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公文寫作培訓提綱 第一節(jié) 公文的概念及種類第二節(jié) 各類文種的概念及特征第三節(jié) 公文擬寫的步驟與方法第四節(jié) 公文范例第五節(jié) 課堂討論 引言在科學技術突飛猛進 經(jīng)濟競爭日趨激烈 人類社會快步走向信息時代的今天 公文在為黨政機關 人民團體和企事業(yè)單位實施領導 處理公務 溝通信息 聯(lián)系事務 傳達決策中發(fā)揮著越來越重要的作用 公文的寫作也正在從舊模式中解放出來 逐步走向科學化 規(guī)范化 制度化 第一節(jié)公文的概念及種類一 什么是公文 所謂公文 它是公務文書的簡稱 它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料 二 公文的分類根據(jù)形成的作用及公務活動領域 公文可分為通用公文和專用公文兩類 通用公文 指各類各級機關普遍使用的文件 如請示 報告 函等 專用公文 指在一定專業(yè)機關和業(yè)務范圍內(nèi)專門 使用的文件 如外交文件 司法文件 軍事文件會計文件等 1 根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程序 公文可分為對外公開 限國內(nèi)公開 內(nèi)部使用 秘密 機密 絕密六類 2 制發(fā)公文的機關根據(jù)行文方向 可將公文分為上行文 下行文 平行文三類 3 根據(jù)內(nèi)容的性質 公文可分為規(guī)范性 領導指導性 公布性 陳述呈請性 商洽性 證明性文件等 4 根據(jù)處理時限的要求 公文可分為平件 急件 特急件三類 5 根據(jù)來源 在一個機關內(nèi)部可將公文分為收文 發(fā)文兩類 三 通用公文的文種 種類 文種 又稱公文的名稱 用以表明公文的性質 適用范圍和作者職能權限以及制發(fā)公文的目的要求等 在公文中正確標明文種 有利于維護公文的權威性與有效性 并為公文的撰寫 處理提供便利 1 我國行政系統(tǒng)的通用公文文種主要有 1 規(guī)范性文件 條例 用于對某一方面的行政工作作比較全面 系統(tǒng)的規(guī)定 國務院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱 條例 2 領導指導性文件 命令 令 決定 指示 批復 通知 通報 3 公布性文件 公告 通知 4 陳述呈請性文件 議案 請示 報告 調查報告 5 商洽性文件 函 6 會議文件 會議紀要 2 中國共產(chǎn)黨機關的通用公文文種主要有 1 規(guī)范性文件 條例 規(guī)定 2 領導指導性文件 決議 決定 指示 意見 通知 通報 批復 3 公布性文件 公報 4 陳述呈請性文件 報告 請示 5 商洽性文件 函 6 會議文件 會議紀要 3 行政機關的公文種類主要有13類 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要 第二節(jié)各類文種的概念及特征 命令 令 一 含義命令 令 是國家權力機關 行政機關 軍事機關及其負責人頒布的 是具有強制執(zhí)行性質的領導性 指揮性的下行公文 二 特點命令 令 與別的公文相比較 具有以下幾個特點 1 內(nèi)容重要 發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強制性行政措施 這些都是重要的內(nèi)容 2 權威性強 根據(jù) 中華人民共和國憲法 的規(guī)定 只有中華人民共和國主席 國務院總理 國務院各部部長 各委員會主任以及縣以上各級地方人民政府才可以依據(jù)法律規(guī)定的權限發(fā)布命令 其他任何單位和個人均不得發(fā)布命令 3 強制性大 命令具有明顯的強制性 上級機關發(fā)布了命令 下級機關不管是否同意 不管有什么困難或問題 