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第6章 報表,6.1 報表的概念 (p167) 6.2 創(chuàng)建報表 (p168) 6.3 自己設計報表(p170) 6.4 美化報表的外觀(p179) 6.5 報表的排序和分組(p180) 6.6 多列報表(p183) 6.7 子報表 (p183) 6.8 交叉表報表(p186) 6.9 在報表中使用計算和匯總(p187) 6.10 打印報表(p188),6.1報表的概念(p167),數據庫的主要功能是可對原始的大量數據進行綜合整理，并將所需結果按規(guī)定打印成報表。 報表可以執(zhí)行簡單的數據瀏覽和打印功能，還可以對大量原始數據進行比較、匯總和小計。 報表可生成清單、定單、標簽、名片和其它所需的輸出內容。,6.1 報表的概念,6.1.1 報表的類型(p167) 1．縱欄式報表 2．表格式報表 3．圖表報表 4．郵寄標簽,6.1 報表的概念,6.1.2 報表和窗體的區(qū)別(p168) 窗體一般顯示在屏幕上，主要用于用戶數據操作，操作方式是交互式的。而報表通常是將數據結果打印在紙上，而且不具有交互性。 在窗體中可以包含更多的具有操作功能控件，如單選按鈕、復選框、切換按鈕、命令按鈕等，而報表一般不包含這樣的控件，報表中常常包含更多具有復雜計算功能的文本框控件，這些控件的數據來源多數為復雜的表達式，以實現對數據的分組、匯總等功能。,6.1 報表的概念,6.1.3 報表的節(jié)(p168) 報表由報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳這樣五個節(jié)構成 。,6.2 創(chuàng)建報表,Access提供了以下方式來創(chuàng)建報表： 設計視圖－可以自主設計新報表或修改已有的報表。 報表向導－根據需求逐步引導和幫助用戶創(chuàng)建報表。 自動報表：縱欄式－自動創(chuàng)建縱欄式報表。 自動報表：表格式－自動創(chuàng)建表格式報表。 圖表向導－引導用戶創(chuàng)建帶有圖表的報表。 標簽向導－引導用戶創(chuàng)建用于標簽上的報表。,6.2 創(chuàng)建報表,6.2.1 自動創(chuàng)建報表(p169) Access提供了多種報表設計方法，最簡單的方法就是使用自動創(chuàng)建報表和報表向導。 自動報表：縱欄式 自動報表：表格式 報表向導 圖表向導 標簽向導,1. 縱欄式自動報表(p169),,單擊,報表預覽,2.表格式自動報表(p169),例6-2 創(chuàng)建表格式報表（教師基本情況表） 做法： （1）報表---新建—自動創(chuàng)建報表：表格式 選 “教師”表 （2）確定---保存,2.表格式自動報表,單頁報表預覽,多頁報表預覽,6.2.2 使用向導創(chuàng)建報表,1.報表向導（P170 例6-3建學生選課成績報表） 操作步驟： 啟動報表向導 選擇報表所要包含的字段 確定查看數據方式 分組 排序和匯總(匯總選項) 選擇報表布局 選擇報表樣式 確定報表標題,2.使用標簽向導創(chuàng)建標簽(p172),在工作和日常生活中，有時常常需要向外發(fā)送大量統(tǒng)一規(guī)格的信件，信封上的地址以及書信內容都極為相似。正是為了通信的需要，Access提供了建立郵件標簽的標簽向導，它可以快速地為公司生成通信時所需的信封地址標簽或書信內容。標簽向導的功能十分強大。它不但支持標準型號的標簽，也支持自定義標簽的創(chuàng)建。,【例6.4】以教師表中有關信息來建立郵寄標簽 (p172),標簽打印預覽（部分）,6.3 自己設計報表,使用報表向導只能進行一些簡單的操作。有時，需要設計更加復雜的報表，以滿足功能上的要求。使用Access提供的報表設計視圖。它比報表向導的功能強大。利用報表設計視圖不僅可以從頭設計一個報表，還可以用來對一個已有的報表進行編輯和修改。,6.3 自己設計報表,6.3.1 報表的視圖 在設計報表之前，首先來認識報表的視圖。報表有兩類視圖，包括一類是報表的設計視圖，用于對報表的設計；另一類是打印預覽和版面預覽，用于在設計視圖中創(chuàng)建一個報表后，對其進行預覽。,報表的設計視圖,打印預覽和版面預覽視圖,在“打印預覽”視圖中，可以看到報表的打印外觀。 在“版面預覽”視圖中，可以預覽報表的版式。