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精選資料 Internal Correspondence 部門 Dpt.:管理部 號 No.:包凱賓酒店發(fā)〔2014〕21號 致 To:酒店各部門 發(fā)出 From:管理部 抄送 Cc:總經(jīng)理 日期 Date :2014年10月23日 內(nèi)容Subject: 關(guān)于下發(fā)《凱賓酒店應(yīng)收賬款管理制度》的通知 為進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體制，加快收款的資金回籠，提高風(fēng)險防范能力，加強(qiáng)對掛賬單位的信用管理，避免呆、壞賬發(fā)生，特制定本規(guī)定。 一、成立客戶資信評定小組 客戶資信評定小組成員由總經(jīng)理、管理部經(jīng)理、營運(yùn)部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、客房部經(jīng)理、前廳經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)主管組成，由總經(jīng)理擔(dān)任組長，小組職責(zé)： 1、每年第四季度對當(dāng)年度所有協(xié)議掛賬單位的資信情況進(jìn)行重新評定，決定繼續(xù)給予或拒絕客戶信用，會議由總經(jīng)理召集。 2.審核銷售部門提出新增的協(xié)議掛賬單位的資信。協(xié)議的簽訂由銷售部門提出書面申請，申請時須附該客戶工商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人身份證等有效證件復(fù)印件并加蓋公章報審。 3、匯總協(xié)議掛賬單位，報經(jīng)各級分管人員及總經(jīng)理批準(zhǔn)后由銷售部門簽訂協(xié)議。銷售部應(yīng)將已簽訂的協(xié)議原件送至財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部發(fā)文通知各營業(yè)點(diǎn)。 4、判定對逾期超過三個月未收回的款項(xiàng)是否按照法律程序處理并提請批準(zhǔn)。 5、財(cái)務(wù)部應(yīng)建立客戶檔案，進(jìn)行有效的信用評估和跟蹤記錄，從開發(fā)新客戶到維護(hù)老客戶，銷售員及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶給予授信。 除每年第四季度對年度協(xié)議單位的資信情況進(jìn)行評級外，該小組將根據(jù)業(yè)務(wù)需要不定期舉行會議。 二、掛賬單位信用等級的評估標(biāo)準(zhǔn) 客戶信用等級的評估是為了加強(qiáng)信用控制，并為客戶分析提供依據(jù)。信用等級的評估，以客戶的公司規(guī)模和財(cái)務(wù)狀況為核心，根據(jù)客戶上一年度的消費(fèi)能力和付款記錄進(jìn)行評定，同時結(jié)合各單位的實(shí)際情況及潛在的風(fēng)險進(jìn)行分析。信用等級為A、B、C三個等級，A級為無須提供保證金，即可給予一定的授信額度，如政府、大型國企等；B級為需繳納一定保證金或不繳納保證金給予金額較小的授信額度，如信用好、消費(fèi)能力高、有提升為A級潛質(zhì)的外資企業(yè)、民營企業(yè)等；C級為不予授信。 （一） 新協(xié)議單位的評估步驟： 1、銷售部收集客戶的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、國地稅稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資料的復(fù)印件并加蓋公章。 2、了解客戶的財(cái)務(wù)實(shí)力和財(cái)務(wù)狀況，了解客戶在其他酒店的實(shí)際付款記錄，是否按期如數(shù)付款。 3、銷售部門填制《客戶信用申請表》（申請表中，須標(biāo)注新、老客戶）→營運(yùn)部評估→財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)主管評估審核→財(cái)務(wù)部經(jīng)理復(fù)核→財(cái)務(wù)經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批 4、銷售部憑手續(xù)齊全的申請表方可與客戶簽訂掛賬協(xié)議。 