都必須堅決地無條件地執(zhí)行 決定一 含義及特點決定是各級黨政機關普遍使用的一種下行公文 它適用于對重要事項和重大行動做出安排 各級黨政機關 企事業(yè)單位經(jīng)常使用決定 比如一些表彰 處分 機構編制 人事安排等事項都可用決定行文 由于決定的內(nèi)容是 對重要事項或重大行動做出安排 所以決定具有如下兩方面的特點 1 制約性 要求下級機關無條件執(zhí)行2 指揮性和指導性 因為決定是對重要事項或重大行動做出安排 這對下級機關就有指揮性和指導性 二 適用范圍 類型 決定的適用范圍相當廣泛 按其內(nèi)容和作用劃分 大體可分為下面三類 1 對某項工作或重大行動作出安排的決定 如 國務院關于嚴肅稅收法紀加強稅收工作的決定 中共中央關于嚴厲打擊刑事犯罪活動的決定 2 對某一重大問題作出處理的決定 3 對設置機構 任免人員 召開會議或表彰 處分等重要事項作出的決定 三 注意事項及與其他文種的區(qū)別 通告一 概說通告是屬于周知性的文種之一 是在一定的范圍內(nèi) 對人民群眾 機關團體公布應當遵守和周知事項的文件 通告與布告 公告都同屬于周知性公文 但它們之間相比還有其特點 通告所宣告的事項多屬于專業(yè)性或業(yè)務性的 多涉及公安 交通 金融方面 而布告內(nèi)容廣泛得多 涉及面較廣 公告為重大事項的發(fā)布 通告適用的范圍 不僅僅限于上級對下級 不相隸屬的單位也可使用 它有具體范圍和時限性 通告發(fā)布的形式較多 可登報 可廣播 可張貼 布告以張貼為主 公告多為廣播 登報 二 種類通告從內(nèi)容上分類 可分兩類 一類為全國范圍內(nèi)的重大法規(guī)性通告 如 中華人民共和國公安部通告 一類為針對某一項工作或專門問題發(fā)布的通告 從通告的效用上分 又可分為制約性通告和周知性通告 前者屬于在一定范圍內(nèi) 為保證某一項工作的開展與某項活動的進行 而發(fā)布的規(guī)定性措施 例 中華人民共和國公安部通告 通知通知是一種使用范圍較廣的文體 凡需要特定機關和人員知道 辦理的事宜 都可以用通知 但也不能因為通知便于使用而濫用通知 通知可分為 批示性通知 指示性通知 一般性通知 會議性通知 任免通知 五種 這里著重強調的是 一般性通知 會議性通知 任免通知 三種 不論哪種類型的通知 都應該注意以下三點 1 一般都要有一個符合標題 三要素 即發(fā)文機關 事由 文種 的標題 2 被通知單位就是文件的主送單位 3 如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道 可在 通知 之前加 緊急 二字 這就是常見的 緊急通知 通報 概說通報是上級把有關的人和事告知下級的公文 通報的運用范圍很廣 各級黨政機關和單位都可以使用 它的作用是表揚好人好事 批評錯誤和歪風邪氣 通報應引以為戒的惡性事故 傳達重要情況以及需要各單位知道的事項 其目的是交流經(jīng)驗 吸取教訓 教育干部 職工群眾 推動工作的進一步開展 二 特點1 告知性 把現(xiàn)實生活當中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們 讓人們知曉 了解 2 教育性 接受教育 警戒錯誤 引起注意 接受教訓 3 政策性 有理有據(jù) 有法可依 有法必依 通常按內(nèi)容性質把通報分為三類 表彰性通報 批評性通報和情況通報 1 表彰性通報 著重介紹人物或單位的先進事跡 點明實質 提出希望 要求 然后發(fā)出學習的號召 2 批評性通報 通過擺情況 找根源 闡明處理決定 使人從中吸取教訓 以免重蹈覆轍 3 情況通報 就是上級機關把現(xiàn)實社會生活中出現(xiàn)的重要情況告知所屬單位和群眾 讓其了解全局 與上級協(xié)調一致 統(tǒng)一認識 統(tǒng)一步調 克服存在的問題 開創(chuàng)新的局面 報告 概述 報告 是下級機關向上級領導機關 業(yè)務主管機關 部門向機關領導 