在該視圖中，報表只顯示幾個記錄作為示例。 使用“打印預覽”工具欄按鈕可以以不同的縮放比例對報表進行預覽。,6.3.2 使用報表的設計視圖設計報表,具體的操作步驟如下： （1）打開報表設計視圖。 （2）確定報表的記錄源。,,（3）根據需要設計報表。 （4）報表預覽。,6.4 美化報表的外觀(p179),6.4. 1 使用自動套用格式 使用報表的自動套用格式的方法是：當報表處于報表設計視圖時，單擊工具欄上的“自動套用格式”按鈕，打開報表的“自動套用格式”的對話框,從中選擇需要的格式并單擊“確定”按鈕，完成格式的套用。這時報表設計視圖中的控件和外觀會發(fā)生變化，切換到報表的打印預覽視圖可以看到整個報表套用了指定的格式。,6.4 美化報表的外觀,6.4.2使用條件格式 設置條件格式是根據一個或多個條件，為報表中控件的內容設置格式。 例如，可以將條件格式設置為：如果選課成績低于60，該字段內容的顯示就變?yōu)榧t色粗體?；蛘呖梢栽O置一種格式，當課程的課時值大于72時，將“學時”字段的背景色顯示為綠色等。這樣作的目的是使?jié)M足條件的值更易于辨別.,6.4美化報表的外觀,【例6.6】 :為學生選課報表中成績字段設置條件格式，成績低于60分的顯示為加粗的斜體。 （1）選擇學生選課成績報表，單擊“設計”按鈕，打開報表的設計視圖。 （2）將鼠標放在主體節(jié)中的“成績”文本框上，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇“條件格式”命令。 （3）在打開“設置條件格式”對話框中按要求設置。,6.4美化報表的外觀,6.4.3 定制顏色 在Access中可以為報表中的各個節(jié)和控件設置背景顏色，具體的方法是： 打開一個報表的設計視圖，選擇要設置顏色的節(jié)或控件，單擊格式工具欄上的“填充/背景色”按鈕右邊的下拉按鈕，打開調色板，從中選擇需要的顏色即可。,6.4美化報表的外觀,6.4.4 顯示圖片(p180) 在報表中可以在報表的中加入圖片，也可以為報表添加背景圖片。,在報表中添加圖片的步驟： （1）打開一個報表的設計視圖，選中控件工具箱中的“圖像”控件，在報表要顯示圖片的位置，單擊鼠標。 （2）在打開的“插入圖片”對話框中選擇圖片文件，單擊“確定”按鈕。 （3）可以直接用鼠標拖動圖片控件上的控制點來調整圖片的大小。 （4）打開圖片控件的屬性對話框，調整屬性。如選擇圖片的縮放方式和圖片類型等等。,背景圖片（p180）,在報表中添加背景圖片的步驟： （1）打開一個報表的設計視圖，單擊工具欄上的“屬性“按鈕，打開報表的屬性對話框。 （2）選擇“圖片”屬性，單擊“生成器”按鈕，在“插入圖片”對話框中選擇作為背景的圖片文件。 （3）單擊“確定“按鈕，完成報表的背景的設置。,6.5 報表的排序和分組,在Access數據庫中除了可以利用報表向導實現記錄的排序和分組外，還可以通過報表的設計視圖對報表中的記錄進行排序和分組。 在排序或分組操作上時要涉及組頁眉和組頁腳內容。組頁眉用來在記錄組的開頭放置信息，如組名稱或組總計數； 組頁腳用于在記錄組的結尾放置信息，如組名稱或組總計數。,6.5.1 排序記錄 報表中的數據進行排序的步驟如下： （1）在數據庫窗口中，選擇“報表”對象，在對象列表中選中“學生成績表”報表后，單擊“設計”按鈕，打開報表的設計視圖。 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕 或視圖菜單中的“排序與分組”命令，打開“排序與分組”對話框。 (3) 在對話框中，設置“成績”為排序字段，在“排序次序”欄設置為降序。 （4）單擊視圖按鈕，切換到“打印預覽”視圖，顯示成績按降序排列的結果。,6.5 報表的排序和分組（p180～183）,分組（p183）,6.5.2 分組記錄 指將具有共同特征的相關記錄組成一個集合，在顯示或打印時將它們集中在一起，并且可以為同組記錄設置要顯示的概要和匯總信息，利用分組可以提高報表的可讀性， 提高信息的利用效率。 組由三部分組成，包括組頁眉、組文本和組頁腳。在“排序和分組”的對話框下半部中有關組屬性設置相關的參數如下： 組頁眉：每組記錄的開始處的信息放置在組頁眉中。如每組的標題信息等。當該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁眉。屬性值為“否”時，刪除組頁眉。 組頁腳：每組記錄的結尾處的信息放置在組頁腳中。