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第2章數(shù)據(jù)輸入,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),1、了解Excel的數(shù)據(jù)類型2、掌握不同類型數(shù)據(jù)的輸入方法3、掌握復(fù)制公式輸入數(shù)據(jù)的方法4、掌握大批量相同數(shù)據(jù)的輸入方法5、掌握通過(guò)自定義格式減少數(shù)據(jù)輸入的方法6、掌握用IF、Vlookup等函數(shù)查找輸入數(shù)據(jù)的方法7、掌握用Rand和int函數(shù)產(chǎn)生大量模擬數(shù)據(jù)的方法。,2.1Excel的數(shù)據(jù)類型,1、Excel的常見數(shù)據(jù)類型數(shù)字型、日期型、文本型、邏輯型數(shù)據(jù)數(shù)字型表現(xiàn)形式多樣：貨幣、小數(shù)、百分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)法、各種編號(hào)、郵政編碼、電話號(hào)碼等多種形式,2.1Excel的數(shù)據(jù)類型,2、Excel數(shù)值型數(shù)據(jù)的取值范圍,2.2基本數(shù)據(jù)的輸入,1、數(shù)據(jù)輸入的一般過(guò)程（1）選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格。（2）從鍵盤上輸入數(shù)據(jù)。（3）按Enter鍵后2、輸入數(shù)值（1）正數(shù)的輸入：+234，13,333,333，12E3（2）負(fù)數(shù)的輸入：-234，(234)，-12e2（3）分?jǐn)?shù)的輸入:22/3,03/4（4）貨幣數(shù)據(jù)的輸入:￥123，$21,2.2基本數(shù)據(jù)的輸入,3、輸入文本字符文本應(yīng)逐字輸入數(shù)字文本以‘開頭輸入，或用=“數(shù)字”方式輸入。輸入文本32，可輸入：=“32”或輸入：32文本形式的公式，要通過(guò)“插入”|“對(duì)象”菜單命令如,,2.2基本數(shù)據(jù)的輸入,4、輸入日期以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式輸入通過(guò)格式化得到其它形式的日期，這樣可減少輸入格式方法是選擇“格式”|“單元格”|“數(shù)字”|“日期”,2.2基本數(shù)據(jù)的輸入,5、輸入公式公式是對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式。公式要以等號(hào)（＝）開始。例如在A3輸入：=5+2*3，結(jié)果等于2乘3再加5。A3中將顯示11,2.3相同數(shù)據(jù)的輸入,1、復(fù)制相同數(shù)據(jù)建立具有相同數(shù)據(jù)的不同工作表，可用復(fù)制方法。某班主任建立相同的成績(jī)表頭，可用此法。,復(fù)制一班表頭,2.3相同數(shù)據(jù)的輸入,2、填充復(fù)制相同數(shù)據(jù)設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、系都是相同數(shù)據(jù)。,（1）在G2中輸入“計(jì)算機(jī)通信”，然后Enter。（2）單擊G2，G2右下角會(huì)出現(xiàn)黑色小方塊，它就是填充柄。（3）向下拖動(dòng)填充柄，拖過(guò)的單元格都被填入了“計(jì)算機(jī)通信”。,,2.3相同數(shù)據(jù)的輸入,3、用Enter輸入相同數(shù)據(jù)設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、系都是相同數(shù)據(jù)。,（1）選中F2：F11（2）輸入：JK001（3）按Ctrl+Enter,可用同樣方法輸入C、G列數(shù)據(jù),2.4編號(hào)的輸入,1、復(fù)制輸入連續(xù)的編號(hào)連續(xù)編號(hào)（或等差、等比性質(zhì)的數(shù)據(jù)）應(yīng)該采用復(fù)制或序列填充的方式進(jìn)行輸入。比如公職或單位的職工編號(hào)、電話號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、零件編號(hào)等。輸入右圖A列的學(xué)號(hào),（1）在A2輸入1003020101在A3輸入1003020102（2）選中A2：A3（3）向下拖動(dòng)A3單元格的填充柄。,,2.4編號(hào)的輸入,2、填充產(chǎn)生連續(xù)編號(hào)填充序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號(hào)數(shù)據(jù)。比如要輸入電話號(hào)碼：663321240~663328000，如右圖所示，方法如下。在第一個(gè)單元格中輸入起始號(hào)碼選擇“編輯”|“填充”|“序列”菜單命令。在Excel彈出的“序列”對(duì)話框中指定“列”在步長(zhǎng)中輸入1在終止值中輸入最后一個(gè)號(hào)碼。