5、申請表的原稿與掛賬公司協(xié)議原件于協(xié)議簽訂的次日一起交財(cái)務(wù)存檔。 （二）老顧客年審的評估步驟： 1、銷售部需于掛賬協(xié)議到期前一個月，提前辦理老顧客評估工作，保證掛賬協(xié)議的延續(xù)性。 2、銷售部門填制《客戶信用申請表》→營運(yùn)部評估→財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)主管填制客戶歷史記錄并進(jìn)行評估審核→財(cái)務(wù)部經(jīng)理復(fù)核→財(cái)務(wù)總監(jiān)審批→總經(jīng)理審批 3、銷售部憑手續(xù)齊全的申請表方可與客戶續(xù)簽掛賬協(xié)議。 4、申請表的原稿應(yīng)與掛賬公司協(xié)議原件于協(xié)議簽訂的次日一起交財(cái)務(wù)存檔。 三、掛賬單位的信用條件 1、掛賬單位均應(yīng)是經(jīng)客戶資信評定小組評估后可授信或續(xù)簽的，且與銷售部簽訂協(xié)議的客戶。 2、所有掛賬消費(fèi)賬單，必須經(jīng)協(xié)議單位有效簽單人簽字確認(rèn)或須附掛賬單位付款確認(rèn)函（正本）。協(xié)議掛賬單位消費(fèi)時手續(xù)不齊全的，經(jīng)酒店銷售代表同意后予以掛賬的，視同臨時掛賬，消費(fèi)掛賬須具備完整的書面手續(xù)，如傳真件、訂房單、合同和經(jīng)有效簽單人具備完整的書面手續(xù)，可以為今后催討應(yīng)收款提供合同依據(jù)。 3、掛賬協(xié)議客人消費(fèi)簽單時，各營業(yè)點(diǎn)應(yīng)認(rèn)真核對簽名字樣及相應(yīng)的單位名稱。若因各營業(yè)點(diǎn)工作疏忽造成賬款無法收回的，酒店按呆、壞賬處理方法追究責(zé)任人責(zé)任。 4、銷售部銷售代表和前廳、餐飲、財(cái)務(wù)及管理部、運(yùn)營部部門經(jīng)理及總監(jiān)以上人員因營銷工作的需要，可以為客戶臨時掛賬提供個人擔(dān)保。凡為客戶提供掛賬擔(dān)保的個人，必須親自到收銀點(diǎn)確認(rèn)并在賬單上簽字，如因特殊原因無法親自到總臺簽字的，可電話先告之，過后再主動補(bǔ)簽。否則，各收銀點(diǎn)有權(quán)拒絕擔(dān)保。 5、如大型會議、宴會，銷售部或餐飲部須與客戶簽定正是有效協(xié)議，并提供會議、宴會的有效簽單人字樣。同時簽定協(xié)議時須付所有消費(fèi)金額的50%（銷售部門可根據(jù)客戶規(guī)模情況核定預(yù)付金額，但最少不低于30%）保證金，并保證在會議、宴會結(jié)束后7天內(nèi)結(jié)清剩余款項(xiàng)。 會議流程及其主要關(guān)注點(diǎn)： 項(xiàng)目經(jīng)理簽定合同（蓋章）——書面至財(cái)務(wù)部（簽合同當(dāng)天）——項(xiàng)目經(jīng)理下MEMO至相關(guān)各口——財(cái)務(wù)及項(xiàng)目經(jīng)理跟進(jìn)定金或預(yù)付款到賬情況——會議入住——前臺建賬——生產(chǎn)消費(fèi)（前臺應(yīng)妥善保管各種消費(fèi)單據(jù)、各消費(fèi)點(diǎn)消費(fèi)統(tǒng)一掛會務(wù)組指定房賬）——前臺與客人核對賬務(wù)——退房——結(jié)賬（合同約定離店后付清的，財(cái)務(wù)及項(xiàng)目經(jīng)理跟進(jìn)尾款支付情況）。 6、銷售部門在銷售協(xié)議簽訂后一個工作日內(nèi)，須將銷售協(xié)議正本送交財(cái)務(wù)部。 四、掛賬單位的信用期限及個人臨時擔(dān)保額度 1、協(xié)議單位：企業(yè)、事業(yè)單位（本地）的信用期為一個月。特殊情況須報客戶資信評定小組審批后簽訂執(zhí)行。 （1）信用期：協(xié)議單位消費(fèi)的次月屬于信用期內(nèi)。 （2）逾期：指協(xié)議單位已超過一個月的信用期限，按報表時間分為逾期1個月、2個月、3個月、3個月以上的。 2、個人臨時擔(dān)保（包括前臺退房未結(jié)賬）：臨時擔(dān)保的欠款原則上應(yīng)于7天內(nèi)收回，信用期最長不得超過15天。 