執(zhí)行機關向權力機關匯報工作 反映情況 提出意見建議 答復詢問所使用的陳述性上行公文 報告 是陳述性文體 寫作時要以事實材料為主要內(nèi)容 以概括敘述為主要表達方式 報告 是行政公文中的上行文種 撰寫 報告 的目的就是為了讓上級機關掌握本單位的情況 了解本單位的工作狀況及要求 使上級領導能及時給予支持 為上級機關處理問題 布置工作 或作出某一決策提供依據(jù) 下情上達 是制發(fā) 報告 的目的 所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主 要客觀地向上級反映具體情況 不要過多地采用議論和說明 表達方式以概括敘述為主 語氣要求委婉 謙和 不宜用指令性的語言 二 報告的主要特點 概括有四 一是報告的行文目的是向上級匯報本機關的工作 情況 建議 答復等 它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題 所以不帶請示事項 這也是它與請示區(qū)別的重要區(qū)別之一 二是報告中一般不提出建議或意見 如果確需在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見 可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執(zhí)行 報告一經(jīng)批準 便作為批轉文件的附件下發(fā) 其權威性依賴或附屬于批轉機關 三是報告在內(nèi)容上不象請示那樣有 一文一事 的要求 它可以在一份公文中綜合報告幾件事情 層次結構也比較復雜 四是報告廣泛用于下級機關向上級機關反饋信息 是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式 向上級及時匯報工作 反映問題 提出建議 也是下級機關必須履行的一項工作制度 二 寫法報告的結構一般由標題 主送機關 正文 落款和成文時間組成 下面分別介紹幾種報告寫法 1 匯報性報告匯報性報告主要是下級機關向上級機關 執(zhí)行機關向權力機關匯報工作 反映情況的報告 這種報告一般可分為兩種類型 1 綜合報告 這種報告是本單位 本部門或本地區(qū) 本系統(tǒng)工作到一定的階段 就工作的全面情況向上級寫的匯報性的報告 2 專題報告 這種報告是本單位 本部門或本地區(qū) 本系統(tǒng)就某項工作或某個問題 向上級領導部門所寫的匯報性報告 專題報告內(nèi)容與綜合性報告差不多 但也有自身的特點 一是內(nèi)容專一 也就是說 一份專題報告只反映某一方面的情況和問題 除了寫出事件的結果以外 常常把重點放在情況的闡述 事情的原委 性質的分析和自己的看法上 如果是反映成績的報告 則應把重點放在作法 成績 經(jīng)驗和總結上 也可就某一問題專門提出建議 二是針對性強 主要包括兩個方面的意思 一種是日常工作中出現(xiàn)的新情況 新問題 向上級匯報以后可以及時得到支持或指示 一種是上級部門在安排部署某項工作任務時 就要求下級單位在一定期間把工作進展情況按期向領導匯報 領導要求什么 匯報什么 所以針對性較強 匯報性報告主要是便于領導掌握情況 為決策提供信息 除其中少數(shù)領導批轉下發(fā)外 一般只予呈送 并不要求領導回答或批準什么問題 2 答復性報告答復性報告是針對上級領導部門或業(yè)務管理部門所提出的問題或某些要求而寫出的報告 這種報告要求問什么答什么 不要涉及詢問以外的問題或情況 3 呈報性報告呈報性報告主要用于下級向上級報送文件 物件隨文呈報的一種報告 一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件 物件有關的事宜 4 例行工作報告例行工作報告是下級機關或企事業(yè)單位 因工作需要定期向上級領導機關或業(yè)務主管部門所寫的報告 如財務部門定期向業(yè)務主管部門和財政 稅收 銀行等業(yè)務指導機關所呈送的財務報表 包括日報 周報 旬報 月報 季報等 請示 