,,,,,2.4編號(hào)的輸入,3、利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號(hào)人們常會(huì)遇到各種具有一定規(guī)則的特殊格式的編號(hào)。如右圖的保險(xiǎn)號(hào)。,1、選中要輸入保險(xiǎn)號(hào)的區(qū)域2、選擇“格式”|“單元格”菜單命令。3、選中“自定義”4、輸入自定格式：p00-000-0000,,,2.4編號(hào)的輸入,用自定義格式輸入大數(shù)字編號(hào)當(dāng)在單元格中輸入一個(gè)位數(shù)較多的數(shù)值時(shí)（比如超過(guò)15位的整數(shù)），Excel會(huì)自動(dòng)將輸入的數(shù)據(jù)顯示為科學(xué)記數(shù)法，這可能并不符合我們的需要。產(chǎn)生這種問(wèn)題的原因是數(shù)值精度問(wèn)題，Excel的默認(rèn)精度是15位，如果一個(gè)數(shù)值的長(zhǎng)度超過(guò)15位，則15位之后的數(shù)字都被視為0。這種位數(shù)較多的大數(shù)字編號(hào)，可以用自定義格式進(jìn)行輸入,2.4編號(hào)的輸入,用自定義格式輸入大數(shù)字編號(hào)建立右圖所示的電話用戶檔案，其中身份證號(hào)為18位，且前14位全部相同。若直接輸入，不僅數(shù)據(jù)多，且要出錯(cuò)，比如在G4輸入：510214196012301000,Excel會(huì)顯示為5.1021E17解決方法是定義G列保存身份證號(hào)的單元格的自定義格式為："51021419601230"0000,設(shè)置自定義格式后，只需要輸入身份證的最后4位編號(hào),2.4編號(hào)的輸入,選中D2單元格，選擇“格式”|“單元格”菜單項(xiàng)“類型”文本框中輸入："51021419601230"0000,,2.5組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),1、用&運(yùn)算符組合數(shù)據(jù)“&”為字符連接運(yùn)算，其作用是把前后的兩個(gè)字符串（也可以是數(shù)值）連接為一個(gè)字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的結(jié)果為ADKDKDDKA。123&45&678的結(jié)果為“12345678”設(shè)下圖E列數(shù)據(jù)由C、D列數(shù)據(jù)組合而成。在E2中輸入公式=C2&D2，然后向下復(fù)制！,2.5組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),2、用&和文本函數(shù)的結(jié)合&常和文本函數(shù)left、right、mid等合用，這幾個(gè)函數(shù)都很簡(jiǎn)單，其調(diào)用語(yǔ)法如下：left(text,n)right(text,n)mid(textn1,n2)其中：left截取text文本左邊的n個(gè)字符；比如left("1234",2)="12"right截取text文本右邊的n個(gè)字符；比如right("1234",2)="34"mid從text的第n1字符開始，取n2個(gè)字符；比如MID("1234",2,2)="23",2.5組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),3、用&和文本函數(shù)的結(jié)合案例某電話公司的繳費(fèi)帳號(hào)由身份證號(hào)的后15位（全長(zhǎng)18位），后接電話號(hào)碼構(gòu)成。如下圖所示。用&和文本函數(shù)可以很快建立繳費(fèi)帳號(hào)。在I3輸入公式“=Right(G3,15)&H3”，然后向下填充復(fù)制該公式到I列的其余單元格,2.6采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇,1、下拉列表的適用范圍項(xiàng)目個(gè)數(shù)少而規(guī)范的數(shù)據(jù)，比如職稱、工種、單位及產(chǎn)品類型等，這類數(shù)據(jù)適宜采用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”檢驗(yàn)方式，以下拉列表的方式輸入。例如：,某校教師檔案如右圖所示，其中的職稱列數(shù)據(jù)只能從“講師、教授、副教授、助教”中選擇。這類數(shù)據(jù)用下拉列表輸入，方便而準(zhǔn)確。,2.6采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇,2、下拉列表建立方法（1）選中要建立下拉列表的單元格區(qū)域。（2）選擇“數(shù)據(jù)”|“有效性”菜單項(xiàng)。（3）選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，然后從“允許”下拉列表中選擇“序列”選項(xiàng)。