個人臨時擔(dān)保額度表 人 員 單筆金額 月累計(jì)金額 備注 各部門經(jīng)理級以上人員 2000 5000 營業(yè)部銷售代表 1000 3000 3、財(cái)務(wù)部根據(jù)各銷售員的臨時擔(dān)保情況，每半個月公布一次個人臨時擔(dān)保情況。超過擔(dān)保額度則停止臨時擔(dān)保權(quán)限；待款項(xiàng)收回則恢復(fù)個人擔(dān)保權(quán)限（為協(xié)議單位客戶提供擔(dān)保不在臨時擔(dān)保額度內(nèi)） 4、所有客賬須離店即結(jié)，收銀員不得壓單不結(jié)或延日結(jié)賬。 五、前臺信用管理 1、賓客辦理入住登記時根據(jù)酒店規(guī)定押金收取標(biāo)準(zhǔn)向賓客收取（免押除外）。如賓客延期住宿或消費(fèi)金額導(dǎo)致押金不足時，應(yīng)及時通知賓客補(bǔ)足押金，不允許超出限額；在適當(dāng)?shù)那闆r下，總臺可執(zhí)行個性化服務(wù)（如上門收取押金）。 2、會議、宴會、旅行社團(tuán)體的預(yù)付款由財(cái)務(wù)部根據(jù)協(xié)議條款向銀行查詢，并在款到當(dāng)日通知銷售部、餐飲部等相關(guān)部門。 3、掛賬協(xié)議單位有效簽單人需為入住客人擔(dān)保免押的，必須由有效簽單人親自到總臺在訂房單上簽字擔(dān)保，如無法到場的可通過有效傳真件（蓋單位公章）提供擔(dān)保。 4、銷售部銷售代表以上和前廳、餐飲部經(jīng)理級及總監(jiān)以上人員因營銷需要可為客人入住提供擔(dān)保免押，凡為客人提供免押擔(dān)保的個人，須親自到總臺確認(rèn)并在訂房單上簽字，如特殊原因無法親自到總臺簽字的，可電話先告之，過后再補(bǔ)簽；否則，總臺有權(quán)拒絕擔(dān)保。 5、除有個人擔(dān)保的臨時掛賬外，所有前臺賬原則上須離店即結(jié)，總臺不得壓單不結(jié)或延日結(jié)賬。對于臨時掛賬及有特殊原因的已離店未結(jié)清賬項(xiàng)，總臺應(yīng)每天打印報表并說明原因上報財(cái)務(wù)部。 6、由于相關(guān)部門操作失誤，導(dǎo)致賓客已離店未結(jié)的款項(xiàng)，則按酒店規(guī)定的呆、壞賬處理辦法由相關(guān)負(fù)責(zé)人自行賠付。 7、針對賓客故意逃賬并未結(jié)賬款，由前廳部報客戶資信評定小組審批，按酒店規(guī)定的呆、壞賬處理辦法進(jìn)行處理。 六、掛賬單位的收款管理 1、財(cái)務(wù)部須認(rèn)真審核每一筆掛賬賬單，保證每筆簽單單據(jù)的完整性和有效性，并根據(jù)不同單位建立應(yīng)收款賬戶，每月底財(cái)務(wù)人員將核對好的各單位應(yīng)收賬款余額報給銷售部由其銷售人員進(jìn)行催收。 2、凡個人擔(dān)保的臨時賬款，財(cái)務(wù)部在掛賬后五個工作日內(nèi)（遇節(jié)假日順延）將賬單、發(fā)票整理好并通知相關(guān)擔(dān)保人，擔(dān)保人為該賬款催收責(zé)任人，應(yīng)確保在信用期（最長期限不得超過兩個星期）內(nèi)收回賬款，財(cái)務(wù)部催帳員可協(xié)助其催收。個人臨時擔(dān)保若出現(xiàn)超過信用期限（2個月/1個月）未付款的款項(xiàng)，將扣罰擔(dān)保人的效益工資，直至扣完為止，待收回該擔(dān)保人員擔(dān)保的所有欠款后，再辦理返還。 3、協(xié)議單位的應(yīng)收賬款由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對賬，銷售部對應(yīng)銷售員協(xié)調(diào)催收，對先開具發(fā)票后付款的，對方須辦理簽收手續(xù)。信用員需對每月收款情況及客戶意見進(jìn)行收集、反饋，并以書面形式上報部門。對催帳過程中遇到的困難，銷售人員應(yīng)積極協(xié)助予以解決。 4、財(cái)務(wù)部在賬款到賬當(dāng)日通知銷售部，對于大筆款項(xiàng)及逾期收回的款項(xiàng)應(yīng)及時告知銷售部，并在每月底編制應(yīng)收款賬齡分析報告，報送相關(guān)部門。 七、逾期賬款的催收 1、對逾期賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責(zé)任到位，原則由銷售部負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部協(xié)助催討。