)校集中歸集為拆除項(xiàng)目卷 41 42 六 關(guān)于管理制度和責(zé)任追究第十六條規(guī)定各級教育行政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本辦法和有關(guān)法律法規(guī)建立健全中小學(xué)校舍檔案的收集 歸檔 整理 鑒定 保管 移交 查閱 保密 銷毀等方面的管理制度 明確管理人員的職責(zé) 完善中小學(xué)校舍檔案管理機(jī)制 對于毀壞 丟失校舍檔案 造成損失的單位和個(gè)人將依法追究責(zé)任 43 七 關(guān)于項(xiàng)目檔案歸檔范圍與校舍安全有關(guān)的所有材料都應(yīng)當(dāng)歸檔第十七條規(guī)定項(xiàng)目檔案歸檔范圍包括安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)文件 本次排查鑒定文件 項(xiàng)目規(guī)劃文件 本次加固改造文件 檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容見附錄 各地可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加各卷的內(nèi)容 44 E項(xiàng)目分卷要求按項(xiàng)目立卷 一項(xiàng)一卷 包括 工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件排查鑒定文件工程準(zhǔn)備文件工程監(jiān)理文件施工文件竣工圖竣工圖驗(yàn)收文件 45 1 能收集到的工程實(shí)施前項(xiàng)目在原建設(shè)和加固改造過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字 圖表 聲像等各種載體的文件材料 46 2 校舍場址安全排查報(bào)告 校舍建筑安全排查報(bào)告 校舍的各種鑒定報(bào)告和檢測報(bào)告 排查鑒定合同等 47 3 對于需加固改造的校舍 設(shè)計(jì) 施工 竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字 圖表 聲像等各種載體的文件材料 48 4 對于需要重建的校舍 選址與立項(xiàng) 勘察設(shè)計(jì) 施工 竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字 圖表 聲像等各種載體的文件材料 49 八 關(guān)于檔案的保管期限按照檔案性質(zhì)不同分為永久 長期和短期三種綜合卷 規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷 監(jiān)督檢查卷和學(xué)?？偩淼谋９芷谙逓橛谰?需要永久保存項(xiàng)目分卷保管期限為長期 保存期限等于該項(xiàng)目的使用壽命 具體按照 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 的要求執(zhí)行拆除項(xiàng)目分卷的保管期限為短期 保存期限為20年 50 九 其他需要說明的事項(xiàng) 校安工程結(jié)束后的檔案管理 對歸檔文件的要求 與城建檔案管理的銜接 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化 對未盡事宜的說明 對時(shí)間上的要求 51 A 校安工程結(jié)束后的檔案管理 辦法充分考慮了校安工程結(jié)束后校舍建設(shè)的檔案管理 第三條 以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程第十四條 校舍情況發(fā)生變化的 學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新 保證圖實(shí)相符并報(bào)當(dāng)?shù)匦Ｉ岚踩珯n案室 第十八條 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收投入使用后 因故對其進(jìn)行的改擴(kuò)建 維修 加固形成的文件資料 也應(yīng)及時(shí)納入項(xiàng)目檔案 校安工程結(jié)束后再出臺專門的中小學(xué)校舍檔案管理辦法 52 B 對歸檔文件的質(zhì)量要求 本辦法第十三條作了規(guī)定 其它要求按建設(shè)工程歸檔整理規(guī)范的要求第十三條歸檔的文件材料要字跡清楚 圖面整潔 不得用褪色的書寫材料書寫 繪制 卷首編制文件目錄 卷末設(shè)立備考表 標(biāo)明立卷人和審核人 53 具體要求 1 歸檔文件應(yīng)為原件 第八條規(guī)定對于無法取得原件的歸檔資料 可由提供單位確認(rèn)一致性后將復(fù)印件加蓋公章歸檔 2 各縣 市 區(qū)教育行政部門的中小學(xué)校舍安全檔案室應(yīng)保存所轄各學(xué)校的學(xué)?？偩砗透黜?xiàng)目分卷原件 第十四條規(guī)定各項(xiàng)目學(xué)校應(yīng)當(dāng)保存一套學(xué)?？偩砗透黜?xiàng)目分卷 各學(xué)校也要相應(yīng)成立校安工程的檔案資料 并專人管理 各縣校安辦及時(shí)進(jìn)行檢查 監(jiān)督 54 3 文件的內(nèi)容必須真實(shí) 準(zhǔn)確 與實(shí)際相符合 4 文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料 如碳素墨水 藍(lán)黑墨水 不得使用易褪色的書寫材料 如 紅色墨水 純藍(lán)墨水 圓珠筆復(fù)寫紙 鉛筆等 5 文件應(yīng)字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字蓋章手續(xù)完備 6 文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面 297mmX210nmm 圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅 55 7 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大 耐久性強(qiáng)的紙張 圖紙一般采用藍(lán)曬圖 竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖 計(jì)算機(jī)出圖必須清晰 不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件 8 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法 GB 10609 3 89 統(tǒng)一折疊成A4幅面 297mm 210mm 圖標(biāo)欄露在外面 56 9 