（4）在“來(lái)源”文本框中輸入職稱名字“助教,講師,副教授,教授”,,,,2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,1、查找輸入的意義如果表格中的不同數(shù)據(jù)列之間存在一定的依賴關(guān)系，那么用IF公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換輸入是一種效率較高的輸入方法。如果某些數(shù)據(jù)已經(jīng)在其它數(shù)據(jù)表中建立好了，查詢輸入可以提高效率，且能減少輸入錯(cuò)誤。,2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,2、IF函數(shù)的應(yīng)用IF函數(shù)又稱為條件函數(shù)，它能夠?qū)o出的條件進(jìn)行判斷，并根據(jù)判斷結(jié)果的正誤執(zhí)行不同的運(yùn)算。IF函數(shù)的調(diào)用形式如下：IF(條件式,條件正確時(shí)函數(shù)的取值,條件錯(cuò)誤時(shí)函數(shù)的取值)比如，IF(3>2,“right”,“error”)”的結(jié)果是“right”，而IF(32是正確的，函數(shù)的結(jié)果就是“條件正確時(shí)的取值”。與之相對(duì)應(yīng)，而389,“A”,IF(A2>79,“B”))，如果A2等于93，則該函數(shù)的結(jié)果是“A”；如果A2等于80，則函數(shù)的結(jié)果是內(nèi)層IF(A2>79,“B”)的結(jié)果，顯然80>79，所以結(jié)果為“B”；如果A2等于65呢？函數(shù)的結(jié)果就是IF(A2>79,"B")不成立時(shí)的取值，這時(shí)該函數(shù)的結(jié)果就是一個(gè)空值，因?yàn)镮F(A2>79,"B")沒有給出A2>79不成立時(shí)的取值，在這種情況下，Excel將返回一個(gè)空值（即什么結(jié)果都沒有?。┙o該函數(shù)。,2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,3、IF函數(shù)查找轉(zhuǎn)換案例某學(xué)校年度獎(jiǎng)金如下圖所示，獎(jiǎng)金根據(jù)職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。在F3輸入公式：=IF(E3="教授",2000,IF(E3="副教授",1500,IF(E3="講師",1000,IF(E3="助教",500)))),2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,公式含義分析,2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,4、Vlookup函數(shù)查找Vlookup函數(shù)能夠從其它工作表（或本工作表）將某數(shù)據(jù)列中的數(shù)據(jù)查找出需要的數(shù)據(jù)。VLOOKUP函數(shù)的用法如下：VLOOKUP（x,table,n,r）其中，x是要查找的值，table是一個(gè)單元格區(qū)域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無(wú)x這樣的值（只在table的第1列查找有無(wú)x）n是table中待返回的匹配值的列序號(hào)。r可以取0或1，當(dāng)r為0時(shí)，該函數(shù)將進(jìn)行精確匹配查找；當(dāng)r=1時(shí)，table的第一列應(yīng)按升序排列，否則找到的結(jié)果可能不正確，r=1表示Excel實(shí)行的是近似值查找。函數(shù)的意義：在table的第一列查找值為x的數(shù)據(jù)，如果找到，就返回該table中第n列且值與x同行的單元格中的數(shù)據(jù)。,2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,5、Vlookup函數(shù)查找案例（1）問(wèn)題描述：某移動(dòng)公司更換了新系統(tǒng)，使原有的部分電話號(hào)碼不能使用，同時(shí)又新增加了許多電話號(hào)碼。系統(tǒng)變化后，大部分用戶仍然使用原來(lái)的用戶檔案（電話號(hào)碼和繳費(fèi)合同號(hào)都沒有改變），而那些不能使用的電話號(hào)碼和新增加的電話號(hào)碼則需要重新建立用戶檔案,2.7利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,（2）帳號(hào)查找過(guò)程在需要提取帳號(hào)的新號(hào)碼工作表的B3輸入查找公式，并向下復(fù)制此公式。,=VLOOKUP(A3,舊帳號(hào)!A$2:$B$6884,2,0),,舊帳號(hào)是原來(lái)的工作表,B列是從舊帳號(hào)的B列找到的數(shù)據(jù),,2.8快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,1、數(shù)據(jù)序列的含義序列就是一組數(shù)據(jù)，這組數(shù)據(jù)有先后順序，內(nèi)容固定，在應(yīng)用中常常以一組數(shù)據(jù)的整體形式出現(xiàn)。