財(cái)務(wù)部對已發(fā)生的逾期賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實(shí)催討責(zé)任。對于確實(shí)存在追討困難的單位，應(yīng)立即上報客戶資信評定小組，由客戶資信評定小組成員根據(jù)客戶實(shí)際情況商討處理情況。 2、若出現(xiàn)超過信用期仍未付款的款項(xiàng)，催款員必須在每月20日前與掛賬單位核實(shí)付款情況；若信用期超過一個月未收回，請銷售部協(xié)助再次登門或電話通知公司經(jīng)辦人及相關(guān)負(fù)責(zé)人；超過信用期二個月未收回的款項(xiàng)，必須以書面催款函通過傳真或掛號的方式通知掛賬單位；超過信用期三個月未收回款項(xiàng)由酒店客戶資信評定小組通知銷售員暫停公司掛賬并申請進(jìn)入法律程序。 3、超過三個月以上逾期應(yīng)收款須向財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理提交書面報告，對于客觀上已形成風(fēng)險的逾期應(yīng)收款，須于款項(xiàng)發(fā)生六個月內(nèi)以酒店名義通過法律途徑追討。 八、信用問題客戶的管理 財(cái)務(wù)部將根據(jù)掛賬單位付款及消費(fèi)能力情況，把逾期三個月以上的客戶報客戶資信評定小組審核，經(jīng)過評估確定處理方法： （1）對于收款風(fēng)險較小的客戶給予繼續(xù)簽單消費(fèi)，同時銷售部和財(cái)務(wù)部應(yīng)積極配合，一方面加強(qiáng)逾期款項(xiàng)的催收力度，另一方面應(yīng)重點(diǎn)給予關(guān)注與跟蹤，視情況進(jìn)行調(diào)整。 （2）對列入黑名單的客戶應(yīng)立即停止簽單消費(fèi)并通知各營業(yè)收銀點(diǎn)，同時銷售部和財(cái)務(wù)部應(yīng)積極配合，將黑名單客戶的所欠款項(xiàng)追討回來。若追討過程有問題則報客戶資信評定小組批準(zhǔn)，是否按法律程序處理。 （3）各營業(yè)收銀點(diǎn)若因疏忽或其他原因接受已被列入黑名單的客戶掛賬而發(fā)生損失，酒店將追究相關(guān)人員責(zé)任。 （4）對于已列入黑名單的客戶三年內(nèi)不得申請授信。若特殊原因須重新申請授信的客戶，經(jīng)審核后給予一年的考察期，期滿后進(jìn)行評估后確定是否恢復(fù)授信。 請各相關(guān)部門嚴(yán)格按此執(zhí)行。原有關(guān)規(guī)定與本文相悖，均按本文執(zhí)行。 附件：戶信用申請表 發(fā)文部門From:管理部 分管人Subsection leader:杜承澤 批準(zhǔn)人Approval:總經(jīng)理 附件： 客戶信用申請表 申請目的: 1）新客戶申請 2）老客戶年審 銷售填寫信用申請資料 一、客戶相關(guān)信息 名稱: 電話: 負(fù)責(zé)人: 公司地址: 注冊資本: 企業(yè)性質(zhì):1）事業(yè)單位 2）金融機(jī)構(gòu) 3）國有企業(yè) 4）民營企業(yè) 5）外資企業(yè) 6）個人 客戶經(jīng)營情況: 客戶信譽(yù)狀況: 考評期限: 月均消費(fèi)額: 二、客戶申請額度及期限 申請信用等級:A級； B級； C級； 信用額度: 元 信用期限: 協(xié)議保證金: 其它注解: 申請人（銷售代表）: 財(cái)務(wù)部填寫（新客戶無須填寫）信用評估情況 三、客戶歷史信用情況 原信用等級:A級: B級: C級: 信用額度: 信用期限: 上年度總消費(fèi)額: 月均消費(fèi)額: 付款記錄情況: 好 一般 拖款 拖欠期限: 年底付款情況: 財(cái)務(wù)部意見: 各級主管及領(lǐng)導(dǎo)審批意見 信用等級 批準(zhǔn)額度 批準(zhǔn)期限 銷售人員 部門經(jīng)理 財(cái)務(wù)經(jīng)理 財(cái)務(wù)總監(jiān) 總經(jīng)理  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計(jì)劃書，學(xué)習(xí)課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 可修改編輯