1文字材料按事項(xiàng) 專業(yè)順序排列 同一事項(xiàng)的請示與批復(fù) 同一文件的印本與定稿 主件與附件不能分開 并按批復(fù)在前 請示在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的順序排列 9 卷內(nèi)文件的排列 9 2圖紙按專業(yè)排列 同專業(yè)圖紙按圖號順序排列 9 3既有文字材料又有圖紙的案卷 文字材料排前 圖紙排后 57 10 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定 10 1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號 每卷單獨(dú)編號 頁號從 1 開始 10 2頁號編寫位置 單面書寫的文件在右下角 雙面書寫的文件 正面在右下角 背面在左下角 折疊后的圖紙一律在右下角 10 3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料 自成一卷的 原目錄可代替卷內(nèi)目錄 不必重新編寫頁碼 10 4卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表不編寫頁號 58 11 卷首文件目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定 11 1卷首文件目錄式樣如下圖 文件目錄由序號 文件編號 責(zé)任者 文件題名 日期 頁次 備注組成 59 11 2序號 以一份文件為單位 用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注 11 3責(zé)任者 填寫文件的直接形成單位和個(gè)人 有多個(gè)責(zé)任者時(shí) 選擇兩個(gè)主要責(zé)任者 其余用 等 代替 11 4文件編號 填寫工程文件原有的文號或圖號 11 5文件題名 填寫文件標(biāo)題的全稱 11 6日期 填寫文件形成的日期 11 7頁次 填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號 最后一份文件填寫起止頁號 11 8卷首文件目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前 60 12 卷末備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定 12 1卷末備考表的式樣如下圖 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù) 各類文件頁數(shù) 照片張數(shù) 立卷人和審核人簽名以及立卷單位對案卷情況的說明 61 12 2卷末備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù) 各類文件頁數(shù) 照片張數(shù) 以及立卷單位對案卷情況的說明 12 3卷末備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后 12 4標(biāo)明立卷人和審核人 62 13 案卷裝訂 13 1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式 文字材料必須裝訂 既有文字材料 又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂 裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法 要整齊 牢固 便于保管和利用 13 2裝訂時(shí)必須剔除金屬物 63 14 照片材料的整理 14 1照片按照工程前期 施工過程 竣工驗(yàn)收三個(gè)階段的次序分類排列 14 2將排列整理好的照片 依次粘在芯頁上 芯頁規(guī)格統(tǒng)一為297mm 210mm A4 2張照片粘一張芯頁 14 3每張照片應(yīng)編寫頁碼 有簡潔扼要的文字說明 要寫明被攝物所在的具體地點(diǎn) 時(shí)間 內(nèi)容 含人物 14 4對于一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加以總說明 14 5編目 擬定案卷標(biāo)題等 參照文件材料要求進(jìn)行 14 6照片材料原則上應(yīng)單獨(dú)立卷 當(dāng)照片較少時(shí) 幾張 可不單獨(dú)立卷 將整理好的芯頁排列在竣工驗(yàn)收文件之后 與竣工驗(yàn)收文件一并立卷 64 C 與城建檔案管理的銜接 第十五條凡屬城市建設(shè)檔案館接收范圍的檔案 應(yīng)當(dāng)按照 城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法 及城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定另行報(bào)送當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案館 65 D 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化 第十九條校舍安全檔案室應(yīng)當(dāng)及時(shí)對歸檔的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的對應(yīng) 并按要求納入 全國中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng) 數(shù)字化即對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理 這是國家檔案局要求并推動的 目前教育部已對1949年以來所形成的檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化處理 做到了紙質(zhì)檔案與電子檔案的一一對應(yīng) 66 E 對未盡事宜的說明 考慮到檔案管理方面的一些具體問題 建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范 已經(jīng)做了詳盡的規(guī)定 故第二十條要求本辦法未具體規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)參照 建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范 執(zhí)行 67 F 對時(shí)間上的要求 2009年9月30日前 組織所轄市 縣 全面建立中小學(xué)校舍安全檔案室 2009年10月9日開始 滄州市校安辦將對落實(shí)情況組織重點(diǎn)檢查 68 各縣校安辦 市直學(xué)校9月4日前將檔案員姓名 聯(lián)系方式發(fā)到滄州市校安辦郵箱 69