如每組記錄的匯總信息等。當該屬性的屬性值為“是”時，創(chuàng)建組頁腳。屬性值為“否”時，刪除組頁腳。 分組形式：指定對報表記錄值的分組方式。分組方式取決于分組字段的數據類型。,6.6 多列報表（p183）,多列報表是在報表的一頁安排打印兩列或更多列。多列報表最常見的形式是郵寄標簽,可以用報表向導來建立郵件標簽,也可以將一個設計好的普通報表設置成多列報表。 操作步驟： 1. 創(chuàng)建普通報表 2. 對普通報表進行頁面設置將報表設置成多列報表(頁面設置-列-列數),6.7 子報表的創(chuàng)建,子報表是指包含在另一個報表中的報表。 包含子報表的報表稱為主報表。 主報表和子報表的概念主要用于多個報表的結合。,6.7 子報表的創(chuàng)建（p183）,6.7.1創(chuàng)建子報表 子報表的創(chuàng)建方法有兩種 : 1. 在已有的報表中創(chuàng)建子報表 2.將已有的報表添加到主報表中 1.(1)打開主報表 （2）插入子窗體/報表控件（選字段）,6.7.2主報表與子報表的鏈接 在主報表中加入子報表時,子報表的數據源中應具有鏈接主報表的相關字段，由系統(tǒng)參照數據庫中表之間的關系自動建立這種鏈接，該鏈接可以確保在子報表中打印的記錄與在主報表中打印的記錄保持正確的對應關系。在通過子報表向導創(chuàng)建子報表時，直接對鏈接的屬性進行設置。,6.7 子報表的創(chuàng)建,6.8交叉表報表（p186）,交叉表報表是使用交叉表查詢作為報表的數據源。在交叉表報表中由于列標題來自于交叉表查詢數據源的表的記錄值，當記錄數目發(fā)生變化時，交叉表報表的列標題的數目也會隨查詢結果的變化而改變。,6.9 在報表中使用計算和匯總,在報表中有時需要對某個字段按照指定的規(guī)則進行計算，因為有時報表不僅需要詳細的信息，還需要給出每個組或整個報表的匯總信息。 6.9.1在報表中添加計算型控件 報表除了可以直接將數據源中的數據輸出之外，還可以在報表中添加控件，用來輸出一些經過計算才能得到的數據。文本框則是最常用的顯示計算數值的控件類型。除了文本框之外 , 其他任何有“控件來源”屬性的控件都可以作為計算控件。,6.9.2在報表中計算記錄的總計值或平均值 在報表中可以計算記錄的總計值或平均值, 如果要計算報表中所有記錄的總計或平均值，需要將顯示數值的文本控件添加到報表頁眉或報表頁腳中；如果要計算報表中分組記錄的總計或平均值，需要將顯示數值的文本控件添加到頁面頁眉或頁面頁腳中,6.9 在報表中使用計算和匯總,6.10 報表打印,打印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的“打印“按鈕，即可直接將報表發(fā)送到打印機上，但是通常在打印之前，用戶需要對頁面進行設置，第一次打印時尤其如此。,6.10.1.頁面設置,在“打印預覽“或“設計視圖“狀態(tài)下打開報表。然后選擇“文件“菜單，單擊其中的“頁面設置“命令此時，就會彈出一個“頁面設置“對話框。在“頁面設置“對話框中有三個選項卡“邊距““頁“和“列“： “邊距“：在這個選項卡中，可以設置頁邊距的靠上、靠下、靠左、靠右四個方向的間距。還可以選擇是否只打印數據。 “頁“：在這個選項卡中，可以設置打印方向，紙張大小，紙張來源和指定打印機。 “列“：在這個迭項卡中進行網格設置。并可以設定列大小和列布局方式。,6.10.2打印報表,在設置完頁面后，用戶即可以進以實際打印了。 打開“文件“命令，單擊“打印“命令，彈出“打印“對話框。整個對話框分成三個部分；“打印機“、“打印范圍“和“份數“。 打印機：用于設定打印機型號，對話框顯示相應的打印機狀態(tài)和屬性。 打印范圍：用于設定打印頁數范圍，可以為全部內容或指定打印的起始頁碼。 份數：用于設定打印份數。 “設置“按鈕：單擊此按鈕，即進入“頁面設置“對話框。 全部設定完畢，單擊“確定“按鈕即可開始打印。,本章小結,報表主要用于打印數據和對數據進行匯總。報表的設計方法與窗體的設計相似，可以使用綁定到表或查詢中的控件顯示數據，可以在報表中使用復雜的表達式，實現數據的分組、總計等功能，也可以向填加直線和圖片等美化報表的控件，還可以在報表中使用圖表等。 在設計報表時，可以采用自動創(chuàng)建報表或報表向導的方法完成報表的初步設計，然后在在報表設計視圖下對報表作詳細設計，以使其能夠滿足數據輸出的要求。,