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行政部崗位職責體系 辦公室主任崗位職責說明書 崗 位 基本 信 息 崗位名稱 辦公室主任 隸屬部門 辦公室 崗位編碼 直接上級 分管副總經理 薪資等級 直接下級 行政專員、行政內勤、司機、內保 可輪換崗位 定編人數 1人 工作概述 全面負責行政后勤事務管理和安全管理工作，協(xié)調對外行政關系事務。 工 作 職 責 與 任 務 1. 在分管副總經理領導下，負責主持辦公室全面工作，組織并督促部門人員完成部門職責范圍內的各項工作任務； 2. 協(xié)助上級領導起草、審核本公司綜合性的經營管理報告、總結、計劃、決議等文件、函件； 3. 負責組織起草綜合性業(yè)務規(guī)劃，周工作匯總，月度工作總結和簡報，季度、年度工作總結和公司請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)的文稿； 4. 負責公司管理體系搭建，指導公司行政、后勤管理制度，優(yōu)化工作流程，組織、協(xié)調監(jiān)督、制度的落實； 5. 協(xié)助上級領導籌備各類會議，協(xié)調好各方面工作，保證會議的順利，并傳達會議精神，并檢查各業(yè)務部門貫徹執(zhí)行情況； 6. 負責公司行政費用支出預算計劃的執(zhí)行情況，并按公司規(guī)定執(zhí)行獎懲條例； 7. 擬定公司固定資產、低值易耗品、辦公用品等方面管理的規(guī)章制度； 8. 負責進行公司固定資產管理，保證公司固定資產不會向外流失； 9. 做好公司行政后勤管理服務相關工作，為員工創(chuàng)造良好辦公環(huán)境； 10. 負責公司行政檢查體系制度建立、完善、督導和落實； 11. 負責公司證照的變更、年審、對各政府部門的報送材料等工作； 12. 組織、安排重要客人來訪的接待工作，協(xié)調內外關系，宣傳企業(yè)文化和公司理念，樹立公司的良好形象； 13. 負責公司印鑒、介紹信使用和保管； 工 作 績效標準 1. 行政管理工作的合理性、有序性，為公司開發(fā)經營提供后勤保障； 2. 行政管理制度的適宜性和可操作性； 3. 行政管理目標計劃的達成率和實施有效性； 4. 行政事務問題處理的及時性和有效性；員工的工作滿意度； 5. 印章的保管、使用情況； 6. 車輛調配的合理性和交通事故發(fā)生率。 工作 關系 所受監(jiān)督 受分管副總經理的工作監(jiān)督 所施監(jiān)督 對本部門下屬人員的工作實施監(jiān)督，協(xié)調各級人員之間的關系。 內部關系 公司內所有部門發(fā)生協(xié)作關系。 外部關系 與來訪人員、業(yè)務聯系和各政府部門發(fā)生聯系。 工 作 權 限 1. 所屬人員工作崗位調動權、工作指導權、分配權、監(jiān)督考核權； 2. 有對行政后勤管理和安全管理目標計劃的審批權； 3. 對行政管理制度實施違規(guī)的糾正權和處罰權或處理申報權； 4. 有對行政管理費用限額范圍內的審批權； 5. 車輛使用調配權。 工作時間 在規(guī)定時間內上班，有時需要加班加點。 工作環(huán)境 在辦公室工作。 任 職 要 求 知識及 教育水平要求 擁有行政事務管理、經濟法及公共關系等方面的專業(yè)知識。了解房地產經營管理方面的知識。大學?？埔陨?，經濟管理或行政管理相關專業(yè)。 技能要求 中級或以上職稱；行政事務分析處理能力，外協(xié)關系的公關能力，良好的人際關系。較強的口頭表達能力和組織協(xié)調能力；熟悉計算機的的應用及操作技能。 工作經驗要求 5年以上管理工作經驗，至少2年以上行政主管工作經驗。 基本素質要求 具有強烈的責任心；仔細認真；工作嚴謹、善于溝通。 行政專員——崗位說明書 崗 位 基本 信 息 崗位名稱 行政專員 隸屬部門 辦公室 崗位編碼 直接上級 辦公室主任 薪資等級 直接下級 無 可輪換崗位 定編人數 1人 工作概述 負責辦公室的文書、行政事務和其他程序性工作。 工 作 職 責 與 任 務 1. 協(xié)助上級領導起草、審核本公司綜合性的經營管理報告、總結、計劃、決議等文件、函件； 2. 協(xié)助上級起草綜合性業(yè)務規(guī)劃，周工作匯總，月度工作總結和簡報，季度、年度工作總結和公司請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)的文稿； 3. 