2、Excel內(nèi)置序列對(duì)于經(jīng)常使用的一些數(shù)據(jù)序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經(jīng)將它們內(nèi)置在系統(tǒng)中，在輸入這些數(shù)據(jù)時(shí)，只需要輸入第一個(gè)數(shù)據(jù)，其余的可以采用填充復(fù)制的方法由Excel自動(dòng)產(chǎn)生。,2.8快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,3、自定義序列用戶可以將經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會(huì)擁有與Excel內(nèi)置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項(xiàng)內(nèi)容后，其后各項(xiàng)都可以通過(guò)填充復(fù)制產(chǎn)生。案例某大學(xué)中有“計(jì)算機(jī)學(xué)院，通信學(xué)院，經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，法律學(xué)院，中藥學(xué)院，電子技術(shù)學(xué)完”等多所學(xué)院，學(xué)校辦公室經(jīng)常要用到這些名字。將這組數(shù)據(jù)定義為自義序列。,2.8快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,建立方法（1）選擇“工具”|“選項(xiàng)”|“自定義序列”。（2）在“選項(xiàng)”對(duì)話框的“輸入序列”中依次輸入序列內(nèi)容。,,（3）建立輸入序列后，輸入第一項(xiàng)，即“計(jì)算機(jī)學(xué)院”后，通過(guò)填充復(fù)制就能產(chǎn)生其它各項(xiàng)內(nèi)容。,2.9限定輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，顯示提示和出錯(cuò)信息,對(duì)輸入到單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定程度的限制，比如限制小數(shù)位數(shù)、日期和時(shí)間的范圍、字符的個(gè)數(shù)等。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不符合限定規(guī)則時(shí)，Excel就顯示一些警告信息，并且不接受輸入的數(shù)據(jù)。如果工作表的數(shù)據(jù)是由其他人輸入的，則有必要在別人輸入數(shù)據(jù)時(shí)給出一些簡(jiǎn)要的提示信息，或?qū)?shù)據(jù)輸入的規(guī)則作些說(shuō)明,2.9限定輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，顯示提示和出錯(cuò)信息,案例是某俱樂(lè)部的會(huì)員檔案表，現(xiàn)以此為例說(shuō)明限定單元格輸入位數(shù)，顯示提示和告警信息的方法。,2.10用RAND和INT函數(shù)產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),1、Rand函數(shù)又稱為隨機(jī)函數(shù)，它產(chǎn)生一個(gè)介于0~1之間小數(shù)。對(duì)Rand函數(shù)的結(jié)果進(jìn)行放大，能產(chǎn)生任意范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。如：RAND()*100：可以產(chǎn)生0~100之間的數(shù)據(jù)RAND()*50+50：可以產(chǎn)生50~100之間的數(shù)據(jù)。2、Int函數(shù)又稱取整函數(shù)，將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)。比如：INT(8.9)的結(jié)果是8INT(-8.9)的結(jié)果是-9,2.10用RAND和INT函數(shù)產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),案例建立如圖所示的學(xué)生成績(jī)表，用INT函數(shù)和RAND函數(shù)產(chǎn)生C2:J11區(qū)域的成績(jī)，設(shè)成績(jī)?cè)?0~100之間。(1)選中C2:G11區(qū)域(2)輸入公式：=20+int(rand()*80)(3)按Ctrl+Enter,說(shuō)明：用rand產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會(huì)隨時(shí)發(fā)生變化，可將它貼粘為數(shù)據(jù)，它就不會(huì)發(fā)生變化了。其方法是：（1）選中C3:G11區(qū)域，然后選擇“復(fù)制”（2）選擇“編輯”|“選擇性貼粘”（3）從彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)值”。,,TheEnd,