概述 請示 是向上級機關請求指示 批準的上行公文 請示 屬請求性公文 凡屬本單位無權 無力 無法解決的事項 都需用請示行文 請求上級機關給予指示或批準 從行文目的看 請示 主要有請求指示和請求批準兩類 1 請求指示 下級機關在執(zhí)行政策時遇到困難或出現(xiàn)新的情況 需要變通 或執(zhí)行政策時尚有不太清楚明了的地方 或對上級機關某個決定有看法 可以向上級機關請求指示 2 請求批準 下級機關就某項工作 某個問題請求上級機關給予審定 核準 認可 或在人 財 物方面有困難 需要上級給予幫助解決的 都必須請示 比如 機構設置 人事變動 項目安排 經(jīng)費增撥和設施改善等 都屬請求批準的請示 二 寫法請示的結構包括標題 主送機關 正文 落款和成文時間等部分 報告與請示結構相同 1 標題 一是由請示事項和文種組成 二是由請示機關 請示事項和文種組成 請示事項即請示的具體內(nèi)容 一般不使用 申請 請求 一類詞語 避免與文種 請示 在語意上重復 文種 請示 也絕不能寫成 請示報告 2 主送機關 請示 的主送機關只能寫一個 受雙重領導的機關向上請示 應根據(jù)請示的內(nèi)容 確定負責答復的上級機關為主送機關 另一個則用抄送形式 3 正文 請示 正文通常包括三部分內(nèi)容 1 請示原由 不論篇幅長短 都必須把原因說清楚 為請示事項提出充足的事實依據(jù) 2 請示事項 把需要上級審批的問題 作出具體明確的說明 提出切實可行的意見 3 請求批復 請示的結尾一般用 以上請示 當否 請批復 或 以上請示 請批復 收尾 四 寫作要求1 遵守請示規(guī)則 寫請示應當一文一事 一般不越級請示 只寫一個主送機關 如需同時送其他機關 應視情況單獨說明 但不允許出現(xiàn)兩個主送機關 不得抄送下級機關 除領導直接交辦的事項外 不得直接送領導者個人 受雙重領導的機關 應當主送一個上級機關 抄送另一上級機關 2 講清事項和理由 請示事項要明確 理由要充分 可以提出分析意見 設計方案 以供上級批復時參考 由于請示事項和理由在一定程度上是上級機關批復的依據(jù) 所以把請示事項與理由講得明確 具體 充分就顯得尤為重要 五 請示與報告的區(qū)別 請示 與 報告 都是上行文 但兩者絕不能混用 在實際工作中 仍有不少人把 請示 寫成 報告 或 請示報告 給公文處理工作帶來不便 容易誤時誤事 報告 與 請示 的明顯區(qū)別主要有 1 行文目的不同 報告 是匯報工作 反映情況 提出建議 答復詢問時使用的 其行文的目的是讓上級機關了解情況 掌握動態(tài) 為部署決策提供依據(jù) 報告并不要求上級機關批復 建議報告較為特殊 但也不是請求上級批復本單位 而是要求 批轉 其他單位遵照執(zhí)行或提供依據(jù) 請示 是請求上級機關指示 批準時使用的 其行文目的是要求審核 批準事項 解決困難 答復問題 請求上級機關批復 可見 報告 和 請示 的行文目的是完全不同的 2 行文時間有別 報告 的行文時間大多在事后 也有在事前或在進行中報告的 所報告內(nèi)容是已出現(xiàn)的情況 已完成了的某一階段或某項工作 請示 要求事前行文 請示的是尚未進行和尚待指示的事項 3 格式寫法各異報告標題文種明確為 報告 正文部分匯報工作 反映情況 提出建議 答復詢問 不得夾帶請示事項 結尾部分用 以上報告 請審閱 特此報告 專此報告 等收文 請示標題文種明確為 請示 不能寫成 報告 或 請示報告 正文部分提出請示事項 要求上級機關給予指示 批準 結尾部分用 當否 請指示 以上請示 請批復 等收文 批復 概述批復是答復下級機關請示事項的下行公文 下級機關遇有本單位無權 無力 無法解決的事項需要向上級機關請示時 上級機關就使用 批復 這一文種答復請示事項 批復的內(nèi)容主要是對請示事項明確表態(tài) 或同意 或不同意 或部分同意 有時還對請示事項作出修正 補充 批復具有以下特點 1 批復與批示的不同點 批示針對的文種較多 有報告 計劃 總結 意見等 而批復則只針對于請示