協(xié)助公司管理體系搭建，指導公司行政、后勤管理制度，優(yōu)化工作流程，組織、協(xié)調監(jiān)督、制度的落實； 4. 參加公司一般行政和辦公例會及有關會議，負責記錄； 5. 負責公司計算機管理，保證公司網絡安全使用； 6. 會議的通知、會議場所的安排； 7. 負責起草并校對本部門公文，校對公司層次的文件； 8. 負責辦公室文件的傳遞及催辦（根據登文記錄和時間）； 9. 負責規(guī)定范圍內的文稿錄入、校對和排版工作； 10. 負責公司企業(yè)文化建設，組織相應的公司內部期刊、網站的維護和宣傳 11. 協(xié)助領導做好辦公室有關行政接待事務, 做好來信來訪接待及重要客人接待工作。 工 作 績效標準 1. 會議記錄全面，思路清晰，要點明確； 2. 文件下發(fā)和信息收集的及時性。 工作 關系 所受監(jiān)督 在辦公事務方面，接受辦公室主任的指示和監(jiān)督。 所施監(jiān)督 公司往來文件，電腦、網絡管理實施監(jiān)督。 內部關系 在行政指令上傳下達方面，與員工發(fā)生協(xié)作關系。 外部關系 在對外宣傳方面與政府及相關部門發(fā)生聯系。 工 作 權 限 1. 會議的記錄權和紀要的整理權； 2. 信息收集的報告權。 工作時間 在規(guī)定時間內上班，有時需要加班加點。 工作環(huán)境 在辦公室工作。 任 職 要 求 知識及 教育水平要求 擁有文書、計算機及經濟管理方面的專業(yè)知識，了解房地產基本知識。文秘專業(yè)、中文專業(yè)或者其他文科類專業(yè)大專及以上學歷。 技能要求 文書工作的處理能力，較強的文字書寫能力。熟悉計算機軟件應用與操作。 工作經驗要求 2年以上行政管理相關工作經驗。 基本素質要求 身體健康、精力充沛、責任心強、仔細認真的個人特征。男性，30歲以下。 辦公文員——崗位說明書 崗 位 基本 信 息 崗位名稱 辦公文員 隸屬部門 辦公室 崗位編碼 直接上級 辦公室主任 薪資等級 直接下級 無 可輪換崗位 定編人數 1人 工作概述 負責擬定公司的檔案制度、收集管理檔案及其它事務性工作。 工 作 職 責 與 任 務 1. 負責管理公司的文件整理、歸檔工作，通過整理排架、編號排序、編制檢索等實現公司文件檢索方便，便于使用和檔案安全； 2. 負責公司辦公用品購置、驗收、登記、發(fā)放管理工作； 3. 負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經過整理、立 卷、當檔保存； 4. 負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數字形式，進行登記和統(tǒng)計； 5. 負責建立檔案借閱管理制度； 6. 負責做好文件、資料、表單、報告等打印、校對、排版和管理工作； 7. 負責進行公司車輛使用的調度，保證公司領導和業(yè)務用車； 8. 負責辦理來、發(fā)文登記，填寫文件傳閱單，上交辦公室主任； 9. 負責辦公室文件的傳遞及催辦（根據登文記錄和時間）； 10. 負責規(guī)定范圍內的文稿錄入、校對和排版打印工作； 11. 協(xié)助部門領導做好辦公室事務工作。 工 作 績效標準 1. 公司檔案資料完整無損； 2. 公司檔案資料擺放整潔、有序、查找的效率； 3. 資料歸檔及時率； 4. 辦公用品發(fā)放的準確率。 工作 關系 所受監(jiān)督 在工作方面接受辦公室主任的指示和監(jiān)督。 所施監(jiān)督 公司檔案、圖書、報刊、資料的借閱管理監(jiān)督和保管。 內部關系 在公司內部發(fā)生協(xié)作關系。 外部關系 一般不與外界發(fā)生聯系。 工 作 權 限 1. 公司證件，文件資料的歸檔和管理權； 2. 對各部門檔案的收集權； 3. 檔案管理的監(jiān)督權。 工作時間 在規(guī)定時間內上班。 工作環(huán)境 辦公室或檔案室。 任 職 要 求 知識及 教育水平要求 了解房地產基本知識。具有大專以上的文化程度。 技能要求 較強的記憶能力，熟悉房地產企業(yè)檔案管理的方法和技巧，能夠熟練使用辦公室軟件。 工作經驗要求 具有檔案管理基礎知識和工作經驗。 基本素質要求 工作心細，品行端正，原則性強、保密性強；女性，30歲以下。