秘書新手入門.doc
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文秘知識/寫作指導 秘書新手入門 前不久,公布了本站要整理發(fā)布一套秘書新手入門教程,由于工作時間的原因。今天暫時整理發(fā)布第一篇 一、秘書助理的感覺 事情太多做不完 突發(fā)事件突發(fā) 槍林彈雨壓力大 關系錯綜復雜 又要能說又要會寫 好像我是萬能的 沒有角色的角色 多頭無法分身 多、煩、雜、亂 夾心餅干 二、職能角色定位 初級秘書助理——事務性文秘 應包括公司前臺接待、電話接線生、事務專員、部門事務助理、主任助理、工作簡單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務性工作處理。主要是瑣碎事務操作、電腦文案。 中級秘書助理——文秘 + 輔助管理 包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。他們的權力和責任相對大一些,處理各種事件的能力要求也高一些,管理水平和計算機應用的能力要求更高一些,并要有很好的協(xié)調(diào)能力。 高級秘書助理——文秘 + 獨立管理 包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。他們屬于管理階層,對他們的領導能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨立進行項目管理、事務統(tǒng)籌、決策指揮。 第一章 秘書必備的素質(zhì) 一、職業(yè)化秘書的標準: 敬業(yè)精神 正直--公平,堅持既定政策和原則 表率作用 誠實--實事求是 領導風范 敬業(yè)--以工作為榮,設定高的工作水準 業(yè)務能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密 指揮與控制能力 勤奮--努力工作,不斷學習 合作精神 有序--利落,有條不齋 學習與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益 知人善任的能力 可靠--按約定完成工作,保質(zhì)、保量、及時 對待意見與批評 大局觀 二、秘書的職業(yè)態(tài)度 主動性(initiative) 適應性(flexibility) 團隊精神(team work) 尊重他人(respect for people) 創(chuàng)新精神(creativity) 堅持原則(uncompromising integrity) 服務與貢獻(service contribution) 認同與分享 (sharing) 雙贏與相互依存(win-win interdependence) 溫柔的心和自省 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 第一部分:日常事務處理 一、撥打/接聽電話的程序和技巧 1、 打電話前的準備 準備好電話記錄本和筆 把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上,并逐一核對無遺漏。 準備好通話時需要的文件資料。 查閱對方電話號碼,確認無誤,開始撥打。 2、 正式撥打電話: 撥通電話后,確認對方公司及姓名,然后熱情而有禮貌的說:“你好!我是****公司**部**?!? 如需與有關人員通話,應有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。 如告知對方的內(nèi)容較復雜,應主動提醒對方做好記錄- 配套講稿:
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